浅谈秘书工作的被动性和主动性1

浅谈秘书工作的被动性和主动性

作者

指导教师

摘要现代秘书工作必须随时按照领导的指示和意图办事，绝不能自行其是。秘书不仅要辅助领导工作，而且每天要处理一些事先不可能估计到的事件。这给秘书工作带来很多被动的限制。但是在秘书工作中，仍然有发挥主观能动性的广阔天地，秘书人员可以在被动中求主动，理解并搞好秘书工作的主被动关系，更好的进一步认识秘书工作，这不仅是一个理论，而且是指导实践的一把开锁的钥匙。

关键词：秘书;工作;被动性;主动性

目录

引言 (1)

一、从秘书角色意识中认识秘书工作的被动性与主动性 (1)

（一）秘书人员必须明确并牢记自己在工作中的角色定位 (1)

（二）秘书人员必须正确认识秘书工作的主被动关系 (2)

（三）秘书角色的多样性体现秘书工作的主被动关系的灵活性 (2)

二、从矛盾辩证统一关系理解秘书工作的被动性与主动性 (3)

（一）秘书工作的主被动是个矛盾的辩证统一体 (3)

（二）秘书工作活动特点体现其主被动的统一关系 (3)

三、秘书在实际的工作中如何处理好工作中的被动性和主动性 (4)

（一）在实际工作中要学会做正确的事 (5)

（二）在实际工作中必须注重细节 (5)

（三）时刻要有主动奉献精神和创新意识 (5)

（四）在实际工作中要有高度的责任感 (6)

结论 (6)

致谢 (6)

参考文献 (7)

引言

毛泽东一生有很多秘书，胡乔木就是其中一位，他是毛泽东众位秘书中善始而又善终的一位，他始终能得到毛泽东的信任和重用，因为他对毛泽东的了解，即使在离开秘书岗位后的十年动乱期间仍然得到毛泽东的关怀和爱护。[1]分析其原因一方面是他了解和尊重毛泽东，能处理好工作当中的主被动关系，与毛泽东建立良好的合作关系；另一方面是应为他能够明确自己在秘书工作中角色的定位；这也告诉我们秘书工作是从了解领导开始的，对领导的了解是秘书工作的基础，对自己的正确定位是秘书工作的前提。与领导配合默契，建立良好的关系，领导和秘书良好关系的建立要靠双方的互动，是处理好工作当中的被动与主动的关键。

一、现代秘书工作被动性与主动性失调的现象

二、从秘书角色意识中认识秘书工作的被动性与主动性

秘书所拥有的不同角色是具有各自不同的职能的。秘书要自觉地感知不断变换着的环境背景与职业行为习惯,适时调整自己的角色期望与角色形象, 全身心地投入到岗位工作中去。同时,秘书还要通过自己的实际工作, 使自己的身份角色职能和职能角色职能得以充分体现,进而更充分的认识工作中主被动关系，实现秘书的价值。

（一）秘书人员必须明确并牢记自己在工作中的角色定位

秘书是位居领导身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作的正常运转，直接为领导工作服务的事务与信息助手。概括起来就是：秘书是联系上下、沟通左右的桥梁和纽带，其工作特点是直接为领导服务。

秘书必须按照角色要求时刻做到谦虚谨慎，戒骄戒躁，不要出风头，要有正确的角色定位。作为秘书人员需妥善处理两个基本关系：一是主辅关系，领导与秘书之间的关系是工作上的主辅关系。领导是决策者和指挥者，具有决定权和指挥权，而秘书工作的辅助性和幕后性，决定了秘书在任何时候，都只有参谋、建议、办事和服务的职责；二是被动工作与主动工作的关系，秘书工作的辅助性和从属性决定了其工作性质以被动为主。但是秘书绝对不是算盘子，领导拨弄一下才动一下，秘书工作也需要发挥主观能动性，时刻将自己置于随时工作的临界状态。被动工作是从工作性质、职责、分工等方面来说的，不是指工作作风和精神状态。在工作过程中，必须正确处理好这两个关系，才

能更好发挥秘书人员的参谋助手作用。[2]

（二）秘书人员必须正确认识秘书工作的主被动关系

作为秘书一方面要把自身能力与企业实际情况结合起来, 初步明确自己的职责和功能, 对自己在企业中的角色进行初始定位, 并以此为基础开展工作, 在特定的范围内发挥特定的作用。秘书也是相对于领导而存在的, 直接为企业领导提供服务是秘书活动的实质, 秘书的工作成果也往往体现在领导的工作成效和企业的综合效益中, 这是构成秘书角色特征的重要前提，也是决定秘书在社会活动中扮演的是配角（是被动的）, 其工作是以辅佐和服务为根本特性的管理工作, 但这并不是说秘书在企业中是可有可无的。恰恰相反, 秘书人员作为企业秘书活动的主体, 处于企业管理的中枢地位, 他在处理所负责的具体业务工作中必须唱主角（是主动的）。如秘书在承办某一次会议、参与起草某一文件的过程中, 其主动作用就十分明显。

另一方面秘书要经常站在角色期望客体的角度进行换位思考, 并不断地发现自己与角色期望的差距, 不断地提高自身知识、技能、技巧, 才能科学地定位自己,理解并处理好工作中的主被动关系，更好地满足企业需要。

[3]

（三）秘书角色的多样性体现秘书工作的主被动关系的灵活性

在实际工作中,秘书的工作内容是多种多样的。这些表现既有主观原因,也有客观因素,是主观努力和客观要求的一种产物,或者说是在工作中所达到的一种境界和所实际扮演的一种角色。也正是工作中的角色不同，给了我们在工作中的灵活性。而灵活不是妄动、乱碰乱撞或想抓就抓的妄动，是必须拒绝或力戒的。灵活,是善于动脑的秘书基于动态的情况,“审时度势”而采取及时的和恰当的处事方法的一种才能,即是所谓的“运用之妙”。靠着这种“存乎一心”的“运用之妙”,就能在万机中理出头绪,在紧张中求得轻松,在必然中获得自由,逐步达到“轻车熟路,游刃有余”的程度,达到“乱云飞渡仍从容”的境界。同时，在服从领导与主动服务中，秘书作为领导的助手、下属的角色，要把轻重缓急的多种任务,灵活的依时照序地纳入自己的操作过程及其运行轨道，要灵活学会“看云识天气”,有点超前意识,对未来形势有所估计,以便服务时灵活应用，考虑周全,服务到位,保证质量,提高效益等等。虽然，秘书工作是为领导服务的，但这种服务本身不能是被动的，而是主动的。总之，秘书在自己的多种角色职权范围内应该敢于负责，充分发挥主观能动性和聪明才智，进行富有成效的创造性工作，才能更好的灵活处