徐凯桥行政执法文书制作与案卷管理讲解
行政执法案卷管理制度
行政执法案卷管理制度一、引言行政执法案卷管理制度是为了规范和加强行政执法活动中案卷的管理，保证案卷的完整性、可查性和可信度，确保行政执法活动的公正、公开和高效进行。
本制度旨在明确行政执法案卷的管理要求和流程，提高行政执法工作的规范化水平。
二、适用范围本制度适用于行政执法机关（以下简称“执法机关”）内对案卷管理负有责任的相关人员，包括但不限于执法人员、案卷管理人员等。
三、案卷管理要求1.案卷管理人员应具备相关法律法规和行政执法业务知识，熟悉案卷管理工作流程，具备良好的专业素养和责任意识。
2.案卷管理人员应做好案卷安全保密工作，确保案卷内容不泄露、不丢失，防止案卷遭到篡改和损毁。
3.案卷管理人员应按照规定的时间节点和程序，登记、备份和归档案卷，确保案卷的时效性和完整性。
4.案卷管理人员应编制、更新和维护相应的案卷管理手册，清晰明确各项管理规定和操作流程。
四、案卷管理流程1.案卷登记–执法人员在开始执法活动前，应将案卷信息填写并登记到案卷管理系统中。
–案卷登记信息应包括案卷名称、执法日期、执法人员、当事人等基本信息。
–案卷登记人员应核实信息的准确性，确保案卷信息完整无误。
2.案卷备份–案卷备份工作应定期进行，备份的内容应包括案卷的电子文件和纸质档案。
–案卷备份应存储在安全可靠的地方，确保备份资料的完整性和可恢复性。
–案卷备份人员应及时更新备份记录，确保备份工作按时完成。
3.案卷归档–完成执法工作后，案卷应及时进行归档，归档地点应统一并标识清晰。
–案卷归档人员应按照分类规则和归档要求，正确整理和归档案卷。
–案卷归档应采取标准化的操作方法，确保案卷的易查性和持久性。
4.案卷管理手册维护–案卷管理手册是案卷管理的重要依据，应定期进行更新和修订。
–案卷管理手册中应包括各项管理规定和操作流程的详细说明。
–案卷管理手册的维护人员应及时跟踪法律法规的更新和制度的调整，确保手册内容的准确性和时效性。
五、监督与评估1.执法机关应建立健全的监督机制，监督案卷的管理执行情况。
安全生产常用执法文书与卷宗制作和管理课件
内容完整
执法文书应当内容完整，包括 当事人的基本情况、案件事实 、证据、法律依据和处罚结果 等。
表述准确
执法文书的表述应当准确、清 晰，避免歧义和误解。
格式规范
执法文书的格式应当规范，符 合统一的标准和要求。
各类执法文书的制作规范
现场检查记录
详细记录现场检查的时 间、地点、当事人情况 、发现问题和证据等。
行政处罚决定书
根据案件事实、证据和 法律依据，作出处罚决 定，并告知当事人权利
和义务。
强制措施决定书
在必要情况下，依法采 取强制措施，并告知当
事人权利和义务。
听证通知书
告知当事人听证会的时 间、地点和程序，并告 知当事人权利和义务。
卷宗的整理与保存
01
02
03
04
分类整理
按照案件类型、时间等分类整 理执法文书，方便查找和管理
建立审批制度
02
对重要文书和卷宗的出具和使用，建立严格的审批制度，确保
其合法性和合规性。
跟踪审批进程
03
及时跟踪审批进程，确保审批工作的顺利进行，并及时反馈审
批结果。
不合格文书的纠正与改进
1 2
建立问题文书和卷宗的纠正机制
对审核中发现的问题文书和卷宗，建立有效的纠 正机制，确保其得到及时整改和修正。
建立完善的安全生产管理制度和 应急预案，做好事故预防和应急
处理工作
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安全生产执法展望
安全生产执法形势分析
安全生产执法形势严峻
安全生产事故频发，安全形势严峻，安全生产执法任务艰巨。
安全生产违法行为严重
企业违法违规行为普遍，安全生产主体责任不落实，安全生产管理 混乱。
行政执法案卷制作要点
询问笔录
内容填写要全，包括时分都要写。
内容： 1、首先要确认被询问人身份； 2、询问的内容要围绕案件来写，被询问 人回答的内容要有取舍；
格式： 1、记录人要从始而终，一份询问笔录不 要出现两个笔迹； 2、笔录内容中间不要空行； 3、尾部单行划斜杠，每行的尾部不需要 划斜杠；
8
现场笔录
格式： 1、同询问笔录； 2、当事人要在现场笔录记录结束位置标 记“情况属实”相关信息
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注意事项（三）
6.使用的文书需由执法人员签名的，均要由两名以上的行 政执法人员签名。 7.调查取证时，向当事人索取的许可证、营业执照、生产 销售记录、自查报告等有关书证材料，复印后应加盖企业 印章；或者由执法人员在复印件空白处标注“本件与原件 核对无误”并签名。 8.案件移送书的有关材料，被移送单位应留原件，移送单 位留复印件。
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执法案卷要求（三）
5.执法文书材料经过系统排列后，要逐页编号。如果是双 面，双面都需要有页码； 6.行政执法案卷按规定项目逐项填写齐全，结案日期按结 案审查表日期填写。 7.案卷保存期限：现场处罚案卷为三年保存卷；立案查处 的一般性案件为五年保存卷；危及人体健康和人身安全的 大案为永久保存卷；行政复议卷应视具体情况确定保存期 限。 案卷管理应确定固定的场所、设备和设施，专柜专储，要 有严密的放火、防盗等防范措施。
