档案的载体与形态
【档案学习】档案的类型
【档案学习】档案的类型这里讲的档案类型是一种概念上的分类,而不是档案实体或信息分类。
(一)按形成时间分在我国,历史档案与现行档案不是按历史时期划分的,而是以中华人民共和国成立为界,成立前形成的档案称之为历史档案,成立后形成的档案称之为现行档案。
1.历史档案--中华人民共和国成立前形成的档案按其不同的历史分期,又可具体分为:明清以前档案、明清档案、民国档案和革命历史档案。
明清以前档案留存下来的很少,明、清两代国家机构形成的档案主要保存在中国第一历史档案馆和辽宁省档案馆。
民国档案包括中华民国临时政府、北洋政府和国民党政府以及汪伪、伪满洲国傀儡政权统治时期的机关、军队、企业事业单位及其他组织、著名人物形成的档案,留存下来相对较多,但缺乏系统性和完整性。
革命历史档案是中华人民共和国成立以前整个新民主主义革命时期,中国共产党及其领导下的人民政权、军队、企业事业单位及其他革命组织、革命活动家形成的档案,留存较少,十分珍贵。
2.现行档案--中华人民共和国成立后形成的档案现行档案实际上指的是当代档案,即1949年10月1日中华人民共和国成立以来形成的档案,是我国国家管理的档案中数量最多、内容最丰富、保存最完整的档案。
(二)按形成领域分1.文书档案文书档案是一个约定俗成的概念,确切地说是指党政管理、社会管理档案,《档案工作基本术语》对“文书档案”概念的解释是:“反映党务、行政管理等活动的档案”。
文书档案的特点:来源复杂、涉及面广、内容丰富、形式规范等。
2.科技档案《档案工作基本术语》对“科技档案”概念的解释是:“反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案”。
科技档案的特点:成套性、专业性、多样性、通用性等。
3.专业档案《档案工作基本术语》对“专业档案”概念的解释是:“反映专门活动领域的档案”。
专门档案与专业档案是两个不同的概念,专门档案也称特种载体档案,是指除纸质以外载体的档案。
专业档案是指专门业务档案,因此,文书档案、科技档案实质也是一种专业档案,可以说所有的档案都是专业档案。
档案事业概论笔记 (1)
档案事业概论笔记第一章档案与档案工作1、产生的条件①国家的出现是档案产生的社会条件。
2、早期档案形态:文字的产生是档案产生的客观条件②国家的出现甲骨档案;金石档案(刻在青铜器和铁器的的档案铭文档案与石刻档案的总称)简牍档案(竹简、木牍)缣帛档案(用丝织品作为书写载体)纸质档案3、档案的概念概念:档案是一种原始信息记录。
“术语”中的档案的概念:国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
档案法中的概念:档案指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
含义:①档案形成的主体是国家机关、社会组织及个人②档案是有保存价值的历史记录。
③档案的实存形态是多种多样的。
④档案是直接形成的历史记录。
⑤档案的形成客体是社会活动。
4、档案的性质(本质属性和一般属性)(1)、本质属性是原始记录性。
(2)、一般属性是知识性和信息性。
档案的信息性又具有自身的某些特性,主要表现为原始性和回溯性。
5、档案与相邻事物的联系与区别。
(1)、档案与图书相同点:知识性和信息性。
区别:①来源不同。
档案是来源于人们实践活动中形成的原始记录直接转化而来的,是历史的真迹,图书不真原始性。
②价值作用不同。
③信息存在的方式不同。
(2)、档案与文物。
区别:①文物与档案产生的主观意识不同。
②信息内容的要求不同。
③实存形态不同。
(3)、档案与资料。
区别:①来源不同。
档案是本单位履行职能活动中直接形成的文件转化而来的,具有直接性、固定性。
资料是购置、复制、交换得到或自行编制而形成的,是间接的、不确定性的。
②价值不同。
档案是原始的历史记录,具有凭证价值,而资料是为了工作查考之需搜集起来的第二手材料,只有参考作用而无凭证价值。
③保管要求不同。
档案保管国家有明文确定,资料的保管国家无明文确定。
6、档案的类型。
(一)按形成时间分(1)历代王朝时期的档案(2)民国档案(1949年10月1日之前国民政府各个时期形成的档案)(3)革命历史档案(1919年到1949年共产党活动档案)新中国成立之后的现行(当代)档案。
档案事业概论
