文件管理基础知识
计算机操作系统文件系统基础知识了解文件系统的基本概念和组织方式
计算机操作系统文件系统基础知识了解文件系统的基本概念和组织方式计算机操作系统中的文件系统是管理计算机存储设备上数据的一种组织方式。
它负责文件的存储、访问和管理，是操作系统中非常重要的一部分。
本文将介绍文件系统的基本概念和组织方式。
一、文件系统的基本概念文件系统是操作系统中的一个模块，它提供了一种机制来访问和组织计算机存储器中的文件。
文件系统通过使用文件名和文件目录来组织和管理文件。
1. 文件文件是计算机存储设备中存储的最基本的信息单元。
文件可以包含文本、图像、音频、视频等各种类型的数据。
在文件系统中，文件通过唯一的文件名进行标识，用户可以通过文件名来访问文件。
2. 文件名文件名是文件系统中用来标识文件的字符串。
文件名一般由文件的逻辑名和扩展名组成，如“document.txt”。
文件名的组成方式和长度限制根据不同的文件系统而有所不同。
3. 文件目录文件目录是文件系统中用来组织和管理文件的一种方式。
文件目录是一个层次结构，它由多个目录和文件组成。
通过文件目录，用户可以方便地查找和管理文件。
4. 文件路径文件路径是指文件在文件系统中的位置。
文件路径由目录名和文件名组成，以斜杠或反斜杠分隔各个部分。
例如，“/home/user/document.txt”是一个文件的路径。
二、文件系统的组织方式文件系统的组织方式决定了文件在存储设备上的物理位置以及文件间的关系。
常见的文件系统组织方式有顺序文件系统、索引文件系统和树形文件系统等。
1. 顺序文件系统顺序文件系统是指文件在存储设备上按照顺序存放的一种组织方式。
文件按照创建的顺序存放在磁盘上，需要顺序扫描才能找到对应的文件。
顺序文件系统的优点是存取速度较快，但是删除和插入操作比较困难。
2. 索引文件系统索引文件系统是指为每个文件建立一个索引表，通过索引表来管理和访问文件的一种组织方式。
索引表中记录了文件的物理位置信息，用户可以通过索引表进行文件的定位和访问。
索引文件系统的优点是查找速度较快，但是需要额外的空间来存储索引表。
山西信息技术知识点文件管理
文件夹的概念：文件夹中可以存放文件和子文件夹。
（文件夹是一组文件或子文件夹的集合。
）注：在同一文件夹中不允许建立两个同名的文件或子文件夹，但在不同的文件夹中可以。
8．文件的路径：用于表示文件所在的位置（或文件在磁盘上的目录位置）。
在指定文件位置时，首先应指定盘符，之后按照文件的树状目录结构指定文件目录与文件名。
如D：\考试\单元\测试.doc，则表示文件“测试.doc”在D盘“考试”文件夹下的“单元”文件夹中。
9．文件分类管理通过建立树状目录结构的文件夹列表，实现对文件的分类管理。
10．文件压缩（1）压缩与解压缩（2）文件压缩软件：Winrar、Winzip。
第二部分：基本技能1．Windows桌面组成：桌面图标、任务栏、桌面背景、快捷方式。
2．活动窗口：Windows 是多任务的操作系统，允许打开多个窗口，正在使用的窗口叫“活动窗口”，活动窗口只有一个。
3．窗口组成：标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏、按钮（最大化、最小化、关闭）、垂直/水平滚动条。
4．窗口的操作：①移动窗口的位置：拖动标题栏；②改变窗口的大小：拖动边框或四个角，最大化、最小化、关闭、还原。
5．鼠标的基本操作：移动、单击、双击、拖动、右击。
(1)移动(move):移动鼠标,直到鼠标指针指向某个对象；(2)单击(click):用手指点击鼠标左键一下然后放开.单击一般用于选定对象,按动按钮等；(3)拖动(drag):按住鼠标左键或右键不放同时移动鼠标,称为"拖动".拖动多用于对象的移动,复制等；(4)右击(right click):用手指点击鼠标右键一下然后放开.右击多用于弹出快速功能菜单等；(5)双击(double click):快速,连续用手指点击鼠标左键两下然后放开.双击一般用于打开Windows窗口,执行程序等。
6．对话框（1）出现：菜单中带…的项；（2）内容：单选框、复选框、文字框、下拉列表框；（3）与窗口的不同：只能移动，不能改变大小。
电子文件管理基础知识
影像文件
用视频设备获得并经计算机处理的动 态影像文件，收集其压缩计算方法和 相关软件，并应注意收集其非通用格 式的压缩算法和相关软件。
影像数据以mpeg、avi为通用文件格 式。
影像文件类别代码 v
声音文件
用数字音频设备获得的声音文件，收 集时应注意收集其属性标识、参数和 相关软件，并注意收集其非通用格式 的相关软件。
在条件许可的情况下不予或无法归档纸质文件时， 可以考虑单独归档电子文件。这些文件包括：在 纸质条件下不予归档的微观文件、已实现计算机 辅助生产的cad文件、某些数据量大保存年限短的 数据文件、多媒体文件、电子邮件文件、网站文 件、超文本文件等。
电子文件归档方式
1．物理归档 物理归档是指各部门将自身形成的电子公
电子文件的形成特点?电子文件与机构活动的伴生性?电子文件之间的有机联系?电子文件内容结构背景信息的分散性?电子文件技术状态的多样性多样性二电子文件的管理目标与原则电子文件管理目标?保证电子文件的真实性?保证电子文件的完整性?保证电子文件的长期可读性?促进工作效率的提高?方便查询和利用电子文件的五个管理目标之间的关系?保护电子文件的真实性完整性和长期可读性是实现电子文件价值的基础和保障
电子文件归档的时间要求
一般在文件完成运转任务、办理完毕后归档。
电子公文的归档时间分实时归档和定期归档两种。实 时归档指电子公文生成时或在网络中首次传递时进行 归档；定期归档是指按照机构有关规定，在电子公文 处理完毕一段时间之后再向档案部门移交。（一般办 理完毕后三个月内归档）
逻辑归档通常应尽可能实时进行，以免发生失控；物 理归档中的网络归档既可实时进行，也可与介质归档 一样，借鉴纸质文件归档的经验，并按照有关规定定 期完成。如管理性文件在次年年初归档，科技文件在 项目完成之后归档，机密文件随时归档等。
文件管理员培训计划
文件管理员培训计划一、培训目标通过对文件管理员的培训，使其具备管理并维护组织中所有文件的能力，确保文件的安全、机密性和可靠性，提高文件管理效率和质量。
二、培训内容1. 文件管理基础知识- 文件管理概念- 文件分类与归档- 文件保密性和安全性2. 文件管理工具- 电子文件管理系统- 网络硬盘和云存储- 文件管理软件的使用3. 文件管理流程- 文件接收、登记和分发- 文件处理和归档- 文件销毁和备份4. 文件管理政策和规定- 组织文件管理政策- 文件保密和机密级别划分- 文件安全管理要求5. 文件管理技能提升- 文件分类、编号和命名规范- 文件检索和查阅- 文件处理和跟踪6. 文件管理实例分析- 典型文件管理案例分析和讨论- 文件管理中的问题解决方法三、培训方式1. 理论教学- 由专业讲师授课，讲解文件管理基础知识和技能，引导学员了解文件管理流程和规定，并进行案例分析和讨论。
2. 案例分析- 针对实际文件管理案例进行案例分析和讨论，让学员了解文件管理中遇到的问题，并提供解决方案和方法。
3. 实践操作- 提供文件管理软件操作实践，让学员掌握实际操作技能，提升文件管理效率。
四、培训对象组织中的文件管理员和相关负责人，以及有文件管理需求的员工。
五、培训计划本培训将分为以下阶段进行：1. 确定培训需求- 通过调查问卷或访谈方式，了解学员对文件管理的需求和期望。
