事业单位人事档案管理中存在的问题分析

事业单位人事档案管理中存在的问题分析作者：曹洋

来源：《办公室业务·上》 2018年第4期

目前，我国大多数机构正在进行各种改革，对原有的人事管理模式形成了巨大的挑战。如何提高人事档案的真实性和可靠性，为用人单位提供可靠的人力资源，这是管理人员档案需要注意的问题，而我国事业单位档案管理存在诸多问题，人事档案管理不容乐观。

一、人事档案管理现存的问题

（一）对人事档案管理没有足够的认识。许多公共机构低估了人事档案的管理，大多数管理者只认为其他方面比收集个人档案重要，所以不重视人事档案的实施，虽然有管理，但只有形式。在处理相关部门和人员转移时可以密切地进行，因此，人事档案管理不能很好地促进机构的建设。

（二）人事档案管理方式和手段相对落后。人事档案管理是一项专业性、政治性、保密性的工作。人事档案材料需要由人员管理，单独存储，由于档案管理人员的岗位不稳定。大多数人员没有专业的文件组织培训，文件的重要性、文件要求、文件的收集、整理、归档、装订等业务都不太了解。档案收藏意识薄弱。

（三）人事档案管理信息化、科学化跟不上时代的发展。随着科学的发展，许多单位逐渐摆脱纸质文件，但为了更好地利用先进的技术手段，许多档案管理人员只是将个人信息放入计算机，利用检索信息和数据访问或手工操作，先进的文件管理技术并没有真正使用。档案管理的效率还没有得到提高，档案的安全管理比较缺乏。

（四）人事档案资料的收集不规范。人事档案的重点是真实客观，在现有的管理体制模式下，虚假材料、虚假教育等现象层出不穷。如高考、晋升、参军、出国深造，有的人甚至通过冒名顶替的方式进行改造；有些人为了争夺领导职位，弄假简历和学位等。虚假的档案现象往往出现在新闻中，对档案工作的诚信，真实性有一定的打击。除了欺诈外，文件信息还存在两个案例的不足，如材料内容不完整、项目不完整等。原因主要是由于管理人员的工作态度不正确，业务不熟悉，没有良好的素质。

二、人事档案管理工作的对策

（一）提高对档案管理工作的认识程度。不断完善人事档案管理制度建设，使档案管理工作有章可循，保障人事档案的安全、合理使用，规范、建立人事档案的收集、识别与归档、分拣、查找、检查与保密等制度，人事档案管理的领导小组进行协调，解决人事档案工作中的困难和问题。提高人事档案管理的岗位、人员和工作职责，以及人事档案工作计划，定期提出任务要求，人事档案管理一直被列入重要议事日程。

（二）健全人事档案管理制度，提高制度化建设水平。人事档案管理是一项琐碎、复杂的工作，如果没有一定的制度制约，将是不系统的。结合人事档案管理的实际和社会需要，进一步完善档案管理系统，做好工作，特别是建立人事档案计算机辅助管理系统，进一步加强对档案资料的收集和归档管理系统的要求。

（三）加强人事档案管理的现代化、科学化、信息化。人事档案作为人力资源的信息库，合理利用开发资源，发挥其最大作用，应把先进的科学技术应用于人事档案管理，提高人事档案管理的效率，合理有效地利用人事档案。同时，现代人事档案管理的科学化是人事工作制度改革和发展的必然，也是现代社会发展的重要组成部分。人事档案管理部门应采用新技术，提

高工作效率，准确、快速地加载人事信息，提高人事信息的有效性。单位可以利用计算机更好地改进和管理信息，利用网络组建大型人事信息网络，随时随地访问和更新人事信息，方便快捷，节省了无形的时间和有形资源。

（四）运用现代技术手段，提高服务质效。利用率不高，是当前事业单位人事档案管理中的突出问题。现在是大数据时代，人事档案是最丰富的人力资源数据库，为了最大限度地提高数据的有效性，计算机应广泛应用于档案管理，以达到提高工作质量的目的。这是新形势下人事档案工作的必然要求，也是“互联网+”时代的必然选择。为了提高质量，我们必须实现计算机的协同管理，将计算机的书面信息、文本、照片、视频等资料转化为数据，在使用查询中，直接使用搜索工作，快速高效地找到相应的信息。对于保密信息，它还可以共享互联网，提供检索和访问，方便用户的使用，提高了人事档案工作的效率和质量，大大提高了档案的使用效率。

三、结语

事业单位人事档案管理的发展，对档案服务工作产生了深远的影响，可以提高工作人员的服务质量，满足不同用户的社会需求，弥补传统档案管理模式的漏洞。事业单位机构应根据人事档案管理中存在的问题，对人事档案管理人员提出更具体的工作要求，改变传统人事档案管理人员的观念，提高对事业单位人事档案管理的重视，实现信息化人事档案管理的建设，从而提高人事档案材料的使用价值。