文件编号与标识规定

文件编号与标识规定
1目的及适用范围
文件编号目的在于统一规范管理公司物业服务领域各项管理文件的编码标识方式，以便于文件的识别和使用
本规定对本手册的文件标号及标识作了阐述，并对各项目物业分公司制订和发布的各类管理文件的编号及标识作了规范，包括管理手册、程序文件、工作指引、表格、计划文件及对顾客公开文件等。

2本手册文件编号规则
2.1文件代号规则
a) 公司名称代号
公司名称代号以汉语拼音的第一个字母缩写表示，即“xx物业”以“ WDV”Y表示。

b) 文件类型代号
管理手册MM(Ma nageme nt Menu)
工作指引WI(Work In structio n)
标准表格FR(Form Record)
2.2管理手册编号规则
2.2.1管理手册各章节的编号方式
WDWY-MM O
某一节的自然序号(0〜9) 所在章的自然序号
(0〜9) 管理手册代号
物业代号
如：WDWY-MM41表示xx物业管理手册中的第四章第一节，即《方案管理》
222工作指引的编号方式
WDWY-WI-MOV O
99
）
（10 〜
99
XX物业代号
如：WDWY-WI-MM5101表示源自xx物业管理手册中的第五章第一节内容的第一个工作指引，即《物业员工奖罚管理规定》。

2.2.3表格的编号方式
WDWY-FR-MMD
表格代号
------------------------------------------------ x x物业代号
如：WDWY-FR-MM7601表示源自xx物业管理手册中的第七章第六节内容的第一个表格，即《物业保修卡》
注：计划类、清单类文件的编号方式不另作规范，统一按表格编号形式进行。

3物业分公司文件编号规则3.1文件代号规则
鉴于通用形式，物业分公司的文件须采用ISO9000模式，分为质量手册、程序文件、作业指导书（工作手册）以及表格。

a）公司名称代号：
在WDW的后面加“/”，再加上物业分公司所在城市的拼音缩写表示，如大连
物业分公司的文件编号前均用“ WDWY/DL表示、吉林物业分公司的文件编号前均用
“ WDWY/JL表示，等等。

b）文件代号
质量手册一一QM
程序文件——0P
工作手册代号按业务模块分类约定如下：
内部管理类：
XZ—亍政RS —人力资源PX —培训ZN —职能
日常服务类
BA—保安XF —消防GC —工程WS —卫生（保洁绿化消杀）
KF-客户服务
参考类
AL—案例FG —法律法规HT —合同范本
3.2物业分公司文件的编号规则
3.2.1质量手册的编号方式
WDWY/-QM
I ___________ 质量手册代号
物业分公司城市代号
注：物业分公司建立其它体系如ISO14OO0 OHSAS1800等的，手册代号另行规定, 本规定以质量手册为例。

3.2.2程序文件的标号方式
WDWY/-OP1
I ---------------------------------------- 程序文件的序号（01〜99）
程序文件代号
物业分公司城市代号
如WDWY/DL-OP01 表示大连物业分公司制定的序号为01的程序文件。

3.2.3工作手册的编号方式
WDWY/- □□
I ------------------------------------- 文件序号（01〜99）
工作手册代号物业分公司城市代号女口：WDWY/DL-RS01表示大连物业分公司《人力资源（人事）工作手册》中的第一个作业文件。

324表格的编号方式
WDWY/-FR- □□□□
表格修改版本号（A〜Z）表格序号（01〜
99）
文件序号（01〜99）所在文件类别
（QM\OP\R等）代号_________ 表格代号
物业分公司城市代号
如：WDWY/DL-FR-RS0101A表示大连物业分公司《人力资源（人事）工作手册》中的第一个作业文件中规范使用的第一个工作表格。

WDWY/DL-FR-OP9101A 表示大连物业分公司《不合格、纠正及预防措施控制程序》中规范使用的第一个表格。

注：一些独立表格可用0001 —直排序下去表示。

关于修改版本号在本章节 4.2有详
细阐述。

如WDWY/DL-FR-RS000表示《人力资源（人事）工作手册》中未在任何文件中规范使用的表格。

3.3特别约定
一般而言，工作指引是支持某个程序文件的，因此工作指引编号可以与程序文件编号建立对应联系，但也不能绝对排除直接支持管理手册的工作指引文件，因此为简化文件编号规则，程序文件和工作指引之间不建立相互关联，都直接按某个业务模块的自然序号编排。

针对某一类工作指引文件，如设备操作规程、保养规程、服务作业规程等，按上文件述编号方式一类指引文件或表格只给出了一个编号，为区别不同设备和服务作业文件，在该类文件的自然序号后面加上（**）标识码，以保证每一份文件的编号唯
一性。

其中“** ”由00〜99顺序排列使用。

对需要使用编号予以标识区分的计划文件，可以使用SD（Schedule Docume nt）对需要使用索引编号的外来文件，可以使用EF（External File）作为“文件类型代号”。

对需要长时间使用的对顾客公开文件，可以使用PF（Public File）作为“文件类
型代号”
4 文件版本标识
4.1 管理（质量）手册、程序文件及工作手册版本标识管理公司物业管理制度中的管理手册、工作指引，物业分公司的质量手册、程序文件及工作手册的修订采用按节或单个文件（程序）修订的办法，
为确保公司体系文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号来控制最新版本，版本号采用英文字母A ，B，C .............. 表示第一版、第二版 ........ ;用阿拉伯数字0，1, 2 ........ 表示未经修改、第一次修改、第二次修改
版本号与修改状态号之间的关系为：“版本号”适用与更大范围（整本手册或整分程序文件），“版本状态号”适用于手册中单个文件或程序文件的某一页修改。

每一版之管理体系文件和资料可以允许修改9次，即修改状态号最高是9，当第10次修改时，该手册或程序文件换版，即由A版升为B版，B版升为C版……以此类推。

特殊情况下如一次性大规模修改文件，换版可不受此限制。

a）管理公司物业管理制度中的管理手册、工作指引内容页包括章节编号、章节
标题、版本状态（即版本状态及章节修改状态，用A〜Z /0〜9表示）、生效
日期；
b）质量手册、程序文件及工作手册的封面必须注明：手册编号、版号、与版号相应的生效日期、编制人、审核人、批准人签名、受控印章、发放编号等；
c）质量手册、程序文件及工作手册的内容页中必须注明：章节编号、章节标题、手册版号、章节修订状态等。

d）每个手册用修改控制页集中体现修改内容、页码、时间及修改人等。