秘书的职业素养课件
合集下载
《秘书学概论》第五章秘书的职业素质.pptx
第二节 秘书的职业道德
一．秘书职业道德建设的特殊重要性 （一）秘书职业道德水准直接关系着组织
形象，反映着党风、政风的质量 （二）秘书职业道德的价值取向会作用于
领导思维，影响领导决策质量 （三）秘书职业道德直接对社会道德、社
会风气起导向作用 二．秘书职业道德建设的内容 （一）爱岗敬业
第二节 秘书的职业道德
第四节 秘书人员的事业观
二．兢兢业业工作，打造秘书的勤业精神 勤业就是要全身心地投入所从事的
事业，扎扎实实地做好所担负的工作。 秘书工作有其内在规律，要善于把握它 ，不断从工作中总结经验，吸取教训。 每个秘书工作人员，都应该勤奋钻研业 务，兢兢业业工作，踏踏实实做事。具 体地说。就是要发扬负责精神、苦干精 神、协同精神。
（二）尊重领导，服从组织 1.服从领导和组织的工作安排与指派，
对领导交办的工作要认真去完成，对领 导的询问，应如实回答。如对领导分配 的工作有意见，最好事后交换意见，说 明理由，而不应当众拒绝和顶撞。
2.工作中严格按领导和组织意图办事， 决不能自作主张，自行其是。特别是当 个人意见被否定之后，要不折不扣地积 极执行领导和组织的决策。
治性 （二）秘书工作的辅助决策要求秘书人员具有
政治性 （三）秘书工作富有机密性的特点要求秘书人
员具有政治性 二．秘书的理论修养 三．秘书的政策水平 四．秘书的法纪观念
第一节 秘书的政治素质
五．树立服务的宗旨 （一）树立起群众观念 （二）乐于奉献，任劳任怨 （三）对党和人民、组织和员工负责 六．坚持实事求是的思想路线
第三节 秘书的工作作风
一、认真细致，严谨求实 （一）言行举止要严谨细致 （二）写作文稿要严谨细致 （三）日常服务要严谨细致 （四）科学化的管理要严谨细致 二．雷厉风行，沉着冷静 （一）雷厉风行，提高工作效率 （二）沉着冷静
秘书素养培训课件
执行任务
按照计划，按时完成各项行政任务 ，包括文件处理、会议组织、行程 安排等。
汇报进展
及时向上级反馈行政事务处理的进 度和情况，以便及时调整计划。
领导交办事项的跟进与反馈
有效记录
按时完成
将领导交办的事项及时记录在案，并明确责 任人和完成时间。
根据记录，按时完成各项交办事项，确保工 作的及时性和准确性。
言方式来传递信息。
协调处理冲突
01
02
03
及时处理
一旦发现冲突，应立即采 取行动，避免事态扩大。
沟通协调
通过沟通了解冲突的起因 ，寻找双方都能接受的解 决方案。
遵循原则
遵循公正、公平的原则， 不偏袒任何一方，寻求双 方都能接受的平衡点。
跨部门沟通合作
建立联系
主动与相关部门建立联系 ，了解其工作范围和需求 ，创造合作机会。
文档格式与排版
掌握常见的文档格式和排版规范， 如Word、Excel、PPT等，根据不 同需求进行格式调整和排版。
文档保密与安全控制
文档加密与权限控制
隐私保护与数据清理
安全备份与恢复
对重要文档进行加密处理，设置访问 权限和密码保护，防止未经授权的访 问。
定期清理办公文档和个人数据，删除 不必要的文件和信息，保护个人隐私 和企业机密。
礼貌待人
对待同事和来访者要热情、礼貌， 注意使用文明用语和恰当的称呼。
职业形象塑造
仪容整洁
保持面部干净整洁，头发梳理 整齐，着装干净得体。
穿着职业化
根据不同的场合选择合适的服 装，注意色彩搭配和款式协调
。
气质佳
表现出自信、大方、有礼貌的 形象，保持良好的站姿、坐姿
和走姿。
秘书的职业素养修炼(ppt28页)
会说 会写 会做事 会做人
案例分析与讨论
⑴ 从吕*在**公司应聘复试的过程中，分析公司需 要怎样的秘书？ ⑵ 吕*具有怎样的职业素养？ ⑶ 谈谈你由此案例受到的启发。
会说 会写 会做事 会做人
案例6