2. 制定培训计划- 根据学员需求和培训目标，确定培训内容、方式和时间安排，制定培训计划。
3. 实施培训计划- 按照培训计划安排理论教学、案例分析和实践操作等培训内容。
4. 培训评估- 通过实际表现和学员反馈，对培训效果进行评估，根据评估结果进行调整和改进。
六、培训评估1. 学员考核- 培训结束后，对学员进行文件管理知识和技能的考核，评估学员的学习成果。
2. 学员反馈- 收集学员对培训内容、方式和效果的反馈意见，了解学员的培训满意度和改进建议。
3. 培训效果评估- 综合学员考核和反馈意见，评估整体培训效果，对培训计划进行总结和改进。
电子文件管理基础知识
电子文件管理基础知识目录第一编基本概念 (2)1电子文件管理 (2)1.1电子文件管理 (2)1.2电子文件管理目标 (3)1.2.1保证电子文件的真实性 (3)1.2.2保证电子文件的完整性 (3)1.2.3保证电子文件的长期可读性 (4)1.2.4促进工作效率的提高 (4)1.2.5方便查询和利用 (4)1.3.1全程管理原则 (4)1.3.2前端控制原则 (5)1.3.3集成管理原则 (5)1.3.4动态管理原则 (5)1.3.5注重效益原则 (5)1.4电子文件的管理模式 (6)1.4.1机构内部电子文件的管理模式 (6)1.4.2档案馆电子文件的管理模式 (6)2 电子文件管理系统 (7)2.1各家观点 (7)2.2.1具有行政有效性和法律证据性 (9)2.2.2由文件内容、背景信息和结构等构成 (9)2.2.3是执行业务活动的辅助系统 (9)2.2.4种类繁多 (9)2.2.5具有独特的技术思路 (9)2.3电子文件管理系统的实施方式 (10)2.3.1嵌入式 (10)2.3.2联合式 (10)2.3.3独立式 (10)2.4电子文件管理系统功能需求 (10)3电子文件形成系统 (11)3.1电子文件形成系统 (12)3.2电子文件形成系统的功能——前端控制 (12)3.3电子文件形成系统举例——OA系统 (13)4数据 (15)4.1中文解释 (15)4.2计算机科学中的解释 (15)4.3数据仓库 (16)4.3.1数据仓库的特点 (16)4.3.2数据仓库的层次 (18)4.3.3数据库的特点 (18)第一编基本概念1电子文件管理1.1电子文件管理对应英文Electronic Records Management（简称ERM）文件管理，是对文件从产生到最终销毁或移交档案部门的全过程的管理活动，其主要目标是要将组织中的文件数量保持到一个适当的数量限度，防止不必要的或无用文件信息的干扰，简化文件制作、传递、处理以及利用的程序，改进文件工作的组织、控制方法，保证文件完成现行效用后得到适当的处臵，并通过经济地保管和利用文件信息，最大限度地提高组织管理的质量和效率。
文件管理职业-文件及文夹的基本操作(计算机基础)
注：
1、鼓励学生通过课本自主学习，或小组同学间开展互助学习共 同解决问题，并上机操作。 3、 学生演示基本操作（集中在菜单操作）,并鼓励探索其它操作 方法 4、鼓励已做完的学生对本小组的同学进行指导 5、思考删除的文件到哪里去了？如果误删文件应该如何恢复 6、老师检查任务的完成情况，并从学生完成任务的过程中发现 问题，给予指导、帮助。 7、以课件形式展示板书
（四）巩固练习
1、建立“泰山石刻”和自己的文件夹
2、将桌面上所有的“shii*.jpg”图片复制到“泰山石刻” 文件夹
3、将“泰山日出”和“泰山石刻”文件夹移动到自己 的文件夹中 4、将“泰山石刻”文件夹中”shiia1.jpg”图片删除
5、将“泰山石刻”文件夹中的图片更名为自己喜欢的 名字
（五）课堂小结
文件及文件夹的新建 1、文件管理
（文件及文 件夹的基本 操作） 文件及文件夹的选择
文件及文件夹的复制/移动
文件及文件夹的删除/恢复
文件及文件夹的重命名
2、如何利用这些操作将电脑文件进行归类管理 3、评选“最佳个人”和“最佳小组”
（六）作业
知识巩固：将自己电脑文件进行归类
管理
知识拓展：各小组探索文件及文件夹
二、学生分析
学生起点低，底子薄，水平参差不齐。但大部分同学对 计算机知识比较有兴趣，学习较认真，平时课堂气氛活跃。 但对于理论知识出现厌卷情绪，不愿意读课本。
[教学目标] 知识目标：掌握文件及文件夹的新建、选择、重命名、复制/移 动、删除/恢复等操作 能力目标：培养学生自主学习和协作学习的能力
培养学生实践能力和创新能力
操作的其他方法并于下节
课展示
板书设计
文件及文件夹的基本操作
一、文件及文件夹的新建
体系文件基础知识培训
Байду номын сангаас 4.5.4 培训存档资料目录
• 4.5.4.2县局（分公司）内部培训存档资料目录： • 1）审批通过的《县局内部培训申请表》； • 2）培训方案或培训通知、以及培训项目预算； • 3）项目培训记录表； • 4）考核测试试卷、成绩汇总表； • 5）培训效果、教学评估等调查表； • 6）培训效果评估报告； • 7）费用支出明细单等。
11
体系文件结构
• 作业指导书（支持程序文件） • 针对对某一作业具体操作过程、方法、 标准或要求的描述。 • 过程作业指导书 • 设备维护作业指导书 • 监视测量类作业指导书 • 任职资格及培训要求 职位说明书
12
体系文件结构
• 表格和记录（支持程序或作业指导书） • 体系运行过程中使用的各种记录表格及形 成的记录。 • 包括标准要求的记录 如：文件控制记录 内部审核记录 培训记录 • 与产品直接有关的其他记录
体系文件基础知识
1
什么是体系文件？ •如果你是一名新员工，上班第一天就要你 开始工作，你能够做到吗？
2
体系文件就是：
按照文件 流程
3
体系文件就是：
质量体系文件是描述质量体系活动的法规性文件，是质量体系的 主要部分。 体系文件一般包括：手册、程序文件、记录、操作规程、规章制度 、岗位职责。体系文件一般划分为三个或四个层次。管理体系一 般有质量、环境、职业健康安全等管理体系，是现代法定企业管 理制度中的题中之义。
34
• 4.7市局法规与企业管理科负责将市局各科室的管 理方案汇总后形成体系文件，经管理者代表审批后 发布。 • 4.8县局法规与企业管理部门负责将县局各股室的 管理方案汇总后形成体系文件，经县局主要领导审 批后在县局发布。 • 4.9各级各部门负责人对本部门及各岗位员工的管 理方案进行日常监督和检查，作为当季度绩效工作 目标和工作内容的制订依据。
电子课件-《文书与档案管理基础知识(第二版)》-A42-9687 第八章 档案检索
1--05
B060202
10-3-25-30
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关于创新集团成立人力资源部的决定：创人字 〔2012〕1号/人力资源与个人发展部+创新集团 人力资源部职责及权限.—正本：决定.—内部：永 久.—20070412.—1页：210mmX297mm
决定成立创新集团人力资源部，同时任命韩××为 创新集团综合办主任兼人力资源部经理，并规定 了创新集团人力资源部职责及权限集团
教学难点：
熟悉和掌握检索工具的编制方法。
一、档案检索工具的职能
档案检索工具具有存储和检索两大职能。 存储，即将档案文件有关特征著录下来，按照一
定顺序加以排列或进行客观地描述，以二次文献 或三次文献的形式将档案信息集中起来。 检索，即向利用者提供查找档案的线索，供利用 者了解和查找档案时使用。 档案信息存储是检索的基础与前提，查检是信息 存储的应用与反馈。
