采购与出入库管理流程

一、采购管理流程

（一）采购计划流程

采购计划流程说明

目的

适用于公司所有的的材料、设备、备品备件和各种生产及非生产性低值易耗品等物料（不包含办公用品采购）的月度采购计划的编制、审核及下达；保证采购预算对采购计划的指导作用，确保对于预算外的采购计划经过适当的审批，有效降低不必要的采购成本确保采购计划数量和时间上都可以及时满足生产经营的需求。

流程角色

主导部门：采购部

配合部门：生产部财务部

参与部门：生产部仓库财务部

流程说明

生产部或工厂下达月度生产计划，计划分解到，每月25日下发下月《生产计划表》到仓库；

仓库接收《生产计划表》在两个工作日根据库存状况，将计划转化为《物料需求计划表》下发到采购；

采购在接收到《物料需求计划表》，两日根据项目采购预算、采购期和需求特性制定《采购计划表》报财务审核；

财务接收到《采购计划表》后，1日根据项目采购预算、生产计划和库存进行审核；

采购在收到财务审核通过的《采购计划表》后，实施采购作业。

附件

《采购计划表》

《采购预算表》

《物料需求计划表》

(二)合格供应商管理流程

合格供应商管理流程说明

目的

为了稳定供应商，建立长期互惠供求关系，向公司长期供应原辅材料、零件、部件及提供配套服务的厂商。

流程角色

主导部门：采购部

配合部门：技术部研发部

参与部门: 采购部品管部技术部研发部生产部

流程说明

采购部依照公司正常性生产原材料或非正常性生产的原材料，由技术部/研发部提供的技术标准，采购部利用各种管道寻找供应商。

采购部对初选供应商分别记录并做出《供应商调查表》、对供应商员工、生产能力、认证证书、产品检验报告等。

对合乎要求采购部组织技术部、研发部、品管部、生产部对供应商进行初步评审。

初步评审未经通过则返回重新寻找供应商，经通过后进行小批量试制，试制产品经技术、品管、研发鉴定，未经通过则重新要求供应商试制，试制三次不合格，则重新寻找供应商；鉴定经通过，采购部组织进行现场考察，现场考察合格后，进行小批量试产，试产三次不合格，则重新寻找供应商，通过后纳入《合格供应商名录表》。

日常采购部按供应商管理办法进行考核

附件

《供应商调查表》

《合格供应商名录表》

《供应商年、季度评审表》

(三)材料采购流程

材料采购流程说明

目的

规定采购流程，为了保证购买性价比更好的物料和保证物料的保质保量按期交货。规定采购合同评审的流程，确保物料采购合同有效性和实用性。

流程角色

主导部门：采购部

配合部门：品管部财务部

参与部门: 采购部供应商品管部财务部

流程说明

仓库根据《采购计划表》编制《申购单》，经财务审批，总经理审核传至采购部；

采购部根据申购单，判断物品是否特殊采购，选择供应商下达《采购订单》或合同；

《采购订单》或《采购合同》需经财务部审核；

审核后《采购订单》或《采购合同》下达后，采购人员对供货期进行跟踪；

货物送到后，采购人员携物品开《验收入库单》送至品质管理部检验（验收单一式五联：存根联、财务联、仓库联、核算联、检验联）；判定为不合格品退货流程，合格产品办理入库作业。

附件

《申购单》

《采购合同》

《验收入库单》

（四）外协品采购流程

外协采购流程说明

目的

为了确保本公司外购产品均能符合适质、适时、适价并适时供应本公司销售计划所需产成品优质的品质及售后服务之合格外协厂商。

流程角色

主导部门：采购部

配合部门：品管部财务部

参与部门: 采购部品管部财务部

流程说明

采购人员根据采购计划,判断物资是否需要外协采购，如需外协采购，进行询价、比价、议价流程；

形成比价单后报财务审批；

确定外协供应厂商，外协厂商的确认需组织品管部、技术部等共同参加；

采购与其外协厂商订协议书（包括供货合同和品质保证书），拟订采购合同，经财务部审核后，进行采购作业。

附件

采购合同

比价单

（五）采购付款流程

采购付款流程说明

目的

适用于公司的除费用外的所有付款,包括但不限于购买材料,低值易耗品,固定资产的所有采购与付款。

流程角色

主导部门：采购部

配合部门：财务部

参与部门: 采购部财务部总经理

流程说明

采购物资经检验合格入库，要求供应商开具发票（增值税专用发票）与验收入库单核对无误后同申购单、验收入库单办理报销发票手续。

编制付款申请单，先由采购部经理审核然后交至财务经理或财务总监审核无误后呈交总经理审批；未经审批则返回重新核对。

总经理审批通过后将付款申请单交至财务部安排付款、发票核销。

附件

付款申请单

增值税专用发票

验收入库单

（六）采购预付款流程

采购预付款流程说明

目的

适用于公司的除费用外的所有付款,包括但不限于购买材料,低值易耗品,固定资产的所有采购预付款。

流程角色

主导部门：采购部

配合部门：财务部

参与部门: 采购部财务部

流程说明

编制《预付款申请单》，先由采购部经理审核然后交至财务部经理或总监审核无误后呈交总经理审批；未经审批则返回重新核对。

总经理审批通过后将预付款申请单交至财务部安排付款。

采购物资经检验合格入库，及时跟催并要求供应商增值税专用发票与验收入库单核对无误后同申购单、验收入库单办理报销发票手续。

附件

《预付款申请单》

二、出入库流程