某董事长收到一封有长年生意往来的代理商 寄来的无礼信函。于是，董事长把秘书叫来，要他 速记下回信大意：“真没想到会收到这么不讲理的 信，虽然我们有过长久的生意往来，也只能到此为 止了。对此事，我还打算对外公开。”他要秘书依 据以上内容，迅速复函给对方。那么，秘书应如何 做呢？
“秘书呢，一旦表现得稍为高调，就会惹 人瞩目，有可能被认为过分抢风头。”
会说 会写 会做事 会做人
秘书“八戒”
一戒盲目遵从、缺少主见 二戒作风浮躁、处事不稳 三戒心胸狭窄、缺少气度 四戒私欲膨胀、忘乎所以 五戒妄自尊大、脱离群众 六戒头脑空空、不学无术 七戒假承意旨、越权办事 八戒麻痹大意、失密泄密
会说 会写 会做事 会做人
案例5
面试
吕*回答：“正好相反。我注意到贵公司的股票正在下跌，从有关 资 料上反映，这是贵公司与国际市场接轨进行产业结构调整和技术升 级出 现的暂时困难。经过这惊险的一跳，公司的综合素质和整体竞争 实力将 有极大的提升。我若能在公司机遇与挑战并存之际加入公司团 队，这是 我的荣幸。”
会说 会写 会做事 会做人
案例5
面试
吕*到**股份有限公司应聘总经理秘书职位，初试以优异的卷面 考 试成绩通过，复试由总经理亲自主持，当面回答总经理提出的问 题。
总经理问吕*：“吕小姐，从你的个人资料上看，你的毕业论文得 过奖，大学生演讲比赛得过第一名，你的口头表达和书面表达的语言应 用能力一定很过硬了。”
会说 会写 会做事 会做人
案例分析与讨论
⑴ 从吕*在**公司应聘复试的过程中，分析公司需 要怎样的秘书？ ⑵ 吕*具有怎样的职业素养？ ⑶ 谈谈你由此案例受到的启发。
会说 会写 会做事 会做人
案例6
某董事长收到一封有长年生意往来的代理商 寄来的无礼信函。于是，董事长把秘书叫来，要他 速记下回信大意：“真没想到会收到这么不讲理的 信，虽然我们有过长久的生意往来，也只能到此为 止了。对此事，我还打算对外公开。”他要秘书依 据以上内容，迅速复函给对方。那么，秘书应如何 做呢？
“秘书呢，一旦表现得稍为高调，就会惹 人瞩目，有可能被认为过分抢风头。”
会说 会写 会做事 会做人
秘书“八戒”
一戒盲目遵从、缺少主见 二戒作风浮躁、处事不稳 三戒心胸狭窄、缺少气度 四戒私欲膨胀、忘乎所以 五戒妄自尊大、脱离群众 六戒头脑空空、不学无术 七戒假承意旨、越权办事 八戒麻痹大意、失密泄密
会说 会写 会做事 会做人
案例5
面试
吕*回答：“正好相反。我注意到贵公司的股票正在下跌，从有关 资 料上反映，这是贵公司与国际市场接轨进行产业结构调整和技术升 级出 现的暂时困难。经过这惊险的一跳，公司的综合素质和整体竞争 实力将 有极大的提升。我若能在公司机遇与挑战并存之际加入公司团 队，这是 我的荣幸。”
会说 会写 会做事 会做人
案例5
面试
吕*到**股份有限公司应聘总经理秘书职位，初试以优异的卷面 考 试成绩通过，复试由总经理亲自主持，当面回答总经理提出的问 题。
总经理问吕*：“吕小姐，从你的个人资料上看，你的毕业论文得 过奖，大学生演讲比赛得过第一名，你的口头表达和书面表达的语言应 用能力一定很过硬了。”
会说 会写 会做事 会做人
秘书的素质修养(ppt29张)
第四件事，是一个更改时间的问题。既然是和兄弟单位的同志的一个约 定，就完全可以更改时间，因为在一周前有约定，说明这个合作事项不是紧 急事情，可以改在下午或其他时间。另外，这个时间既可以在上班时间，也 可以在休息时间。但是，更改时间必须提前告诉对方。对于这一问题的回答， 多数考生在回答的时候认为是可以更改时间的，但是没有一个人想到提前在 今天晚上前告诉对方，让对方有所准备。 第五件事，也是一个更改时间的问题。因为上级机关来人明天上午9点 到并没有实质性任务，可以事先电话同来人联系，请来人推迟1小时到达， 或直接到宾馆休息。但是要注意事先安排好宾馆，并请宾馆安排人负责接待。 同时告诉来人住什么宾馆、谁接待，自己因为什么事情，只能在10点以后去 接待，请给予谅解。这一切的安排都要在今天晚上9点前告诉对方，让对方 知道。对于这一问题的回答，有考生认为，在自己参加起草的重要材料的讨 论会时，在9点前向领导请假半个小时，去接待上级机关来人，安排到宾馆 休息后再去参加会议，应当说也是可以的。但是，假如会议地点与接待地点 很远，需要的时间很长，应当怎么办？所有这样回答的考生都没有想到。
