展览策划案(以四川旅游展为例)

策

划

书

展会策划筹备组 2010年5月8日

关于“四川旅游展览会”展览项目策划一、展会名称：

四川旅游展览会

二、展会举办地点：

四川省成都市世纪城国际展览中心

三、办展时间：

开幕时间：2013年6月1日上午9点30分

展览时间：2013年6月1～3日，每天上午9点～下午5点

观众开放：2013年6月1～3日，每天下午4点30分不再进入场

筹展时间：2013年5月30～31日，每天上午9点～下午7点

撤展时间：2013年6月4日，上午9点～下午8点

四、办展机构：

主办单位：成都市人民政府

四川省旅游局

承办单位：四川旅游发展集团

四川中国国际旅行社

协办单位：成都世纪城新国际会展中心

五、办展频率：

一年一次

六、展品范围：

1.四川省内的景点、景区及相关服务；

2.四川省内的酒店集团、单体酒店、度假村、精品酒店、酒店管理公司；

3.航空公司；

4.四川省内轿车租赁公司；

5.旅游装备公司；

6.与四川景点相关的全国各地旅行社；

7.旅游相关的电视媒体和网站。

七、展会规模：

1.展览面积：使用世纪城国际展览中心的一号馆主馆单馆，共计1.15万平方米。

参展单位数量：

四川省内景点及景区100个；

四川省内的酒店集团、单体酒店、度假村、精品酒店、酒店管理公司50个；

航空公司6家；

四川省内轿车租赁公司30家；

旅游装备公司30多家；

与四川景点相关的全国各地旅行社50家；

旅游相关的电视媒体和网站50家。

2.参观展会的观众：预计人流量10万人。

八、展会定位：

展现四川旅游自然风光与人文景观巨大特色，深度挖掘四川旅游深度产品。九、展会工作人员分工方案：

(一)招展分工

1.展位和招展项目说明——（对展位及招展项目进行详细说明及宣传，招展函的编

制）项目组；

2.寻找目标参展商和观众——（广泛收集目标参展商及观众的信息，建立一个完整

实用的目标参展商及专业观众数据库）市场营销部；

3.招展方案设计——（招展代理，招展宣传推广，招展预算，招展进度计划）策划

部；

4.招展及招商工作的组织管理——（对展会的招展招商工作进行有效的组织管理）

组织部；

5.会展产品营销合同——（签订营销合同，内容详细、全面而准确）展物协调组。

(二)招商分工

1.材料样品准备——（地区宣传材料，产品宣传材料，样品种类选择要遵循便携、

典型原则）展物协调组；

2.展位布置——（展位遵循大小适中、位置适中、精简适中原则）综合协调部；

3.人员配备及服务解说——（服务解说主动热情）服务部；

4.会后跟踪调查——（会后跟踪及时，跟踪落实到访客商会展期间意向、邀请对方

投资考察、增加招商引资成功率）客商邀请组。

十、展会开幕和现场管理方案：

（一）2013年第一届成都旅游展览会开幕式

1.地点：成都市世纪城国际展览中心广场

2.时间：2013年6月1日上午9:00

3.规模：现场观众共计2000人左右

4.活动构成

(1)主持介绍到场嘉宾；

(2)政府领导、主办方、承办方、参展商代表讲话；

(3)嘉宾代表为展会剪彩；

(4)由四川省旅游局局长郝康理介绍本届展会的主要内容并宣布“2013年第一

届四川旅游展览会”正式开始。

（二）现场服务管理

1.VIP（very important person) 服务管理

对于VIP贵宾，从前期邀请、酒店的定制，到达酒店，出席开幕式，离开展会地点都要派专门的人员和车辆进行接待。

2.媒体服务管理

展会前期，邀请当地的宣传媒体和该领域的专业杂志、报纸进行宣传报道，扩大展会影响。开幕当天，这些媒体都会前来进行采访报道，为了体现主办机构的周到服务，我们应该提前为媒体准备一份本届展会的详细情况介绍和一份新闻稿，在展会现场特别准备媒体休息区。

3.专业观众管理服务

在专业的贸易观众管理中，通过与专业的信息技术开发公司合作，使用网络信息技术，以保证高效的展会登记和后续工作。为了避免现场因贸易观众注册过多发生拥挤现象，可以通过移动电话条码技术e-ticket(电子门票)，进行展会预先注册登记。

此外，还要通过严格的贸易观众管理，尽量减少展场内偷窃事件的发生，注意现场秩序，防止踩踏事件的发生。

4.餐饮安全服务管理

引进若干餐饮公司在展馆指定区域搭建临时餐饮区，最大限度地解决观众和参展商的就餐问题。为避免发生因食物引起的问题，引进餐饮企业时一定要选择正规合格的餐饮连锁机构，考虑到展会的国际性，中餐和西餐的搭配要合理。

5.交通服务管理

展会期间进出展馆附近的车辆主要涉及布撤展时的货运车辆、参展商和观众的小

型车辆、VIP的特殊车辆以及每天接送人员的大巴车辆。提前做好现场各种车辆的路线图。提前通知参展企业布撤展时的货运车辆走展馆的货物出入口，避免与其他车辆在正门发生拥挤。对参展商和贸易观众的小型车辆的停放，要提前在展馆附近开辟一个大型的停车场或空地，做到车辆有序进场，派专人在停车场处进行指导和看管。对VIP贵宾车辆，提前准备好贵宾车证，现场由专人引导车辆停放位置。（推荐入住的酒店协商，租用大巴，每天接送来往展馆的参展商和观众）。积极联系出租公司，在观众流量较大的时段调拨更多的出租车来展会现场接送观众。

6.人身安全服务管理

提前联系好成都市公安局派专人定期巡视现场；展馆保安人员尽可能多地进驻场馆，同时利用展馆的广播，定期提醒参展商和观众注意保管好个人的财物，以避免现场盗窃事件发生

7.参展商的服务管理

(1)向参展商提供的服务主要涉及展位预定、选择、费用支付、搭建运输服务、

租赁服务、邀请信申请服务、翻译服务等。展会开幕前需要办理的各项手续

能通过网络实施，主办单位应派专人负责这项工作；

(2)参展商的现场注册服务主要涉及参展人员的证件领取、问题的咨询服务和处

理。为了做到参展商证件管理清晰，参展企业必须凭“参展证明”来领取证

件以避免冒领或误领，从而保证参展企业展台和展会现场的安全。

8.展会现场管理

(1)设置醒目清晰的标识。主办机构提供为参加活动的观众提供一份至少用两种

文字编写的地图以及文字说明（会展服务手册或参观指南）；

(2)现场服务人员必须统一着装，而且要佩戴明显的标牌，让前来咨询解决问题

的参展企业容易找到。现场服务人员遇到问题，要从参展企业的角度出发，

理解他们的急切心情，在言语交流上要做到态度诚恳，用诙谐幽默的言辞放

松紧张的气氛，及时解决问题，给参展人员满意的解决方案。在展览开始之

前应先对现场的服务人员进行培训，现场的服务人员必须清晰了解整个展览

会的构成及流程，熟悉掌握整个展厅的构成；

(3)派专门的人负责整个展厅的清洁，保持整个展厅的清洁；

(4)提前绘制出安全图，发给每个参展商，并且提前联系好消防队；

(5)医疗安全：提前联系医院，展会现场设立医疗点，做好突发事件发生的准备；

(6)交通安全：提前联系好交警队，让他们派人员过来指挥现场交通。

十一、展会期间举办的相关活动方案：