采购管理业务流程

采购管理
采购管理是计划下达、采购单生成、采购单 执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集 到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程 中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、 监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管 理。
采购部门的主要工作
供应商
供应商 管理
下单
订单 管理
送货
收货 管理
由MRP生成
1.请购明细表 2.请购状况表 3.料件已请未购明细表 4.供应商已请未购列表
请购单生成采购
录入采购单
采购核价流程
品号厂商异动
询/核价单
核准
书面核准或计算机核准
核价单确认 更新供应商料件信息
采购流程
采购需求
需求确认 录入采购单
1.现有库存可用量 2.品号库存状况表
采购单 核准
供应商预计进货表 料件预计进货表 工单预计进货表 采购预计进货表 供应商料件交货排程表
一、供应商状况 1、现有供应商大致数量及分布区域如何？ 2、贵公司对供应商是如何管理的？是否进行了编码管
理？是否做了分类管理？ 3、贵公司目前收集的供应商的信息都有哪些？这些资
料对公司别的部门是否是保密的？ 4、贵公司在批准新的供应商时一般考核哪些内容？价
格、服务请求、质量、交货状况、技术水平？ 5、贵公司对供应商是否做考核？考核的大致办法是什
个领导批准？画出一般材料采购核价的流程图？ 4、当市场行情发生变化时，贵公司的采购价格是如何
进行调整的，是定期调还是随市场行情不断调整？
采购业务调查项（三）
四、采购订单 1、贵公司材料的采购周期一般为多长？是否要采
购该批材料由谁来决定？采购信息来源于哪些途 径？ 2、一种材料一般有多少家主供应商？是否针对不 同供应商有分配采购额度？是否订立合理采购批 次/量？ 3、材料的采购下单的流程是怎样？画出流程图。 4、当出现采购变更时，一般经过什么步骤来通知 供应商，是否有书面的通知？ 5、目前采购管理有无使用软件进行管理？是否应 用电子商务向供应商下单？
(1 075 000)
13 11 + 12
总资产
4 000 000
(3 975 000)
4 销售收入 5 000 000
14 4÷ 13
资金周转数
1.25 (1.26)
15 7ｘ14
资本收益率
10%
(13%)
采购工作/管理
采购工作主要是适时、适量、适质、适 价为生产部门提供生产所需要的原材料。
采购管理就是对采购业务过程进行组织 、实施与控制的管理过程。
么？ 6、新批准一家供应商要经过哪些流程？画出流程图。
采购业务调查项（二）
二、请购管理 1、贵公司是否有材料的采购需先进行请购？纳入请购
管理的材料是哪些类型的材料？ 2、当公司某部门有请购需求时，由哪些人员来审批该
请求？一般经过怎样的流程？画出流程图。 三、价格管理 3、贵公司对采购材料的价格是如何制定的？一般由哪
第四章 采购管理业务流程
王红英 qywhy@163.com
采购成本与资本收益率的关系
1
人工费
1 100 000
成2
本
材料费
2 300 000 (2 185 000)
3 间接费 1 200 000
8
库存值
500 000
资
(475 000)
9
产
应收帐
300 000
10 现 金 300 000
4 销售收入 5 000 000
本章关注
• 请购流程 • 采购核价流程 • 采购流程 • 采购变更流程 • 进货流程 • 退货流程
请购流程
一般请购作业的时机
1.计划采购时所遗漏的需求。 2.超耗用料的额外零星需求。 3.非正常需求的其它需求，如客户的额外
订单或代购品。
请购流程
录入请购单 请购单
主管核准请购单 采购询价确认
书面核准或 计算机确认
补充？
始
MRP建议计划 手工追加计划
认证供应商
审批？
供应商文档
请购单
常规采购
询 价 比价
预算/权限审查
其它采购单？
采购单生成
合并处理
楷体 计划阶段 行楷 执行阶段 隶书 财务及评价
质量？
打印采购合同
差
终
良
跟踪采购单 接受采购单
控制点
供应商业绩评价
质量/交货期/价格
检验/免检
付款处理
定单/质量/价格
退货处理
验退件未退 明细表
供应商供货统计表 料件历史进货记录 供应商进货明细表 供应商进货汇总表
进货记录
退货单 录入退货单
退货单
退货流程
1.决定是否冲销已交货 2.是否要指定结案
不良检验
Y
核准
退货单确认
供应商采购进货表 料件历史进货记录 供应商进货明细表 供应商进货汇总表
采购进度追踪
பைடு நூலகம்
采购业务调查项（一）
采购业务调查项（四）
五、采购进货 1、当采购的料件快到货时，是采购部还是仓库先知道
这个消息？若是采购部，则它是否通知仓库？ 2、当采购到货时，由哪个单位接收？若是仓库，它有
什么凭证来说明送来货是正确的？ 3、是否进行进货检验？检验方式是怎样？全检、抽检
、免检？当发生验退时，是怎样的处理流程？ 4、采购进货一般经过哪些流程？请画出流程图。 5、当供应商送来的货超过采购数量时，如何处理？同
书面或计算机
采购单确认
采购单进度追踪
采购变更流程
采购单
变更? 录入采购变更单 采购变更单
变更核准 采购变更确认
供应商预计进货表 料件预计进货表 工单预计进货表 采购预计进货表 供应商供货统计表
采购单进度追踪
进货流程
采购单 发票与送货文件
N
入库
到货检验
Y
录入进货单
进货单
验退 N 进料检验货 Y
进货单确认
采购 计划
采购部 门
结算 管理
用款计划
财务部 门
与供应商结算
仓库部 门
规范化的采购业务
• 资源调查 • 价值分析（在理解采购需求的前提下，提出采用更为经济和标准的替代方案） • 询价及洽谈 • 供应商认证 • 生成请购/采购单 • 审批 • 下达采购单 • 采购单跟踪 • 验收入库 • 结清
规范化的采购流程
5 1+2+3
成本
4 600 000 (4 485 000)
6 4-5
毛利润
400 000 (515 000)
4 销售收入 5 000 000
7 6÷ 4
销售利润率
8%
(10.3%)
材料费下降5％，销售利润率提高29％
12 固 定 资 产 2 900 000
11 流 动 资 产 8 + 9 + 10 1 100 000
一张采购订单是否允许分批交货？ 6、供应商一般什么时候开发票？发票开给哪个部门？
是针对每张采购订单来开票还是总体开票？
采购业务调查项（四）
7、一般采购的付款流程是怎样？画出流程图。采 购到货后如何付款？是逐批结清还是统一在每 月的某天结算，或者其他？