案件来源说明清楚准确
案情说明时，应当是“涉嫌”违法，不 能直接定论为“违法”。案情说明不能 等同于案由。 最后要写明是否予以立案。
办案人员需要一致，也并非科室人员都 要是办案人员
负责人意见要明确同意或者不同意，不 能写以会议纪要为准
4
行政处罚意见告知书
违法事实部分为表述违法事实，不需要 写调查经过。
《执法案卷讲评》课件
认真编制和管理执法案卷，对维护执法机关的公信力、提高执法效能具有重要的作用。
执法案卷记录了案件的整个处 理过程，具有一定的历史价值， 有助于对相关事件进行研究和 了解。
执法案卷记录了案件的调查和 处理过程，具有一定的调查研 究价值，有助于对执法工作进 行分析和总结。
结语
1 提高执法能力
深入了解执法案卷的相关知识，对执法工作的开展具有重要意义。
2 提高工作效率
严格按照执法案卷编制流程和内容要求，对工作的规范化和科学化具有重要的推动作用。
接到案件
收到报案人或者发现案件，确定立 案需求，将案件归入工作计划。
调查取证
实地勘验案发现场和有关地点，收 集、保留有关证据材料。
执法决定
在审查和调查材料的基础上，根据 有关法律法规和政策规定，依法做 出执法决定。
结案
依法结案，提交结案报告，完成案 件的归档工作。
执法案卷的内容要求
• 起诉状：起诉法院的一种书面材料，主要包括案情、罪名、证据等。 • 立案决定书：执法机关经审查、调查材料确定案件立案的一种书面证明。 • 调查笔录：指执法机关在调查侦办案件过程中，书写的调查笔录。 • 刑事判决书：指人民法院作出的有关刑事案件的有效判决，包含判决内容、事实依据、证据材
指执法机关在办理案件过程中的调查、取证、 决定、执行等工作情况。
执法案卷的编ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ流程
1
准备工作
2
收集业务资料，熟悉有关法律法规，
了解案件的相关情况，确定办案方
案。
3
案件审核
4
对办案人员处理案件的情况，进行
审核、检查和指导，遇到疑难问题，
协助解决。
5
执行阶段
浅议如何规范行政执法案卷
浅议如何规范行政执法案卷作者：周颖来源：《档案管理》2018年第05期行政执法案卷材料是监督行政执法行为的必备要件，是执法责任考核评议及过错责任追究的原始依据。
行政执法案卷归档工作是城市管理行政执法机关对所办理的案件办理完结后，对在办案过程中所形成的各种文书进行加工、整理，根据文书形成的规律和内容的内在联系，分门别类地归档，让行政执法案卷更加清晰、准确、合法、规范。
1 存在问题（一）证据收集有瑕疵。
一是处罚主体不明确。
被处罚人为自然人的没有身份证明；被处罚单位没有法人代表身份证明；被询问人无授权委托或身份证明。
二是案件证据无验证。
违法现场的照片未经当事人确认，或案卷证据清单中注有照片，但案卷内没有收集；证据复印件来源不清，既未注明出处、取证日期，也未在复印件上注明与原件核对无异等。
三是笔录制作不规范。
现场检查笔录记录关系量罚事项不完整；勘验笔录附图不规范，徒手绘图，且未绘制参照物确定违法地点；案卷内调查取证文书没有执法人员签名或只有1名执法人员签名；当事人拒绝签名，没有邀请适合的人员作为见证人。
（二）裁量标准未执行。
个别单位在做出行政处罚决定时，未能根据违法行为的事实、性质、情节和社会危害程度认定裁量等级，在已认定裁量等级上与公布裁量等级规定处罚的金额不相符，存在轻裁量等级重处罚，重裁量等级轻处罚或者不予裁量的现象。
（三）法律文书不标准。
一是个别执法部门使用的系统内部文书格式过于陈旧，不符合法律更新的需要。
二是一些法律文书填写不够规范，有的处罚案卷没有调查终结报告、案件处理审批表和结案报告；有的结案报告基本情况和案情叙述不清；有的没有领导签批意见。
三是少部分单位的处罚决定书格式、内容过于简单，基本要素不具备，表述不严谨。
（四）罚缴分离不到位。
一是执罚部门存在直接收缴罚款，执罚单位不按规定留存银行缴款凭证，同时，无法证明罚缴分离的情况。
二是作出罚款决定的行政处罚决定书未载明代收机构的名称、地址和当事人应当缴纳罚款的数额、期限等，也未明确对当事人逾期缴纳罚款是否加处罚款。
从制作方法的角度行政执法文书
从制作方法的角度行政执法文书行政执法文书是行政执法活动的重要产物，是执法机关对被执法对象进行执法行为的记录和表达，具有明确权力、保障权益、规范行为的作用。
从制作方法的角度来看，行政执法文书的制作应该具备以下几个步骤。
首先，明确文书的类型和目的。
行政执法文书根据其内容和形式的不同，可以分为处罚决定书、责令改正通知书、听证会通知书等多种类型。
在制作文书之前，执法人员应该明确所需文书的类型和目的，从而确定文书的框架和内容。
其次，收集相关证据和材料。
行政执法文书的制作需要依据相关的证据和材料，执法人员应该在执法过程中充分收集、整理和保存相关证据和材料。
这些证据和材料可以是书面文件、照片、录音、视频等形式的记录，以及调查取证过程中所获取的相关信息。
然后，确定文书的结构和内容。
行政执法文书应该有明确的结构和内容，以便于被执法对象理解和接受。
一般来说，行政执法文书可以包括标题、开头、正文、结尾和附件等部分。
