第1章 数据库系统概论 (access)

三
图16 插入联系人模板后创建的新表 4 ）双击“ ID ”字段名，将其修改为“学号”，采用相同的方法 修改其他的字段，将多余的字段删除。修改完成后的界面如图 17 所示。
图17 修改后的表 5）修改完成后单击“保存”按钮，在打开的保存对话框中，给 表命名后完成表的创建。 如果使用模板所创建的表不能完全满足需要，可以对表进行修 改。简单的删除或添加字段可以在数据视图中操作，复杂的设置则需 要在设计视图中进行。
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2 使用设计视图创建表 使用模板创建表固然方便快捷，但是有一定的局限 性。使用设计视图创建表是一种十分灵活但是比较复杂 的方法，需要花费较多的时间。对于较为复杂的表，通 常都是在设计视图中创建的。 例2 使用设计视图在“教务管理”数据库中，创 建“学生”表。学生表的结构，如下表所示。
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Access 2010的使用基础
除了上述常用选项卡之外，还有一些隐藏的选项卡 默认没有显示。只有在进行特定操作时，相关的选项卡 才会显示出来。例如在对已有表进行操作时，会自动打 开“表”选项卡和“字段”选项卡。 表选项卡
字段选项卡
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1.5.4 创建数据库
图14 另存为选项
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或者创建数据库时,修改数据库的默认格式

在文件选项卡中,点击”选项” 在”ACCESS选项”中修改创建数据库时默认数据 库的文件格式为”access2002-2003”

然后重新打开ACCESS2010,创建数据库的格 点击”选项” 修改文件格式 式就会是”*.mdb”
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1.5.6 创建数据表



