合同管理员的工作内容

合同管理员的工作内容

导语：改善政府采购操作环节中普遍存在的"重采购、轻验收"现象，保证政府采购项目质量和提高财政资金使用效益，保障采购人、供应商的合法权益，下面小编为你整理的合同管理员的工作内容，希望对你有所帮助！

一是属于采购代理机构集中采购的验收工作，以《政府采购委托代理协议》签订的委托验收事项为准，没有明确的由采购人组织验收；采购人自行采购的验收工作，由采购人按照合同约定自行组织验收。

二是采购金额超过5万元的采购验收工作，应邀请主管部门参与验收，政府采购监督管理部门视情况参与验收。采购金额超过20万元的大型或技术复杂的采购项目，组织验收的部门应当邀请国家认可的质量检测机构、生产商或经销商的代表参加验收工作。

三是成立验收小组。公开招标的采购项目由采购人代表、专家等共5人以上的单数组成验收小组；竞争性谈判，询价等采购方式由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成验收小组，其中，专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购金额在5万元以下，技术、参数、服务、规格、型号明确的采购项目，验收小组成员由采购单位的纪检人员和相关技术人员3人组成。

四是货物和服务类项目的验收，验收人员依据招标文件、投标文件及采购合同认真核对品牌、型号、配置、配件、产地、数量、价格、售后服务、产品合格证、产品说明书、CCC 认证、检验检测报告、设备运行状况、节能环保、绿色产品及供应商等情况进行逐一查验，并由记录人员做好详细记录。工程类项目的监理和验收按建设行政主管部门现行有关规定执行。

五是制作验收记录并加强监管。验收小组应当制作验收记录，验收结束后，所有验收人员应当在验收书上签字，并承担相应的法律责任。财政部门加强对政府采购合同履约验收活动的监督检查，发现当事人在政府采购合同履约验收过程中的违法违规行为，依法依规查处。

一、合同管理不是档案管理

很多单位，提到合同管理，以为就是那一本本合同的保管和存取，其实大错特错。合同管理最关键的是动态管理，是对合同从签订前、履行中和终止后的管理，涉及到合同的实际履行、合同任务的内部分解、合同的变更、争议的解决等等，文本管理只是其中很少的一部分功能。而且，就算是档案管理，很多人也管理不好，没有编号和分类，不以合同为主线对相关资料进行归口管理。

二、构成合同的不仅仅

是“合同”和“协议”

如果不是法律专业毕业的，很多人只把标有“合同”、“协议”字样的纸张才叫做合同，而把其他形式的实际履行认定为“没有合同”。我就经常听到有人说，某个项目只有传真，都没有合同的。这是不对的，按照合同法和国际惯例，传真、会议纪要甚至连电子邮件都能构成合同。

因此，对“合同”一词要做实质上的理解，而不能只停留于表面。有的甚至只是口头上的商量，其实也已经构成一份合同了，只是对即时合同和小金额合同没有必要纳入正式的合同管理而已。

三、合同的区分和分类应以标的为标准

合同的区分和分类应以合同标的为标准，而不是按合同主体等其他因素。我看到有人甚至以文本区分，一个文本当成一份合同，连补充协议都单独编号，这是哪门子的合同管理，这是“纸张管理”。还有的人，把与同一单位签订的不同的合同都列入同一合同进行编号管理，这也是不正确的。

四、合同的编号

跟档案管理一样，合同必须要编号。至于编号的规则，可以有所不同，但至少应该考虑以下几个方面：

1. 编号要按序顺延，而不能以签订的日期作编号；

2. 考虑到数据库的储存规则，编号中最好不要出现中文；

3. 对合同的分类和编号要有预见性，因为分类和编辑

一旦确定，以后就很难更改了；

五、合同管理主要是动态管理

合同管理不只是档案管理，它必须是动态管理。对于合同的动态管理，我们可以通过制作统一的表单去实现，从表单即能看出该合同的基本情况和履行情况，而不只是原始的合同文本。

1. 合同一经签订，既要组织实施，分解任务，对合同的实质性规定进行交底，督促、提醒相关部门按合同的规定履行职责。合同管理部门往往不是合同履行的业务部门和技术部门，但它又确实是合同履行的积极推动者和组织者。在合同履行中，既要积极行使权利，又要主动履行义务。

2. 合同的变更。合同变更可以是任何形式，如果是口头的，应该要及时补充建立书面形式，即使因为实际情况难以让合同对方完备手续，合同管理人也应该要做详细说明。

六、合同管理的技术运用

可以结合目前的软件对合同进行管理。比如将合同扫描成电子文档以进行保管，利用电子表格的形式建立台账等，把合同管理落实到实处、细处。