在确定文书的结构和内容时，执法人员应该遵循法律法规的规定，以及执法机关的内部规章制度。
接下来，编写文书的文字和语言。
行政执法文书的文字和语言应该准确、简明、明确，避免使用模糊、含糊和歧义的表达方式。
执法人员应该注意使用规范的法律术语和词汇，避免使用难以理解或容易引起误解的词语。
同时，文书的文字和语言应该符合法律法规和执法机关的要求，具有一定的规范性和统一性。
最后，审查和签发文书。
行政执法文书在制作完成后，需要经过审查和签发程序。
审查人员应该对文书的内容、形式、法律依据等进行仔细检查，确保文书的合法性、合规性和准确性。
签发人员应该对审查通过的文书进行签发，确保文书的有效性和效力。
总之，行政执法文书的制作是一个复杂而严谨的过程，需要执法人员具备一定的专业知识和技能。
只有在严格按照法律法规和执法机关的规定进行制作的情况下，行政执法文书才能发挥其应有的作用，保障执法行为的合法性和权益的维护。
执法案卷制作交流发言稿
大家好！今天，我很荣幸能够站在这里，与大家共同探讨执法案卷制作的相关问题。
执法案卷是司法工作中不可或缺的一部分，它记录了案件的全过程，对于案件审理、执行以及司法监督都具有重要的意义。
在此，我愿就执法案卷制作交流以下几点看法。
一、执法案卷制作的重要性1. 保障司法公正。
执法案卷是司法公正的基石，它记录了案件的事实、证据、法律适用等全过程，为法官审理案件提供了客观依据，有助于保障司法公正。
2. 促进司法效率。
执法案卷制作规范、完整，有助于提高案件审理效率，降低诉讼成本，减轻当事人诉累。
3. 便于司法监督。
执法案卷是司法监督的重要载体，通过查阅执法案卷，上级法院、检察院等司法机关可以全面了解案件审理情况，及时发现和纠正司法错误，确保司法公正。
4. 推进司法公开。
执法案卷制作规范，有利于实现司法公开，让当事人和社会公众了解案件审理过程，增强司法公信力。
二、执法案卷制作的基本要求1. 完整性。
执法案卷应包含案件的全过程，包括立案、审理、执行、归档等各个阶段，确保案件的完整性。
2. 真实性。
执法案卷应如实记录案件事实、证据、法律适用等，不得伪造、篡改、隐瞒事实。
3. 规范性。
执法案卷制作应遵循法律法规和相关规定，确保格式规范、内容准确。
4. 系统性。
执法案卷制作应按照一定的逻辑顺序排列，便于查阅和使用。
5. 稳定性。
执法案卷应采用耐久性材料制作，确保长期保存。
三、执法案卷制作的具体措施1. 加强培训。
对法官、书记员等司法工作人员进行执法案卷制作培训，提高其业务水平。
2. 制定规范。
制定执法案卷制作规范，明确制作要求、格式、内容等。
3. 强化审核。
对执法案卷进行严格审核，确保其完整、真实、规范。
4. 利用科技手段。
运用信息化技术，实现执法案卷电子化、网络化，提高工作效率。
5. 加强管理。
建立健全执法案卷管理制度，明确责任，确保案件材料的安全、完整。
四、执法案卷制作中的常见问题及对策1. 材料缺失。
对策：加强案件材料收集，完善案件卷宗。
行政执法全过程记录制度 案卷制作
行政执法全过程记录制度案卷制作行政执法全过程记录制度案卷制作随着社会的进步和发展，人民对行政执法全过程的关注越来越高。
而行政执法全过程记录制度的建立和完善，能够有效地保障执法工作的合法性和规范性，维护人民的合法权益。
本文将就行政执法全过程记录制度的建立和案卷制作进行探讨。
行政执法全过程记录制度的建立行政执法全过程记录制度是指在行政执法活动中，对于所有的执法过程和结果都进行全面的、准确的记录和保存的制度。
该制度的建立和健全，可以有效地增强行政执法工作的公正性、公开性和规范性。
具体来讲，行政执法全过程记录制度应该包含以下内容：1. 执法人员的人员信息、执法依据和执法范围。
2. 执法行为的时间、地点、方式、对象、内容、结果等全过程记录。
3. 执法中涉及到的文书、证据等材料的保存。
4. 对执法结果的后续跟踪记录和更新。
5. 对于执法工作中存在的问题和纠纷的记录和处理等等。
案卷制作案卷制作是行政执法工作中必不可少的一个环节。
好的案卷制作和管理，不仅能够保障行政执法全过程记录制度的贯彻和落实，而且也为后续执法工作的开展提供了更有价值的信息和支撑。
下面是案卷制作的一些要点：1. 案卷制作应该符合行政执法全过程记录制度的要求，并严格遵守相关记录、保存和归档的规定。
2. 案卷应该以时间顺序排列，对于每一个环节，都应该有全面、准确、可靠的记录，并注明责任单位和责任人。
3. 对于执法涉及到的证据材料、文书等应该进行分类、编目，便于查找和管理。
4. 案卷管理应该完善，包括了存放、借阅、审阅、转交等环节，努力提高案卷的安全性和信息化水平。
总之，行政执法全过程记录制度和案卷制作，是行政执法工作中非常重要和必要的环节。
只有健全和规范的全过程记录制度，才能更好地保障行政执法工作的合法性和规范性，维护人民的合法权益。
同时，高质量的案卷制作和管理，也为行政执法的监督和评估提供了更加有力的依据，为宏观管理和公共决策提供了更加可靠的数据支撑。
加强案卷制作标准化、规范化建设是提升基层依法行政能力的有力保障
案卷制作的标准化、规范化，不仅是执法文书的制作标准、规范、整洁、美观的体现；而且是执法队伍的精神风貌、能力、素质、斗志的体现。