1. 馆藏性档案检索工具的编制
馆藏性档案检索工具有案卷目录、案卷文件目录和全宗目录。 （1）案卷目录。是将一个全宗内同类和相关文件按时间、按问题
组合成卷，然后拟定案卷标题，以标题为单位，将该全宗内所 有案卷标题按时间顺序排列组合而成。案卷目录是档案馆（室） 最基本，也是最常见的一种检索工具。 ■顺序号、案卷号。 ■提名（案卷标题）。 ■起止年月日（年度）。即案卷内文件所属的年份，应填写案卷 内最早的文件日期和最迟的文件日期。 ■册数。 ■保管期限。 ■备注。
三、衡量检索工具的标准
1.查全率和漏检率 ： 查全率=检出的相关档案数量/全部相关档案数量×100% 漏检率=未检出的相关档案数量/全部相关档案数量×100%
2. 查准率和误检率 查准率=检出的相关档案数量/检出的全部结果数量×100% 误检率=检出的无关档案数量/检出的全部结果数量×100%
文件管理培训
4月28日4时02分，济南局列车调度员在接到有关列车司 机反映现场临时限速与运行监控器数据不符时，济南局补 发了该段限速每小时80公里的调度命令，但该命令却漏发 给Ｔ195次机车乘务员，漏发了调度命令。
而王村站值班员对最 新临时限速命令未与Ｔ 195次司机进行确认， 也未认真执行车机联控。 与此同时，机车乘务员 也没有认真瞭望，失去 了防止事故发生的最后 时间。文件传递及调度 命令混乱，给事故埋下 了重大安全隐患。危险 步步紧逼，但错误仍在 继续„„.一场特大事 故就这样在错误不断积 累下不可避免的发生了。
楷体gb2312、三号
楷 体 gb 23 12、 小 四 号
文件骗号
手册编号：XJL—QEOM—A0 公司名称代号—管理手册英文缩写—版本号。表示贤俊龙公 司管理手册第A版。
程序文件编号： QEOP-01
程序文件英文缩写－序号 ，表示贤俊龙彩印有限彩印有限公司 第一份程序文件，以此类推。
文件骗号
很多员工似乎并不在意自己的文件，办公桌上、电脑里的文件 堆得乱七八糟，用的时候怎么也找不到，浪费心情又花费时间 ，工作效率也低了下来。很多人工作失误的原因就是不知道如 何整理自己的文件。
文件管理对于一个公司来说有着举足轻重的 作用。一个运转良好的公司，其文件管理系 统一定是规范而清晰的。
那么什么是文件呢？
分亨个案例
2008年4月28日4时41分，北京开往青岛的T195次旅客列 车运行至山东胶济铁路周村至王村间脱线，与烟台至徐州 的5034次客车相撞。胶济铁路列车相撞事故造成72人死亡， 416人受伤
4月29日凌晨2时16分，经过抢修人员的昼夜奋战，因 4-28铁路重大交通事故中断的胶济铁路恢复通车。现 场抢险救援工作基本结束，事故立即进入调查处理和 善后工作开展。 29日上午国务院成立4-28铁路重大交通事故调查组， 展开调查！
电子文件管理基础知识
支持文件的全程控制，支持文件管理流程的集成与优化。可作为分布式数字档案馆中 信息组织（整合）的工具和纽带
支持系统间的互操作性
内容提要
电子文件定义和种类 电子文件特点和作用
电子文件运动规律
电子文件的特点
信息的非人工识读性及系统依赖性
• 通过特定的读取设备和程序解码后才能识读
非现行文件
文件利用率\价值形态
第一价值
第二价值
创建/捕获 流转/处理 价值鉴定 移交/归档 收集/整理 保管/管理 开发/利用 鉴定 销毁/永久保存
文件运动过程
文件连续体理论
价值表现 轴
社会记忆
围4：聚合
机构记忆 活动凭证
围3：组织
形成者 轴
个人 部门 机构 社会
行为轨迹
行活职目 为动能标
文件
业务活动 轴
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9、一个人即使已登上顶峰，也仍要自 强不息 。上午 9时9分 13秒上 午9时9 分09:0 9:1322. 3.23
• 10、你要做多大的事情，就该承受多大的压力。3/23/2
022 9:09:13 AM09:09:132022/3/23
• 11、自己要先看得起自己，别人才会看得起你。3/23/2
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6、意志坚强的人能把世界放在手中像 泥块一 样任意 揉捏。 2022年 3月23 日星期 三上午9 时9分1 3秒09: 09:1322 .3.23
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7、最具挑战性的挑战莫过于提升自我 。。20 22年3 月上午9 时9分2 2.3.230 9:09M arch 23, 2022
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8、业余生活要有意义，不要越轨。20 22年3 月23日 星期三9 时9分1 3秒09: 09:1323 March 2022
电子文件管理培训教材
电子文件管理培训教材第一章：电子文件管理基础知识1.1 电子文件管理的定义电子文件管理是指对电子文件进行组织、存储、查找、共享和保护的一系列活动。
通过电子文件管理，可以有效管理组织内部的信息资源，提高工作效率。
1.2 电子文件管理的重要性随着信息技术的发展，组织内产生的电子文件数量不断增加，如果没有有效的管理措施，将会导致信息混乱、效率低下等问题。
因此，电子文件管理对于组织的运行至关重要。
1.3 电子文件管理的原则•知识共享：电子文件应该方便共享，避免信息孤岛•安全保护：电子文件应该有权限控制，保护数据安全•审计追踪：电子文件应该有审计功能，方便追踪文件的修改历史第二章：电子文件管理工具介绍2.1 电子文件管理系统（DMS）DMS是一种专门用于管理电子文件的软件系统，能够实现文件的存储、检索、修改、共享等功能。
常用的DMS软件有Microsoft SharePoint、OpenText等。
2.2 云存储服务云存储服务是将电子文件存储在云端的服务，用户可以通过互联网访问文件，实现跨地域的共享和协作。
常用的云存储服务有Google Drive、Dropbox等。
第三章：电子文件管理的最佳实践3.1 文件分类和命名规范合理的文件分类和命名规范可以提高文件的检索效率，避免信息杂乱无章。
建议根据文件内容和用途进行分类，并采用有意义的文件命名。
3.2 定期备份和归档为了防止文件丢失或损坏，需要定期进行文件备份，并将不常用的文件进行归档，以释放存储空间。
3.3 权限管理和审计对于重要和敏感的文件，需要进行权限管理，只允许有权限的用户访问和修改。
同时，建议开启审计功能，记录文件的访问和修改记录，以保证文件安全。
结语电子文件管理是现代组织不可或缺的一部分，通过本教材的学习，希望读者能够掌握电子文件管理的基础知识、工具应用和最佳实践，提高工作效率和信息安全意识。
祝愿读者在电子文件管理领域取得更大的成就！。
档案管理基础知识文
档案管理基础知识文1. 档案管理的概述档案管理是指对组织机构或个人所创造、接收和保管的各种文字、图像、声音等信息载体进行有效管理和利用的一系列措施和活动。
档案管理是现代组织机构运行和社会管理的重要组成部分，它对于组织机构的运行效率、知识积累和信息安全都具有重要影响。
2. 档案管理的重要性档案管理的重要性主要体现在以下几个方面：2.1 保证信息的准确性和完整性通过对档案的管理，可以确保信息的准确性和完整性。
