如何做好会务与接待工作 PPT课件

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突发事件处理
① 会议的重要嘉宾、主持人、演讲人缺席
③ 场地会议场地出现状况
首先，每个重要角色都应该准备后备人选；其次，
在会议前要与他们联系一次，确保无缺席情况出现
；最后，及时调整会议日程，根据会议重要参与人
员的缺席对会议的流程进行调节。
突发
② 会议资料短缺、无法送达等
事件
首先，为了确保会议的正常召开，在选择会议场地 时，一定要选择有信誉的地方，降低出现意外事件 的概率；其次，一旦会议场地出现意外，要准备好 备选场地或备选日程安排。
④ 多媒体辅助设备出现故障
首先，了解会议场地附近能够提供资料打印、复印 的场所；其次，携带好原始稿件；最后，如资料短 缺短时间内无法解决，要及时向参会人员进行解释 或提出备选方法。
会议筹备时，了解会议的音像辅助设备的状况，保 障设备可以正常运转，同时准备好备选设备；其次 ，临时借用附近可调的设备。
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该类会议人员较多且 稍复杂，需要安排：
①后援保障组 ②文秘组 ⑥接待组 ⑦应急保障组
该类会议人员众多议 程多变，需要安排： ①后援保障组 ②文秘组 ③主持组 ④现场控制组 ⑤礼仪组 ⑥接待组 ⑦应急保障组
上述组别仅供参考， 请根据实际情况灵活 设置或交叉安排。
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3.组织实施
1）落实参会人员：会前两小时确定参会领导、嘉宾及其他与会人员，如有变动立即调整。 2）物料到位检查：材料内容：会议材料由文秘组负责整理、印制。除正式会议材料外，还应包括：会议代
加快账务处理
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第三章 注意事项
会务礼仪 突发事件处理
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会务礼仪
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【会议座次安排礼仪】
参照中办秘书局会议处的做法，无论出席领导的人数为单数还是双数，均实行单主位的排位原 则。即凡会议、活动（含合影），排名第一位的领导同志的位置居中，排名第二位的领导同志 安排在其左边，排名第三位的领导同志在其右边的办法安排位置，以此类推。
突Hale Waihona Puke Baidu事件处理
⑦应急保障组
主持组 • 负责主持词编写、服装租赁、美妆联系等
现场控制组 • 负责各个流程紧密衔接，保证会议顺利进行
礼仪组 • 负责领导及嘉宾迎送、颁奖、会场指引等
接待组 • 负责参会人员确定及入住、用餐协调、签到等
应急保障组 •
负责突发事件处理如：接送嘉宾、物料缺失提供
（注意携带打印机）、现场急救、电力供应
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会中服务
01 现场控制
02 后勤保障
03 会议记录
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会中服务
会中服务是指会议召开过程中的会务工作，主要有“现场控制”、“后勤保障”和“会议记录” 三方面。这些会务工作的质量，直接影响到会议的效率。
现场控制：流程进行（指引就坐、投影切换、音响麦克、 拉幕、鸣放礼花、协调主持等）
后勤保障：设备就绪（检查会议使用电脑、投影设备、
表名单（附房间号）、日程安排、各项活动地点及注意事项等。 会议用品：会议用品由后勤组负责，包括：桌牌、指引牌、条幅、文件袋、笔记本、
笔；翻页笔、录音笔、照相机、摄影机；打印机及纸张、投影仪（根据需 要）；花卉、水果及方便食品；药箱（备常用药品）等。 3）食宿安排检查：住宿：联系几家宾馆（先前做好有一些基本了解），实地考察、比较。应调查的项目包 括：价格（客房、会场及其他服务项目的价位）；设施（客房、会议室、休闲设 施、环境等）；交通（便利与否）；当期有无接待能力。 餐饮：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实以下工作：就餐地点、就餐时间、席位 安排。 4）人员报到：在此需要强调的是，务必让全体参会人员在两份签到表上签字，并留档。
资料存档、撰写稿件等 事项督办：落实要求、账务报销等
会务接待具体工作纷繁复杂、面面俱到，任何一个方面、一个环节有所忽视或考虑不周，都可能造成混乱， 甚至有可能导致会务接待工作无法进行。因此，科学确立标准化流程，能全面规范地搞好各项准备工作， 有序推进会议和接待活动，有效避免和减少会务接待工作中的失误。
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总体思路
周密计划
每项任务均须制订周密的工作计划
任务分解
将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量
