档案的提供利用

开 放 档 案
机关、团体、企业事业单位和其他组织 以及公民根据经济建设、国防建设、教 学科研和其他各项工作的需要，可以按 照有关规定，利用档案馆未开放的档案 以及有关机关、团体、企业事业单位和 其他组织保存的档案。
开放档案的意义


（一）开放档案室现代社会公民民主权利的具体体现。 （二）开放档案室现代档案馆自身发展的一项重大措施 （三）开放档案可以促进档案的各项业务建设


档案证明的编写要求： （1）档案证明应根据档案正本来编写。 （2）档案证明必须客观引述材料 （3）无论根据什么材料编写，均应在 档案证明上注明材料的出处和根据 （4）档案证明的文字要确切、明了， 要限定其内容范围，不得超出申请证明 问题的范围而列入其他材料
档 案 利 用 服 务 的 方 式
（1）档案展览与陈列本身就是提供档案 信息的现场，利用者可以从中得到较为集 中系统的档案信息内容与线索，甚至发现 从未见过的、难得的珍贵史料信息；
（2）机关和档案馆能在一定范围内组织 较多的观众参观，服务面较广泛；
和 咨 询 服 务
档 案 提 供 利 用 的 宣 传
（3）经过精心选择和组织展出的有代表性 的、典型的档案信息材料，能够以其原始性、 真实性和形象鲜明见长，给参观者留下深刻 的印象，起到生动的宣传教育作用；
档 案 利 用 服 务 的 方 式


一 、阅览服务 档案阅览服务，是指档案馆（室）在特定 的场所，开辟阅览室，向有关利用者提供 档案信息的一种服务方式。 档案是历史记录的原始材料，一般多是单 份、孤本或稀本，有的内容具有一定的机 密性。这些特点，决定了档案一般不宜外 借。档案馆（ຫໍສະໝຸດ Baidu）收藏的档案，又不能也 不必要全部复制多份广为传递，而应主要 采取馆（室）内阅览的方式。
（2）档案——档案馆室的档案原件和档案信息 加工品，如大事记、结构沿革、文件汇编等编研 材料。 （3）服务——档案人员被动的提供档案服务和 主动提供档案服务两种形式。
2、内容
馆藏档案信息的内容和成分，各种档案检索工具 的使用方法； 社会对档案信息的需求特点，把握档案利用需求 的发展规律； 介绍和报道馆室藏中相关的档案信息线索，积极 开展档案咨询服务； 提供他们所需的档案文献等内容。
6．按语和注释，按语介绍历史背景和大事要点。 7．附录，辅助材料，放在征文之后。
（三）大事记的编写要求
注意：建立大事记录制度。（建议各单位建立大 事记录制度，责成相关部门或专人负责登记、 记录，减轻档案人员工作量，同时也保证大 事齐全完整）
二、组织机构沿革
1、概念组织机构沿革——是系统记载一个机关、本 企业、地区或专业系统的体制、组织机构和人员 编制变革情况的一种编研材料。 2、种类（理解）： 3、内容 实际中普遍采用的编写方法分两部分： （1）概述。 （2）组织机构设臵和领导人员名录。


三、档案间接利用的方式：
档案间接利用工作的重点是对档案资料进行编辑研究，形 成各种参考资料。 常用参考资料分为两种： 一种是档案文献报道性资料，如全宗指南、专题指南、档 案文摘等： 一种是档案文献撰述型资料。如大事记、组织沿革等。
思考题：


1、试分析档案阅览服务的特点。 2、档案为什么不提倡外借？ 3、档案展览工作的作用是什么？ 4、开放档案的含义是什么？
三、意义和要求
（一）意义 1、提供利用是档案工作的根本目的。 2、利用工作对整个档案工作的发展有决定性影响 档案工作的发展，取决于两个因素 （1）外部因素：社会及本部门决策层的重视程度 （2 ）内部因素：各项档案业务工作是否健康、协调 的发展
（二）要求：
1、明确服务方向，端正服务态度。 2、熟悉档案，了解需要。 3、正确处理利用和保密的关系 4、正确处理利用工作与基础工作的关系 5、注重被动服务与主动服务并举 6、注意掌握档案利用效果
档 案 利 用 服 务 的 方 式