专卖执法人员不仅要严肃、认真、客观、公正的履行好每一次职务；而且还要标准、规范、科学、合理的制作好每一份案卷。
尽可能地把“事实清楚、证据确凿、定性准确、处理恰当、手续完备、程序合法”的执法全过程通过案卷以文字的形式给予酣畅的表现。
案卷制作要按照“繁出精品，简出效率”的原则实施，要充分体现烟草专卖行政执法管理的改革方向，要做到叙述事实客观，适用法律具体，处罚结果恰当，文书规范整洁，卷宗完整无缺，印章齐备清晰。
近年来，国家局对专卖管理工作的要求越来越严，地区间的年度专卖管理工作质量评比要求也越来越高，其中的案卷质量失分现象还较为普遍。
案卷制作是专卖队伍精神升华、形象提升、效率提高最有影响的因素。
笔者结合本人所在地区烟草专卖执法实践，对烟草专卖行政处罚案卷的制作提出以下看法：一、案卷制作依据和基本原则1.案卷制作依据案卷制作依据是指，烟草专卖行政处罚案卷制作必须予以考虑的各种权变因素，包括烟草专卖行政处罚工作的外部因素和内部因素。
（1）与法律制度相适应法律制度，是指一切影响到烟草专卖行政处罚案卷制作的上位法规范，既包括法律规范，也包括政策性规范；既包括实体法规范，也包括程序法规范。
具体而言，有下列几个层面需要考虑：一是法律渊源。
法律渊源是指烟草专卖行政处罚赖以存在并作为直接或间接处罚依据的法的表现形式。
包括法律、法规、有关法律解释等。
只要是法律渊源作出的硬性规定，必须遵照执行，并在案卷中得到合理体现。
二是参照性规范。
实践中，烟草专卖行政处罚可以参照适用的规章、规范性文件等。
尤其是应特别要重视程序性规范。
三是内部管理机制规范。
这主要是指，烟草专卖行政主体内部职位、岗位的设立和职责的确定，尤其是内部机构工作任务和制度分工。
（2）与执法实践相结合烟草专卖执法实践已经走过了二十多个春秋，烟草专卖执法工作也已取得了长足进展。
行政执法案卷制作规范 (2)
行政执法案卷制作规范第一条? 为加强和规范城市管理行政执法案卷管理，进一步促进依法行政，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、《江苏省依法行政考核办法》和《江苏省城市管理行政执法规范（试行）》等法律、法规的规范，结合工作实际，制定本规范。
第二条? 本规范所称行政执法案卷，是指行政执法活动中形成的、具有查考利用的、能反映案件真实情况、体现整个行政执法过程、有保存价值的各种文字、图表、声像、证物等不同形式的历史记录，包括行政执法过程中制作并使用的文书和所取得的证据载体材料，以及产生的其他具有法律效力或者法律定义的材料。
第三条? 城市管理行政执法机关具体办理行政执法事项的机关处（科、室）和执法机构，均应按本规范做好行政执法案卷管理工作。
行政执法案卷管理绩效列入行政执法责任制、依法行政考核、法制工作考核、本单位综合绩效考核内容。
第四条? 行政执法案件承办人在受理案件后，应当收集本案的各种文书及证据材料。
案件办结后，应核查案件材料是否齐全完整，发现缺漏和法律手续不完备的，及时补齐或在法律允许范围内进行补救，以确保案卷材料的完整性、规范性。
第五条? 案卷文书材料一般应使用计算机打印的文书原件，尺寸规格为A4型纸；不能使用文书原件的可使用与原件核对无误的A4型纸张复印件，并注明出处及加盖文书原件保管单位公章。
文书材料确需手工填写的，不得使用不耐久字迹材料书写，应使用黑色、蓝黑色墨水或墨汁书写，字体工整、清晰。
文书材料有涂改的应更换修正后的文书原件，不能更换的应由相关人员在涂改处加盖印章或按手印。
第六条? 行政执法案卷立卷归档，一般按年度编号，一案一卷一号，区分行政许可、行政处罚、行政复议、违纪处理等不同类别。
案卷材料较多的可分为正卷、副卷，结论性材料归入正卷，依据性材料归入副卷；涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等不宜公开的文书材料，应归入副卷保存。
案卷文书材料较少的可按工作阶段合订立卷。
第七条? 案卷文书材料编目顺序，应体现行政执法程序，其排序的原则：1、密不可分的材料依顺序排列在一起；2、文件材料在前、证据材料在后；批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；3、结论性材料在前，案件（许可）办理的客观进程形成的案件材料按自然顺序排列在后。
执法案卷文书管理规定
（五）执法案卷文书管理规定
一、路政执法人员必须使用统一印制的案卷文书。
二、法律文书实行专人领管，不得任意借用，不得遗失，作废文书须保存完整，文书使用完后，将存根及作废文书交回内勤管理人员处，完善相关手续。
三、执法案卷文书应按规定的格式制作。
1、用墨水笔或签字笔填写，书写工整、清晰。
2、各项内容填写完整、准确;存根与送达联应一致。
3、案卷文书装订整齐。
四、执法案卷文书实行集中管理，分别立卷，一案一卷的原则，任何人不得私存案卷，结案前，案卷可由承办人保管，结案后，承办人应在规定的时间内将案卷整理完备，移交专人保管，归档时，保管人要逐卷认真检查，严格验收，进行交接，不得接受制作不符合规定的案卷文书。
五、执法案卷文书非经批准不得调阅、借阅，对确需调阅的，应按规定办理手续。
1、调阅、借阅一般不得少于二人，并持有单位介绍信和身份证明。
2、调阅仅限于司法机关，其他单位不得调阅。