档案管理对于组织机构的运行和决策具有重要的参考价值，只有准确和完整的档案资料才能够提供可靠的依据。
2.2 提高组织效率和协同管理能力通过科学、规范的档案管理，可以提高组织机构的运行效率和协同管理能力。
档案管理可以帮助组织机构更好地组织和利用信息资料，提高工作效率和协同工作能力。
2.3 保护信息的安全性和机密性档案管理可以保护信息的安全性和机密性。
通过科学的档案管理，可以对档案资料进行分类、归档、备份和存储等措施，有效防止信息的泄露和丢失。
3. 档案管理的基本原则档案管理有一些基本原则，包括以下几个方面：3.1 真实性原则档案应当真实可靠，所记录的信息必须准确、完整、真实，不得作伪、漏项或篡改。
3.2 原始性原则档案应当保留其原始形态，不得更改形制，不得删除、涂抹或篡改原始记录。
3.3 一体性原则同一事项的档案应当合并在一起，形成一个完整的整体，便于检索和查询。
3.4 连续性原则档案应当按照创造顺序，形成连续的档案链，保持档案信息的连续性和完整性。
3.5 保密原则档案管理应当遵循保密原则，确保档案信息的安全性和机密性，并严格执行国家法律法规和有关部门规定的有关档案的保密政策和措施。
4. 档案管理的基本流程档案管理的基本流程包括以下几个环节：4.1 档案的创建和归档档案的创建是指对于组织机构或个人所创造、接收的各类档案信息进行登记和分类，确定其归档状态。
归档是指将档案按照一定的分类规则和归档标准进行整理和编目，确定档案的存放位置和档案编号。
公文管理基础知识及公文管理制度
公文管理基础知识及公文管理制度一、公文管理基础知识1.公文的定义公文是指国家机关、企事业单位和社会组织等机构依照有关法律、法规和规章制度制定、发布、报送和传达工作内容和管理决策意图的文件。
2.公文的分类按照用途和性质的不同，公文可以分为党政文件、行政文件、内部文件、对外公文等几大类。
3.公文的构成公文一般由发文单位、题名、正文、日期、签发人、印章等几个部分组成。
4.公文的要素公文要素包括发文单位名称、发文文号、文件标题、办文日期、正文内容等。
5.公文的格式6.公文的编号公文一般都要进行编号，方便日后查阅和管理。
编号应按照一定规则，一般包括年份、机关代码和连续号等部分。
1.公文的起草与审核公文的起草应遵循一定的规范和要求，包括简练明确、内容真实、语言通顺等。
公文的起草一般需要经过审核，确保其内容的准确性和合法性。
2.公文的传送与收文公文的传送一般采用签发、发送、传达等方式，确保公文能够及时传达到相关人员。
收到公文后，需要及时进行记录和归档。
3.公文的保密与备案一些涉及机密信息或涉及国家利益的公文需要进行保密处理，确保信息的安全性。
同时，对公文的备案也是必要的，以便日后查阅和管理。
4.公文的公开与销毁一些公文需要进行公开，便于公众了解和监督。
而一些公文在保管一定期限后可以进行销毁，避免占用过多的空间。
5.公文的电子化管理随着科技的进步，越来越多的公文采用电子化管理，提高了管理效率和便利性，但也需要加强对电子公文的安全管理和防护。
总之，公文管理基础知识和公文管理制度对于一个机构的规范和高效运转非常重要。
只有建立科学的公文管理制度，加强对公文的管理和控制，才能确保公文的准确性、可靠性和时效性，提高工作效率和质量。
同时，公文管理也需要与时俱进，不断适应新技术和新环境的要求。
公司文件管理制度
公司文件管理制度
是为了规范公司内部文件的管理、传送、存储和销毁等行为，保障公司信息的安全和有效性而制定的一系列规定和流程。
下面是一个公司文件管理制度的基本内容：
1. 文件分类和命名：文件应按照一定的分类标准进行分类，并给予相应的命名，以便于查找和管理。
2. 文件的登记和记录：所有新建、修改、删除和借阅文件都需在文件登记簿上进行记录，记录包括文件名称、编号、登记人、登记日期等信息。
3. 文件传送和接收：文件传送应按照一定的流程进行，所有传送过程需要有相关人员签字确认，确保文件传递的准确和完整。
4. 文件存储和保管：文件应存放在专门的柜子或柜架中，每个文件需要有相应的标签和分类码。
重要文件需进行备份，并定期更新备份文件。
5. 文件的保密和权限控制：不同级别的文件需要进行相应的保密措施，如限制查阅权限、设定密码等。
6. 文件借阅和归还：文件借阅需填写借阅登记表，并获得相关领导的批准。
借阅期限应明确，逾期需及时归还。
7. 文件销毁和归档：文件在到达规定的保存年限后，可以进行销毁或者归档。
销毁需有相关人员进行确认，并记录销毁日期和方式。
8. 电子文件管理：对于电子文件的管理需要采取相应的技术手段，包括文件加密、权限控制、数据备份等。
9. 文件管理责任：明确文件管理的责任人和职责，在文件管理过程中需要监督和检查，确保制度的执行。
以上是一个基本的公司文件管理制度的内容，实际制定时还需要根据公司的实际情况和需求进行调整和完善。
教学课件第7章Linux文件管理
7.5.7 文件的复制、移动和删除命令-cp，mv，rm
1.cp命令。 cp [option] [ src_filel src_dir] [dst_file I dst_dir]
2.mv命令。 mv [option] [src_file|src_dir] [dst_fileldst_dir]
第七章 Linux文件管理
7.4 文件操作系统调用
在VFS中，采用dentry结构和inode节点配合实 现文件查找。
主要文件操作：
1.文件的打开。 2.文件的关闭 。 3.文件指针移动 。 4.读写文件操作。 5.文件属性控制。 6.文件上锁。 7.文件的I/O控制。 8.各种其他文件操作。
第七章 Linux文件管理
第七章 Linux文件管理
7.5 文件与目录基本操作
7.5.3 文件查找命令-find，locate
1.find命令。 find [option] filename
2.locate命令 。 locate [option] filename
第七章 Linux文件管理
7.5 文件与目录基本操作
7.5.4 文本处理命令-sort，uniq
第七章 Linux文件管理
7.3 虚拟文件系统
虚拟文件系统(VFS)是物理文件系统与服务之 间的一个接口层，它对每一个具体的文件系统的所有 细节进行抽象，使得Linux用户能够用同一个接口使 用不同的文件系统。
VFS只是一种存在于内存的文件系统，在系统 启动时产生，并随着系统的关闭而注销。
第七章 Linux文件管理
第七章 Linux文件管理
7.2 Linux文件系统
7.2.3 文件系统的实现
公文处理基础知识
