论如何正确发挥秘书工作的主动性

论如何正确发挥秘书工作的主动性

作者

指导教师

摘要秘书工作的辅助性决定了秘书工作的被动性。把握好秘书工作被动性与主动性之间的辩证关系，在被动中力争主动，是做好秘书工作的关键。但是秘书工作正确发挥主动性是有困难的，发挥过之则为越权，发挥少之则为失职。本篇论文将从四个方面对此问题进行分析。首先，阐述秘书工作主动性和被动性的含义及二者的关系；其次，阐述秘书工作发挥主动性的重要性；再次，详细分析秘书人员不能正确发挥主动性的原因；最后，研究秘书应该如何在工作中正确恰当的发挥秘书工作的主动性。从而正确发挥秘书工作的主动性，提高秘书的工作效率。

关键词：秘书;主动性;被动性

目录

引言 (1)

一、秘书工作主动性和被动性的含义及其关系 (1)

（一）秘书工作主动性和被动性的含义 (1)

（二）秘书工作主动性和被动性的关系 (1)

二、秘书工作需要发挥主动性 (2)

（一）发挥秘书工作主动性的必要性 (2)

（二）发挥秘书工作主动性的重要性 (2)

三、秘书人员不能正确发挥主动性的原因 (3)

(一) 秘书工作过于被动的原因 (3)

（二）秘书工作过于主动的原因 (3)

四、如何恰当地发挥秘书工作的主动性 (4)

（一）秘书工作正确发挥主动性要考虑的问题 (4)

（二）秘书工作人员发挥主动性要恰当适度 (5)

结论 (5)

致谢 (6)

参考文献 (6)

引言

随着时代的发展，我国经济、社会等各个方面都发生了巨大变化，企业对秘书人员的工作效率要求不断提高。秘书工作具有被动性特点，秘书人员应当在工作中充分发挥好主动性才能更好的做好工作，但秘书在工作中多为被动性而发挥自身主动性的机会却很少。如果发挥过多的主动性会让领导觉得越权，主动性发挥过少又会让领导觉得失职。由此可见正确恰当地发挥秘书的主动性对秘书工作来说是非常重要的。

一、秘书工作主动性和被动性的含义及其关系

（一）秘书工作主动性和被动性的含义

秘书工作的主动性是指秘书作为领导的助手在把握工作的客观规律，了解服务对象的意愿、目的、要求之后，充分发挥自己的主观能动性，在被动中求主动，以积极的态度创造性地开展秘书的本职工作[1]。相反，秘书工作的被动性就是不能充分发挥主观能动性，被动的按照上司或他人的意志而行事。

（二）秘书工作主动性和被动性的关系

秘书工作的辅助性与被动性和秘书充分发挥工作的主动性并不是对立的，而是相辅相成，相互影响的。

1辅助性体现了服务的被动性

相对领导活动而言，秘书的辅助性表现为被动特征，唯有得到了领导者的授权，以领导活动为准绳，才有利于秘书工作的开展。

2 工作的顺利开展需要秘书的主动服务

秘书的天职是“助”，秘书需要积极协助领导者开展各项工作。秘书需要在从属于领导这一前提下，积极协助领导，主动为领导者提供管理所需的各类信息，完成领导交办的任务。

3 被动性与主动性的辩证统一

秘书的被动性与主动性是矛盾的两个方面，作为活动的对象同时又主导、制约着活动本身，这就是秘书活动区别于其他职业活动的特殊性。这一特殊性造成了秘书活动的一基本矛盾即秘书活动既要被动服从领导者，又要主动服务于领导者。如何把握“既不

越权，又不失职”的平衡关系呢？秘书工作的被动性与主动性是辩证统一的关系。秘书工作首先必须体现出被动性和潜隐性的本质特性，在被动中争取主动，在此基础上，秘书人员的主动服务必须不违背领导的意志，按照领导的意志去办事，无论服务结果如何，都应该由领导亲自定夺，两者应辩证统一。