3、借阅指当场阅读，阅后一律不准私自复印。
六、执法案卷文书归档后要及时存入档案柜有序地保存，不得随意乱放，保管人员要定期检查档案，对保管期限已满的案卷太湖及时鉴定，造册登记，报请批准后现再行销毁。
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行政执法案卷的作用及制作技巧探讨
行政执法案卷的作用及制作技巧探讨作者：韩广强来源：《世界家苑·学术》2017年第07期摘要：行政执法案卷的归档制作主要是指的相关行政执法机构在案件处理结束之后，对于案件办理过程中所搜集、制作的各种文书资料进行整理的过程。
按照文书的内容以及其内在联系，根据其类别制作装订成为案卷，同时及时的将案卷进行归档保存。
行政执法案卷的制作和归档是行政执法人员的日常工作之一，虽然执法案卷的制作看上去比较简单，但它却是一项复杂细致的工作，因为行政执法案卷制作归档的质量会直接影响到我们的执法质量。
因此，我们必须要严格遵守相应的规范和制作流程。
关键词：行政执法案卷；作用；制作技巧1、行政执法案卷的作用首先，行政执法文书是对行政执法活动的记录，在执法过程中的各个环节都必须要有案卷记录，它不仅是上一阶段执法的小节，同时也是下一阶段执法的参考依据，而这一系列的文书集合起来就组成了完成的行政执法案卷。
制作行政执法案卷能够帮助我们更清楚的了解案情，同时它也是上级行政复议以及法院诉讼案件的书证。
其次，我们可以通过对行政执法案卷进行抽样检查，从而考核某一行政执法人员的执法水平，考核其综合能力。
因此我们应该将行政执法案卷作为行政执法人员的必修课与必考内容。
最后，行政执法案卷还能够起到教材的作用，好的行政执法案卷能够作为典范，质量较低的案卷可以作为反面教材。
认真阅读他人制作的行政执法案卷，能够让自身的制作水平得到提高。
另外优秀的案卷还是其他行政执法人员的培训教材。
2、文书制作中应注意的几个问题2.1《现场检查笔录》制作应注意的问题《现场检查笔录》应当只是着重记录和体现现场检查的客观情况，其文字表述建议多用“查出标示为×××”等只需记录能客观反映情况的字样，而不应带有调查和需调查的内容，如果有需要调查的内容，则应该在《调查笔录》中继续调查、体现。
另一需要注意的问题是《现场检查笔录》中应该注明在场人。
行政执法文书及卷宗管理制度
行政执法文书及卷宗管理制度第一条为了加强全系统行政执法文书及卷宗的管理,按照国家食药监总局《食品药品行政处罚程序规定》的精神～根据档案管理及有关法律、法规和规章的规定,结合工作实际,制订本制度。
第二条行政执法文书及卷宗管理是指行政执法文书的格式、印制、申领、使用、存档及核销与案卷的管理。
第三条全市食品药品行政执法固定格式文书,以下简称格式文书,由市食药监局统一格式范本～各县、区食药监局和市食药监稽查支队自行印制并统一编号和管理。
第四条行政执法文书管理应由专人负责。
统一按规定管理文书的格式、印制、申领、使用、存档及核销工作～并如实做好相关记录。
作废行政执法文书由行政执法文书管理人员负责收回、登记、保管和销毁。
第五条行政执法文书管理人员如有变动～应办理好文书管理移交手续～方可同意变动。
第六条申领行政执法格式文书时～应认真填写《执法文书领取登记册》～如实登记领取文种、份数、时间、经手人。
第七条行政执法格式文书～应按规定使用～不得混用、串用～严禁转借其它单位使用。
第八条行政执法文书应按规定填写～书写规范。
- 1 -第九条行政执法案件结案后～必须及时立卷归档～将卷宗移交行政执法文书管理人员并履行交接手续。
立卷归档的原则是“谁办案、谁立卷”～“一案一卷”～案结卷成。
第十条行政处罚案卷按下列顺序排列装订:总的要求是～内部程序性文书按照成文时间倒序进行排列～证据性文书按照成文时间顺序进行排列。
具体按照正件在前、附件在后～打印件在前、手写件在后的顺序～将同一案件相关材料按类组合在一起立卷。
实践中参照附件《食品药品行政处罚卷宗材料排列顺序》的顺序排列组卷。
第十一条案卷装订每卷不超过2厘米或者200页～过多时应按分卷1、分卷2顺序订卷。
第十二条执法案卷用统一的卷皮、卷目组卷～书写工具一律采用钢笔、签字笔～字迹工整、清晰。
卷内不得有金属物～对破损的材料要托裱～卷内材料应依次用阿拉伯数字在每页右上角编写页号。
第十三条借阅卷宗需经部门负责人批准同意并办理有关借阅手续后方可借阅,并在规定期限内按时归还。
城管行政执法文书、案卷管理制度1.doc
城管行政执法文书、案卷管理制度1城管行政执法文书、案卷管理制度一、城市管理行政处罚过程中执法文书、案卷的管理均适用本制度。
二、本制度中的执法文书指盖有“格尔木市城市管理局”印章的各类文书；本制度中的案卷是指将简易程序案件及一般程序案件按规定制作而成的卷宗。
三、执法文书、案卷实行专人管理，统一存放。
四、执法文书领用与注销均需登记，做到有据可查，领用的队员应有效使用，妥善保管，不得将执法文书挪作他用，禁止擅自作废。
对于作废的执法文书应在背面注明原因，并完整保存，以备查验。
五、各类案卷定期进行整理、归档。
一般程序案件原则上一案一卷，也可一卷多案，但每卷不得超过8个案件；简易程序案件可多案一卷，但每卷不超过50个案件。
档案材料的种类、份数、页数均应齐全完整。