公文处理基础知识The document was prepared on January 2, 2021公文处理基础知识第一节公文处理概述一、公文及公文处理工作的重要性1.公文是领导机关决策的产物,是领导机关实施领导、进行管理和服务工作的重要工具.公文总是与新的决策、政令的贯彻和推行紧密联系在一起的.大量历史事实证明,一篇正确而优秀的公文,可推动社会历史前进,促进经济社会的发展,实现国家和民族的振兴.例如,党的十一届三中全会通过的中共中央关于建国以来若干历史问题的决议,从而使中国发生了翻天覆地的变化,实现了中华民族的伟大复兴.南朝刘勰说：“章表奏议,经国之枢机.”三国魏曹丕说：文章乃“经国之大业,不朽之盛事”..邓小平说：“拿笔杆是实行领导的主要方法”.反之,一篇错误的公文,可把社会引向倒退,造成国家和民族的灾难.例如,1966年中共中央下发的关于开展无产阶级文化大革命的通知,把刚刚复苏的国民经济再次推向崩溃的边缘.所以,公文处理工作的质量好坏与公文的正确与否,决定国家的兴亡.2.在当代的领导、管理和服务工作中,公文具有其他任何工具不可替代的重要作用.从一定的意义上说,公文正确与否,决定社会主义现代化建设的成败、战争的胜负和社会政治稳定与否.公文的作用主要有10大作用,即：启示和传达作用、规范作用、请示报告作用、控制作用、传递作用、协作作用、联系和知照作用、依据和凭证作用、教育参考作用、记载和备查作用.这是被大量事实证明了的历史结论.3.公文处理水平代表一个机关单位的水平,即代表一个机关单位的决策、领导、管理、服务水平,反映了一个单位的整体素质.所以,每一个单位的领导及全体工作人员特别是文秘人员,都要重视公文处理工作.二、公文及公文处理的涵义1．公文的定义.“公文”一词,源于晋代陈寿的三国志魏志赵俨传,“公文下郡,绵绢悉以还民.”当时仅指一种体式的公务文书.最早的公文总称为“书契”.其后又有“典册”、“枢机文”、“官文书”、“案牍”、“公牍”等名称.随着社会的发展进步,公文的种类、名称及其内涵不断发展变化.公文即公务文书,是党政机关、企事业单位和一切社会团体在处理公务时所形成的有现行功用、法定效力和特定体式的文字材料.中国共产党机关公文处理条例规定：“党的机关的公文,是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布署和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具.”国家行政机关公文处理办法规定：“行政机关的公文,是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具”.公文包括文件、简报、会议材料、申请表、统计表、呈报表等.“文件”一词是外来语,来自拉丁语docememtum,相当于汉语的“证据”.在我国,“文件”有广义和狭义之分.广义的“文件”,是指在工作和政治学习上可以用作依据或参考的书面材料；狭义的“文件”,指的是具有法规性、知照性和特定固定版头的公文.公文即公务文书.公文与公文、文件的关系是：包容关系或叫属分关系.公文的本质.公文是国家统治阶级实施领导、管理国家、处理公务的文字工具.2．公文处理涵义.公文处理是一个动态的过程,是指公文收发文单位特定的人员用特定的方法办理公文,使之符合有关规定和收发文单位的要求.它包括公文拟制、办理、管理、收集整理、归档在内的一系列衔接有序的工作.公文办理分为收文办理和发文办理.收文办理包括公文的签收含拆封、清点、分类登记、拟办、送批、批办、分发、传阅、承办、催办、办复、收集整理、归档等12个程序;发文办理包括公文起草含修改、协调、校核、会签、签发、复核、登记、印制排版、校对、装订、分发、收集整理、归档等10个程序.公文由秘书部门统一管理.管理的原则：既发挥公文效用,又有利于公文保密.管理的范围是所有公文,包括不同载体的公文.管理的内容是：收文管理签收与撤封管理、清点与分类管理、登记与拟办管理、送批与批办管理、分发与传阅管理、交办承办与催办管理、办复与收集管理、立卷归档管理、发文管理起草校核管理、送审与签批管理、公文定密管理、复核与登记编号管理、校对与印制管理、施印管理、分发传递管理、立卷归档管理、公文利用管理公文阅读管理、公文查阅管理、公文借阅管理、公文传达范围的管理、公文翻印复制管理、公文汇编管理、公文公开发布管理、公文引用管理、公文撤销管理、会议文件管理、公文存放清理清退销毁管理、秘密文件包括各种载体文件管理、机关合并撤销时公文管理.公文归档,包括公文的收集、装订裱糊与拆除金属物、分类区分保存价值、排列、编号、编目、装盒、编写全宗说明、归档,移交进馆10个程序.三、公文的特点公文具有以下8个特点：1．鲜明的政治性.公文是阶级统治的工具,是管理工作的工具.它的内容反映了统治阶级的意志,代表统治阶级的利益.因此,它的阶级性、政治性非常鲜明.2．法定的权威性.公文是领导机关的实施领导和管理工作的工具,其管辖范围内的所有单位和个人必须不折不扣地贯彻执行,不允许有任何反对地表示.如果对某些条文有不同意见,只能用合法的方式向上级领导机关反映,在上级机关未改变决定之前,必须遵照执行.3．特定的作者、读者和严格的程序.公文有特定的作者、读者,公文办理有特定的程序,均不可逾越.公文的作者,是公文制发机关单位.公文的读者,是由领导机关制发文件时规定的,只能按公文制发机关的意见办理,不得随意突破.公文办理有一套严格的程序.公文办理人员,必须严格按规定的程序办理,不得减少和超越规定的程序；必须恪尽职守,不得越权越位.4．文字表述的准确性和语言的生动性.文字表述的准确性,是指公文的语言表达必须做到准确、规范,无歧义,否则,无法贯彻落实或出现执行上的偏差.特别是政策性公文,要清楚明了,操作性要强,便于贯彻和执行.一个规定,只能是一种解释.公文语言的生动性,是指公文语言的运用在确保其准确、鲜明、朴实、简洁的基础上,充分运用我国语言、词汇丰富的特点,在一篇公文中或在局部的段落内,做到句法、构词法一致,句子、词汇新颖,避免重复、累赘.5．内容上的公务性和现实性.内容的公务性,是指公文是机关决策的产物,是机关处理公务活动的工具,必须完全彻底的为公务活动服务,不得把私人的事务写入公文之中.内容的现实性,指公文必须充分全面地反映实际情况,实事求是；必须为现实管理工作服务,具有现行功用和指导性、实践性.6．强烈的时效性和特定的意向性.公文是为一定时期的管理工作服务的,过了一定的时期,就失去了现行功用,变成了档案材料历史资料.所以说,公文的时效性很强,必须在规定的时间内起草、审批、发出和产生效用.否则,公文就失去了现行功用.特定的意向性.是指公文的读者即受文对象在起草之前就确定了.不同的受文对象,用不同的公文语言表述.7．严密的逻辑性.公文必须按照人们的思维规律构思、布局、撰写,做到逻辑严密,言简意赅,以其独有的逻辑力量说服读者执行者,实现其应有的作用.8．规范的体式.通用公文是法定的,每一个文种的撰写方式、格式都是固定的.公文写作人员必须按规定的体式写作、印制公文,不得违反.四、公文处理的原则1.实事求是的原则；2.党政分开的原则；3.精简的原则；4.高效的原则；5.按照行文机关的要求进行的原则；6.按照公文处理规定进行的原则.公文处理的标准：做到及时、准确、安全、保密.五、公文发布方式1．内部发布.①用特定版头印制内部分发；②用内部传真电报发送；③在内部网络上发布；④其他方式.2．公开发布.①在报刊上公开发布；②在互联网上发布；③张贴；④设立政务公开场所或现行文件查阅中心供执行者索取公文；⑤其他形式.公开发布的公文,从公开发布之日到执行的起始日,至少要有30天以上的间隔期.凡涉及与wto有关的法律、法规、规章和文件,在公开发布之后90天内,必须译成一种wto 语言英文、法文、西班牙文译本.六、公文处理工作的管理机构及职责各级机关的办公室管理本机关的公文处理工作,并负责指导下级机关的公文处理工作.七、文件管理人员应当具备的素质素质,本指事物的本来性质,这里是指文件管理人员在理论、知识、思想、能力等方面的素养及所具备的水平.文件管理人员应当具备较高的政治业务素质,工作积极,作风严谨,遵纪守法,恪尽职守.第二节公文格式一、公文格式概述公文格式是公文内容的表现形式,是公文不可缺少的重要组成部分.它由公文的内容所决定,又服务于公文的内容.1．公文格式的含义格式,原指法律文书,是法律的一种.