四、档案证明 档案证明，是指档案馆（室）根据机关、 团体或个人的询问和申请，为核查某种事 实在馆（室）藏档案中记载情况（有无记 载和如何记载）而摘抄编写的一种书面证 明材料。 利用者提出申请——领导审查批准——查 找材料——综合编写——校对——寄发
档 案 利 用 服 务 的 方 式
档案咨询的种类： 1、按内容性质，分为事实性咨询、指导 性咨询与检索性咨询 2、按难易程度，可将档案咨询分为一般 性咨询和专门性咨询。 3、按咨询形式，可将档案咨询分为口头 咨询和书面咨询。
二、档案直接利用的方式




1、开设阅览室 2、档案外借 3、制发档案复制本 4、出具档案证明 5、咨询服务 有五个步骤 6、档案展览与陈列服务 7、开放档案
档 案 利 用 服 务 的 方 式


二、档案的外借 档案外借服务，是指档案（室）为满足某 些需要档案原件或副本作证据的利用需求， 暂时将档案借出馆（室）外使用的一种服 务方式。
档 案 利 用 服 务 的 方 式


三、制发档案复制本 制发档案复制本服务，是指档案馆（室） 根据利用者的合理需要，以档案原件为 依据，通过复制（包括静电复印、拍照、 晒印、摹写、抄录等）、摘录等手段， 向利用者提供档案复制本的一种服务方 式。 优缺点
开 放 档 案

《中华人民共和国档案法》规定：
“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成 之日起满三十年向社会开放。经济、科学、 技术、文化等类档案向社会开放的期限，可 以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益 以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的 期限，可以多于三十年”。

开 放 档 案
凡我国的公民和组织，持有身份证或工作 证、介绍信等合法证明，均可直接到档案 馆利用开放的档案。外国人或者外国组织， 经我国有关主管部门介绍及其前往的档案 馆同意，亦可利用我国已开放的档案。
和 咨 询 服 务
档 案 提 供 利 用 的 宣 传


六、档案展览 档案展览与陈列服务，是指档案馆（室） 按照一定的主题，以展出档案原件或其复 制品的方式，系统地揭示和介绍档案馆 （室）藏中有关档案的内容与成分的一种 具体服务方式。
和 咨 询 服 务
档 案 提 供 利 用 的 宣 传
档案展览与陈列的作用是：
第三节 常见档案的编研(掌握)
一、大事记
大事记——就是按照时间顺序，简要地记载 一定时期发生的重大事件的一种参考资料。 （一）种类 1．机关大事记。 2．国家或地区大事记。 3．专题大事记。 4．个人生平大事记（通常也称年谱）。
（二）体例和结构
大事记一般采用编年体，以年月为经，以事实 为纬，将大事条目按时间顺序排列，以便反映同 时期中大事之间的联系。 一部独立编印的叙述式大事记，一般由如 下部分组成：（所谓独立编印的叙述式大事记— —参考资料名称就是单纯的大事记，而不是志书、 年鉴等资料里附带的大事记表等）



五、档案目录 六、档案展览 七、档案咨询 八、网络化、档案数字化环境下档案 利用服务方式的变化
档 案 利 用 服 务 的 方 式



新环境下，档案利用服务的方式也发生 的革命性变化，主要表现在以下几个方 面： 1、计算机占据主要利用空间 2、网络服务成了查阅档案信息的主要 方式 3、下载、打印逐步取代复印档案 4、利用服务实现自动化
档案利用工作
第一节 档案利用工作的概念
一、含义
1、概念：档案利用工作——亦称“档案利用服 务”、“档案提供利用”，是档案部门通过一定 的方式与方法，直接提供档案，为利用者服务的 一项业务工作。
（1）方式与方法——主要是指提供档案原件借 阅、档案复制品、提供咨询、档案信息加工品， 出具档案证明等形式。
结构如下
1．题名即大事记的标题。包括对象、内容、时间、 名称等。 2．编辑说明，称为前言或编者的话。 3．序言，介绍大事记记述对象的概况。 4．目录。是帮助读者查找大事记条目的线索。
5．正文
这是大事记的主体部分。大事记的内容， 主要由大事记述和大事时间两部分组成。