所以秘书工作是主动性和被动性的统一。我们要在充分认识二者的辩证关系的基础上，化弊为利，充分发挥秘书工作的主动性。

二、秘书工作需要发挥主动性

（一）发挥秘书工作主动性的必要性

秘书角色职能赋予了秘书工作的主动性。秘书和秘书工作具有被动性，这都是相对于领导和领导工作来说的，就具体秘书活动来说，秘书工作又具有鲜明的主动性。一是秘书不是领导，贴近领导。秘书辅助领导工作，在本单位组织结构中，具有位居中枢、接近领导身旁的位置，起着领导助手的作用。二是秘书没有权力，隐含权力。秘书人员处于两道身边，既是领导下属，又经常由领导授权参与各种管理性活动，同时还是领导与人民圈中密切联系的桥梁和纽带，有着特殊地位和特殊身份。秘书工作往往伴着领导工作进行，隐含着领导权力，并借助这种隐含权力推动和开展工作。三是秘书不在其位，辅助其政。秘书是领导的参谋和助手，是直接为领导服务的，必须充分发挥主观能动性，搜集信息、积累经验、掌握规律，争取同领导一样了解和掌握全局性工作，主动领会领导意图，超前辅助领导工作，不能只是跟着领导走[2]。

（二）秘书工作主动性的重要性

秘书工作是为领导活动服务的，这项服务本身不能是被动的而应是主动的。秘书工作人员在开展秘书工作时，其主动性主要体现为以下特征：（1）率先性特征，即各种工作秘书人员要首先想到，并能及时提出建议，做好准备。（2）我要干特征，即从意愿、志向上把秘书工作当成发挥聪明才智和实现自我价值的机会。（3）劲头足特征，即对秘书工作有兴趣、乐意干，而且有信心干好。（4）为他性特征，即从思想上和行动上与自己任职的机关单位保持一致[３]。

主动不仅表现在辅助决策诸项工作的超前服务上，而且也表现在常规工作中对于大

量的庞杂而又琐碎的事务，秘书不能被动应付，而应该把它们安排得科学化、知识化。如果缺乏主动进取精神，工作消极被动，事无巨细都得让领导拿主意给办法，就会加重领导的负担，这样的秘书是不可能受到领导的欢迎的。通过分析了解秘书工作主动性的特点，秘书人员必须充分发挥主动性，从而提高秘书的工作效率。

三、秘书人员不能正确发挥主动性的原因

(一) 秘书工作过于被动的原因

1 工作性质被动

秘书工作是为领导服务工作的，秘书工作的变化总是随着领导工作的变化而变化，而且领导工作的变化直接影响和制约着秘书工作从内容到形式的发展变化，这决定了秘书工作的从属性即被动性[4]。

2 工作时空被动

不同时期、不同地方、不同领导对秘书和秘书活动的要求是不同的。即使同一个领导和同一项领导因时因事因地对秘书和秘书工作的要求也是不同的。秘书活动要服从领导日程，秘书工作要围绕领导转。秘书必须想领导之所想，急领导之所急，解领导之所难，帮领导之所需。[5]不能离开领导和领导工作而单独展开工作。

3 工作绩效被动

秘书活动的本职决定秘书工作必须甘居幕后，默默无闻地工作，而且秘书一切活动都必须通过领导和领导活动才能发挥作用，产生效益。

秘书人员说话办事、处理问题超出人员的身份地位就会形成秘书工作越位，反之则必然让领导疏远。[6]长期从事秘书工作的人员都有这样的一个体会，秘书工作有“四难”：千头万绪服务难，上下左右协调难，多重角色适应难，事务繁杂脱身难。

（二）秘书工作过于主动的原因

秘书工作具有服务性。在公司上下需要有秘书去完成上下沟通等各项工作，起到枢纽的作用。但是也不应该过于主动[7]。过于主动会让领导觉得越权，不会受到领导的欢迎甚至会让领导厌烦，这样既不利于开展工作也不利于自身的发展[8]。秘书发挥主动性主要体现在以下两方面。

1 秘书要按自己的理解去办事

秘书除了必须按领导意图办事之外，还可以代办一些领导交办的事情，要靠自己的