一个秘书可以分成几个级别？九个级别。 追求不一样，他们的收入也不一样。 一段秘书：发通知，发电子邮件，等待 开会； 二段秘书：发通知，电话确认，确保通 知到每个人； 三段秘书：发通知，落实参会人，在会 前30分钟提醒参会者参加会议，并落 实有没有变动，对临时有急事不能参 加会议的人汇报总经理，保证总经理 在会前知道缺席情况，也给总经理确 定缺席人是否必须参加会议； 四段秘书：发通知，落实参会人，会前 通知，检测用到的投影、电脑等设备 是否正常，并在会议室门口贴上：此 会议室明天几点到几点有会议；
根据轻重缓急
做好时间安排
• 其实，要回答好这个问题并不难，那么，应该怎样回答才能在面试中 得高分呢？那就是根据事情的轻重缓急，做好时间安排就行了。因为 是明天上午的事，有的事情，今天就可以作好安排，并不一定要等到 明天，即便白天不行，晚上也是可以的。 • 第一件事，就可以今天安排。为了尽孝道，在下午或晚上去 医 院同医护人员接触，做好该做的工作，并同母亲说明情况，然后委托 妻子或家里其他人明天上午陪伴。待明天上午处理完公务，再去看望 母亲。既不影响母亲开刀，又不影响工作和尽孝道。对于这一问题的 回答，绝大多数考生在回答的时候比较好，只有很少考生回答的不完 整。 第二件事，是明天上午自己必须要参加的。因为是自己起草的重 要材料讨论会，自己不去，就无法了解别人所反映的意见，更不便于 修改。不仅要在8点前到达，还要事先准备好会场和材料的讨论稿。 对于这一问题的回答，一部分考生认为是自己必须要参加的；一部分 考生认为可以委托别人参加，只要做好记录就行了；还有人认为有领 导者，可以“委托”领导，颠倒了主次和上下级之间的关系，应当说 是非常错误的。
一个秘书可以分成几个级别？九个级别。 追求不一样，他们的收入也不一样。 一段秘书：发通知，发电子邮件，等待 开会； 二段秘书：发通知，电话确认，确保通 知到每个人； 三段秘书：发通知，落实参会人，在会 前30分钟提醒参会者参加会议，并落 实有没有变动，对临时有急事不能参 加会议的人汇报总经理，保证总经理 在会前知道缺席情况，也给总经理确 定缺席人是否必须参加会议； 四段秘书：发通知，落实参会人，会前 通知，检测用到的投影、电脑等设备 是否正常，并在会议室门口贴上：此 会议室明天几点到几点有会议；
根据轻重缓急
做好时间安排
• 其实，要回答好这个问题并不难，那么，应该怎样回答才能在面试中 得高分呢？那就是根据事情的轻重缓急，做好时间安排就行了。因为 是明天上午的事，有的事情，今天就可以作好安排，并不一定要等到 明天，即便白天不行，晚上也是可以的。 • 第一件事，就可以今天安排。为了尽孝道，在下午或晚上去 医 院同医护人员接触，做好该做的工作，并同母亲说明情况，然后委托 妻子或家里其他人明天上午陪伴。待明天上午处理完公务，再去看望 母亲。既不影响母亲开刀，又不影响工作和尽孝道。对于这一问题的 回答，绝大多数考生在回答的时候比较好，只有很少考生回答的不完 整。 第二件事，是明天上午自己必须要参加的。因为是自己起草的重 要材料讨论会，自己不去，就无法了解别人所反映的意见，更不便于 修改。不仅要在8点前到达，还要事先准备好会场和材料的讨论稿。 对于这一问题的回答，一部分考生认为是自己必须要参加的；一部分 考生认为可以委托别人参加，只要做好记录就行了；还有人认为有领 导者，可以“委托”领导，颠倒了主次和上下级之间的关系，应当说 是非常错误的。
秘书的素养ppt课件
(礼貌)
responsiveness
etc.
