档案信息化建设培训班学习汇报20140930

关于参加全国高校档案

信息化建设培训班学习的汇报

为充分了解档案信息化、数字化与数字档案馆在高校档案建设的先进理念与经验，切实提高我校档案工作管理和建设水平，开拓视野，丰富知识，进一步加强与兄弟院校之间档案工作的学习交流，经学院批准，7月27日至8月2日，我参加了由中国管理科学院组织的为期5天的“全国高校档案信息化建设培训研讨班”学习。现将培训学习情况汇报如下：

一、培训班基本情况

（一）培训项目介绍

承办本次培训的单位是中国管理科学研究院，培训会在厦门市举行，参会人员主要是来自全国各地高等院校档案馆（室）的领导、档案管理人员以及从事档案信息化建设的有关人员。

（二）培训内容

1.高校档案信息化建设的规划和组织管理；

2.局域网的建设与管理；

3.档案数据库的建设与维护；

4.电子文件的归档与管理；

5.档案数字化的基本程序和要求；

6.档案管理软件的开发与应用；

7.档案网站的建设与管理；

8.档案信息安全管理措施。

（三）培训方式。

培训会邀请了国家档案局的专家和部分高校专业教授采取集中授课并辅之以现场疑难问题解答相结合的方式进行，采用案例教学、注重可操作性。同时进行分组讨论，介绍各单位的档案信息化建设情况及打算，培训后颁发了培训证书。

二、培训研讨学习收获

这次培训研讨，时间虽短，但安排紧凑，信息量大，内容多，要求严。结识了同行新朋友，介绍了我院档案管理情况。开拓了思路，丰富了知识，为做好我院档案信息化建设奠定了一定的基础。

1.创新工作理念。树立“有为才有位”的档案工作理念，提高档案自觉与自信。档案工作打破“等”，“靠”的被动现状，呈现出了主动思考学校档案事业、档案馆自身发展问题，主动积极向学校、向各职能部门服务与争取支持的良好面貌。档案工作以是否有利于档案长久保存，档案利用服务是否得到群众满意，是否有利于学校与档案馆发展为要求。

2.争取学校高度重视支持档案事业。合理利用国家政策，如全国档案信息化实施纲要、全国档案事业发展“十二五”规划，高校档案馆要开展大规模的调研与总结，从队伍建设、资源建设、制度建设、信息化建设、馆舍建设、校史编研、利用服务、安全保障等方面制定学校档案工作发展规划，从整体上建设成国内高校一流的档案馆藏体系，建成一流的数字档案馆平台，提供便捷的档案远程服务，为学校的发展和中心工作提供强有力的支持。通过撰写档案管理总体方案与分层方案从不同层面向学校汇报，争取学校高度重视支持档案事业。

3.加强档案制度建设，提升全校档案工作的管理水平。从各类档案管理规范要求、档案工作行政管理等方面出台了一系列档案制度。坚持制度先行、依法治档、依法管档，明确职责，理顺关系，规范学

校档案工作。定期开展全校档案工作考核与评估，实现档案工作量化管理，量化考核，技术标准建设。评估包括自评，检查，反馈，审批4个程序；考核评估分优秀、合格、不合格三档，考核分级数量不设限制，考核结果报学校人事处备案；在考核评估的基础上评选出学校档案工作先进集体与先进个人，在全校范围内进行表彰。

4.加强档案工作的队伍建设，夯实档案工作的基础。充分发挥档案工作委员会在全校档案规划建设、制度建设、档案监督、档案检查、档案评估等方面的作用。高度重视院级、职能部门等各立卷部门档案工作小组的队伍建设，保证队伍的基本稳定，明确专职档案员、兼职档案员的岗位职责，明确各项档案收集、整理、提交的责任人。新的专职档案员、兼职档案员上岗前要报学校档案管理部门备案并做好交接工作和上岗培训工作。

建立学校专职档案员、兼职档案员培训制度，规范培训内容，编制培训教材，定期对全校专职档案员、兼职档案员进行档案业务培训，实行专职档案员、兼职档案员持证上岗制。专职档案员要有针对性的培训方案，不断提高其档案管理水平和业务指导能力，提高主动服务意识；对学校重大课题、项目、事件要制定提前介入与规范管理的制度，配合院级、职能部门等各立卷部门档案工作小组做好归档工作。

5.以信息化建设为突破口，建设现代化档案馆。启用数字档案馆公共服务平台。以信息化建设为突破口，做好工作前期规划，加大资金投入，购置相关软硬件，加强人才引进与培养，加强存量档案资源数字化建设（早期外包委托建设，后期计划自购设备加工，数字化工作像收集、利用等其他环节一样等同位置看待），增量电子文件接收（与学校有关职能部门，如学校OA、教务处、科研处等管理系统进行

数据对接），建立较为完善的数字档案资源体系，基本建成数字化档案馆，实现文件材料收集、立卷归档网络化；实现办公自动化产生电子文件的文档一体化管理；实现档案基本业务现代化管理，档案服务利用多元化、网络化。

三、高职院校档案工作存在的差距及改进措施

（一）存在的差距

1.高职院校对档案信息化建设的资金投入不足，力度不够。高校档案信息化建设是一项庞大的系统工程，需要现代化、信息化的硬件设施、软件设施、专业的管理人员及规范的信息化标准体系等各方面人力、物力的支持。虽然近年来有所改善，但是现行资金的投入仍不能满足高校档案管理信息化、网络化建设的需要。

2.从事档案管理的人员素质偏低，业务不精。高校档案信息化管理的发展要求档案管理人员不但应具有档案的专业知识而且还应具有计算机信息技术的应用能力。然而，由于一些历史原因，档案管理从业人员整体素质普遍偏低，档案管理意识不明晰、专业知识不全面、知识结构不完善、创新意识不突出等问题，导致档案工作仍停留在原有的水平上，没有创新和发展，影响着档案管理信息化建设和高校档案事业的发展。

3.档案信息化资源相对分散，利用不充分。随着高校信息化的不断发展，高校办公也实现了信息化、网络化，不同部门都有自己的信息系统和网站，每年将产生大量的电子文件，这些数据涉及到教学、科研、行政、财务、后勤，是非常珍贵的资源。然而这些电子文件大多散落于各个部门，由于各个部门对电子文件的不重视，所以并没有及时上交于档案馆，因此时间一长这些电子文件就大部分丢失，导致