责任到人
每项任务均有专人负责
逐项落实
计划的每个环节、步骤均须严格落实
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第二章 会务流程
基本流程是什么 做哪些准备工作
流程
会务接待繁杂且细致，但梳理起来大致可分为三大部分：会前准备—会中服务—会后服务
第四章 总结
会务经验小结 标准化流程重要性
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总结
2.3 领导力的提升
一、科学确立标准化流程，确保会务接待工作有章可循
标准化流程具有流程清晰、要求明确、操作简便的特点 二、严格实施标准化流程，确保会务接待工作有条不紊
（1） 按流程环节分解任务，确保责任到位。 （2） 按流程要求完成任务，确保落实到位。 （3） 按流程标准统筹兼顾，确保协调到位。
三、不断完善标准化流程，确保会务接待工作高效优质
（1）及时总结：认真总结成绩，查找问题，特别是对领导的 指示精神要认真思考，反复领悟，不断提高服务水平。 （2）认真完善：针对不够精细、不够完美的环节及时进行完 善，对具体要求及时进行补充，确保同样的问题不重复发生。 （3）不断创新：在资料归档的基础上，要建立健全会务接待 工作基础资料库，包括接待场所、物品采购等比较完善的数据 信息，这样才能有效提高工作效率。
总结经验得失，争取下次会务更加高效缜密。 重要会议如行司联动会、培训班、启动会等务必3日内将稿件报送综合部
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3.事项督办
会议的最终目的在于：
领会会议精神，落实会议要求
须以认真严肃态度对待每次会议，结束后及时向各级传达 会议精神，不让会议走过场。
会议要求及时督办、及时反馈。确保事事有回音、件件有 落实。
2015年一季度综合系列培训
如何做好会务
与接待工作
陕分
综合管理部
目录页
Contents Page
一、会务 工作概述
二、会务 流程
三、注意 事项
四、总结
什么是会务 如何密切配合
基本流程是什么 怎样细致服务
做哪些准备工作 怎样避免疏漏
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导语
【引入：会务工作有多重要】
举例：下月中旬综合条线将举办二季度技能强化班，作为 负责人的你该如何策划本次会务工作？
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第一章 会务工作概述
会务工作基本内容 会务工作总体思路
概述
会务工作是围绕会议全过程、全方位工作而开展的一系列参谋性、协调 性和事务性的服务工作，包括会前准备、会中服务、会后总结等。做好会议 的会务组织、管理工作，才能有效发挥会议的作用，达到会议应有的良好效 果。
通过会议可以起到：商量方法、解决问题；经营分析，推动发展；资源 共享，协调矛盾；激励士气，优化团队；宣传政策，开展培训等效果。
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会后服务
01 会场清理
02 会议小结
03 事项督办
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会后服务
会场清理：恢复会场卫生、设
备设施维护、是否有物品遗漏， 送别与会人员等
务必确认所有入住人员退房 会议小结：总结会务工作
经验教训；撰写会议纪要、 宣传报道；归档会议资料
事项督办：会议要求落实、账务报销
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1.会场清理
整理物品、追踪退房情况
音响设备、网线等是否就绪）、物品摆放(桌椅摆放；文 具及资料摆放；横幅悬挂；指引牌、桌牌、茶水、礼品 是否到位)、就餐引导（餐厅上菜、酒水纸巾、加餐准备 等）、住宿协调
会议记录：摄影摄像、会议记录
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1.现场控制
现场控制主要是指保证流程顺利进行，使得各个环节“无缝” 衔接的机动工作。包括： 领导入场，指挥礼仪引导、观众股掌、保持安静等 议程进行时，保证各个环节主讲人、演员、颁奖嘉宾、上 台观众等有序上台；ppt切换、拉幕、音乐视频等按计划进； 保证音响、麦克风始终处于正常使用状态；按计划鸣放礼花。 与台下工作人员联系，负责会场纪律。 与演职人员联系，负责营造会场气氛。
会议结束后先送别参会人员离开，如有正餐安排务必保证安排妥当。 各项活动、议程结束后，恢复会场卫生，检查设备、物品完好情况，打包装箱带走 严格遵守酒店退房时间，追踪所有人员及时退房。
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2.会议小结
总结经验教训，归档会议资料
会议结束后第一时间，将会议资料（会议通知、签到表、住宿表、照片、视频等）： 纸质版、电子版归档，制作各机构本年度会议培训清单，每季度向上级机构报送。