good clothing
(诚实)
(着装得体)
etc.
good grooming
(化妆得体)
etc.
能让 a dependable secretary(一个可靠的秘书)
人信 silence about confidential matters(能够保守秘书)
(有亲和力的性格)+(语言上的交流沟通)+(非语言上的交流沟通)
能给 cheerfulness
good language
goo)
感的 modesty
communication ability good manners
秘书 (谦虚)
(说话简单明了)
.
16
第四节 秘书的培训与考核
报名时需提交的材料：报名者本人近期同底黑白 两寸照片六张，身份证和毕业证（在校学生提供学生 证）复印件各一份、在校学生所在学校出具的普通生 招生录取名册复印件（加盖公章）、在职人员所在单 位出具的连续工作年限和从事秘书职业工作年限证明、 国家机关事业单位在职人员个人工资级别审批表复印 件（加盖公章）。填写《职业资格考核审批表》一式 两份并经所在单位签署意见后，与上述材料一并提交 给报名点，同时缴纳鉴定考试费用。一般在报名处都 会有相关书籍卖。
D．整理办公室 处理上司身边的杂务
秘书技能及基本素质 信息管理、甄别等能力 信息筛选处理的能力 文章的表现力 起草文件的能力 计算机/打字机的操作技能等
计划组织能力 口头表达能力 计算能力 计算机/打字机的操作技能 非语言交流沟通的基本素质 随机应变、细心等基本素质 整理和整顿方面的能力 处理好人际关系等方面的能力
秘书的素质要求培训课件PPT(共 32张)
如果你所在国家腐败重重， 体制落后，没有宪政、没 有人权，你支持渐进改革
还是激进革命？
你是认为“非暴力不革命” 具有软弱性，“光荣革命” 欺骗性，还是认为其实他 们在克制理性，为民生而
制止流血
如果你所在国家的当局， 正在做侵害人权的事情， 有别国介入推翻政府，你 是选择支持还是反对你的
国家？
如果一个人是民主领袖，回 来因被“处理”，彻底改变
一个月后他的朋友收到他第一封信： “这儿一切都美好，商店里塞满了好 吃的食品，戏院播放著来自西方的好 电影，住宅又大又豪华。唯一买不一目的，乃是为了保障社会的 安全以及人民的自然权利。当政府的所作所 为与这一目的相违背的时候，人民就有权利 采取行动甚至以暴力的方式将权力收回。
第一部分 第二章 秘书的素质要求
【教学内容】
第一节 秘书的职业修养 第二节 秘书的知识结构 第三节 秘书的能力结构 第四节 秘书的心理素质和性格特征
第一节 职业修养
一、何谓职业修养？ 过硬的政治理论修养 高尚的职业道德修养 优良的职业作风修养 扎实的专业知识技能修养
权力：我得到“神马” 规范：我应该选择“神马” 态度：别人认为我是“神马”态度 方法：我会干“神马”
秘书KAQ： 知识（K）、能力（A）与品质（Q）， 因而KAQ就是秘书知识、能力和基本素养的综合。 不同秘书的要求自然不同，但有一定的趋同性。
二、政治理论修养
指秘书人员在马克思主义理论知识、政治组织观念、法制意识 和政策观念等方面应达到的水准。
应该是强调社会个体的主体意识和个体的主体解放，主要表现在维 护、争取自身的自由和权利的强烈意识，以及对社会中其他每一个 个体的自由和权利的关注、尊重与维护。
还是激进革命？
你是认为“非暴力不革命” 具有软弱性，“光荣革命” 欺骗性，还是认为其实他 们在克制理性，为民生而
制止流血
如果你所在国家的当局， 正在做侵害人权的事情， 有别国介入推翻政府，你 是选择支持还是反对你的