档案事业概论第一节档案一、档案的起源与发展(一)档案的萌芽与起源档案的产生是以处理复杂事物为目的、以一定的物质基础为载体条件的。
我国历史上主要有结绳和刻契等原始记事方法。
结绳是我国最早的记事方法。
刻契,即在木片、骨片或玉片上刻上符号以记事。
原始人还善于用图画以记事。
原始记事在一定范围内有历史记录、契约、凭证、备忘等作用,因此可以看做是档案的萌芽,即档案起源的初始形态。
(二)档案的产生与发展 1.档案产生的条件(1)记录符号的产生是档案产生的客观条件档案起源于原始记事,但原始记事并非档案。
(2)国家的出现是档案产生的社会条件在漫长的人类社会发展过程中,文字记录的产生,社会的发展,国家的逐渐形成,进入进入阶级社会以后特定的社会需要等诸因素影响下,档案逐渐产生与发展。
2.早期档案形态我国古代社会有甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案等。
二、档案的概念与性质(一)档案的概念1档案概念有学术概念和法律概念。
学术概念指:国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
法律概念:过去或现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家或社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案概念包含了一下四个方面的含义:1.档案的形成主体是国家机关、社会组织和个人。
2.档案还有保存价值的文件3.档案的实存形态是多种多样的档案内容的记录方式有文字的、图像的、声音的、数码的等等。
档案载体,古代主要有龟甲古兽、竹木、金石、贝叶、缣帛、纸张等;近代主要有纸张、胶片、磁带、磁盘及各种实物的等。
4.档案室直接形成的历史记录档案信息是特定的行成者在当时当地直接、自然的形成的,而不是事后编写或随意收集的材料,更不是凭空杜撰的。
档案具有原始记录性特点,档案的原始记录性也是档案的根本价值所在,保管保护好档案,最根本的就是要维护档案的原始性,保持档案的历史面貌。
档案管理的分类和要求
档案管理的分类和要求:
档案管理的分类主要包括以下几种:
1.按照时间划分:分为古代档案、近代档案、现代档案。
2.按照内容性质划分:分为文书档案、科技档案、专门档案。
3.按照形成领域划分:分为公务档案和私人档案。
4.按照载体形态划分:分为纸质档案和非纸质档案。
常见的档案有,文书、基建、设备、会计、声像、人事、婚姻、家庭、电子等档案。
档案管理的要求包括以下几点:
1.做好档案的分类管理:档案管理人员应将各部门提交的文件、材料、证照等,按照归档要求组件,有序排列,以便后
期的管理及利用。
2.做好档案的保管工作:应确保档案的完整与安全,防止档案丢失或损坏。
3.做好档案的利用服务:应提供方便快捷的档案利用服务,满足用户的需求。
4.做好档案的统计工作:应定期对档案进行统计,了解档案的数量、种类、利用情况等信息,为决策提供参考。
《档案管理》
《档案管理》1.最早的档案是甲骨文,它是按照载体分类的2.档案定义档案是国家机关,社会组织和个人在社会活动中形成的作为历史记录保存起来的以备查考的文字、图表及其他各种形式的原始记录。
3.档案的基本属性是原始记录性。
4.档案的分类(主要熟悉后三类)①按档案的来源:公务档案、私人档案②按档案的内容:文书档案、科技档案、专门档案③按档案的形成时间:古代档案、近代档案、现代档案5.①档案是行政管理的凭据②档案是生产活动的依据③档案是政治斗争的工具④档案是科学研究的条件⑤档案是宣传教育的素材⑥档案是维护权益的法律书证6.档案的业务工作:档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用7.档案工作的性质:(理解)①服务性②管理性③政治性8.档案工作的特点①档案资源积累的缓慢性②档案管理过程的阶段性③档案管理活动对档案形成者的依附性④档案管理工作对社会的相对封闭性9.☆档案工作的原则(重点背诵)①统一领导,分级管理原则——档案工作的组织原则和管理体制②维护档案的完整与安全原则——档案管理的基本要求③便于社会各方面的利用原则——档案管理的目的10.档案管理工作和原则之间的关系如何看待相互联系,辩证统一。
档案管理的基本原则,影响和决定着档案管理各项业务活动的一切具体原则,在档案管理活动中,只有始终遵循这个基本原则,才能使档案管理正常进行,健康有序地发展。
