程序文件-ZBJC-PD04-405D 客户要求、标书和合同评审程序

程序文件发布日期：2018.03.17

实施日期：2018.04.16

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客户要求、标书和合同评审程序

1目的

对客户要求、标书和合同进行评审，以使客户的要求明确，合同条款清楚，并保证实验室有能力满足客户的要求。

2范围

适用于本公司的客户要求、标书和合同评审。

3职责

3.1客户服务部负责合同评审。

3.2总经理负责批准专项合同。

3.3各检测岗位负责编制检测项目和与之相对应的检测方法清单，并跟踪其有效性。

3.4实验室负责人批准检测方法清单。

3.5客户服务部负责将方法偏离和合同变更情况通知客户，并经客户确认。

4工作程序

4.1合同评审

4.1.1核查委托方提供的资料

⑴客户信息

—首次检验应提供公司营业执照复印件，核原件，之后委托的无需提供原件。

—委托方提供的信息不真实，应拒绝接受委托。

⑵核查样品信息

要求客户提供以下样品信息，承诺对所提供信息的真实性和完整性负责，并签名确认。

—对预包装样品，样品名称按包装提供的名称为准，且不可冠以某某品牌等字样来描述样品。

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客户要求、标书和合同评审程序

—委托方对所送样品属性负责，公司不承担送检样品可能为假冒商品的任何风险，在检验报告中声明只对送检样品负责，必要时可拍照留存。

—送检样品的包装、规格、状态和标识要完全一致，否则拒绝接受。

—样品数量、重量应满足检测工作的需要。

—冷冻样品必要时测其温度，确保与提供的样品资料信息一致。

—当样品的生产者及其它相关信息无法确认时，声明在检验结果报告中不得填写生产者名称及其商标。

4.1.2检测能力评审和检测方法选择

—确认委托方要求检测的项目是否可以开展，是否在资质认定的范围内。

—检测方法首选国家标准，行业标准，且为最新有效版本。

—公司制定的非标准方法，已通过确认，且在资质认定范围内，在征得客户同意后方可使用。

—若出现所选用的方法等任何偏离合同规定的情况，要及时告知委托方。

—委托方要求检测的项目，若参数尚不具备检测能力，且在短期内不能解决，而没有实施检验检测活动的资源和能力的；或虽具备实施检验检测活动的资源和能力，但由于用于检测项目的仪器设备使用频次低、价格昂贵、实验任务量大而不能保证按时完成等原因或者其他不可预见的原因而不能承担部分或全部活动，应告知委托方需使用外部供应商实施检测活动，在征得委托方同意后可进行分包。分包办法按《分包控制程序》执行。

—客户提出的方法不合适或是过期的，客户服务部应通知客户。

—客户应对选定的检测方法进行确认。

—客户要求或标书与合同之间的任何差异，应在检测活动开展前解决；合同内容应该被实验室和客户双方接受，且客户要求的偏离不应影响检测活动的诚信和结果的有效性。

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4.1.3签订合同

本公司以《委托检验协议》的形式作为常规合同。

—签订《委托检验协议》。

—协议事项。按合同内容约定双方的权利和义务。

—双方对所有内容确认无异议后在协议上加盖双方公章。

4.2特定要求的合同评审

4.2.1政府或社会监管部门委托本公司进行检验时，经双方协调达成一致，根据实际检测情况拟定实施检测方案，经双方签字后生效，即视为双方的协议合同，一切检测工作按合同约定执行。

4.2.2必要时可与委托方签订专项合同。

4.2.3客户要求针对检测做出与规范或标准符合性的声明时，应明确规定规范或标准以及判定规则，实验室所选择的判定规则需要与客户沟通并取得同意，规范或标准本身已包含有判定规则时除外。

4.3合同变更

在履行合同过程中，双方如需要更改合同，需及时沟通，更改合同时应重新进行合同评审，并记录修改情况，同时将修改情况通知所有受到影响的人员。

4.4关于偏离合同的沟通

合同签署后，如发现合同的内容与实际情况有偏离时，例如样品信息与申请单填写的内容不符，超过检测时限等，检测项目需要变更时，客户服务部应及时通知委托方，并做好相关记录。

4.5与委托方或其代表合作

实施实验室活动中，委托方如有需要，要求监控检验检测活动的表现时，客户服务部应与委托方或其代表合作，充分了解需求，在有关人员批准同意、相关人员

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客户要求、标书和合同评审程序

陪同下，可采用允许其适当进入实验区域见证与其相关的检验检测活动等方式，满足其合理要求。

4.6合同评审记录的归档保管

4.6.1所有合同评审记录，包括合同修改记录、合同执行期间针对客户要求或实验室活动结果与客户的沟通记录、重大变化的评审记录等，均由客户服务部归档保存。

4.6.2归档保管的记录包括：委托检验协议等。

4.6.3所有合同评审记录应妥善保存6年，有特殊要求的按有关规定执行。

5支持性文件

《分包控制程序》 ZBJC-PD04-405E

《文件资料控制程序》 ZBJC-PD04-405C

《记录控制程序》 ZBJC-PD04-405N

6质量记录

《委托检验协议》 ZBJC-QR04-104

《合同修改记录》 ZBJC-QR04-007

《合同执行偏离记录》 ZBJC-QR04-008

《合同评审小组记录》 ZBJC-QR04-065