隋书高祖纪讲：“自古哲王,前人作法,前帝后帝,沿革随时,律令格式,或不便于事者,宜依前敕修改,务当政要”.隋代以后,法有律、令、格、式之别.格,指官吏处事的原则；式,指则列.格式,通用指有关官署制度、组织、官员职权等法则,后来泛指规格样式.公文是人类使用的一种管理工具和交际工具.人们使用公文进行管理和公务交往过程中逐步形成的习惯,并把它确定下来,共同遵守,这就是公文的格式.通俗地说,公文格式就是公文的规格样式,即公文各组成部分在页面上的表现形式,也叫公文的外部组织形式.它是规范化和标准化的格式.它反映了公文的客观需要和内在规律,体现公文的权威和功能.它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现,对公文的内容起表现和保证作用.公文格式经领导机关确定,其所辖范围的各级各类机关、企业事业单位和一切社会团体,都要共同遵守.其目的都是为了规范公文处理工作,提高工作效率.党政机关通用公文的格式大体一致,略有差别.认真学习公文格式,就是为了正确使用和处理公文格式,提高公文处理工作水平.2．公文格式的组成1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和XX年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法对公文格式作了明确的规定.1999年12月27日国家质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式国家标准,从技术方面对通用公文的纸张、排版、印刷、装订和公文中各要素标识规则,都作了更加明确具体的规定.这个国家标准适用于国家各级行政机关制发的公文,其他机关可参照执行.公文格式,一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3部分组成.二、公文文面格式公文文面格式是指公文中各要素各组成部分的搭配、排列和标识规则,包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等.实际上,公文的文面格式是公文全部书面内容的结构.不同的朝代、不同的机关、不同类别的公文,有不同的文面格式.目前,各类机关的通用公文的格式大体相同.党政机关通用公文的文面格式由版头报头、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度等级、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围附注、附件、主题词、抄送机关、印制版记、公文二维条码22个要素组成.这22个要素按其所在的位置,又可分成眉首文头部分前9个要素、主体部分中间9个要素、版记文尾部分最后4个要素.眉首部分,位于公文首页上部,一般占整个页面的1/3左右.党的机关用特定版头制发的公文,眉首部分与主体部分用两条各长、宽的红色横线中间加2号实体五角星隔开；行政机关的公文用一条长159mm、宽的红色横线隔开,中间没有五角星;用电报传送的公文,眉首部分与主体部分用两条平行的黑色横线密码电报为红色隔开.用a4型公文纸,国家标准规定上报公文的眉首部分占%,即166毫米.主体部分位于眉首部分以下,版记部分之上.版记部分位于公文最后一页下端,其中,印制版记包括印发机关、印发时间和印发份数3项内容行政机关的公文只有前两项内容.1．版头报头.版头报头,又叫发文机关标识.版头是特定的、法定的、专用的,象征着领导机关的权威,起到增加公文庄重色彩和严肃性,识别发文机关、公文级别、重要程度,以引起受文者注意的作用.在党的机关的普发性公文中,还可起到印信的作用.不同的机关,不能共用版头,但规格样式是相同的,只是表示的发文机关不同.党的机关公文版头的主要形式有两种：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成,例如,“中共××县委文件”；一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成,例如,“中国共产党××市委员会通知”.版头字居中排印在公文首页上部,一般用长牟体字或长宋体字套红印制,每个字的长度在15-22毫米之间,宽度根据字数多少确定,但都要小于“中共中央文件”字样.版头字、五角星与横隔线应美观、庄重、大方.版头一经确定,必须长期固定使用,一般情况下不作变动,更不得随意变动.行政机关的发文机关标识主要有３种形式：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成；一种由发文机关名称加“令”字组成；一种由发文机关名称加武文线组成.发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准；规范化简称应由该机关的上级机关规定,由本机关自定的,一定要明示其他机关,不能使用全社会不认同的简称.用a4型公文纸,发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm；对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.报头.电报是一种快速传输、发布公文的有效形式.电报的报头由报头文字和两条横隔线组成,密码电报套红印制,明传电报印成黑色.常用的报头有两种：一是特定报头.由发文机关全称或规范化简称加“发电”2字组成.例如,“中共××市委发电”.密码电报的报头印成红色,明传电报的报头印成黑色.使用这种特定报头,在发文机关署名处,可省略盖章这一环节,有利于提高工作效率,不盖章与盖了章的电报均具有同等效力.但是,除党委和政府及其办公厅室外,其他任何单位都不准用这种专用报头发布密码电报.在实际操作中要注意防止张冠李戴,即发文机关与报头所代表的机关应一致.例如,署名为党委的电报用“中共“秘书工作”委发电”报头.二是通用报头.通用报头有两种：一种用“内部传真电报”6字标明；一种用“密码电报”4字标明.明传电报使用“内部传真电报”报头.绝密、机密、秘密电报均属密码电报,使用套红印制的报头.这种格式除报头部分与用特定版头印制的公文不相同外,从公文标题之下的格式是相同的.使用特定电报报头的机关,不再使用通用电报报头,密码电报只在报头部分套红印制.报头字用长宋体居中排印在电报首页上部,报头部分一般占公文页面的1/3左右,用16开型纸张的,报头文字的上边距公文纸的顶边18-32mm,下边距第一条横线22-29mm.每个字的长度为15-22mm,宽度视字数多少确定,但要做到美观、庄重、大方.2．份号.份号,即份数序号,是同一件公文印制份数的顺序号.在党的机关,用特定版头印发的秘密公文均应标注份号,不是用特定版头印制的秘密公文,有条件的也应标注份号.份号从号开始,用6位阿拉伯数字标注于公文首页左上角.秘密公文印制份号的目的是：便于对秘密公文进行管理和利用.用电报传送的秘密公文,不标注份号.但是,绝密、机密、秘密电报均属密码电报,均应按密码电报的管理办法进行严格管理.3-4．密级与保密期限.密级,即公文的秘密等级.公文中的密级分为绝密、机密、秘密3个等级.秘密可划分为国家秘密和商业秘密,其中,国家秘密划分为绝密、机密、秘密３个等级,商业秘密划为“商业机密”、“商业秘密”2个等级.有秘密事项的公文应确定密级.用特定版头印发的公文,密级用3号黑体字标注.党的机关的公文,密级标注在份号下方,两字之间空1字；行政机关的公文,密级标注在公文首页右上角.