11.档案的基本单位是全宗。
12.来源原则的含义——全宗理论基础①尊重来源②尊重全宗的完整性③尊重全宗内的原整理顺序13.来源原则的形成于发展(选择)起源:法国:事由原则--->全宗原则形成:普鲁士——登记士原则理论认证与国际认同:《荷兰手册》与1910年布鲁塞尔大会(《荷兰手册》第一个全面系统阐释来源原则,布鲁塞尔大会奠定了来源原则的地位)国际化发展:遭遇挑战与重新发现遭遇挑战与重新认识:20世纪后期以来:英国:档案组合美国:文件组合俄国:自由组合原则苏联:国家档案原则理论体系14.什么是全宗?——档案的基本单位全宗是独立的机关、团体或个人在社会实践中形成的具有有机联系的档案整体。
简述《中国档案分类法》的分类原则
简述《中国档案分类法》的分类原则一.档案实体分类档案实体指档案原件,档案实体分类是出于保管的需要而对档案原件进行的分类,分类的结果是构成档案的保管体系。
档案实体分类包括如下两个范围:1.全宗内档案的分类全宗内档案的分类是对一个独立的单位或个人全部档案的分类,通过分类使该单位或个人的档案构成有机的联系,并能够显示出其历史活动的面貌。
2.档案馆档案的分类档案馆集中了很多单位和个人的档案,为此,也需要实行分类管理。
目前,我国的档案馆对全国馆藏档案一般是按照全宗群的原则,根据档案形成过程中历史的、工作系统的或载体形式的特点进行分类。
二.档案信息分类档案信息主要指档案所记述和反映的内容。
档案信息分类就是对档案检索工具所存储的信息进行区分和组织。
它是根据社会实践活动的领域以及单位或个人的职能分工,对档案内容进行划分。
因此,档案信息分类的结果是建立档案信息检索体系。
三.档案种类的分类与前两者的分类不同,档案种类的划分属于对档案进行概念上的分类,所针对的是我国的全部档案。
由于认识的角度不同,所以,形成了多种档案种类的划分方式。
1.按照所有权划分根据《中华人民共和国档案法》,我国的档案按照所有权分为国家所有的档案,集体所有的档案和个人所有的档案三类。
2. “官方”对国家所有的档案的划分我国档案行政管理机关从行政管理的角度对国家所有的档案进行了划分。
首先,按照历史时期将国家所有的档案划分为中华人民共和国时期的档案和中华人民共和国成立以后的档案两个部分。
其次,按照政权的性质将中华人民共和国成立以前的档案划分为革命政权档案(革命历史档案)和旧政权档案两个部分。
3.按照档案工作中通行的方法划分在档案管理的实践中,档案工作者还将档案划分为:文书档案、科技档案、专业档案三种类型,并在档案界得到普遍的认同。
4.按照档案的载体形态划分按照档案的载体形态不同,可以将档案划分为甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸张档案、照片档案、录音档案、计算机磁盘档案及关盘档案等。
试述档案载体演变过程及保护措施论文
试述档案载体的演变过程及保护措施摘要:自从人类进入文明时代,档案已伴随人类走过5000多年的历史,忠实地记录了人类文明的优秀成果,世界各文明古国都留下了形态各异的档案遗产,反映了人类迈出的每一个步伐,成为我们了解祖先,认识过去,展望未来不可或缺的依据。
我国档案工作的历史源远流长,现存最早的档案是商代的甲骨档案,之后又出现了青铜铭文档案、简牍档案、金石档案、缣帛档案等,以及我们今天所看到最多的纸质档案。
近百年来,由于科技的发展,档案的形式日渐增多,大量出现了照片、录音、录像、缩微、光盘档案等。
本文首先对我国档案载体的演变过程进行了探讨,同时,针对现代新型档案载体的保护措施进行了研究。
关键词:新型载体档案保护我国档案工作的历史源远流长,现存最早的档案是商代的甲骨档案,之后又出现了青铜铭文档案、简牍档案、金石档案、缣帛档案等,以及我们今天所看到最多的纸质档案。
近百年来,由于科技的发展,档案的形式日渐增多,大量出现了照片、录音、录像、缩微、光盘档案等。
1 我国档案载体的演变下面让我们简要回顾人类有史以来璀灿的档案文化遗产。
档案是人类历史最重要的载体之一,它通过自己的记载,向后人揭示历史的真相,而档案本身也不断发生着变化。
1.1 甲骨档案甲骨档案是我国现存历史的档案中年代最久远的,出土数量达十五万片以上。
商代留给我们的最早的档案文字材料,就是这种甲骨档案,它也是我国现存最早的系统的官府文书。
该种档案制成材料之特殊,年代之远,数量之多,在世界范围看也是绝无仅有的。
1.2 金文档案金文档案是继甲骨档案后又一种珍贵的历史档案。
