文书档案工作的系统性审视

文书档案工作的系统性审视作者：李欣佳来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第9期组织是由各种要素组成的一个系统。

组织管理者要实现管理的有效性，就必须对管理进行充分的系统分析，把握住管理的每一个要素及要素间的联系，实现系统化的管理。

一、系统的涵义及其对文书档案工作存在的意义系统就是若干相互联系、相互作用、相互依赖的要素结合而成的，具有一定的结构和功能，并处在一定环境下的有机整体。

系统的整体具有不同于组成要素的新的性质和功能。

具体来讲，系统的各要素之间、要素与整体之间以及整体与环境之间，存在着一定的有机联系，从而在系统的内部和外部形成一定的结构。

作为人们意志的体现，决定了系统自组建之初就具有明显的特征，主要体现在：整体性、层次性、动态性、开放性。

我们知道文书档案工作本身就是一个完整的工作系统。

这个系统是由各级文书档案部门共同组成的，每个部门又有其各自独特的功能。

从系统原理入手，运用系统的理论、观点和方法，对文书档案部门加以协调和组织，改变以往各自为政的状态，不仅有利于提高组织效率，而且能更好地为所属机构和社会服务。

二、系统性的文书档案工作系统性的文书档案工作，主要表现是文书档案工作本身就是一个完整的工作系统以及系统的特征对文书档案工作的影响。

（一）文书档案工作的系统性。

首先，文书档案工作本身就是一个完整的工作系统。

这个档案工作系统是由各级文书档案工作部门等分系统和子系统组成的，这些子系统又具有独特的功能，为系统的总目标服务。

文书档案工作系统之所以能体现出整体性，就是各级文书档案工作部门紧密联系共同发挥作用的结果。

档案部门指导和监督文书部门立卷归档，文书部门及时向档案部门移交案卷。

因此，要让各部门积极充分发挥自身的功能，增强系统内部的协调性，力求避免各自为政，增强系统的整体性功能。

其次，文书档案工作也是国家信息资源管理的重要组成部分，是一个重要的子系统。

就文件生命周期理论看，文件分为现行、半现行和非现行三个阶段，分别对应的保管部门为文书部门、档案室和档案馆三个阶段。

在现行和半现行阶段，文件作为组织活动的记录，可以为组织决策的科学性、有效性提供参考和依据，并维系组织的正常运转。

在非现行阶段，作为档案，具有原始记录作用，可以“让过去告诉现在”“让历史告诉未来”，维系人类社会的时空统一性和整体连续性。

因此，文书档案工作是国家信息资源管理这个大系统中不可缺少的组成部分。

（二）整体性和文书档案工作。

整体性最主要的就是整合，就是要使整体大于部分之和。

而文书档案工作的整合习惯性地被理解为文档一体化。

但是这里我们所说的文书档案工作系统体现出整体性，就是各级文书档案工作部门紧密联系共同发挥作用的结果。

档案部门指导和监督文书部门立卷归档，文书部门及时向档案部门移交案卷。

因此，要让各部门积极充分发挥自身的功能，增强系统内部的协调性，力求避免各自为政，增强系统的整体性功能。

文件生命周期理论也体现了这种整体性特征。

文件生命周期理论正是看到了在归档前后割裂了文件运动的整体性和内在联系，将其分为三个阶段，所谓现行文件和档案只是同一事物的不同运动阶段。

（三）层次性和文书档案工作。

层次性体现了系统的纵向特征。

在我国，档案工作的基本原则是统一领导、分级管理的原则。

这不仅仅适用于档案工作，文书工作也是如此。

这种层次分明的管理制度，不仅明确了不同层次的组织所承担的职责和活动空间不同，也明确了各自的责任，这样才能保障系统内部信息的有效沟通，如文件的上传下达作用体现于此。

而且，上下层次的组织间存在密切的合作关系，他们相互依赖，相互制约。

（四）动态性和文书档案工作。

在信息化、网络化的今天，文书档案工作也应不断适应信息时代带来的各种问题和挑战，对自身作出调整，不断提高对外界环境的适应性。

面对电子文件的大量出现，文件的归档工作也从只归档和备份纸质文件，如今普遍采用“双轨制”。

文书档案部门也不断适应网络的新环境，通过实践中的积极探索，整合文书档案信息资源，建立数据库，积极开展电子政务和档案网站的建设等工作。

网络化、数字化建设，也让文书档案工作整合的步伐逐渐加快，很多地方就打破了部门的局限，建立了文件中心，便于保管和利用。

这种动态性的变化和调整，既是保持系统对环境适应的具体体现，同时也是实现系统自身发展的内在要求。

（五）开放性和文书档案工作。

开放性的意义在于：首先，系统从外部获取各种物质能量，为系统的生存和发展提供物质基础。

其次，建立完善的信息沟通系统，面向社会，时刻感受社会的发展步伐对系统的要求，明确系统的发展方向。

最后，积极利用外部资源服务于自身的发展，系统价值不仅体现在系统本身，而体现在系统的社会意义。

对于文书档案工作而言，这里的开放性不是只单纯的政府信息公开、开放档案和开放档案工作。

首先，就文件和档案本身来说，它们所承载的信息是社会活动中形成的，充当了传播信息手段的角色，也为人类实践的不断展开提供参考和依据。

有了足够的“信息”，文书档案工作才有物质基础，文档管理才能发挥它的功能。

其次，文书档案工作应当紧跟信息化、网络化的步伐，不断适应电子文件、数据库建设等带来的挑战，明确自身在信息时代的发展方向。

再次，要积极响应政府信息公开、档案开放的政策，调整自身的服务方向和服务方式，建立良好的沟通渠道，以需求为导向，积极提供利用，为社会更好地服务，这也与文书档案工作的服务性不谋而合。