国家？
如果一个人是民主领袖，回 来因被“处理”，彻底改变
一个月后他的朋友收到他第一封信： “这儿一切都美好，商店里塞满了好 吃的食品，戏院播放著来自西方的好 电影，住宅又大又豪华。唯一买不一目的，乃是为了保障社会的 安全以及人民的自然权利。当政府的所作所 为与这一目的相违背的时候，人民就有权利 采取行动甚至以暴力的方式将权力收回。
第一部分 第二章 秘书的素质要求
【教学内容】
第一节 秘书的职业修养 第二节 秘书的知识结构 第三节 秘书的能力结构 第四节 秘书的心理素质和性格特征
第一节 职业修养
一、何谓职业修养？ 过硬的政治理论修养 高尚的职业道德修养 优良的职业作风修养 扎实的专业知识技能修养
权力：我得到“神马” 规范：我应该选择“神马” 态度：别人认为我是“神马”态度 方法：我会干“神马”
秘书KAQ： 知识（K）、能力（A）与品质（Q）， 因而KAQ就是秘书知识、能力和基本素养的综合。 不同秘书的要求自然不同，但有一定的趋同性。
二、政治理论修养
指秘书人员在马克思主义理论知识、政治组织观念、法制意识 和政策观念等方面应达到的水准。
应该是强调社会个体的主体意识和个体的主体解放，主要表现在维 护、争取自身的自由和权利的强烈意识，以及对社会中其他每一个 个体的自由和权利的关注、尊重与维护。
秘书素养培训课件
秘书素养培训课件2023-10-26•职业素养•职业技能•商务礼仪目录•沟通技巧•高效工作方法•情绪管理01职业素养1职业意识23了解秘书职业的性质、职责和重要性，提高对职业的认同感和归属感。
自我职业认知认识自身优势和不足，制定职业规划，提高职业发展目标。
职业规划意识关注行业动态和职场变化，提升应对竞争的能力。
竞争意识保持乐观向上的心态，面对工作中的困难与挑战。
职业心态积极乐观心态具备包容和开放的心态，善于倾听他人意见，改进自身不足。
开放心态强调团队合作，共同发展，提高整体工作效能。
团队合作心态尊重他人尊重领导、同事和客户，建立良好的人际关系。
诚实守信坚持诚信原则，维护良好的个人形象和信誉。
遵守纪律严守公司规章制度，以身作则，树立良好的工作形象。
职业道德02职业技能文件处理掌握各类公文的写作技巧，如通知、报告、计划等，能够熟练撰写各类公文，并确保语法正确、格式规范、内容完整。
文档管理熟悉文档分类、编号、存档和检索的方法，掌握办公软件如Word、Excel、PowerPoint 等在文档管理中的应用。
文字处理具备校对、修改、润色文字的能力，能够根据领导意图进行文字表达，确保文意准确、语言流畅。
会前准备01熟悉会议流程，参与筹备会议的各个环节，如场地布置、会议议程制定、参会人员邀请等。
会议记录02掌握速记、录音等技巧，能够准确记录会议内容，并整理成会议纪要及时反馈给与会人员。
会议安排03能够根据领导要求合理安排会议时间、座位等，确保会议顺利进行。
办事技能沟通协调具备良好的沟通能力和协调能力，能够妥善处理与各方的关系，如与同事、客户、上级等。
组织计划能够根据领导要求制定工作计划、安排工作进程，确保工作按时完成。
解决问题具备分析问题、解决问题的能力，能够及时处理工作中的各种问题，并提出合理化建议。
03商务礼仪总结词得体、大方、优雅详细描述秘书在商务场合的着装应当展现出得体、大方、优雅的形象。
在选择服装时，应注重色彩搭配，款式简洁大方，避免过于花哨或暴露的服装。
秘书素养课件
思辨题 1．林秘书为什么被公司开除了? 2．为什么说人事问题永远是一个组织的秘中
之秘? 3．作为秘书怎样避免像林秘书那样自误?