六、执法案卷应按照执法程序的顺序将同一案件相关材料按类组合在一起立卷。
七、执法案卷用统一的卷皮、卷目组卷，书写工具一律采用钢笔、签字笔，字迹工整、清晰。
卷内不得有金属物，对破损的材料要托裱，卷内材料应依次用阿拉伯数字在每页右上角编写页号。
八、执法案卷应按照案卷排列顺序制卷号，以固定案卷位置。
九、案件办理终结，应将案件材料装订成卷，经审查后存档。
十、适用简易程序实施行政处罚所形成的案卷，保存5年；适用一般程序实施行政处罚所形成的案卷，保存10年；重大复杂的行政执法案卷，保存20年。
十一、对超过保存期限的资料，由资料保管部门申请销毁，经批准后按规定进行销毁。
城管局2005年党政信息工作目标考核办法_规章制度城管局2005年党政信息工作目标考核办法为适应新形势下城管系统信息工作发展的需要，进一步提高全局信息工作质量，更好地为领导决策提供服务。
根据区委、区府、市局等上级部门关于信息工摘自作的要求，特制定本办法。
一、考核对象局机关各科室、下属各事业单位、各中队。
二、考核内容各单位上报的党政信息数量，上级部门的采用情况。
同时，对各单位的信息机构、网络、制度建设情况及信息员队伍建设进行考核。
徐凯桥行政执法文书制作与案卷管理
（2）按执法文书制作主体，可分为以个人名 义制作的文书和以执法机关名义制作的文书。 所谓以个人名义制作，指以执法人员个人的名 义制作，由执法人员对文书的真实性、准确性 负责，如询问笔录、现场检查记录等。所谓以 执法机关的名义制作，指执法人员以所在执法 机关的名义制作的文书，由该执法机关对文书 的真实性、准确性负责，如行政处罚决定书、 查封扣押通知书等。在执法实践中，大多数执 法文书都是属于以执法机关名义制作的文书。
三是需要保存的证据不登记或登记不规 范。
四是实施先行登记保存的物品与被处罚 行为没有关联性。先行登记保存的物品 作为证明案件真实情况的证据，必须具 有客观性、关联性和合法性三个基本特 征，它必须与违法行为有直接必然联系 的。
五是未经行政机关负责人的批准实施登 记保存。
（2）重大案件集体讨论文书。错误主要表现 在：
民事行为能力
完全民事行为能力
18周岁以上 精神状况正常 16周岁以上 自食其力
限制民事行为能力
10周岁以上—未成年 不能完全辩认自己行为的精神病人
无民事行为能力
不满10周岁 不能辩认自己行为的精神病人
行政责任能力
第二十五条 不满十四周岁的人有违法行为的，不予行
政处罚，责令监护人加以管教；已满十四周岁不满十八
规范的行为，并且具有一定行政责任能力的公 民、法人或者其它组织。 行政责任能力：是指公民、法人或者其它组织 对自己实施的违法行为有独立地承担法律后果 的能力。
行政处罚责任主体（受罚主体）＜违法主体
行政处罚责任只能由违反行政法的义务 人承担 责任主体是实施行政处罚的前题与基础
适用法律规范
法律关系主体
一是执法文书制作主体是拥有法定执法 权的执法部门。
二是执法文书适用范围是具体行政执法 活动。它和执法活动是同步进行的。
执法文书制作与案卷归档
因查封、扣押发生的保管费用由行政机关承担。
决定
处置：第二十七条 行政机关采取查封、扣押措施后，应当及时查清事实，在本法第二十五条规定的期限内作出处理
决定。对违法事实清楚，依法应当没收的非法财物予处以没理收；法律、行政法规规定应当销毁的，依法销毁；应当解
除查封、扣押的，作出解除查封、扣押的决定。
解除：第二十八条 有下列情形之一的，行政机关应当及时作出解除查封、扣押决定：
注意事项： 复查意见仅限于复查当日的 现场状况； 不得使用“完全整改完毕” “基本整改完毕”等字样， 表述应当准确、客观。
使用范围：可以针对《责令 限期整改指令书》《现场处 理措施决定书》《行政处罚 决定书》下达后需要进行复 查等多种情况使用。
对于已完成整改的，注明 已完成的客观情况。
对于未完成整改的，复查 情况表述应有法律依据， 表述文字应紧扣法律责任 （条文）具体描述。
查封扣押审批、决定、清单、延期、处理； • 停止供电（供应民爆物品）通知、决定、恢复。
2.2 查封扣押
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请输入内容
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请输入内容
2.2 查封扣押
行政强制审批表 审批
延长查封扣押期限决定书 查封扣押处理决定书
决定
处理
查封扣押决定书 查封扣押（场所、设施、财物）清单
④⑥
文书简要说明：安监部门依法 对有关单位作出停止供电或者 停止供应民爆物品决定，送达 有关单位的文书。
①受送达单位。（供应单位）
②生产经营单位。（拟被执行 单位）
③作出的行政决定。（停产停 业等）
④作出具体的强制决定（停止 供电、停止供应民爆物品）
简析执法案卷的管理规范
管理观察44作者简介：徐婧（1982— ），女，汉族，山东临沂人。
主要研究方向：档案管理。
作为我国权力的执行者，执法部门要严格遵守我国的法律法规，在面对社会中的不和谐事件时，要以第三方的视角，对事件进行客观的判断。
所以在记录执法案卷时，更应该根据事实情况进行记录，在记录过程中，要严格按照案卷规定的填写格式进行书写。
相关部门要设立专门的执法案卷管理机构，并且要制定规范的管理体系，以此来规范执法者的执法水平。