三、系统性文书档案工作存在的问题和对策（一）系统的整体性需要文书档案工作整合。

前面提到文书档案工作本身就是一个完整的工作系统。

这个系统是由各级文书档案部门共同组成的，每个部门又有其各自独特的功能。

系统的整体性就要求“整体大于部分之和”。

面对电子文件数量的迅速增长，文书档案工作的界限逐渐模糊，因此，“文档一体化”的呼吁越来越多。

文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展，文档一体化的意义在于保证档案信息收集完整、系统、准确；从文件生产到归档全程控制；数据信息重复利用，提高工作效率。

但是，由于我国行政体制的问题，文书工作常常是由政府机关或企业的办公室承担，归档的文件移交档案室，并最终将归档的文件移交档案馆保管。

作为机关或企业的内部机构，文书部门对本机关有依附性，机关和企业本身，出于自身利益的考虑，文书工作一般只对本机关负责，为了自身方便利用而存在不移交档案的现象；而档案部门（公共档案馆），接收和征集的档案都是具有永久保存价值的，并没有接收所有在档案室移交的档案。

文书部门与档案部门各自为政，很可能无法保证文件或档案的完整性、真实性，工作效率也大大降低，信息的共享和利用更是无从谈起。

改变上述现象，应加强文档一体化的整合，实现对信息的超前管理，在档案接收时掌握更多的主动权。

文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通、完整性，包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化。

文档一体化利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。

从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。

积极推进文档一体化管理。

在文件和档案管理中运用文件生命周期理论把文件的形成、运转、处理、管理与档案的收集、鉴定、检索、编目、利用有机地联系在一起，按照统一的规范和标准，对文件实施全面控制和有效管理。

将文件管理与档案管理纳入一个统一的管理系统内实行一体化管理，实现对文件运动过程的全面控制或管理。

通过文档一体化管理，实现对档案的超前管理，有利于档案馆对政府信息的超前控制和全面掌控，从而促进档案馆对政府信息的收集、公开、利用服务等一系列工作。

（二）系统的动态性要求文书档案工作适应信息化所带来的改变。

系统保持动态性是系统自身生存、发展的内在要求。

在信息化、数字化、网络化的今天，文书档案工作面临着相同的问题和挑战。

随着数字化、网络化技术程度的不断提高，现有的文书档案信息资源已经远远不能满足用户的需求程度；文书档案的信息化、网络化的基础设施建设缓慢；文书档案工作人员素质不高，不能适应信息环境的要求等等。

目前国家对于档案信息数字化、网络化的建设也加大了投入，就档案部门而言，更应该充分利用这样的机遇，通过利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸制档案、声像档案等传统介质的馆藏档案和已归档保存的电子文件逐步数字化。

因为传统的馆藏档案在未数字化前，利用方式也主要是借阅、咨询和编辑出版档案史料等，无法实现档案信息资源的最大共享。

档案数字化建设，就可突破传统档案利用的种种局限，不仅提高了查询利用效率，同时避免频繁查阅、借出、转移档案中发生的档案磨损、修改甚至是丢失现象，最大限度实现档案信息资源的共享的同时也起到了对档案的保护作用。

此外，在政务信息公开和政府办公自动化的网络平台上，大量的电子文件也逐渐信息公开重要的历史记录，因此对现行电子文件的收集归档也是档案数字化的重要组成部分。

（三）系统的开放性要求文书档案工作的开放。

图书馆开放的步伐显然是走在了前面。

无论是在信息的收集、整合方面，还是在信息查询、数据库建设、网络链接方面，它们都有很丰富的经验。

可以借鉴图书馆的开放经验给我们一定的启示。

首先，文书档案工作应加强信息的整合。

充分整合文书档案信息，尽可能地丰富信息资源，最大限度地为公众查阅政府信息提供便利，从而降低公众获取信息的成本。

加强与各级各类档案管理部门的联系和协作，拓宽信息收集渠道，保证现行文件的完整性和权威性。

其次，在现行文件的收集过程中，还要加强对电子文件的收集工作，并逐步开展档案的数字化工作。

对在机关档案室保存的暂不向档案馆移交的那部分档案实体，可通过首先移交电子文件的办法来解决档案的整合问题，实现档案信息资源的集中统一管理。

另外，加强电子文件的收集和档案的数字化工作也将有利于实现公开的档案信息的全文全息网上提供利用，实现更广范围、不分地域的信息共享。

再次，档案部门应主动了解公众的利用需求，根据公众的需求，对文书档案信息进行一次或多次编研，对利用率高的文书档案信息建立专题目录数据库，满足日益多样化的信息需求。