青铜器上铭文铸字在商朝就已出现,到了西周,中国的青铜器进入极盛时期,此时刻于青铜器上的文字数量增多,记事广泛,具有了书史的性质。
古代先民以金属统称为“金”,刻于青铜器上的文字称做“金文”或“铭文”,具有书史记事特点的青铜器铭文就称为“金文档案”。
从出土的金文档案记事范围看,它比甲骨档案更为广泛而详细,对研究当时的历史具有极其重要的史料价值。
浙江省档案职称考试《档案事业概论》第一章第一节要点
浙江省档案职称考试《档案事业概论》第一章第一节要点第一章档案与档案工作第一节档案1、档案并不是随着人类的出现而产生的,它是伴随着人类文明的起源、社会的发展而产生和发展的。
2、有了传说并不等于有了档案。
3、档案的萌芽与起源(初始形态):“助记忆时代”的结绳、刻契、图画档案起源于原始记事即结绳、刻契、图画等记事方式,还不是真正意义上的档案。
但因其在一定范围内有历史记录、契约、凭证、备忘等作用,可以看作是档案的萌芽,即档案起源的初始形态。
4、档案产生的两个条件:记录符号(客观条件)与国家出现(社会条件)。
5、我国现存最早的文字记录档案—甲骨档案:河南安阳小屯村出土的3000多年前殷商时期刻写在龟甲、兽骨上的甲骨文字记录,是当时商王朝使用的一种文件。
6、在原始社会向奴隶社会过渡,出现了阶级、国家以后,就产生了文书。
文字记录的产生,社会的发展,国家的逐渐形成,进入阶级社会以后特定的社会需要等诸因素影响下,档案逐渐产生与发展。
7、我国早期档案的载体形态:从甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案到纸质档案。
8、金石档案:金是指青铜器、铁器等,石是指石头,金石档案是铭文档案和石刻档案的总称,是将文字铸刻在青铜器、铁器、石头上而形成的档案。
9、简牍档案:简是指竹简,牍是指木牍,是以竹简、木牍为载体形成的档案。
“册”、“典”是我国最早对文件和档案的称呼。
10、缣帛档案:缣帛是古时对绢类的丝织品的统称,是以丝织品为载体形成的档案。
用缣帛书写的文件称“帛书”、“卷”、“卷轴”。
11、纸质档案:是以纸张为载体形成的档案。
最早的纸质档案—甘肃“放马滩纸”,形成于西汉初期,不仅是迄今发现的世界最早的植物纤维纸,也是世界最早的纸质地图实物和最早的纸质档案。
汉后逐步由简、帛、纸并用,到以纸为主要载体。
12、档案概念之分—学术概念与法律概念学术概念与法律概念,其外延不同,内涵基本一致。
学术概念外延宽泛,为一般意义上的档案;法律概念外延相对小些,是指法律法规监管的范围,即是指国有的或非国有但对国家和社会有保存价值或涉及国家秘密的档案。
档案管理(按章节)
第一章档案第一节档案的定义和种类一、档案的起源1、档案的起源包括档案的萌芽和档案的最终形成两个阶段。
(多)2、结绳和刻契还不是真正意义上的历史记录。
(是非)3、档案产生的前提条件是文字的发明。
(单)二、档案的由来1、“档案”一词的由来“册、典、中、文案、文书、案卷”(多)2、我国古代,文书与档案这两个概念基本上是不分的。
(是)3、关于“档案”一词,据现有材料记载,它初始于明末清初之际。
(单)三、档案的定义和基本要素(来源、形成条件、形态、性质)1、档案的定义是国家机构社会组织或个人在社会活动中直接形成的有保存价值的各种形式的记录。
(单)2、档案的来源一般来自两个方面:一是机关团体、部队、企业和事业单位等,二是个人、家庭。
(多)3、形成条件文件转化为档案一般需要具备三个条件:A、必须是办理完毕的文件。
所谓办理完毕,主要是指完成了文书处理程序。
(单)B、必须是对日后具有一定查考和保存价值的文件。
C、必须是按照一定规律集中保存起来的文件。
(多)4、档案的形态包括档案的载体形式和档案内容的记录方式。
档案载体的发展来看,古代有龟甲兽骨、青铜钟鼎、竹木板片、金册铁券、缣帛、纸张等,现代有胶片、磁带、磁盘等(多)5、档案的性质兼具原始性和记录性于一体的特点,成为档案区别于其他文献资料的独有特性和根本标志。
(单、多)6、其他档案和图书、资料等都是知识的一种载体,都属于文献范畴。
(单)档案和图书在一定条件下可以相互转化。
(是)档案侧重于事物的原始性和记录性的统一。
(是)因为大多数兵马俑上无文字,只能算是文物,不能当作档案。
(单)四、档案的种类1、档案的总和国家档案全宗,又称国家全部档案。
社会主义国家档案工作和档案学中的专业术语。
