CNAS程序文件

二级文件清单

文件控制程序

1 目的

为对与管理体系有关的文件进行控制，确保各有关场所使用文件的版本是有效的，特制定本程序。

2 适用范围

本程序适用范围包括法律法规、标准、规范性文件，以及通知、计划、图纸、图表、软件、规范、手册、指导书、记录表单。

3 职责

3.1 检测中心主任负责质量手册和程序文件的批准、发布；

3.2质量负责人负责质量手册、程序文件的审核、相关质量管理作业指导书与其它文件的批

准，负责组织有关人员对现有体系进行评审；

3.3质量管理部负责质量手册、程序文件的编制，所有受控文件、外来文件的发放、回收、

销毁及原稿的保存；

3.4技术负责人负责相关技术类作业指导书的批准；

3.5各部门负责相关文件的编制和使用保管、外来文件的审查与获取，各部门负责人负责本

部门相关作业指南文件的审核。

4 工作程序

4.1文件与资料的分类

4.1.1文件和资料分为以下几类

a)质量手册；

b)程序文件；

c)技术性文件(包括标准技术文件、服务过程标准等)；

d)其它内、外部资料(如法律、规定、制度等)。

4.1.2文件和资料分为受控文件和非受控文件。检测中心管理体系运行中作为执行依据的文

件为受控文件；仅供参考或提供给客户及第三方参阅的文件为非受控文件。受控文件分发时须加盖“受控文件”印章并注明分发号；非受控文件分发时不加盖“受控文件”。

4.2文件的编号

4.2.2 各类文件编号统一由综合办公室文档管理员负责，文件编制部门在编制文件时，在综

合办公室文档管理员处取得文件(含记录)的编号。

4.2.3 文件编号方法

4.2.3.1 质量手册的编号方法

由机构代号(SK)、检测中心管理体系代码(CQM)组成，示例：SK-CQM。

4.2.3.2 程序文件的编号方法

由机构代号(SK)、质量程序文件代码(QP)、流水号(两位数字)组成，示例：SK-QP- 01。

4.2.3.3 作业指导书的编号方法

由机构代号(SK)、作业指导书文件代码(WI)、顺序号(三位数字)组成。不同文件类

型按区间进行编号，“检测方法”顺序号区间为“001～300”，“仪器操作指南”顺

序号区间为“301～500”，“仪器校准、期间核查规程”顺序号区间为“501～800”，“检测中心工作流程”顺序号区间为“801～900”。示例：SK-WI-001。

4.2.3.4 记录表格的编号方法

4.2.3.4.1从程序文件中引出的表格的编号方法

由程序文件编号+顺序号(2位数字)+版本号组成，示例：SK-QP-01-01-A/0。

4.2.3.4.2从作业指导书中引出的表格的编号方法

由机构代号(SK)、技术记录码(TR)、顺序号(3位数字)组成。示例：SK-TR-001-A/0。

4.2.3.5 版本状态

由“版本/修改次数”表示。“版本”由A为最初版本，根据质量手册要求进行换版，

换版后修改为B、C…，依次类推，I、O除外。“修改次数”由0～9表示。示例：A/0。

4.2.3.6 外来文件的编号方法

由机构代码(SK)、外来文件接收年份号(四位数字)、流水号(三位数字)组成，示例：

SK-2019-001。

4.3 文件的编制与审批

4.3.1 各类文件的审批权限见下表：

4.3.2 管理体系运行之后编制的质量文件，文件编制人员须充分征求可能使用文件的部门人

员的意见后，填写《文件报批申请表》，同文件正本送至文件审核人员审核内容和分发范围，并由相关部门确认后报主任批准。批准后的质量文件正本及审批后的《文件报批申请表》送至综合办公室，综合办公室文档管理员在相应的文件清单上登记。4.4 文件的发放

4.4.1综合办公室根据《文件报批申请表》批准的发放范围，准备文件的副本，加盖“受控

文件”章并编上分发号。对标准文件的受控，附上《标准文本的查新记录》。

4.4.2 文件发放时，综合办公室应填写《文件发放/领用登记表》，文件领用人签名并领取注

有分发号和加盖受控印章的文件。

4.4.3 当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写《文件发

放/领用申请表》，经该部门负责人审批后到综合办公室办理领用手续。检测中心内不得使用未加盖“受控版本”印章的复印文件，一经发现立即由综合办公室收回并且销毁。

4.5 文件的更改、换版和作废

4.5.1 文件需要更改时，应由文件更改申请部门人员填写《文件更改评审表》，说明更改原

因，主要的更改(如技术标准等)还应附有充分的证据。

4.5.2 文件更改后应重新进行签批下发，审核、批准依据4.3.1的审核权限执行。

4.5.3 文件的更改由综合办公室负责，更改方法如下：

a)打印更改页，随附《文件更改评审表》发至各相关部门/人，同时收回旧页。

b)根据《文件更改评审表》，综合办公室可直接在现有文件上用不易褪色的笔在更改处打一

横线，在上部或旁边空位处清晰写上更改内容，加盖更改章并签上名字和日期。

4.5.4 文件经更改后，应在相应文件的《文件履历表》做修订状态标识并更新《文件清单》

上登记。

4.5.4 文件经多次更改(修订状态从0到9时)或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次

文件作废，换发新版本，并在新文件上做好修订状态标识。

4.5.5 作废的文件由综合办公室按照《文件发放/领用登记表》收回并做好记录。作废文件

加盖“作废”印章。需作保留的作废的文件，由申请人填写《文件留用申请单》，经质量负责人批准后，由文档管理员加盖“留用文件”印章方可留用，其它作废文件作销毁处理。

4.6 文件的管理

4.6.1 文件应有序的存放以便于存取和查阅。

4.6.2 不得在受控文件上乱涂乱画，不得私自外借。确保文件的清晰、整洁和完好。

4.6.3 本检测中心运作方式以及外部法律、法规及标准变更时，应及时更改相应文件。

4.6.4 正本文件由文档管理员填写在《文件清单》中，并按类别归档保管。存入磁盘的文件

应进行归档登记。为防止文件丢失，所有存入磁盘的文件均应有备份。

4.6.5 当文件使用人将文件丢失后，应按本程序4.4条款办理申请领用手续。但必须在申请

书中作出说明。文档管理员在补发受控文件时应给予新的分发号，并注明丢失的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各相关部门，防止误用。