秘书素养
19
秘书素养案例
秘书素养
20
秘书素养案例
秘书素养
21
给我们的启发： 1.作为秘书要具有基本的职业操守-爱岗敬业，在领
导遇到困难或公司出现危机的时候，不应该第一反应就是 辞职跳槽。
2.如果秘书人员在危机中仍忠心耿耿，与领导风雨同 舟，并能尽最大努力帮其渡过难关的话，将会被领导赏识， 对个人的发展将大有裨益。
秘书素养
8
秘书素养案例
秘书之间
谢晓萱是一个漂亮聪明的姑娘，今年大学毕业后应聘 到一家公司上班，在总经理办公室当秘书。她同学开玩笑 说：“哟，小谢当官了，秘书相当于经理啊。”谢晓萱听 了心理也美滋滋的。谢晓萱从上班第一天开始，就感觉很 难受。原来，办公室还有一位叫韩静的秘书。这位韩秘书 比她早来两年，自觉资格比她老，对她不苟言笑，经常指 使她干这干那，对她做的事情横挑鼻子，竖挑眼，交给她 一堆跑腿的活，但是有一个地方不让她去，就是总经理的 办公室。谢晓萱一开始很委屈，很气愤，很想质问她凭什 么这样对待她?想跟她大吵一架，辞职而去。但谢晓萱生 来是个要强的人，转念一想，这也许是个挑战，我一定把 工作做得更好，让韩秘书不得不满意。所以，谢晓萱更努 力，早来晚走，各项工作也做得有条不紊。
秘书素养
10
秘书素养案例
她回到公司马上去找韩秘书，韩秘书正在总经理办公 室帮总经理整理文件，谢晓萱把她叫出来时她很不耐烦， 说：“找我什么事?合同书发走了吗?”谢晓萱说：“没发 走，因为合同金额打印有错误……。韩秘书不相信地说： “不可能，我不可能打错，准是你看错了。”谢晓萱说： “的确错了，不信你看。”韩秘书拿过合同仔细一看，还 真是错了。这件事情过去了两天，谢晓萱突然接到韩秘书 发的短信，“这次多亏了你，真谢谢你”。谢晓萱很惊讶， 马上回了个短信，“应该的，我们应该互相帮助”。
之秘? 3．作为秘书怎样避免像林秘书那样自误?
