电子邮件归档解决方案：对于电子邮件合规
邮件安全解决方案
邮件安全解决方案第1篇邮件安全解决方案一、背景随着互联网的普及和信息技术的飞速发展，电子邮件已成为企业日常沟通与业务往来的重要工具。
然而，邮件安全问题也日益突出，黑客攻击、病毒感染、信息泄露等现象屡见不鲜。
为了确保企业邮件系统的安全稳定运行，降低信息安全风险，提高企业工作效率，制定一套合法合规的邮件安全解决方案至关重要。
二、目标1. 确保邮件系统稳定、安全、高效运行；2. 降低邮件系统遭受黑客攻击、病毒感染、信息泄露的风险；3. 提高员工邮件使用安全意识，规范邮件使用行为；4. 符合国家相关法律法规要求，确保企业信息安全。
三、解决方案1. 邮件系统安全防护（1）部署邮件防火墙，实现邮件内容的安全检查，防止恶意邮件、病毒邮件、垃圾邮件等进入企业内部邮件系统；（2）对邮件服务器进行安全加固，定期更新系统补丁，确保邮件服务器安全；（3）实施邮件数据备份，防止数据丢失或损坏，确保邮件系统数据安全；（4）采用SSL加密技术，保障邮件传输过程中的数据安全；（5）建立邮件系统安全监控机制，实时监测邮件系统运行状态，发现异常情况及时处理。
2. 邮件使用安全管理（1）制定邮件使用规范，明确邮件使用范围、禁止行为等，提高员工邮件使用安全意识；（2）加强员工邮件账号管理，实行实名制注册，定期更新密码，防止账号被盗用；（3）对重要邮件进行加密处理，确保邮件内容不被非法篡改和泄露；（4）禁止在邮件中传输敏感信息，如身份证号码、手机号码等，降低信息泄露风险；（5）定期组织邮件安全培训，提高员工识别和防范邮件安全风险的能力。
3. 法律法规合规性（1）遵循《中华人民共和国网络安全法》、《中华人民共和国数据安全法》等相关法律法规，确保邮件系统安全合规；（2）建立邮件数据安全管理制度，明确数据保护责任，加强对敏感数据的保护；（3）配合政府相关部门进行邮件安全检查，及时整改安全隐患，确保企业邮件系统合法合规运行。
四、实施与验收1. 成立项目实施小组，明确项目责任人和实施时间表；2. 按照解决方案分阶段实施，确保邮件系统安全防护措施落实到位；3. 定期对邮件系统进行安全评估，及时发现并整改安全隐患；4. 完成项目实施后，进行邮件系统安全验收，确保邮件安全解决方案达到预期效果；5. 建立长期邮件安全监控与维护机制，确保邮件系统持续安全稳定运行。
邮件归档解决方案
邮件归档解决方案
《邮件归档解决方案》
随着互联网的发展，电子邮件已经成为人们日常沟通的重要工具。
然而，随之而来的是大量的邮件堆积和混乱，让人们难以管理和查找需要的信息。
为了解决这一问题，许多公司和个人都在寻找合适的邮件归档解决方案。
邮件归档解决方案是一个可以帮助用户管理、存储和检索电子邮件的工具或系统。
它可以帮助用户将邮件按照时间、主题、发件人等分类存储，并能够快速地在大量邮件中搜索需要的信息。
这样一来，用户就可以更加高效地处理邮件，提高工作效率。
在选择邮件归档解决方案时，用户需要考虑几个因素。
首先是功能完善性，包括对各种类型的邮件进行分类和检索的能力。
其次是安全性，用户需要确保归档系统能够对邮件进行安全存储和保护。
另外，用户也需要考虑归档系统的易用性和成本。
目前，市场上有许多邮件归档解决方案可供选择，包括基于云端和本地存储的系统。
对于企业用户来说，一些大型的集成邮件管理系统可能更适合他们的需求，而对于个人用户来说，一些简单易用的邮件归档工具可能更适合他们的需求。
无论是企业用户还是个人用户，都可以从邮件归档解决方案中受益。
通过合适的邮件归档系统，用户可以有效地管理和存储邮件，避免信息混乱和无法找到需要的邮件的困扰。
因此，选
择合适的邮件归档解决方案对于提高工作效率和信息管理是非常重要的。
如何使用电子邮件进行文件存档和归档管理？(四)
电子邮件作为一种常用的网络通信工具，广泛应用于个人和企业的日常工作中。
然而，邮件的数量庞大且不断增长，如何进行文件的存档和归档管理成为一个迫切需要解决的问题。
本文将分析并提供一些实用的方法和技巧，帮助读者高效地使用电子邮件进行文件的存档和归档管理。
第一部分：了解存档和归档的概念及重要性1. 存档和归档的概念存档和归档是两个紧密相关但有所区别的概念。
存档指的是将邮件和相关附件从活动文件夹中移动到一个专门的文件夹或位置，以减轻主文件夹的负担。
而归档则是将长时间不需要的文件和数据迁移到一个备份系统中，以释放存储空间并保留文件的备份。
2. 存档和归档的重要性存档和归档的目的在于提高工作效率和信息管理的可靠性。
合理的存档和归档可以帮助我们更好地组织和检索文件，减少文件搜索的时间，也能够帮助我们合法合规地管理邮件和文件。
第二部分：存档管理的方法和技巧1. 创建存档文件夹首先，我们需要在邮箱中创建一个专门的存档文件夹用于保存归档邮件。
