学院办公室人员岗位职责

轮机工程学院办公室人员岗位职责

（2011年4月）

一、办公室主任：

1. 协助主管领导做好学院办公室日常工作，负责对办公室成员的日常管理；2．兼任学院党委组织员工作；

3．负责学院各类公文的起草工作；

4．兼任学院信息员工作，协助主管领导做好信息化建设工作；

5. 协助主管领导做好学院各类会议、活动的组织协调；

6. 管理学院印章；

7. 协助主管领导做好对外联络和校友事务工作；

8. 协助学院领导做好人事管理；

9. 协助主管领导做好学院培训的相关工作；

10.协助学院领导做好质量管理工作；

11.协助主管领导开展综合治理、消防、安全、卫生、计生、保密等工作；

12.协助主管领导做好全院教职工月（年终）考勤、岗贴申报的工作；

13.做好学院领导交办以及其它临时性工作。

二、行政秘书1：

1．协助办公室主任做好办公室日常工作；

2．兼任资产设备管理秘书工作；

3．负责学院网上公文工作；

4．兼任学院信息员工作，维护学院网站，参与学院网站建设；

5．协助组织员做好学院党务工作；

6．做好各类会议的通知；负责会议室、接待室等会议场所管理工作；

7．协助办公室主任做好教工考勤工作；

8．协助办公室主任做好校友工作；

9．做好办公用品、后勤保障用品、劳保用具的购买、管理与发放；

10．做好各类文件材料收发、报刊信件的订阅和收发等；

11．管理学院办公钥匙；房屋、家具以及设备报修、维修等；

12．做好领导交办以及其它临时性工作。

三、行政秘书2：

1．协助办公室主任做好办公室日常工作；

2．协助办公室主任做好各类活动、会议的筹备、接待等工作；

3．协助办公室主任做好对外联络和校友工作；

4．协助办公室主任做好综合治理、消防、安全、保密等工作；

5．协助培训中心做好各类培训的宣传、招生和培训管理工作；

6．做好职工福利发放工作；

7．负责会议室、接待室等会议场所管理工作；

8．做好领导交办以及其它临时性工作。

四、科研秘书：

1．协助主管领导做好科研、学科和研究生工作日常管理；

2．负责科研项目申报中的具体工作，完成学院每年度科研成果的登记和归档；

3．负责学科评估、申报时材料的填写、汇总等工作及学科日常事务；

4．负责学院学术与科技交流活动的组织与安排等；

5．研究生成绩和各种相关文件管理；

6．办理研究生休学、复学、转导师的学籍手续；

7．协助主管院长做好研究生复试及录取等相关工作；

8．协助主管院长做好研究生课程设置及指导计划的落实；

9．研究生教务管理，调度日常研究生教学（包括实验教学）、安排课程结束考试及教室落实；10．在职研究生招生宣传及课程安排、师资落实等；

11．组织落实研究生开题、中期考核及报告和总结的汇总，研究生毕业论文以及答辩的管理和总结工作；

12．办理与发放研究生学历证书和学位证书；

13．做好领导交办的其他工作及临时性工作。

五、海上教务秘书：

1．学生证注册、制作学生名册、办理学生学籍手续；

2．协助教学院长、系主任等落实本科教学任务和教材、编排实验课表；

3．调度日常本科教学（包括实验教学）、管理调配专用教室、安排课程结束考试；

4．教学管理

（1）协调主管教学院长、教学系主任和全体教师的教学管理或教学日常工作；

（2）负责全院教师调课或更换教师的申报及送交有关部门工作，保存有关记录；

（3）负责下发选课通知，并于规定开课时间内上报开课人数不足的课程名称，并告知主管教学院长、教学系主任、教师本人；

5．接收、归档学生成绩单、制作各类学生成绩表；

6．考试环节

（1）负责全校、全院性基础课程的监考人员调配工作；

（2）负责印发考生名单和考场记录表，考场分布图；

（3）督促教师于考试后规定时间内网上上报成绩和书面提交成绩表；

（4）负责全院课程的考试成绩书面登记表的上交工作和保管工作；

7．办理学生弃考、免修、辅修等手续；

8．组织英语和计算机等级考试报名及发证工作；

9．教学检查、教学成果、教改立项、教学评价的具体工作；

10．期中教学检查、其它教学检查

（1）负责协调配合有关部门和专家组的检查工作；

（2）负责期中教学检查《学生问卷调查》收交、其它期中教学检查表格的统一保管或上交有关部门工作；

（3）负责专家组试卷抽查的教师调配工作；

11．管理教学计划、教学执行计划、课程大纲、实验大纲、教学日历等教学文件；

12．课程设计或专题设计、毕业实习、毕业设计

（1）负责收集学生《毕业实习报告》，交给教学系主任组织实习指导教师进行批改，并上交有关表格给相关部门，保存实习鉴定、报告、总结表；

（2）负责毕业设计成绩和总结表的保管和上交工作；

13．管理各类实习（航海技能训练、船舶教学实习、毕业实习）工作；

14．本科学生毕业设计、毕业答辩的管理工作；

15．办理与发放本科生学历证书和学位证书；

16．日校学生考轮机员证书的教务工作；

17．留（降）级学生成绩处理及留（降）级学生补考资料初核；

18．学院教学经费的管理与报销

19．本岗位工作材料的归档；

20．保存本岗位质量体系中要求的各种记录；

21．做好领导交办以及其它临时性工作。

六、陆上教务秘书：

1．学生证注册、制作学生名册、办理学生学籍手续；

2．协助教学院长、系主任等落实本科教学任务和教材、编排实验课表；

3．调度日常本科教学（包括实验教学）、管理调配专用教室、安排课程结束考试；

4．管理学生各类陆上实习（金工实习、校外工厂实习等）；