秘书素养
19
秘书素养案例
秘书素养
20
秘书素养案例
秘书素养
21
给我们的启发： 1.作为秘书要具有基本的职业操守-爱岗敬业，在领
导遇到困难或公司出现危机的时候，不应该第一反应就是 辞职跳槽。
2.如果秘书人员在危机中仍忠心耿耿，与领导风雨同 舟，并能尽最大努力帮其渡过难关的话，将会被领导赏识， 对个人的发展将大有裨益。
秘书素养
8
秘书素养案例
秘书之间
谢晓萱是一个漂亮聪明的姑娘，今年大学毕业后应聘 到一家公司上班，在总经理办公室当秘书。她同学开玩笑 说：“哟，小谢当官了，秘书相当于经理啊。”谢晓萱听 了心理也美滋滋的。谢晓萱从上班第一天开始，就感觉很 难受。原来，办公室还有一位叫韩静的秘书。这位韩秘书 比她早来两年，自觉资格比她老，对她不苟言笑，经常指 使她干这干那，对她做的事情横挑鼻子，竖挑眼，交给她 一堆跑腿的活，但是有一个地方不让她去，就是总经理的 办公室。谢晓萱一开始很委屈，很气愤，很想质问她凭什 么这样对待她?想跟她大吵一架，辞职而去。但谢晓萱生 来是个要强的人，转念一想，这也许是个挑战，我一定把 工作做得更好，让韩秘书不得不满意。所以，谢晓萱更努 力，早来晚走，各项工作也做得有条不紊。
秘书素养
10
秘书素养案例
她回到公司马上去找韩秘书，韩秘书正在总经理办公 室帮总经理整理文件，谢晓萱把她叫出来时她很不耐烦， 说：“找我什么事?合同书发走了吗?”谢晓萱说：“没发 走，因为合同金额打印有错误……。韩秘书不相信地说： “不可能，我不可能打错，准是你看错了。”谢晓萱说： “的确错了，不信你看。”韩秘书拿过合同仔细一看，还 真是错了。这件事情过去了两天，谢晓萱突然接到韩秘书 发的短信，“这次多亏了你，真谢谢你”。谢晓萱很惊讶， 马上回了个短信，“应该的，我们应该互相帮助”。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
B.秘书的职业能力结构
重要的五种能力
办事 信息处 人际交 能力 理能力 往能力
秘书的操作技能
当前和今后一个时期内现代化初、中 级秘书人员需着重掌握的四种技能
现代化办公 设备的操作 技能
书法和快速 记录技术
计算机及网 络技术
文案处理技 能
秘书能力的培养
1、发现不足 2、弥补不足
第四节、秘书的个性心理
联系的符合职业特点所要求的道德准则、 道德情操与道德品质的总和
• 秘书人员的职业道德 • 1、忠诚守信 • 2、甘居幕后 • 3、廉洁自律 • 4、谦和谨慎 • 5、严守机密
秘书“八戒” 一戒盲目遵从、缺少主见 二戒作风浮躁、处事不稳 三戒心胸狭窄、缺少气度 四戒私欲膨胀、忘乎所以 五戒妄自尊大、脱离群众 六戒头脑空空、不学无术 七戒假承意旨、越权办事 八戒麻痹大意、失密泄密
加强的技巧 ：——增强信心，稳定情绪； ——活跃思维，勤于用脑（忌懒惰！）
——及时、反复，发挥联想； ——借助速记、电脑记事等手段，辅助记忆。
d.注意力——集中专向于某一客观 事物的心理活动。它是人们清晰、 准确认识和反映事物的保证 。
注意稳定
专心致志 绝无旁骛
注意分配
头绪繁多 必须兼顾
注意转移
紧随领导 适时调整
问题：
做秘书应具备怎样的素质，怎样才是 合格的秘书 ？
“为什么理想的秘书难找？不是没有人打字 与速记的水准一流，一年一届秘书训练班中出 的人材就有不少，个个在秘书技巧上都成绩优 异，到头来能在大机构与大人物身边成为一个 举足轻重，备受上司重视的秘书，少之又少。 就为了一句话，只晓做事，不懂做人。而秘书 偏偏就是最需要会做人的工作。
• （一）基础知识 • （二）专业知识 • （三）辅助知识
（一）秘书必备的基础知识
1.哲学常识 2.政治、法律、社会学常识 3.文学、艺术常识 4.历史、地理常识 5.自然科学常识 6.数学知识 7.计算机知识
（二）秘书必备的专业知识
1.秘书学知识 2.秘书写作知识 3.文书档案知识 4.调研、会务、信访、人际关系等知识 5.所在单位业务涉及的专门知识