使用表模板创建表 使用表设计视图创建表 通过输入数据创建表 使用已有的数据创建表 数据表中记录的输入和输出 字段的属性设臵 主关键字的设臵 修改表结构 数据表排序、筛选
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1. 使用表模板创建表
4）报表(Report) 报表的功能是将数据库中 的数据分类汇总，然后打印出来，以便分析。
5）宏(Macro) 宏相当于DOS中的批处理， 用来自动执行一系列操作。Access列出了一 些常用的操作供用户选择，使用起来十分方便。
6）模块(Module) 模块的功能与宏类似，但 它定义的操作比宏更精细和复杂，用户可以根 据自己的需要编写程序。模块使用Visual Basic进行编程。
字段名 学号 姓名 性别 出生日期 所在系编号 住址 邮政编码 2014年6月11日星期 联系电话
三
字段类型 文本 文本 文本 日期/时间 文本 文本 文本 文本
长度 13 6 2 固定 3 20 6 11 是
主键
使用设计视图建立“学生”表的具体操作步骤如下： 1）打开“教务管理”数据库。在“创建”选项卡的“表”选项 组中，单击“表设计”选项。 2）打开表的设计视图，按照表中的内容，在字段名称列中输入 字段名称，在数据类型列中选择相应的数据类型，在常规属 性窗格中设臵字段大小，如图18所示。 3）把光标放在“学号”字段选定位臵上，单击鼠标右键，弹出 如图19所示的快捷菜单中，单击“主键”按钮，或者在“设 计”选项卡中，单击“主键”选项。设臵完成后，在“学号” 的字段选定器上出现钥匙图形，表示该字段被设臵为主键。 4）单击“保存”按钮，以“学生”为名称保存表。
设置数据库名称和保存位置
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2 使用向导创建数据库 模板是随时可用的数据库，其中包含执行特定任 务时所需的所有表、窗体和报表。通过对模板的修 改，可以使其符合用户自身的需要。 在Access2010中提供了多种数据库模板，用以 帮助用户快速创建符合实际需要的数据库。 Access2010中的模板包括联机模板和本地模板，这 些模板中事先已经预臵了符合模板主题的字段，用 户只需稍加修改或直接输入数据即可。
图12 打开数据库对话框
1.5.5
数据库的基本操作
1．打开数据库 用户如果想打开已经存在的数据库，可通 过单击“文件”选项卡，在左侧选择“打开” 选项，如图12所示。 当用户单击“打开”按钮旁边的下拉箭头 后，将弹出如图13所示的打开窗口。
图13 设臵打开模式
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Access 2010提供的5种打开方式：以共享方式打开、以独占 方式打开、以只读方式打开、以独占只读方式打开和显示前一 版本。 1）以共享方式打开：选择这种方式打开数据库，即以共享 模式打开数据库，允许在同一时间能够有多位用户同时读取与 写入数据库。 2）以独占方式打开： 选择这种方式打开数据库时，当有 一个用户读取和写入数据库期间，其他用户都无法使用该数据 库。 3）以只读方式打开：选择这种方式打开数据库，只能查看 而无法编辑数据库。 4）以独占只读方式打开：如果想要以只读且独占的模式来 打开数据库，则选择该选项。所谓的“独占只读方式”指在一 个用户以此模式打开某一个数据库之后，其他用户也可以打开 同一个数据库,但是只能以只读模式打开此数据库。 5）显示前一版本：以共享方式打开本次保存前的数据库版 本。
Access是一种桌面数据库，只适合数据量少的 应用，在处理少量数据和单机访问的数据库时是很 好的，效率也很高。 Microsoft Office Access 2010 提供了一组功 能强大的工具，可帮助用户快速开始跟踪、报告和 共享信息。用户可以通过自定义几个预定义的模板、 转换现有数据库或创建新的数据库，来快速创建富 有吸引力和功能性的跟踪应用程序，而且不必掌握 很深厚的数据库知识即可执行此操作。通过使用 Office Access 2010，可以轻松使数据库应用程序 和报告适应不断变化的业务需求。
1.5.4 创建数据库
1 创建空白数据库
创建空白数据库的方法是，首先打开Access 2010窗口，在打开的开始界面中单击左侧“新建” 按钮，而后单击“可用模板”区域中的“空数据库” 按钮，如图1所示。
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在右侧的“文件名”编辑框中输入新建数 据库的名称，这里输入“教务管理”，默认扩 展名为“.accdb”数据库的默认保存位臵是 “我的文档”，用户若想改变存储位臵，可单 击浏览按钮选择数据库保存位臵。最后单击 “创建”按钮即可完成数据库的创建，如图所 示。
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利用模板新建数据库,操作步骤： 1 ） 打 开 Access2010 窗口 ， 单 击开 始 窗 口的 “样本模板” 按钮. 2) 在模板列表中选择准备使用的模板（例如 点击”样本模板” “学生”模板)
图11 选择Access2010数据库模板
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1.5.3 Access的工作界面
1．“文件”选项 包含三部分，“文件操作区、可用模板 “可用模 区、设臵数据库名称和保存位臵” 板”区 “文件操 作”区 设置数据库 名称和保存 位置
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文件操作区，包含“保存”、 “对象另存为”、“数据库 另存为”、“打开”、“关 闭数据库”、“近期打开的 数据库名称列表”、“信 息”、“最近所用文件”、 “新建”、“打印”、“保 存并发布”、“帮助”、
3）在“文件名”编辑框中输入新建数据库 的名称，并单击浏览按钮选择数据库的保存位 臵，然后单击“创建”按钮即可完成数据库的 正在准备模板 创建。如图:
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使用模板创建数据库的好处是速 度快，库中的表、窗体和查询等已基 本建立，缺点是创建的数据库不能完 全满足用户的需要，往往需要进行大 量的修改工作。
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2．转换数据库格式 Access 2010的新建的数据库默认采用的 是Access 2007-2010文件格式，如果用户 希望将其转换为Access 2002-2003文件格 式，则可以使用“文件”选项卡中的“保存并 发布”选项，在右侧数据库另存为列表中选择 相关命令来实现。如图14所示。
例1 使用模板在数据库“教务管理”中创建“学生”表。 用户可以选择Access 2010所提供的表模板中与自身需 要相近的模板，通过对模板的修改完成表的创建。在“教务 管理”数据库中利用表模板创建“学生”表的具体操作步骤 如下： 1）单击“创建”按钮。打开“创建”选项卡。 2）在“创建”选项卡中的“模板”选项组内，单击“应用 程序部件”选项右侧向下箭头。 3）在打开的如图15所示的“表模板”下拉列表中，单击 “联系人”模板，则基于“联系人”表模板所创建的表就被 图15 表模板 插入到当前数据库中，如图 16 所示。 2014年6月11日星期
Access 2010的使用基础
4．“外部数据”选项卡 “外部数据”选项卡包括导入并链接、导出、收集数据3个选项组， 在“外部数据”选项卡中主要对Access 2010以外的数据进行相关处理
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Access 2010的使用基础
5．“数据库工具”选项卡 “数据库工具”选项卡包括工具、宏、关系、分析、移 动数据、加载项等6个选项组，主要针对Access 2010数据 库进行比较高级的操作
在Access中创建数据库，有两种方法： 一是使用模板创建，模板数据库可以原样 使用，也可以对它们进行自定义，以便更好地 满足需要； 二是先建立一个空数据库，然后再添加表、 窗体、报表等其他对象，这种方法较为灵活， 但需要分别定义每个数据库元素。无论采用哪 种方法，都可以随时修改或扩展数据库。
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图2-4“开始”选项 卡
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Access 2010的使用基础
3．“创建”选项卡 “创建”选项卡中包括模板、表格、查询、窗体、报表、 宏与代码6个选项组，“创建”选项卡中包含的命令主要用于 创建Access 2010的各种元素，如图所示。
图2-5“创建”选项 卡