这样可以减少主文件夹的负担，使得主文件夹中的邮件更易于管理和查找。
2. 按照主题或项目分类为了方便管理和检索文件，我们可以按照主题或项目进行分类存档。
例如，将所有与项目A相关的邮件都存储在一个名为“项目A”的文件夹下，以此类推。
这样可以使得文件夹结构更加清晰，查找文件更加方便。
3. 使用标签或关键词除了文件夹的分类管理外，我们还可以使用标签或关键词对邮件进行分类和标记。
通过为邮件打上不同标签或关键词，可以更快速地找到特定的邮件，避免在大量文件夹中搜索。
4. 定期清理和整理定期清理和整理邮箱非常重要。
我们可以根据邮件的重要性和时效性进行判断，删除或归档不再需要的邮件。
此外，还可以创建一个自动清理规则，自动删除或归档过期的邮件。
第三部分：归档管理的方法和技巧1. 确定归档策略在进行归档之前，需要确定归档策略。
这包括决定归档的频率、归档的范围和归档的存储位置等。
根据不同的需求和情况，可以选择手动归档或自动归档的方式。
Outlook邮件归档整理技巧
Outlook邮件归档整理技巧随着电子邮件的普及，越来越多的人使用Outlook来管理他们的邮件收件箱。
然而，如果不及时整理和归档邮件，收件箱很快就会变得杂乱无章。
为了帮助大家提高工作效率并使Outlook的使用更加高效，本文将介绍几种Outlook邮件归档整理技巧。
1. 分类标签Outlook提供了一种方便的功能，即使用分类标签对邮件进行分类和组织。
通过为每个邮件添加适当的分类标签，您可以轻松地将其归档到相应的文件夹中，从而快速找到和检索所需的邮件。
要创建分类标签，请在Outlook中打开邮件，然后选择“分类”选项卡。
您可以根据需要自定义分类标签，并将其应用于相应的邮件。
例如，您可以创建“工作”、“个人”、“项目A”、“项目B”等分类标签，并为每个邮件添加适当的标签。
2. 快速步骤另一个有用的Outlook功能是“快速步骤”。
它可以帮助您在单击几下之后，立即将邮件归档到指定的文件夹中。
您可以根据自己的需求自定义快速步骤，并为每个步骤分配一个快捷键。
要创建快速步骤，请选择“主页”选项卡，并在“快速步骤”组中点击“创建新的快速步骤”。
然后，按照向导的指示进行操作，例如选择要将邮件归档到的文件夹，并为快速步骤指定名称和快捷键。
完成后，您就可以在Outlook中使用该快速步骤来快速归档邮件了。
3. 自动归档如果您不想手动归档每封邮件，Outlook还提供了自动归档功能。
您可以设置自动归档规则，根据特定的条件（如日期、发件人、主题等）自动将邮件归档到指定的文件夹中。
要创建自动归档规则，请选择“文件”选项卡，并在“选项”中选择“高级”。
然后，在“自动归档”部分中，点击“自动归档设置”。
按照向导的指引，选择要应用规则的文件夹、归档频率和其他条件。
完成后，Outlook将根据您的规则自动归档邮件，使收件箱保持整洁。
4. 文件夹整理除了归档邮件，整理Outlook文件夹也是保持收件箱整洁的重要步骤。
您可以创建不同的文件夹来存储特定类型的邮件，例如“工作”、“个人”、“项目A”等文件夹。
电子邮件与网络使用规定
电子邮件与网络使用规定尊敬的员工：为了确保我们的工作环境安全和保障企业的信息资产，制定了以下电子邮件与网络使用规定。
请您认真阅读并遵守以下规定。
一、电子邮件使用规定1. 合法合规性1.1 在使用公司电子邮件时，请遵守法律、规章和公司政策。
1.2 不得发送或存储任何非法、淫秽、恐怖、歧视性或其他不良信息。
1.3 所发送的信息必须与工作相关，具有真实性和准确性。
2. 保密性与责任2.1 请保证电子邮件内容的保密性，不得将敏感信息转发给非授权的人员。
2.2 不得篡改、伪造、误传、删除或截留电子邮件。
2.3 您对发送的肯定性陈述、承诺和保证具有法律责任。
3. 适度使用3.1 请合理使用电子邮件，不要发送大量垃圾邮件或无关紧要的信息。
3.2 请避免频繁发送大附件以避免网络拥堵。
4. 安全性4.1 请保障账户的安全，不得共享、泄露账户信息。
4.2 如果发现任何帐户异常或有威胁安全的行为，请立即报告。
二、网络使用规定1. 合法合规性1.1 使用网络资源时，请遵守法律、规章和公司政策。
1.2 不得浏览、传播、下载、存储任何非法或侵权的资料或信息。
1.3 不得访问、传播或使用任何恶意软件、病毒、木马等危害计算机网络安全的行为。
2. 违规行为2.1 禁止滥用网络资源进行个人商业活动、触犯道德规范或干扰他人工作的行为。
2.2 禁止通过网络进行不当言论、谩骂、恶搞他人等伤害性行为。
2.3 禁止未经授权擅自更改、删除、截留或窃取网络数据。
3. 安全性和隐私3.1 要保护个人隐私，请避免泄露个人信息和敏感数据。
3.2 禁止未经授权进入其他员工或非企业网络资源。