• 秘书的兴趣 • 秘书的情感 • 秘书的意志
• 稳健 • 乐观 • 内敛 • 豁达 • 幽默
秘书的性格
秘书常见的心理障碍
• 压抑 • 依赖 • 厌倦 确认识秘书职业，培养职业兴趣 • 提高自我心理调节能力，完善自己的心
理品质 • 掌握人际交往的方法，建立良好的人际
环境 • 寻求合适的途径，消除心理压力
提高的措施：①加强工作责任感； ②增强自控能力。
E.想象力——人们在原有感性形象 基础上，经过新的组合排列而创造 出新形象的思维活动。是人们智力 活动的翅膀和创造活动的推进器。
秘书应具有丰富的想象力，以利活 跃思路，发挥创造性，从已知走向 未知，预计事物发展前景。
想象力的培养是一个漫长的心理锻 炼过程。要求广采博收、注重积累、 活跃思维、打破常规。
提高观察力的措施 ①培养观察兴趣 形成观察习惯 ②多方接触 开阔视野 ③ 态度客观 操作细密
b.思维力——对客观事物间接和概 括的反映能力 是智力活动的核心
较强的思维力对于
秘书至关重要：熟 练运用分析综合等 思维工具，正确地 对事物进行抽象概 括，准确地作出判 断预测，恰如其分 地提出意见建议， 当好参谋助手。
（三）与秘书工作直接相关的辅助知识
1.语言学 2.逻辑学 3.传播学 4.心理学 5.社交礼仪知识 6.领导科学 7.公共关系学 8.管理学
三、秘书合理知识结构的构建
（一）知识结构的系统性 （二）知识结构的动态性 （三）知识结构的适应性
第三节、秘书的能力结构
• 一、能力和能力结构 • 能力通常指完成一定活动的本领，是一
2005年某省委副书记因贪污受贿被“双 规”后移交司法机关，追究刑事责任。而跟 了这位副书记四年的秘书陈某一样有受贿嫌 疑，而且在书记与其情妇之间牵线搭桥，甚 至为其情妇造假文凭，并雇佣流氓地痞替书 记的情妇除掉心腹之患。最终这位重点大学 的毕业生，跟着书记一起入狱。
• 第一节、秘书的职业道德 • 所谓职业道德：是同人们的职业活动紧密
－－《秘书之友》1996年3期
第二节、秘书的知识结构
一、知识和知识结构
1.知识是人们在社会实践中积累起来的经验 2.知识结构，是指一个人掌握的全部知识的 门类及其结合方式，它既反映一个人的知识总量、 知识成分，又反映这些知识成分之间的关系，包 括知识的比例关系、相关程度，以及由此形成的 整体功能
二、秘书知识结构的合理构成
——学习掌握思维科学知识， 保持发散式思维与收敛式思维 之间的必要“张力”。
c.记忆力：保持识记和个人经验再现
的心理过程。是智力活动的“储存器”
秘书智力的发展需要记忆仓库提供原材料进行加工 深化，秘书需要运用记忆力储存大量信息资料；
秘书工作的特殊性要求秘书: ——注意记忆的敏捷性（“快”） ——注意记忆的正确性（“准”）
思维力强弱集中表现在 其思维的广度和深度上
广度—— 思考幅度大 思维面开阔
见微知著 洞察背景 范围不狭窄 思路有层次
深度—— 思考程度深刻 从现象看本质 追寻来龙去脉 探索内在规律
有效提高思维力的四条途径
——积极参加社会实践， 不断丰富感性知识；
——着力加强思维训练， 掌握各种思维方法；
——提倡独立思考， 力求多谋善断；
个人成功地完成某项活动所必需的主观 条件 • 能力结构是指一个人所具备的能力类型 及各类能力的有机组合
A.秘书的基本能力
五要素—— a.观察力； b.思维力； c.记忆力； d.注意力； e.想象力
a.观察力——凭借感知直接获取 感性材料 是智力活动的门户
秘书肩负信息 搜集和反馈的 职责，应成为 目光敏锐的观 察家，眼观六 路、耳听八方
－－梁凤仪《秘书必读》
问题：
什么才是优秀的秘书？
第四章 秘书的职业素养
秘书的职业素养
秘书的职业素养是秘书从事职业活动所需 要的优良的职业道德、扎实的专业知识、较强 的职业能力和健康的个性心理的总和
秘书人员应“政治上可靠，思想上 敏锐，工作上勤奋，学习上刻苦，作风 上严谨”。
－－邓颖超
案例：