如需同时标注秘密等级与保密期限,党政机关的公文,都用3号黑体字顶格标注在版心右上角第1行,秘密等级中间不空格,并与保密期限之间用“★”隔开.比如：“机密★3年”.用电传方式发布的公文,密级用3号仿宋体字标注在公文首页报头部分的“密级”栏内.5．发往地址.在电报报头左下方设有“发往地址”栏,有的也简化为“发往”二字,用于标注电报发送的地点与单位.公文有主送机关的,可简化为“见主送机关”.公文没有主送机关的,如决议、决定、指示、意见、公报、规定、细则、会议纪要、工作要点等文种,应在“发往地址”的右侧标注发往地址或发送单位.发送单位可用统称,也可用特称,视情况而定.一般方法是：普发性电报用统称,限知性电报用特称.发往地址和发送单位用3号仿宋体字排印.如果字数太多,也可用4号或5号仿宋体字排印.6．紧急程度等级.紧急程度等级,是对公文送达和办理的时间要求.用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度,用电传方式发布的公文办理时间的要求叫等级.用特定版头印制的党的机关的紧急公文,分别标明“特急”、“加急”,用3号黑体字顶格标注于公文首页版心右上角,两字之间空1字；行政机关的紧急公文,分别标明“特急”、“急件”,用3号黑体字标注于公文首页版心右上角第2行,如果该件公文无密级,则标注在第1行.用电传方式传送紧急的公文有两种方式：一是用特定版头印制的公文直接电传；二是使用电报报头电传公文.电报的紧急程度叫等级,分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4种,用3号仿宋体字标注,其办理公文的时间要求分别是1天、3天、5天、10天,即受文单位必须分别在规定的时间内办理完毕.确定公文的紧急程度等级应实是求是,防止随意性.7．发文字号部委号.用特定版头印制的公文叫发文字号,用特定报头制发的电报叫“发电字号”,用通用报头制发的电报叫“部委号”.直接公开发布的公文没有发文字号；先用特定的版头印制、后公开发布的公文,仍用原来的发文字号.发文字号部委号,下同是公文的代号,由发文机关代字、发文年度和发文顺序号3部分组成,是每一个用特定版头报头制发的公文不可缺少的重要组成部分.它起到便于识别公文、发文机关、发文年度和便于登记、管理、使用的作用.其中,发文机关代字由发文机关所在行政区管辖地地方代字、发文机关代字和公文类别代字3部分组成,有的可省略发文机关代字或公文类别代字,但发文机关所在行政区地方代字不能省略.发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写,发文年度号标注在六角括号内.发文年度应标全称,不能简写,例如,“〔200５〕”不能简写为“〔0５〕”.发文顺序号分年度从1号起,按公文的签发时间的先后依次编号,不能跳号,不留有空号,不随意编号,不编虚位即“1”不编为“001”,不加“第”字.使用发文字号,应注意3个问题：一是发文字号一经确定,应长期固定使用.二是联合行文,一般只标注主办机关的发文字号.三是用特定版头印制的公文的发文字号,标注于版头发文机关标识下空2行红色横隔线之上.下行文、平行文的居中标注；上行文的标注于左侧,与右侧的“签发人”对称,左右边各空1字排印.电报的发文字号用3号仿宋体字标注,用特定报头印制的电报,标注在“密级”栏之后；用通用报头印制的电报,标注在“部委号”栏内.8．签发人.上报公文应标注签发人姓名,平行排列于发文字号右侧.发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字；签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成,标注于公文发文机关标识版头、报头下空2行红色横隔线之上.党的机关的公文用4号仿宋体字标注.某些重要的公文有会签人的,还应在签发人右侧用4号仿宋体字标注会签人及其姓名.上报公文标注签发人的目的,是为了加强单位领导人对公文所负的责任,使之认真把好公文关.标注公文签发人应注意2个问题：一是联合行文,有多个签发人,一般是主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色横隔线；会签人的标注方法同签发人.二是签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者.9．收发报序号.收发报序号是机要部门对接收和发出的电报编排的顺序号.收发报序号由接收或传输电报单位的代字“×机”加收发报顺序号组成,其中,传输电报单位的代字,由传输电报单位所在行政区地方代字加“机”字组成.收发报序号设置在报头部分两条横隔线的最右端,由机要部门填写,分年度、分类别依次编号.10．标题.标题,一般由发文机关名称全称或规范化简称、公文主题和文种组成,位于红色横隔线下方空2行排印.主标题用2号小标宋体字,副标题用3号楷体字,居中排印.回行时应做到词意完整,排列对称,间距恰当.公文的标题应准确简要地概括公文的主要内容,做到规范、简洁、无歧义.在处理公文标题时应注意3个问题：一是联合行文时各联署机关名称排序,一般情况下,主办机关的名称排在前面,其余依次排列.二是在有双文种的公文又叫复合性公文中,应简化标题.三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号.11.主送机关.。
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文件管理一、文件基础知识1．文件的定义：一般是指由法定机关、单位印发、用来处理公务活动，并具有特定格式的书面文字材料。
根据文件的适用范围，可分为：通用文件和专用文件。
GMP对文件的解释是指：“一切涉及生产、经营管理的书面标准和实施标准的结果。
”2.制定文件的目的：◆明确责任◆规范操作程序◆可追踪性◆利于员工的培训3.制定文件的意义：◆文件是药品生产企业质量管理和质量保证体系的重要组成部分；◆文件是药品生产、质量管理与作业活动中使用的书面标准，以及其管理与作业活动过程和产生结果的记录；◆建立GMP文件系统是从“人治”到“法制”的变革，其核心是确保药品的生产作业活动“有章可循、照章办事、可以追踪”。
从而避免混淆，污染和差错。
4.文件的分类：1）文件分标准及记录两部分：标准是指生产经营管理过程中预先制定的书面要求；记录是指反映实际生产经营活动中执行标准的情况及结果。
2）标准分类技术标准（TS）：是以“物”为主要对象。
标准管理标准（SMP）：是以“事”为主要对象。
操作标准(SOP)：是以“人”的工作为对象，也叫工作标准。
技术标准：指生产技术活动中，由国家、地方、行业及企业颁布和制定的技术性规范、准则、办法、标准、规程和程序等书面要求；可分为工艺规程、质量标准、其他规程。
管理标准：指为了行使管理职能而使管理过程标准化、规范化而制订的制度、规程、规定、标准、办法等书面要求；操作标准：指对工作范围、职责、权限、工作及内容所制订的规定、规程、标准、办法和程序等书面要求。
好的SOP应具有“5W1H”:Why---什么原因（目的）；Who---谁人干；When---在什么时候；What---干什么、如何干、如何监控；How---做到什么程度，达到什么要求。
5．记录分类：按记载方式分类：表格式文件（台帐、编码表、定额表等），如：工作服清洗记录。