(单)2、档案分类方法有以下几种:四个(按形成时间划分、按内容性质划分、按形成领域、划分按载体划分)A、按形成时间划分——新中国成立前档案和新中国成立后档案;新中国成立前档案习惯称为“历史档案”(是)革命历史档案是1919年“五四”运动到1949年中华人民共和国成立以前。
论档案的起源和载体演变
总19卷增刊西南民族学院学报·哲学社会科学版Vol.191998年2月Journal of Southwest Institute for Ethnic Groups.Philosophy and Social Sciences Feb.1998论档案的起源和载体演变沈成玉内容提要:档案载体由原始萌芽状态演绎到今已有几千年。
从甲骨片、青铜器、泥板、羊皮纸等载体演变发展到纸张、胶片、磁带、光盘并用,经历了漫长的过程。
其间纸张的发明和计算机光盘的出现,对档案载体是一场意义重大的变革,尤其是磁带、光盘档案的出现,极大地冲击了现行档案的管理方式,给档案领域提出了新的研究课题。
关键词:档案载体演变一、档案的起源档案的起源可以追溯到远古时代。
在文字产生以前的远古时期,人类在漫长的共同劳动和生活中,产生、发展了思维和语言。
但语言不能传诸远方和流传后世,人们为了适应日益频繁的联系和交往,为了表达一定的概念和弥补记忆力的不足,客观上要求把记忆、备忘“扩展到人们的大脑之外”,于是,逐渐产生了“结绳”,“刻契”等辅助记忆和传递信息的方式。
我国古代典籍中就有“上古结绳而治,后世圣人易之以书契”(见《易经·系辞下》)的记载。
古代秘鲁人把不同长短和颜色各异的细绳,用不同的距离和不同形式的结拴在一根主绳上,绳子的颜色代表不同事物的种类,结子的位置、距离代表不同的数量,用以帮助记忆。
秘鲁人的这种“结绳”记事方式与我国祖先几无不同。
另一种记事方法“刻契”,即是在树木、竹片、器皿等器物上刻划各种式样的符号、标志以记其事。
随着人手的发展和完善以及人的观念形态的进化,人们产生了将从劳动实践中得来的认识、情感、情绪和思想表达出来的强烈要求,于是出现了较之“结绳”“刻契”等更直观的记事方式,比如壁画、雕刻等,在我国江苏发现的将军崖摩崖石刻画,上面刻有人体、兽面、农作物及多种符号,这些符号反映、记录和表达了人们的生活、情感乃至信仰,直接反映了4000多年前我国东部沿海地区的经济和文化发展面貌。
档案管理考试考点整理
第一章档案●档案的起源包括档案的萌芽和档案的最终形成两个阶段。
●萌芽:结绳记事、刻木为契。
●结绳和刻契还不是真正意义上的历史记录。
●档案产生的前提条件是文字的发明。
●档案被称为:册、典、中、治中、典籍、图籍、文案、文书、案卷、文牍、案牍。
●文书与档案这两个概念基本上是不分的。
●档案一词始于明末清初之际。
●档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。
●档案一般来自两个方面:1.机关团体、部队、企业和事业单位等。
2.个人。
●档案是由各种文件材料转化而来的。
●文件转化为档案的条件:1.必须是办理完毕的文件。
2.必须是对日后具有一定查考和保存价值的文件。
3.必须是按照一定规律集中保存起来的文件。
●所谓办理完毕,主要是指完成了文书处理程序,而不是指文件中所说的事情办理结束。
●立卷归档程序,既是文件转化为档案的条件,也是文件和档案的分界线。
●档案的形态包括档案的载体形式和档案内容的记录方式。
古代有龟甲兽骨、青铜钟鼎、竹木板片、金册铁券、缣帛、纸张等,现代由胶片、磁带、磁盘等。
●档案的原始性和记录性是档案区别于其他文献资料的独有特性和根本标志。
●档案和图书、资料等都是知识的一种载体,都属于文献范畴。
●档案和图书在一定条件下可以相互转化。
●国家档案全宗是社会主义国家档案工作和档案学中的专业术语。
●常见的档案分类方法有:1.按形成时间划分——新中国成立前档案和新中国成立后档案。
2.按内容性质划分——文书档案,科技档案,各种专门档案。
3.按形成领域划分——私人档案和公务档案。
4.按载体划分——纸质档案和非纸质档案。
●新中国成立前档案可以分为旧政权档案、革命历史档案。
●人事档案是专门档案的一种。
●人们在私人活动中形成的、为个人所有的档案,一般由个人自行保管,也可向有关档案馆寄存或出售。
●公务档案必须按照国家规定,无条件地向国家档案馆移交。
●非纸质档案可以分为甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、胶磁档案等。
档案载体的演变及发展