（1）大事记述是通过许多重大事件的记述， 反映历史发展的概貌和规律。 （2）大事时间。要求记载准确日期，每件大 事年、月、日齐备。
第二节 档案利用的途径与方式
一、档案利用的基本途径。 直接利用工作是档案提供利用工作的主要途 径，是档案工作人员通过阅览、外借、复制、咨 询、档案证明等服务方式，直接向利用者提供档 案材料，满足利用需要的工作。是档案部门最常 用的利用方法，提供信息最直接。


间接利用工作是指档案工作人员通过整 理、汇集、编写等方式，对现存档案室 档案信息进行开发，编辑成各种专门参 考资料，向利用者提供完整、系统、精 练的二次信息的工作。
档 案 利 用 服 务 的 方 式
建立阅览室接待利用的方式，优越性很多： 有专门设施，有专人监护和咨询，既便于档 案的保护和保密，又能为利用者提供较好的 阅览条件； 可以提高档案的周转率和利用率，避免因一 人借出馆（室）外而妨碍多人利用之弊； 便于了解和研究利用档案的情况，从而改进 和提高档案利用工作。


开放档案的含义

1、概念：是指档案馆对其所保存的档案，除了 按照国家有关保密的规定和其他有关规定需要 保密或需要控制利用的外，均须根据不同情况， 分期分批地向社会开放，各机关、团体、企业 事业单位和公民，根据工作、生产、建设、科 学研究等方面的需要，只要履行一定手续，即 可利用业已开放的档案。 2、时间界限 3、利用规定
二、指导思想
档案利用工作的指导思想是，全面、及时、 准确、有效地为档案用户服务。 （一）全面 ：提供本馆室藏中档案信息，同时推荐 其他馆室档案线索。 （二）及时：建立科学的检索体系，熟悉档案内容与 成分，及时满足用户需求。 （三）准确：要准确的分析和把握档案用户的利用需 求。
(四)有效
积极主动的为用户查找档案与资料，努 力提高服务工作的质量；大力开发档案信息资 源，建立完善的检索系统，编辑出版各种档案 史料，提高档案服务人员思想业务素质，不断 增强为社会提供档案信息服务的能力，主动地 有效地为利用者服务。
开放档案的要求和措施

（一）正确处理档案开放与控制的关系，明确 开放档案的具体范围。 （二）做好基础工作，为开放档案创造必要条 件 （三）建立和健全开放档案的利用管理制度

（四）通过多种形式加强开放档案的利用服务 工作 （五）做好开放档案的公布工作 （六）加强档案宣传，增强社会档案意识
档 案 利 用 服 务 的 方 式

档案提供利用的具体方式是多种多样的， 但归纳起来有以下几种基本方式： （1）以档案原件提供利用。 如：档案馆（室）开辟阅览室，利用者在 馆（室）内阅览一般文件原件； 在某些情况下将档案原件暂时借出馆（室） 外使用等。 但比较珍贵的档案原件及容易损坏的历史 档案，不宜通过这种方式直接提供给利用 者使用。
档 案 利 用 服 务 的 方 式


（2）以档案复制品提供利用。如：制作 各种形式的档案原件复本，代替原件在馆 （室）内阅览或提供馆（室）外利用；编 辑出版文件汇编和在报刊上公布档案；举 办档案展览等。 （3）综合档案内容编写书面资料提供利 用。如：编写各种参考资料，制发档案证 明，函复查询外调，依据档案材料撰写专 门文章和著作，向社会提供加工的档案信 息。
和 咨 询 服 务
档 案 提 供 利 用 的 宣 传
七、档案咨询服务 档案咨询服务工作是档案馆（室）为利用 者服务的一种方式。它是以档案为根据， 通过个别解答问题的方式，向利用者提供 档案、档案专业知识、档案检索途径的一 项服务性的工作。
和 咨 询 服 务
档 案 提 供 利 用 的 宣 传
（4）档案展览与陈列可以展示档案馆（室） 藏档案内容之丰富及档案的特殊作用，引起 人们的注意和兴趣，从而也宣传了国家建设 和发展档案事业的必要性。
和 咨 询 服 务
档 案 提 供 利 用 的 宣 传
档案展览中存在问题：
（一）任务型展览多，精品展览 （二）政绩类展览多，反映历史文化内涵 的展览少 （三）照片图片类展览多，以档案为主的 展览少 （四）独立举办的展览多，联合协作的展 览少少 （五）花瓶式讲解员多，专家型讲解人员 少