记录记录表格（过程记录），如：批生产记录、批检验记录。
标记（卡、标签、凭证、标志等），如：货位卡、清场合格证。
二、文件的编制与管理1.文件编制的原则：◆根据GMP的要求，用文件控制生产、质量管理的各项活动；◆明确全体员工的职责，使企业各项工作有人负责，责、权分明；◆严格管理，有效地防止生产过程的交叉污染与混淆；◆为每个产品建立完整、明确的技术标准，为各类管理及操作人员提供一套详细的管理、操作标准，统一全体员工的行为，减少人为差错，建立井然有序的生产秩序；◆每项工作均有完整、真实的记录，并有可追踪性；◆文件应具有科学性、先进性，更应具有可操作性，简单、清晰、实用。
▓用一句话来说，就是：写应该做的（即GMP要求的），做你所写的，记你所做的。
2．文件编制过程中应注意的一些问题文件编制应具备的几个前提条件：——硬件设施基本定型；——组织机构已确定，并有划分明确的职责范围；——文件系统管理标准应首先制定，使各种文件的编制有章可循；——制订文件编制计划，将编制任务落实到人头并限期完成。
3．文件管理要求◆建立各类文件的管理程序，明确其编制、修订、撤消、印刷、颁发、保管等要求；◆新版文件颁发，旧版文件及时收回；◆各版文件应存档；◆强化文件的管理工作。
三、制定文件的程序与要求1．制定文件的程序◆命题及编码（每个文件必须有一个而且是唯一的编码）；◆起草、会稿、审核及修改：选用合格的文件起草、审核及批准人员；◆文件的批准和生效。
●在文件批准后至少一个星期后才可以生效，这段时间是做文件的培训工作。
各类文件的制定情况：2．文件制定的时间1）新厂房投产前、新产品投产前、新设备安装前；2）引进新处方或新工艺前；3）处方或工艺有重大变更前；4）验证前或验证后；5）组织机构职能变动时；6）文件编写质量改进时；7）执行中发现问题时；8）接受年检、自查、质量大检查（或质量审计）、GMP认证检查前后。
3．文件制定的要求1）符合医药行业的有关法令法规及GMP要求；2）统一格式；3）文字用语规范； 4）条理清楚；5）可操作性；6）全面性；7）追踪性；8）改进性；9）不牵连性。
4．标准制定的基本要求：1）合法性；2）可操作性；3）规范性；4）统一性；5）完整性；6）不牵连性。
5．记录制定的基本要求1）一致性；2）合理性；3）负责性（每项操作均需有操作者签名及签名日期时间，关键操作还应有核对人签名及签日期）4）可追溯性：能从记录的某一数据开始追查到相关的一系列数据。
如从某批的质量投诉可追溯到整个生产过程及质量监控过程，还可追溯到原料的批号及其储存、采购的情况，甚至供应商的情况。
6.标准和记录的关系1）记录的制定依据是标准；2）记录的使用应在标准中予以规定；3）标准与记录相互追溯性；4）制定标准后，立即制定相关的记录。
★简单的说：标准是行动的准则，记录的依据；记录是行动过程及其结果的证据记录必须与标准一致。
四、文件的编码、格式1)文件编码的规定“四性”：识别性、稳定性、相关一致性、发展性。
★应有文件详细地、逐一地列出编码代号的规定，以便于文件的使用；★其代码可根据企业的实际情况选用英文、拼音或汉字。
编码举例: SOP-E-IF.H-001-03解释：SOP：表示标准操作程序（Standard Operating Procedure）E：表示设备；IF：注射用冻干粉针车间；H：清洁、消毒001：表示设备清洁、消毒标准操作规程文件中的第一个文件；00：表示该文件为新文件，若为01则表示为第一次修订后的文件，03则表示为第三次修订后的文件。
2) 文件格式的规定第一页---表头和正文。
表头项目至少要包括：题目、编码、页号、制订人及其日期、审核人及其日期、批准人及其日期、颁发部门、生效日期、分发部门。
⏹正文包括：目的、适用范围、职责、规程条款，然后再定文件的内容。
⏹后续页：包括：文件题目、编码、页号。
3)记录性文件填写的要求：◆内容真实、记录及时◆内容填写齐全、完整◆品名按标准规定的名称填写◆字迹清楚◆不得撕毁或任意涂改◆保持记录的一致性和连续性◆操作者、复核者签名署日期◆填写日期一律横写◆按处理数据规程记录和处理数据（四舍六入五留双）。
4）文件的发放：⏹文件批准⏹下发文件（在生效日期之前）⏹做好记录⏹收回旧文件5）文件的执行与检查：◆在文件开始执行阶段，加强检查文件的执行情况；◆文件部门定期提供文件清单，避免出现过时文件；◆所有文件应定期复核。
6）文件使用者培训：⏹在生效日期前，对文件使用者进行GMP培训；⏹培训人可以是文件起草人、审核人、批准人；⏹保证文件使用者做到应知应会。
7）文件的归档：⏹所有版本的文件；⏹现场保留一份现行文件；⏹各种记录保存至规定期限。
8）文件的变更：⏹未经批准不得随意更改；⏹批准后按程序更改；⏹更改后应做记录。
9）文件管理的持续改进：◆简化工作流程，减少中间环节；◆实现计算机化，提高效力。
五、文件的具体内容1. 机构人员管理（CM）◆部门职责◆岗位的设置◆各岗位的职责◆人员的培训、使用、激励等管理活动。
人员培训工作程序◆制订培训计划◆确定培训对象◆计划的实施培训形式、培训时间、培训内容、培训的考核。
◆培训档案◆培训小结2.厂房与设施管理（FM）系指厂房及其设施的基建或技术改造的立项、设计、施工验收、移交、保养、维护等管理活动。
技术改造管理厂房设施管理日常管理3.设备管理（EM）系指以设备为研究对象，追求设备综合效率和设备寿命周期费用的经济性；应用一系列理论、方法，通过一系列技术、经济、组织措施，对设备的物质运动和价值运动进行从规划、设计、制造、选型、购置、安装、使用、维修、改造、报废直至更新的全过程的科学管理。
设备运行管理设备管理设备改造管理计量管理4.物料管理（MM）系指药品生产所需物料的购入、储存、发放、使用等过程的管理。
物料供应物料管理物料管理5．卫生管理（HM）◆卫生标准的建立◆卫生标准实施◆卫生标准的监控◆必要卫生措施验证◆卫生职责◆卫生培训◆健康档案管理等。
人员卫生卫生管理环境卫生工艺卫生6.生产管理（PM）系指产品各项技术标准及管理标准在生产过程中的具体实施，是药品生产制造质量保证体系中的关键环节。
生产计划与信息管理生产管理生产技术管理生产组织管理7. 质量管理（QM）质量保证（QA）：可细分为标准制定、物料监控、制造过程控制和成品发放审核等；质量检验（QC）：可细分为制定检验操作规程、实验室管理制度，取样、检验与测试，出具检验报告，留样，稳定性评价，工艺用水监测等；综合质量管理：可细分为全面质量管理、质量信息与档案和其它。
质量保证质量管理质量检验综合质量管理8. 销售管理（SM）系指经包装、检验符合内控标准，质量管理部门批准发放销售的成品，从验收入库至发出销售、售后服务全过程的管理；也包括收回产品从入库到发至有关部门处理的仓贮过程的管理。
◆销售记录内容：品名、产地、编号、批号、规格、包装规格、数量、收货单位和地址、邮编、电话、发货人、发货日期、发运方式、检验报告书号、合同单号等。
◆药品退货（或收回）记录内容：品名、产地、编号、批号、规格、包装规格、数量、退货（或收回）、单位和地址、邮编、电话、退货（或收回）原因、日期、处理意见、处理结果等。
成品管理销售管理销售管理售后管理9.操作标准（SOP）：◆车间岗位SOP；◆检验SOP；◆设备及环境清洁SOP；◆公共卫生SOP；◆设备使用维护保养SOP。
10.制订检验S O P◆物料检验标准操作规程◆中间产品检验标准操作规程◆成品检验标准操作规程◆通用检验标准操作规程◆检验仪器检验标准操作规程◆物料取样检验标准操作规程。