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会前准备
01 周密计划
02 职责分工
03 组织实施
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1.周密计划 组织、安排一次会议，尤其是大型正规的会议，就是一项系统工程。会务人员既是这个系统的设计者和筹 建者，又是管理者和服务者，同时还担负着一定的领导职能。
① 会议事由确定：确定会议主题、时间、地点、与会人员， 确定会议室大小及酒店客房间数，组织人员联系相关事 宜。
会场
单数： 8 6 4 2 1 3 5 7 9
双数：
86421357
【宴会座次安排礼仪】
宴请客人，一般主陪在正对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客 人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主 陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。
③主持组
流程顺畅保证
④现场控制组
组别
各自职责
后援保障组 • 文秘组 •
会议核心组，负责物料采购、食宿安排、嘉宾接送、 摄影摄像、会场服务、会后整理、账务报销等
负责撰写领导讲话、课件制作、编写会议流程、会 议记录等，有关材料的电子版、纸质版准备及印刷
物料准备
①后援保障组
迎宾与颁奖
⑤礼仪组
人员到会接洽
⑥接待组
1.时间、地点、参会人员等都确定好了么？通知、签报起 草了么？ 2.会务分工是怎样的？都清楚自身职责么？ 3.物料准备、文秘工作、食宿安排都到位了么？ 4.会场布置如何安排？会中服务有跟进么？ 5.确保与会人员顺利退场、退房了么？
据不完全统计，2014年分公司（含中支）已开办培训班 161次、启动会16次、高管会8次、接待会7次、大型活动 会3次…会议经营作为重要经营手段之一，在全年工作安排 占比可见一斑。
会前准备包括：
周密计划：考虑会议所需要素 职责分工：召开筹备会议各负其责 组织实施：物料准备、安排食宿、
会场布置、人员报到等
会中服务包括：
现场控制：流程安排、环境准备 后勤保障：指引用餐及住宿、茶
水服务等 会议记录：摄影摄像、会议纪要
会后服务包括：
会场清理：清理现场、追踪退房等 会议小结：梳理出色及不足之处
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2.后勤保障
后勤保障同样是会中服务的重要一环，包括设备就绪、物 品摆放、会场服务、就餐引导、住宿协调等。
进入会场后立即将电脑、投影设备、音箱设备、灯光、 拍照设备、对讲机、网络、打印机等进入就绪状态 检查桌椅摆放、文具及资料摆放、横幅悬挂、指引牌、 桌牌、茶水、食品、礼品是否到位 会中用餐时提前到餐厅备好茶水、纸巾，得到会议将结 束信号时准备上菜，并留意是否有加餐需求 住宿安排有时面对房间设施问题、有不服安排住宿安排 等情况，及时与酒店、会务组联系
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会议分类
陕分目前召开规模以上会议大致包括：小型条线类(领导视察会、条线培训班等）、中等综合类 （高管会、月度启动会）、大型综合类（年度启动会、公司年会、全体内勤会、总结表彰会、 客户服务节活动）等
小型条线类
中等综合类
大型综合类
备注
该类会议议程简单且 固定，需要安排：
①后援保障组 ②文秘组 ③主持组 ⑥接待组
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会务礼仪
介绍礼仪 迎接一批客人，通常由欢迎人员中身份最高者，将前来 欢迎的人员按其身份从高到低依次介绍给来宾。
握手礼仪 握手的顺序：主人、长辈、上司、女士主动伸出手，客人 、晚辈、下属、男士再相迎握手。 1.要紧握双方的手，时间一般以1-3秒为宜；不能过紧或 只用手指部分漫不经心地接触； 2.被介绍之后，最好不要立即主动伸手； 3.多人同时握手时应顺序进行，切忌交叉握手; 4.手上有水或不干净时，谢绝握手并不无礼，但需解释并 致歉
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探索规律、总结经验、完善流程
标准化流程管理
是做好会务接待工作的重要保障
会务接待工作是公司的一项常规性工作，对于推 动工作、加强交流有着十分重要的作用。综合条 线积极探索新形势下会务接待工作的规律，努力 创新和完善会务接待工作的新模式，充分发挥了 后援部门参谋助手作用，树立了综合部良好形象， 得到了总经理室和各级机构的充分肯定和好评。
② 会议内容确定：根据会议时长安排课程、节目即会议流 程。
③ 财务要素确定：会议所需场地、物品计算好后起草签报， 如预算费用较大可先借款。
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2.职责分工
该阶段由负责人组织召开筹备会议，根据会议类型、规模等因素安排相应组别负责落实准备工作，保证工 作明确到人、追踪到人。
文件课件准备
②文秘组
会议主持