徐凯桥行政执法文书制作与案卷管理讲解

二是任意扩大证据登记保存范围。实行 证据先行登记保存，必须是在特殊、紧 急情况下，如证据有可能灭失、时过境 迁后将难以取得等，行政执法机关才能 实施。如果对没有必要进行证据登记保 存，或通过询问笔录、证人证言、现场 笔录等其他证据就能够确定行政相对人 违法事实的，就不能采取这项措施。
三是需要保存的证据不登记或登记不规 范。
楚。 （3）处罚失当。
（4）表述不规范。具体有以下表现： 一是语言使用不规范。有的文书在描述时词不达意，
甚至引起歧义，有些文书中使用方言。 二是出现错别字。 三是不签名、代签名或少签名。 四是漏填或少填项目。 五是字迹潦草。 六是日期填写混乱。如立案日期在调查取证之后，处
（二）执法文书的特点与分类
1.执法文书的特点。 一是制作的合法性。体现在两个方面，即制作
主体的合法性和制作文种、要求、时限的合法 性。 二是体裁格式的规范性。 三是适用法律的严肃性。 四是语言表述的准确性。 五是生效执行的权威性。执法文书一旦制作完 毕并送达到当事人，非经法定程序不得变更或 撤销；如需改变或撤销，必须由执法机关依照 法定程序进行。
二是内容过于简单，未对案情进行叙述、未列 举证据，填写随意。
三是不写处罚建议。
（4）行政处罚事先告知文书。错误主要表现 在:
一是违法事实叙述不清楚，相关证据不列举。
二是拟处罚的种类和幅度告知不具体。应告知 当事人拟处罚的具体种类和幅度，因为:①处罚 种类、罚款数额不确定，将无法确定听证程序 是否适用。②处罚种类、罚款数额不确定，将 对当事人会产生截然不同的反应。③处罚种类、 罚款数额不确定，将很容易孽生执法腐败的现 象。
2.执法文书的分类。
（1）按执法文书用途，以分为内部文书和外部文书。 内部文书，指在执法活动过程中执法机关为行政管理 活动需要而制作的在行政机关内部运转的书面文件， 如立案审批表、案件审批表、案件调查终结报告、结 案报告等。外部文书，指执法机关在具体执法活动中 制作的涉及到当事人权利、义务关系或调查取证过程 中有行政机关以外的人员、组织参与的文书，如调查 笔录、勘验笔录、行政处罚事先告知书、行政处罚决 定书、责令停止违法行为通知书等。相对而言，执法 机关对外部文书的重视程度要高于内部文书。
交通运输行政执法文书制作与 案卷管理
浙江省交通运输厅政策法规处 徐凯桥
行政处罚法 行政许可法 行政强制法 行政诉讼法 民事诉讼法 交通行政处罚程序规定 交通行政许可实施程序规定 交通行政执法风纪等五个规范
一、行政执法文书
（一）执法文书的概念及其含义 执法文书，是指国家行政机关、法律法
规授权的组织或者委托行使行政执法职 能的组织，依法制作的处理各类行政管 理事务，具有法律效力或法律意义的一 系列文书总称。主要包含以下四层含义：
（1）违法事实描述不清。主要有以下表现： 一是描述太简单。对违法事实的描述缺少内容，
或者不能全面反映内容。 二是使用结论性语言。 三是违法事实记载不全面。 （2）证据反映不充分。主要有以下表现： 一是收集证据的过程是否合法没有反映清楚。 二是对所收集到的证据本身的特性没有反映清
（4）按执法文书形式，可分为填写式、 书写式和笔录式文书。填写式执法文书 的格式相对固定，如当场处罚决定书等。 书写式文书是根据需要来制作的法律文 书，如调查终结报告、行政处罚决定书 等。笔录式文书主要是详细记录当事人 违法的客观事实及执法人员的调查结果， 如现场调查笔录、询问笔录等。
（三）执法文书制作应注意的问 题
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一是执法文书制作主体是拥有法定执法 权的执法部门。
二是执法文书适用范围是具体行政执法 活动。它和执法活动是同步进行的。
三是执法文书制作必须遵守法律法规规 定，不能脱离法律法规的规定自己创设 文书种类、形式和内容。
四是执法文书必须具有法律效力和法律 意义。执法文书一旦制作完成，行政机 关必须遵守，不能朝令夕改；对于当事 人而言，一旦当事人签收后，执法文书 对其就有拘束力，当事人必须履行执法 文书规定的法律义务。
罚决定书时间与处罚事先告知书时间同一天，送达文 书回证时间在文书制作时间之前等。 （5）随意简化或者不按规定使用文书。
2.几种重要执法文书常见问题。
（1）证据先行登记保存文书。错误主要表现 在:
一是超过法定期限实施证据登记保存。《行政 处罚法》明确规定，实施证据先行登记保存， 应当在七日内及时作出处理决定。也就是说， 如果行政机关在七日内不能做出处理决定的， 就应该将登记保存的证据发还给所有人。
（2）按执法文书制作主体，可分为以个人名 义制作的文书和以执法机关名义制作的文书。 所谓以个人名义制作，指以执法人员个人的名 义制作，由执法人员对文书的真实性、准确性 负责，如询问笔录、现场检查记录等。所谓以 执法机关的名义制作，指执法人员以所在执法 机关的名义制作的文书，由该执法机关对文书 的真实性、准确性负责，如行政处罚决定书、 查封扣押通知书等。在执法实践中，大多数执 法文书都是属于以执法机关名义制作的文书。
（3）按执法文书作用，可分为执行类、证据 类和工作类文书。所谓执行类文书，指执法机 关在执法过程中，依照法律规定办理行政案件 时操作的法律文书，如决定书、许可证等。所 谓证据类文书，指执法机关在执法过程中，依 法调查取证时形成的法律文书，如现场检查笔 录、调查询问笔录等。所谓工作类文书，指执 法机关在执法过程中，为决定适用某种程序、 内部请示报告、研究讨论等所形成的执法文书， 如行政处罚审批表、重大案件集体讨论记录等。
四是实施先行登记保存的物品与被处罚 行为没有关联性。先行登记保存的物品 作为证明案件真实情况的证据，必须具 有客观性、关联性和合法性三个基本特 征，它必须与违法行为有直接必然联系 的。
五是未经行政机关负责人的批准实施登 记保存。
（2）重大案件集体讨论文书。错误主要表现 在：
一是讨论无记录。 二是记录无实质内容。 （3）案件调查终结报告。错误主要表现在: 一是无制作案件调查终结报告。