第 163 页2017/07 工作指导 总第271期 档案载体的演变及发展文/国网浙江兰溪市供电公司 许丹峰【摘要】档案的历史源远流长,而档案载体是存储记录档案信息内容的物质材料,在历史长河中也经历了无数次的改革发展。
档案载体作为记录反映档案信息内容的物质材料,在档案事业发展中有着十分重要的地位。
从古至今,档案载体有着多种多样的形态,本文针对其中几种具有关键意义的档案载体就其演变及发展进行阐述。
【关键词】档案;档案载体;物质材料;演变档案载体作为档案信息内容存储记录的介质,有着极其重要的作用,它不仅可以传播档案信息,促进人类彼此间交流,而且可以很好地传承文化,为社会未来发展提供有力支持。
纵观中国历史,档案载体各种各样,有甲骨、青铜器、简牍、缣帛、纸张、唱片、胶片、磁盘、硬盘等等。
一、甲骨档案甲骨档案主要产生于商代后期,用于当时的占卜活动中,人们用刀将文字等信息刻在足够坚硬的龟甲或兽骨上以此来记录重要信息。
甲骨档案内容丰富,多是反映王室占卜及与之有关的其他活动。
甲骨档案是商代留给后人的最早的档案文字材料,它的材料之特殊、年代之久远、数量之多使得它在档案历史上有着绝无仅有的地位。
但是到周代以后,由于占卜文化逐渐淡化以及龟甲兽骨的数量在不断地减少,所以甲骨档案慢慢地被其他方式所取代。
二、金文档案金文档案是继甲骨档案之后出现的又一种珍贵的历史档案。
它是我国先秦时期形成的具有书史性质的青铜器(钟、鼎、盂等)及其铭文的结合体,主要盛行于殷商末期、两周时期。
那时期作为载体的青铜器的制造工艺达到了一个全盛时期,构思巧妙的造型、优美精致的纹饰、风格多样的铭文书体,其整体的和谐完美都不得不让人赞叹中国古代青铜冶铸技术的高超。
青铜器的硬度大,密度高,不易腐坏,以其为载体具有保存时间长的优点,但是因为青铜器的材料特殊,且造价昂贵,所以其使用并不十分广泛,完好留存后世的数量也不多,但是据目前所知,我国已出土的带有铭文的青铜器件已达万件以上,而且其记事内容范围比甲骨档案更加详细广泛,是我国档案文献遗产中的弥足珍贵的一部分。
档案管理基础(第12章 特殊载体档案的管理)
3. 电子档案的提供利用 (1)阅览 (2)借出 (3)复制 (4)在线阅览
3.各类实物档案的收集和保管 (1)收集 按年度,由单位的档案管理机构向各部门收集本年度的实物档案。 由移交部门编号并写清楚档案的时间、地点、责任者、事由及背景信 息等要素。 如果是证书类,要注明获奖的级别、颁奖单位等;如果是印章则要 注明印章中止或废止的时间、留取印模;如果是礼品档案,则要写明 活动或庆典的具体事由、赠送单位名称或个人姓名、获得的时间等。 (2)编号 对于实物档案来说,一般按照“年度——类别——件号”的编制 规则编号。如“2009——奖杯——001” (3)保管 证书类档案一般盛放在A4大小的档案袋内,封面上写清楚档号、 奖项名称、级别Байду номын сангаас获奖事由、获奖时间、颁奖单位、归档部门等信息。 有些奖杯、匾额、锦旗或礼品、字画等可以专门陈列于展览馆内供人 参观。
第三节 实物档案和内部资料的管理
一、实物档案的管理 1.实物档案的定义: 实物档案是指单位在工作活动中形成的,有凭证和查考价值的印章、 证书、锦旗、奖杯、奖状、匾额等物品。 2.实物档案的分类 实物档案可以分为证书类实物档案、印章类实物档案和礼品类实物 档案三种类型。 证书类实物档案包括:证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗等, 主要反映单位在工作、生产、科研等领域的获奖情况。 印章是一个单位行使职权的象征,因为单位的名称、隶属关系的变 化而更换不同的印章,废弃的印章积累下来成为实物档案。 礼品类实物档案是指单位在社会活动中收到的其他单位或著名人士 赠送的具有纪念意义的物品。
四、照片档案的管理 (一)收集 1.收集的法律依据:《照片档案管理规范》 2.照片档案的归档范围 (1)本单位在工作活动中形成的具有凭证和参考价值的照片; (2)领导人或著名人物参加本单位、本地区重大公务活动的照片; (3)反映本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片; (4)本单位向有关单位提出内容和要求,组织拍摄或征集的照片; (5)与本单位其他载体档案有密切联系的照片; (6)外单位形成但经本单位选用的照片。 3.档案馆(室)接收照片档案的要求 (1)遵守接收制度:《机关档案工作条例》、《档案馆工作通则》 (2)严格验收。检查照片质量,着重检查底片,发现问题及时补救。 同时,注意对重要照片的社会征集或翻拍。
