企业内部控制——采购业务

企业内部控制——采购业务

7．3 请购与审批控制

7．3．3 采购申请审批制度

为了明确采购商品或劳务的申请与审批规范，企业应建立采购审批制度。以下是某企业的采购申请审批制度，供读者参考。

采购申请审批制度

第1章总则

第1条目的

企业为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本制度。

第2条适用范围

本企业内所有部门的请购，除另有规定外，均依本制度的相关规定处理。

第3条责权单位

1．采购部负责企业所需物资的采购工作。

2．财务部负责采购物资的货款支付工作。

3．物资使用部门和仓库部门提出采购申请。

4．财务总监、总裁根据权限审批采购项目。

第2章请购审批规定

第4条原材料或零配件的请购

原材料或零配件的请购主要来自需求部门和仓储部门。

1．需求部门请购。

（1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。

（2）仓库材料保管员接到请购单后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。

（3）当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，同意请购。

2．仓储部门请购。

（1）仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购单。

（2）仓库主管签字的请购单，需要通过2方面的审批。

①采购员审查请购单，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。如果采购员认为请购单合理，则应用所掌握的市场价格编制采购预算。

②经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核，如果该项请购单在经营目标和采购预算范围内，财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。

（3）采购部应将处理过的请购单归纳备案。

第5条临时性商品的请购

1．临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。

2．使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。

3．请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经过财务部、财务总监和总裁同意签字后，采购部方可办理采购手续。

第6条经常性服务项目的请购

1．经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常性服务项目，例如公用事业、期刊杂志、保安等服务项目。

2．使用部门最初需要这些服务时，提出请购单，由财务部、总裁进行审核、审批。

第7条特殊服务项目的请购

1. 特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。

2. 特殊服务项目请购由总裁、董事会或股东大会进行审议、批准。

3. 审议人员参照过去的服务质量和收费标准,分析申请人提供的申请内容,包括选定的广告商、事务所及费用水平等是否合理,经总裁批准后,才能对这些特殊服务项目进行采购。

第8条资本支出和租赁合同

1. 资本支出和租赁合同应由经办部门提出请购, 由总裁、董事会或股东大会进行决策。

2. 对于重要的、技术性较强的资本支出和租赁合同,应组织专家进行论证,实行集体决策和审批,防止出现决策失误而造成严重损失。

第3章请购单规定

第9条请购单的开列和递送

1. 请购单的开列要求有以下四点,具体如下表所示。

请购单开列要求一览表

2．需用日期相同且属同一供应商的统购材料，请购部门应依请购单附表，以一单多品方式提出请购。

3．紧急请购时，由请购部门于“请购单”上注明原因，并加盖“紧急采购”章。

4．材料检验必须通过特定方式进行的，请购部门应于“请购单”上注明要求。

5．物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制“请购单”提出请购。

第10条免开请购单部分

1．总务性用品免开请购单，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理采购。总务用品分类如下。

（1）礼仪用品，如花篮和礼物等。

（2）招待用品，如饮料和香烟等。

（3）书报、名片、文具等。

（4）打字、刻印、账票等。

2．零星采购及小额零星采购材料项目。

第11条请购事项的撤销

1. 请购事项撤销时,原请购部门应立即通知采购部门停止采购,同时在请购单第1、2联加盖红色“撤销”的标记并注明撤销原因。

2. 采购部门办妥“撤销”后,依下列规定办理。

(1)采购部门在原请购单上加盖“撤销”章后,送回原请购部门。

(2)原“请购单”已送物料管理部门待办收料时,采购部门通知撤销,物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。

(3)原请购单未能撤销时,采购部门应通知原请购部门。

第4章附则

第12条本制度经总裁审批后自颁布之日起开始执行。

第13条本制度由采购部负责解释。

7．3．4 采购预算管理制度

为了避免盲目采购、控制采购成本、保证合理采购需求，企业应建立采购预算管理制度。以下是某企业采购预算管理制度，供读者参考。

采购预算管理制度

第1条目的

为了以下目的,特制定本制度。

1. 避免盲目采购。

2. 从总体上统筹使用资金,提高资金的使用效率。

3. 确保采购合理的需要。

第2条相关定义

1. 采购预算

采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量,对所需原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划,利于企业整体目标的实现及资源的合理配置。

2. 预算管理

预算管理指的是企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的经济活动,反映企业管理的成绩,保证管理政策的落实和目标的实现,促使企业不断提高效率和效益。

3. 采购预算管理

采购预算管理是企业预算管理的一个分支,应与预算系统的其他系统相互协调。

第3条编制采购预算

1. 根据企业经营目标确定采购预算项目、建立预算标准,采用一定的编制方法和程序,将企业在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。