三、后果和违规处理1. 违反规定可能导致以下后果：1.1 受到纪律处分，包括停职、降职和解雇等。
1.2 承担法律责任，包括民事和刑事责任。
1.3 对公司声誉和利益造成损害。
2. 违规处理措施：2.1 根据严重性和情况，采取适当的纪律措施，包括口头警告、书面警告和罚款等。
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南(一)
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南随着现代社会信息技术的飞速发展，电子邮件成为我们生活和工作中不可或缺的一部分。
然而，随着时间的推移，我们的收件箱可能会变得混乱不堪，导致我们无法快速找到重要的邮件。
因此，邮件归档和定期清理成为了一项重要的操作，这不仅能提高我们的工作效率，还能改善我们的工作环境和个人生活。
一、邮件归档邮件归档是将已经处理或不再需要的邮件进行整理和存储的过程。
通过邮件归档，我们可以将邮件按照不同的分类进行管理，例如按照发件人、主题、重要性等进行归档。
下面是邮件归档的一些操作指南：1. 创建归档文件夹：首先，在电子邮件软件中创建一个专门用于归档的文件夹。
可以按照需要创建多个文件夹，例如"工作"、"学习"、"个人"等。
2. 分类整理：将已经处理完毕或不再需要的邮件移动到相应的归档文件夹中。
可以根据发件人、主题等标准进行分类整理。
3. 删除冗余邮件：在进行邮件归档时，同时也要删除一些冗余的邮件，例如广告、垃圾邮件等。
这可以减少归档的工作量，并保持归档文件夹的整洁。
4. 命名规范：在创建归档文件夹和移动邮件时，建议使用清晰明了的命名规范。
这样可以方便快速查找需要的邮件，避免归档文件夹变得混乱。
二、定期清理除了归档外，定期清理也是保持电子邮件整洁的重要步骤。
定期清理可以帮助我们清除一些可能已经无用的邮件，减轻收件箱的负担。
以下是一些定期清理的操作指南：1. 自动过滤：大多数电子邮件软件都提供了自动过滤功能。
我们可以通过设置条件，将一些特定类型的邮件自动过滤到某个文件夹中，阻止它们进入收件箱。
这样可以有效减少冗余邮件的数量。
2. 邮件规则：一些邮件软件还提供了邮件规则功能，我们可以通过设置规则，对特定的邮件进行操作，例如自动删除、移动到特定文件夹等。
这样可以帮助我们快速处理大量的邮件。
3. 清理附件：附件是电子邮件中常见的占用空间较大的部分。
公务电子邮件归档与管理规则
公务电子邮件归档与管理规则中华人民共和国档案行业标准 DA/T 32-20051 范围本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。
本标准适用于公务电子邮件的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。
国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 18894—2002 电子文件归档与管理规范GB/T 17678.1—1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分:电子文件归档与档案管理GB/T l7678.2—1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分:光盘信息组织结构DA/T l-2000档案工作基本术语DA/T 18-1999档案著录规则DA/T 22-2000归档文件整理规则国家档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法3 术语和定义DA/T l-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
3(1 电子邮件 electronic mail由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。
它包括信息文本本身及其附件。
电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。
电子邮件分为三种:公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。
3(2 公务电子邮件 electronic mail document国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。
3(3 公务电子邮件系统 electronic mail document system用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。
