港口工程建设项目档案数字化建设探讨

港口工程建设项目档案数字化建设探讨

发表时间：2018-11-14T19:39:35.643Z 来源：《基层建设》2018年第30期作者：刘斌胡新成王晓艳

[导读] 摘要：港口经济是推动区域经济快速发展的重要力量，是在一定的区域内由港航、仓储、物流、旅游、商贸、临港建设、工业等产业组合形成的区域性经济。

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摘要：港口经济是推动区域经济快速发展的重要力量，是在一定的区域内由港航、仓储、物流、旅游、商贸、临港建设、工业等产业组合形成的区域性经济。而港口内部管理存在的不适应、不匹配以及滞后性与港口经济急速发展的趋势是不相适应的，其中尤以港口的制度不健全、应用不充分、管理不到位、档案整理不规范最为突出。

关键词：港口工程；建设项目；档案数字化；建设

1港口工程建设项目档案的现状

1.1档案意识较薄弱

建设领域长期以来存在重建设、轻档案的问题，参与建设的单位普遍对建设工程档案管理重视不够，缺少有效的管理办法。在如今的形势下，一些投资主体尤其是民营企业，大多注重短期内的经济效益，档案管理意识却很薄弱，对工程建设项目档案管理的投入严重不足。

1.2档案收集困难，资料缺失严重

港口工程建设通常存在领域广、投入大、参与主体情况不一、标段多等问题，这些因素给港口工程档案的收集造成了很大的影响。现有的项目档案管理和参加建设的单位脱节，监理、项目法人和施工单位主要以项目监理部、项目管理部和施工项目部的主要形式对项目进行监理、实时管理和施工。环节上如果不连贯，则易造成对工作的疏忽，影响档案的收集。

1.3档案管理信息化欠缺，和时代脱节

近几年，计算机和网络技术被广泛地运用到档案管理中，档案的种类也拥有了音像、照片、移动硬盘、光盘、照片等支持文件，呈现出多元化的特点。然而，各个港口工程项目的档案管理却还停留于手工检索、收集文件上，档案室的建设不规范、不标准，档案柜老旧，档案的保管条件过于简陋。运用计算机和网络技术管理档案的企业很少，大多企业档案的收集、开发及利用的信息量小。档案管理人员大多重视纸质档案、轻视实物档案，造成了档案收集不全和种类过于单调的后果。

2港口工程建设项目档案数字化建设的建议

2.1建立健全的规章制度

参加建设的企业单位应根据有关的档案法律法规，结合项目建设的具体情况加大对港口项目档案的宣传，并制定适合的项目档案管理制度、细则等。对归档原则、归档要求、归档时间及归档范围等进行详细说明，增强企业对档案的形成意识、收集意识、保护意识和利用意识。企业要将工程项目档案主动列入部门的职责范围内，严格考核、明确目标、规范档案管理制度，让工作有章可循、有法可依。

2.2建立工程档案的跟踪与协调机制

收集工作是港口工程项目档案工作的首要环节。收集内容完整性及科学性都会影响到港口工程的进度、质量、管理和竣工后的运行。一个港口工程项目从申报开始到竣工为止有很多环节，时间长达数年，稍微不慎就会有纰漏。所以，建立工程档案的协调、跟踪机制尤其重要。一是要保证港口工程建设和档案的收集同时进行，整个工程的材料齐全完整。二是要保证港口工程建设项目档案的收集落实到位，完善档案管理制度，明确责任并提前控制。三是实施合同管理制度，明确合同的各个环节，强制项目档案管理弱的单位重视档案的归档工作。通过跟踪及协调机制，不仅可以了解工作的进展，掌握各单位的档案状况，及时发现并解决问题，还可以及时跟踪单位的档案归档情况，通过和相关部门协调，最大程度地确保档案资料的收集规范、完整、齐全。

2.3完善档案信息化管理

港口项目档案管理要时刻跟随时代步伐，努力创新观念、服务手段、管理模式，以适应发展的需要。要重视港口信息的开发及利用，逐渐由封闭式服务变为开放式服务，从静态服务变为动态服务。利用计算机技术做好信息的显示、储存、整理和采集等工作以备查询利用。要转变管理方式，加强软件建设，配置完善的硬件基础。对使用率及利用率高的档案可利用互联网突破时间和地域局限，实现真正的档案信息资源的共享。现如今，查找资料的方式已经从查找传统的期刊、手册、档案演变成在网络数据库中查找。因此，人工的、被动的档案查找方式将会逐渐被现代化的、主动的服务方式代替。

2.4提高工程档案工作人员的素质

港口工程建设的专业性较强，从开始的研究、立项到开工建设直至最后的竣工和结算，大多需要数年时间。所以，从事港口工程档案管理的工作人员，其专业知识与技能应比普通单位的档案管理人员要更加全面。不光要懂工程档案建设，还要懂得文书档案，甚至和工程相关的专业知识技能，并熟悉各类别档案的分类与整理。因此，需配置工作能力强、专业技术素质硬、工程档案管理水平高的港口工程档案人才负责港口工程档案的形成和材料的收集整理归档利用工作。

2.5保证港口工程项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施

港口企业在签订工程建设合同时，明确对工程项目档案的归档要求。一是在合同条款中约定预留工程总价的一定比例作为竣工档案资料保证金，竣工资料验收合格并交集团档案馆后，再予以返款。二是在工程结算时，如果没有档案移交签收单，财务部门不予工程结算。这些手段很好地保证了工程项目档案的收集工作，提高了工程项目档案归档的完整性、及时性。在文件材料形成和收集过程中按照“谁形成，谁负责”的原则，由文件材料的形成单位负责具体材料的收集，收集范围由归档单位按交通运输部《水运建设项目文件材料收集归档范围》执行。这些措施也为港口工程项目档案专项验收打下了良好基础。为健全制度一些港口企业可编制《文件材料收集归档办法汇编》所收集的工程材料要原件，使得归档的文件材料能够全面、准确的反应工程建设的实际过程。文件材料书写工整、字迹线条清晰，修改规范，格式统一。统一使用黑色签字笔书写。

2.6数字化转换的注意事项

1.拆卷前，检查页码、收文章是否齐全，未编页码、收文章缺失的要及时将页码、文章编写完整。检查文件是否有缺失，特别是附件是否完整齐全，港口企业工程项目档案的附件较多，对于缺失部分要及时补充完整。

2.拆卷后，第一步要去除订书钉、曲别针等金属物，对于