吉林大学档案网上归档工作规范
吉林大学档案网上归档工作规范————————————————————————————————作者:————————————————————————————————日期:吉林大学档案网上归档工作规范档案网上归档规范化是实现档案管理现代化的一项基础工作。
为建立健全我校统一的档案检索体系,深入开发、利用档案信息资源,充分发挥档案在学校和中国特色社会主义建设事业中的作用,特制定本规范。
规范共包括:档案网上著录规则、档案管理软件操作指南、档案网上著录信息打印要求及操作三大部分。
第一部分档案网上著录规则1 范围1.1 本规则规定了文件及案卷的网上著录项目、著录格式、著录用文字、著录信息源。
1.2本规则适用于党群、行政、教学、科研、外事、出版、产品、设备、基建、财会等各类档案的网上著录。
2 著录格式2.1 文件、案卷所属类别著录格式一级目录二级目录三级目录2.2案卷级著录格式信息分类号档案馆室代号全宗号缩微号实体分类号案卷/盒号及馆编件号保管期限密级正题名副题名附注第一责任者其他责任者页数规格起止时间归档单位存址主题词出版项奖励名称获奖等级获奖时间接收人移交时间移交人输入员2.3文件级著录格式信息分类号档案馆室代号全宗号缩微号实体分类号案卷/盒号及馆编件号保管期限密级正题名副题名附注第一责任者其他责任者页数规格起止时间归档单位存址主题词出版项奖励名称获奖等级获奖时间文号、图号载体文本文种归档份数电子文件编号输入员3著录项目3.1类目项为了便于对系统中大量的档案数据进行管理,系统可以让用户对同一个档案集下的案卷、文档进行分类。
这个类就称之为类目。
3.1.1 一级目录一级目录著录年度号,使用阿拉伯数字。
3.1.2 二级目录二级目录著录分类号的第一、二级类目。
具体参看吉林大学各类档案管理工作规范。
3.1.3 三级目录3.1.3.1 博士学位档案学历博士学位档案三级目录著录“归档单位全称+博士”。
例如:“经济学院博士”。
(档案管理)档案管理
档案管理学第一部份档案一、档案的起源:我国最早的档案是甲骨档案,产生于公元前3500年前的殷商时期,是我国考古工作者在河南安阳小屯村发掘的。
甲骨文是指刻在龟甲和兽骨上的文字,是迄今为止发现的我国历史上最早的文字记录,内容多是商王室占卜的记录。
占卜虽然是一种迷信,但在当时的历史条件下,却是商王朝的一种重要活动,凡祭祀、军事、农耕、狩猎或者关于风雨、年成、疾病等,都要占卜,记载在龟甲或兽骨上,集中保存起来,通常说中国有几千年文字可考的历史,主要是以这些甲骨档案为信证,因而它是我们的国宝。
甲骨档案的发现是偶然的,发现者是王懿荣先生,傅斯年1928年组织挖掘了安阳殷墟,此前有些散存在社会上。
商、周时期,还有铸在青铜器上的铭文,记载王族恩赐、征战经过、划定疆界等。
春秋战国时期,冶炼技术有很大大发展,郑国大夫子产首先将刑书铸于鼎上,叫做刑鼎,历史上成文法的公布,大致上始于这一时期。
还有些是将文告之类的刻在石头上。
金文档案和金石档案统称为金石档案。
此外还有简牍档案,即书写在竹片和木牍上的文字,事情简单、字数不多,写在狭长的单片竹简或较方的木牍上即可;事情重大,字数很多,则简片连起来,汇集成册,“造册上报”这个词,就是那时传下来的。
“馨竹难书”这个成语,也是那时流传下来的。
馨:用尽的意思,即用尽所有的竹简也难书写完。
秦汉以后,一些重要文件用丝织品书写,称缣帛档案。
缣帛档案可以卷成一卷、一轴,所以量词用卷、卷轴。
西汉时期,蔡伦在公元105年发明纸张,导致了档案制成材料的第一次革命。
(造价低,体积小,便于交流)。
档案制成材料的第二次革命是现代照片的诞生(1828年)及计算机的出现。
1996年9月2日――7日在北京召开了第十三届国际档案大会,为庆祝这次大会的召开,邮电部发行了一套邮票,名为《中国古代档案珍藏》,共四枚。
1、甲骨档案――商代龟甲(商代出士的刻辞卜甲)2、简牍档案――汉代木牍(中国最早的郡级档案)3、金石档案――明代铁券4、纸质档案――清代图书(清帝向比利时国君递送的国书)这套照片记载着档案的发展历程。
档案学基础(11版)
