建设工程电子档案编制说明

××市建设工程电子档案编制说明

一、扫描电子档案范围

凡是附录A、附录B、附录C编制目录中，在《惠州市建筑工程档案移交一览表》、《惠州市市政工程档案移交一览表》、《惠州市管线工程档案移交一览表》表格内注明要扫描的竣工档案，一律扫描成PDF格式电子文档。

二、扫描电子档案操作、报送流程

建设单位按编制目录要求汇总好资料后，参照《惠州市建设工程档案整理规范》要求，对工程竣工资料进行组卷，组卷后打好页码，填写好案卷封面、卷内目录和备考表后，（注：案卷封面、卷内目录、备考表采用计算机打印）每一卷从案卷封面开始扫描至备考表,并形成一个单独PDF文件，扫描完成后再装订成册，送城建档案馆核对,核对无误后,档案馆保留工程准备阶段文件、工程竣工验收及备案文件和各专业竣工图纸的纸质资料,其余监理文件、工程施工技术资料将退回建设单位自行保管。（注意：扫描前必须打好页码和如实填写好卷内目录和案卷封面，如不按要求一律重新整理后扫描）

三、扫描文件基本要求

对于采用扫描方式获得的电子文件，须注意：

1．文字页的分辨率不可小于200dpi，图纸页的分辨率不小于300 dpi；

2．黑白页面采用黑白二值模式进行扫描，彩色页面采用彩色模式扫描；

3．对档案页面字迹清晰度差或带有插图的档案，采用灰度或彩色模式扫描（不低于中质量压缩）。

4．扫描获得的电子文件必须视觉清晰，页面完整，不得漏页；要保持工程项目电子文件间的自然形成规律和有机联系，文件的组织和排序应按纸质文件整理要求进行。

5. 为有效缩小扫描文件的容量，节省存储空间，读取快捷，扫描后的文件应在不影响原有质量的前提下进行压缩处理。以PDF文件格式为例：A3以下的页一般不超过300KB，A2以上的图纸一般在1M左右。

6．文件如含有多页，则在扫描完其所有的页后，须按页的原始顺序用软件合并为一个多页PDF文件。

7.每一卷扫描完成后,合并成一个单独的PDF文件，文件取名与资料内容相一致。方法一般为〖分部工程或专业名称+卷内文件容〗如：地下结构工程验收记录.PDF、主体结构工程施工记录.PDF。

四、扫描电子档案文件的组织与报送

按照规定的文件夹结构将电子文件进行组织和报送

为每个工程建立一个专用文件夹（名称即采用工程名称），为每个案卷建立子文件夹（用3位案卷序号做名称），将电子档案文件存放于其所属案卷对应的子文件夹内。

完整的电子文件的存储路径为：工程名称/3位案卷序号/电子文件。

文件整理完毕后将工程文件夹整体刻录至光盘，并报送至市城建档案馆。

示例：╳╳工程的档案电子文件的组织结构为：

╳╳工程/001/工程准备阶段文件.PDF

002/地质勘察报告.PDF

003/工程竣工及验收及备案文件F

004/监理文件.PD

005/综合管理记录.PDF

005/基础工程验收记录等.PDF

……

012/主体施工记录.PDF

……

020/ 电梯工程.PDF

五、电子档案的报送载体

无论采用何种方式整理档案，在报送时必须将整理结果刻录于独立包装的高质量DVD 光盘，光盘要无病毒、无划痕，符合城建档案馆的技术环境要求，能够正常读出。

光盘装具上按照要求填写封面。详情请下载附录H《电子光盘封面填写表格》

六、不合格电子档案

电子档案在报送后如发现存在问题（如纸质档案和电子档案不匹配；电子档案存在内容缺失现象；扫描页面出现倾斜、模糊不清等现象；扫描文件容量太大；数据无法在城建档案馆的技术环境下正常阅读等），则需重新整理和报送。

重新整理报送造成的所有额外处理成本均由档案报送单位负责。

七、竣工图纸电子版报送要求

竣工图纸的电子版的格式为CAD格式，后缀为dwg文件，每一个专业起一个单独的dwg文件，电子版的图纸内容应与盖有竣工章的纸质竣工图的内容相匹配。如电子版竣工图与纸质档案内容不匹配,则需重新整改报送。

八.建筑物(构筑物)照片报送要求

建设单位在报送竣工资料的同时,需用高清数码相机拍摄建筑物(构筑物)的现状。一般采用为正侧两面拍摄方式，或俯视方式进行拍摄，形成数码照片，照片要能反映建筑物的全貌，拍摄好后，冲晒为8寸照片后过塑。同时提供照片电子版文件，文件格式为JPG。电子版的照片分辨率大小不得小于1600X1200。

以上扫描电子版竣工档案和电子版竣工图以及电子版照片可以汇总后刻录在同一张光盘报送。

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