一、主要问题（一）案卷不规范在执法过程中，执法人员对案卷书写规范程度并不重视。
其一，在面对违法事件时，记录人员没有明确指出，违法事件中的主体是个人或者是单位，有或者是被询问人和被处罚人不是同一人，这种不规范书写，会影响执法者判断能力，会造成处罚主体出现错误。
其二，在面对违法事件时，对违法事实认定不清，在没有足够的证据下就对案件进行立案处罚，这种做法有违我国的执法规范，不利于我国行政执法的公平性。
其三，在书写执法案卷时，没有按照相关规定写出具体的处罚计算方式，仅仅只是根据个人的自主意识，对违法人进行处罚，影响执法部门的公平性，使人民群众对执法部门失去信心，为我国行政部门造成了极大的负面影响。
其四，在执法过程中，收集证据的操作严重违规，证据是案件调查的关键所在，对案件有着决定性作用，如果案卷在书写时，对证据的收集有所遗落或者随意增加，这都增加执法难度。
（二）卷宗书写不规范在执法记录过程中，案卷的书写有着一定的要求，记录人员要严格按照案卷的书写条件进行记录。
第一，现场勘验笔录不规范，执法人员在对违法现场进行勘验时，工作人员对现场状况记录不详、不具体、描述简单等，此种记录方法，并不能对现场情况进行有效的反馈，这增加了破案难度[2]。
第二，询问笔录不规范，执法作业时，执法人员对被询问人不明确表明身份，说明来意。
询问过程中更是不能有效的抓住违法事件的重点，在这种情形下记录的笔录，将极大的失去其效用。
第三，行政处罚决定书不规范，处罚决定书是对违法人进行处罚的重要凭证，在书写过程中工作人员，并没有详细的对当事人提出陈述申辩意见，也没有对已查封和扣押的财产进行相关的记录，此种记录方式造成了处罚决定书的不规范性，也就使处罚结果失去其可靠性。
浅谈行政执法文书档案制作与管理
浅谈行政执法文书档案制作与管理摘要：行政执法是行政部门实施法律法规、管理社会公共事务的重要手段，其中涉及大量的文书档案制作与管理，这些文书档案记录了行政执法的全过程，是还原事件真相、明确各方责任的重要依据。
同时，文书档案也是总结执法经验、改进工作方法的重要参考资料。
本文中笔者将针对浅谈行政执法文书档案制作与管理展开论述和分析。
关键词：行政执法；文书档案；制作；管理行政执法文书档案是指行政处罚案件办理完成后，行政执法人员将制作的行政处罚案件文书全部案件材料装订成册，立卷归档的工作。
行政执法文书档案管理既是执法能力和执法水平的体现，也是对案件追溯的重要证据，更是对案件资料进行有效保存的重要措施，所以执法文书档案管理在行政执法工作中具有很重要意义。
我在交流档案管理工作时，发现部分单位档案管理普遍存在不规范的问题，现结合自己多年档案管理工作，对执法文书制作归档管理交流如下。
一、执法文书归档注意事项（一）一般程序案件应当按照一案一卷进行装订，材料过多，可一案多卷。
（二）卷内文书材料应当齐全完整，不重份、无多余材料。
并用阿拉伯数字开始依次用不褪色中性笔或机打编写页号，横印材料应当字头朝装订线摆放再编写页号。
（三）录音、录像等证据材料应当放入证据袋中并注明录制内容、数量、时间、地点、制作人等，随卷归档。
（四）封面制作应规范，封面题名应当由当事人和违法行为定性两部分组成，如《关于王某某不按规定运输动物案》。
卷内目录应当包括序号、题名、页号和备注等内容，按卷内文书材料排列顺序逐件填写。
备考表应当填写卷中需要说明的情况，并由立卷人、检查人签名。
（五）案卷装订前要做好文书材料的检查。
文书材料上的订书钉等金属物应当去掉。
对破损的文书材料应当进行修复或补充。
小页纸应当用A4纸托底粘贴。
纸张大于卷面的材料，应当按卷宗大小先对折再向外折叠。
对字迹难以辨认的材料应当附上抄件。
案卷应当整齐美观、不松散、不压字迹、不掉页、便于翻阅。
制作行政执法案卷的注意事项
制作行政执法案卷的注意事项
陈春艳
【期刊名称】《中国质量技术监督》
【年(卷),期】2005(000)010
【摘要】执法文书是执法行为的有效载体，执法案卷又是执法水平的直接体现。
我们在执法实践中，往往因为文书制作不规范，程序不合法，导致行政复议被撤销或变更，甚至在行政诉讼中败诉。
为此，认真制作执法案卷显得尤为重要。
笔者就执法检查中发现的一些问题，谈一点粗浅的认识。
【总页数】1页(P39)
【作者】陈春艳
【作者单位】河北省保定市质量技术监督局
【正文语种】中文
【中图分类】D9
【相关文献】
1.行政执法案卷制作规范研究
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5.规范行政执法案卷档案的相关思考
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2.执法文书的分类。
（1）按执法文书用途，以分为内部文书和外部文书。 内部文书，指在执法活动过程中执法机关为行政管理 活动需要而制作的在行政机关内部运转的书面文件， 如立案审批表、案件审批表、案件调查终结报告、结 案报告等。外部文书，指执法机关在具体执法活动中 制作的涉及到当事人权利、义务关系或调查取证过程 中有行政机关以外的人员、组织参与的文书，如调查 笔录、勘验笔录、行政处罚事先告知书、行政处罚决 定书、责令停止违法行为通知书等。相对而言，执法 机关对外部文书的重视程度要高于内部文书。