档案是人类社会生活的产物,只有人类 进入了社会生活才会有积累档案的需要和管 理档案的基本能力。在社会活动中,需要使 个体的认识和思维转化为“类思维”,人与 人之间的信息交流构成了人类社会生存需要 的重要内容。 (一)人类社会需要积累实践材料。 (二)人类社会生活需要完整系统的信息 材料。 (三)人类社会活动需要构成一个逐步演 进的过程。 从文化社会学的角度来看,档案是人类 社会管理活动的必然产物。
(二)寻找忆的替代物
人类在认识到生物记忆的种种缺陷后,开始谋求记忆功能的增强。 世界各古老民族均曾使用过一些帮助记忆的方法。古代秘鲁人把有 着 “奎普”,用以帮助记忆和记数;以颜色和结的数目的不同表示不 同的记忆内容;在非洲,曾发现土著居民在手杖上刻划刀痕,记录下 自己需要记取的内容;古代人用贝壳珠串辅助记忆的事实。我国的大 汶口文化和良诸文化遗址的陶器上还发现了图形刻划。毫无疑问,结 绳、刻契、珠串、图形等,使人的记忆功能顺利外延,但它们并不能 完全脱离解说者的解读,如果不辅以口头解说。是不能表达抽象完整 的思想和概念的,其历史事实实质上还是储存在人的大脑中,这些方 法只是起到了提醒和帮助的作用,而且对其所记载的内容并不能保证 在解读时前后一致。从实质上来看,这些方法都只能发挥辅助的作用, 主要还是依靠人的大脑记忆。 人的大脑记忆功能的局限与人类社会生活发展的需要之间形成了一 组突出的矛盾,为解决这一矛盾,人们在不断地探索能取代大脑的记 忆功能的替代物,寻求一种外在而又强于大脑记忆功能的记忆工具, 使人类“从繁重记忆的脑力劳动中解放出来”。借助外在的存贮物来 实现记忆功能的扩展,拓展记忆能力,使完整而清晰的记忆构成了人 类社会对话与交流的基本信息材料。 人类对记忆功能扩展的需求构成了档案起源最深层次的原因。
一档案载体是档案原始性的物证二档案载体是档案内容存在的保证三档案载体是考证档案的依据三信息时代档案载体的变化1载体已不再是牢不可分的组成部分2载体已不具有原始性3载体形式多样化小型化4载体是档案内容形成和再现的背景5载体的风险强大依赖性增强四档案载体的演变规律1取材由自然物到人造物2制作由笨重到轻巧3存储密度由低到高4工艺由手工到机制5耐久性越来越差第三节档案的记录特征与标记由于档案是信息大家庭中的一种特殊的信息其最大不同点在于必须维持其原始性和真实性档案的特征与标记是维持其真实性与原始性的必备要素正是这一要素使档案在众多信息种类中具有最高信用等级否则将会等同于一般信息而失去了档案的重要价值使档案不成其为档案
档案分类的主题是要素
档案分类的主题是要素《档案工作基本术语》对档案的定义表述为:档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
本定义包含了四个基本要素。
(一)档案的来源档案来源于一定的单位或个人,是人们在社会活动中形成的,其形成单位极其广泛。
档案的形成者来自两个方面:一是机关、团体、部队、企事业单位等;二是个人、家庭和家族。
档案来自四面八方,是社会上各行各业、各个单位及个人在社会活动中的产物,从而决定了档案来源的广泛性。
同时,这些形成档案的特定单位有着相对的稳定性。
只要某个单位继续存在,那么相关的档案就会连绵不断地形成和积累,从而决定了档案来源有着一定的连续性和稳定性。
另外,各单位每一方面工作、每一次会议、每一项科学技术活动等,必然会产生相关的文字记录,这些多样化的社会活动决定了档案内容的丰富性与联系性。
所以,档案来自于一定的单位,形成于特定的社会活动中。
档案的来源广泛、内容丰富,同一来源的档案内容之间有着内在的联系,在档案管理中必须尊重和维护这种联系,从而有效地发挥档案的作用。
(二)档案的形成条件各单位或个人在自身活动中,为了相互交往和记录事务,总要产生和使用许多文件材料,由于工作的持续性和事业的发展,便有意识地将一部分文件留存下来以备查考,但并不是所有的文件都需要和可能实现这个转化。
文件转化为档案一般需要具备一定条件,即必须是办理完毕的文件;必须是对日后具有一定查考和保存价值的文件;必须是按照一定规律整理完毕的文件。
可见,档案和文件既有联系又有区别,档案是由各种文件材料转化而来的。
(三)档案的形式档案的形式包括档案的载体形式、档案的文种名称和档案内容的记录方式等。
我国档案载体形式,古代有龟甲兽骨、青铜钟鼎、竹木板片、金册铁券、缣帛、纸张等,现代有胶片、磁带、磁盘等;档案的文种名称,有诏、谕、题本、奏折、咨呈、照会、电报、命令、通知、条约、协议、计划、报表、会议记录、手稿、日记、信函等形式;档案内容的记录方式,有手写、刀刻、印刷、晒制、摄影、录音、录像等。