交通运输行政执法文书制作与 案卷管理
浙江省交通运输厅政策法规处 徐凯桥
行政处罚法 行政许可法 行政强制法 行政诉讼法 民事诉讼法 交通行政处罚程序规定 交通行政许可实施程序规定 交通行政执法风纪等五个规范
一、行政执法文书
（一）执法文书的概念及其含义 执法文书，是指国家行政机关、法律法
规授权的组织或者委托行使行政执法职 能的组织，依法制作的处理各类行政管 理事务，具有法律效力或法律意义的一 系列文书总称。主要包含以下四层含义：
楚。 （3）处罚失当。
（4）表述不规范。具体有以下表现： 一是语言使用不规范。有的文书在描述时词不达意，
甚至引起歧义，有些文书中使用方言。 二是出现错别字。 三是不签名、代签名或少签名。 四是漏填或少填项目。 五是字迹潦草。 六是日期填写混乱。如立案日期在调查取证之后，处
一是执法文书制作主体是拥有法定执法 权的执法部门。
二是执法文书适用范围是具体行政执法 活动。它和执法活动是同步进行的。
三是执法文书制作必须遵守法律法规规 定，不能脱离法律法规的规定自己创设 文书种类、形式和内容。
四是执法文书必须具有法律效力和法律 意义。执法文书一旦制作完成，行政机 关必须遵守，不能朝令夕改；对于当事 人而言，一旦当事人签收后，执法文书 对其就有拘束力，当事人必须履行执法 文书规定的法律义务。
（3）按执法文书作用，可分为执行类、证据 类和工作类文书。所谓执行类文书，指执法机 关在执法过程中，依照法律规定办理行政案件 时操作的法律文书，如决定书、许可证等。所 谓证据类文书，指执法机关在执法过程中，依 法调查取证时形成的法律文书，如现场检查笔 录、调查询问笔录等。所谓工作类文书，指执 法机关在执法过程中，为决定适用某种程序、 内部请示报告、研究讨论等所形成的执法文书， 如行政处罚审批表、重大案件集体讨论记录等。
二是任意扩大证据登记保存范围。实行 证据先行登记保存，必须是在特殊、紧 急情况下，如证据有可能灭失、时过境 迁后将难以取得等，行政执法机关才能 实施。如果对没有必要进行证据登记保 存，或通过询问笔录、证人证言、现场 笔录等其他证据就能够确定行政相对人 违法事实的，就不能采取这项措施。
三是需要保存的证据不登记或登记不规 范。
四是实施先行登记保存的物品与被处罚 行为没有关联性。先行登记保存的物品 作为证明案件真实情况的证据，必须具 有客观性、关联性和合法性三个基本特 征，它必须与违法行为有直接必然联系 的。
五是未经行政机关负责人的批准实施登 记保存。
（2）重大案件集体讨论文书。错误主要表现 在：
一是讨论无记录。 二是记录无实质内容。 （3）案件调查终结报告。错误主要表现在: 一是无制作案件调查终结报告。
（2）按执法文书制作主体，可分为以个人名 义制作的文书和以执法机关名义制作的文书。 所谓以个人名义制作，指以执法人员个人的名 义制作，由执法人员对文书的真实性、准确性 负责，如询问笔录、现场检查记录等。所谓以 执法机关的名义制作，指执法人员以所在执法 机关的名义制作的文书，由该执法机关对文书 的真实性、准确性负责，如行政处罚决定书、 查封扣押通知书等。在执法实践中，大多数执 法文书都是属于以执法机关名义制作的文书。
罚决定书时间与处罚事先告知书时间同一天，送达文 书回证时间在文书制作时间之前等。 （5）随
（1）证据先行登记保存文书。错误主要表现 在:
一是超过法定期限实施证据登记保存。《行政 处罚法》明确规定，实施证据先行登记保存， 应当在七日内及时作出处理决定。也就是说， 如果行政机关在七日内不能做出处理决定的， 就应该将登记保存的证据发还给所有人。
（4）按执法文书形式，可分为填写式、 书写式和笔录式文书。填写式执法文书 的格式相对固定，如当场处罚决定书等。 书写式文书是根据需要来制作的法律文 书，如调查终结报告、行政处罚决定书 等。笔录式文书主要是详细记录当事人 违法的客观事实及执法人员的调查结果， 如现场调查笔录、询问笔录等。
（三）执法文书制作应注意的问 题
（二）执法文书的特点与分类
1.执法文书的特点。 一是制作的合法性。体现在两个方面，即制作
主体的合法性和制作文种、要求、时限的合法 性。 二是体裁格式的规范性。 三是适用法律的严肃性。 四是语言表述的准确性。 五是生效执行的权威性。执法文书一旦制作完 毕并送达到当事人，非经法定程序不得变更或 撤销；如需改变或撤销，必须由执法机关依照 法定程序进行。
二是内容过于简单，未对案情进行叙述、未列 举证据，填写随意。
三是不写处罚建议。
（4）行政处罚事先告知文书。错误主要表现 在:
一是违法事实叙述不清楚，相关证据不列举。
二是拟处罚的种类和幅度告知不具体。应告知 当事人拟处罚的具体种类和幅度，因为:①处罚 种类、罚款数额不确定，将无法确定听证程序 是否适用。②处罚种类、罚款数额不确定，将 对当事人会产生截然不同的反应。③处罚种类、 罚款数额不确定，将很容易孽生执法腐败的现 象。
（1）违法事实描述不清。主要有以下表现： 一是描述太简单。对违法事实的描述缺少内容，
或者不能全面反映内容。 二是使用结论性语言。 三是违法事实记载不全面。 （2）证据反映不充分。主要有以下表现： 一是收集证据的过程是否合法没有反映清楚。 二是对所收集到的证据本身的特性没有反映清