电子邮件系统政府部门解决方案
电子邮件系统政府部门解决方案随着科技的发展和互联网的普及，电子邮件成为了人们沟通和信息传递的重要工具。
在政府部门中，电子邮件系统更是不可或缺的一部分，它可以提高工作效率，加强部门之间的沟通和配合。
然而，在实际应用中，政府部门的电子邮件系统也存在一些问题，如安全性问题、故障频繁、存储空间不足等。
因此，政府部门需要寻找适合自己的解决方案，以满足工作需求。
一、保障电子邮件系统安全性由于政府部门涉及到一些重要的信息和文件，所以必须保障电子邮件系统的安全性。
在此，本文建议政府部门采用以下措施：1.建立安全审计机制政府部门需要建立安全审计机制，定期检查电子邮件系统的安全性，发现漏洞及时修复。
这对于保障电子邮件系统的安全性至关重要。
2.加密技术的应用政府部门的电子邮件系统需要采用较高级别的加密技术，确保邮件在传输中不会被窃取、篡改或伪装。
政府部门需要选用符合国家标准的加密技术，并定期进行安全更新。
3.人员权限控制政府部门需要对员工的权限进行控制，并进行分级管理。
对于重要信息，要严格限制权限，确保信息保密。
二、解决电子邮件系统故障频繁问题政府部门的电子邮件系统需要具备高可用性和高稳定性。
为了保证电子邮件系统的稳定性，政府部门可以采用以下解决方案：1.选择可靠的电子邮件系统政府部门需要选择可靠的电子邮件系统，确保系统不易崩溃和出现故障。
政府部门可选择国内外多家知名的邮件系统作为备选，做好测试和评估工作后再采购。
2.定期维护和升级政府部门需要定期维护和升级电子邮件系统，确保系统的软硬件环境、网络环境和服务器硬件设备的正常运行。
同时，还需要做好备份和恢复工作。
三、增加电子邮件系统存储空间政府部门的邮件涉及到大量的信息和文件，所以需要保证电子邮件系统的存储空间充足。
为了增大存储空间，政府部门可以采用以下措施：1.升级邮件服务器硬件设备政府部门可以通过升级邮件服务器硬件设备来增大存储空间。
可以根据邮件处理能力和存储需求，选用合适的邮件服务器。
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南
邮件归档和定期清理是电子邮件管理中非常重要的一部分。
随着电子邮件的普及和使用频率的增加，我们收到和发送的邮件数量也越来越多。
如果不及时整理和清理，邮件的管理将会变得混乱不堪，不仅浪费时间还可能错过重要信息。
本文将为大家介绍邮件归档和定期清理的操作指南。
一、邮件归档邮件归档是将已读和处理完毕的邮件按照一定的规则进行整理和存储，以便将来查找和检索。
下面是一些建议的邮件归档操作方法。
1. 设置归档规则：根据自己的需求和习惯，可以根据发件人、收件人、主题等关键词设置归档规则。
例如，将某个重要客户的邮件自动归档到“Important”文件夹，将订阅的新闻邮件自动归档到“News”文件夹等。
2. 新建归档文件夹：可以按照日期、主题或者其他自定义的方式新建归档文件夹，将邮件整理到对应的文件夹中。
这样可以更加方便地查找和管理邮件。
3. 定期整理归档：建议每个月或每季度进行一次邮件归档。
通过建立好的规则和文件夹，将已读和完成处理的邮件整理到对应的文件夹中，同时删除不再需要的邮件或将其移动到垃圾邮件箱中。
二、定期清理定期清理是为了清除不再需要的邮件，以保持邮箱的整洁和高效。
下面是一些建议的定期清理操作方法。
1. 删除垃圾邮件：垃圾邮件是指那些未被认可的广告、诈骗、垃圾等邮件。
定期清理垃圾邮件可以避免被诈骗和浪费存储空间。
同时，我们还可以通过设置反垃圾邮件规则，将常见的垃圾邮件自动删除或移动到垃圾邮件箱。
2. 清除附件：附件是邮件中占用存储空间较大的部分。
如果附件已经完成了工作或者不再需要，我们可以将其保存到本地或云端存储，然后删除邮件中的附件。
这样可以释放存储空间，提高邮箱的性能。
3. 整理重要邮件：将重要的邮件整理到相应的文件夹或标记为重要邮件。
这样可以保证重要邮件的及时查找和处理，并避免错过重要信息。
4. 清理草稿和已发送邮件：草稿和已发送邮件可能占据较多的存储空间。
定期清理这些邮件可以节省存储空间，并保持邮箱的整洁。
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南(九)
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南随着电子邮件的普及和日益庞大的信息量，有效管理和组织邮件成为一项重要的技能。
邮件归档和定期清理操作是一个解决方案，可以帮助我们更好地管理和维护电子邮件。
本文将探讨邮件归档和定期清理的操作指南。
一、为什么需要邮件归档和定期清理电子邮件是我们工作和个人生活中最常使用的沟通工具之一。
我们每天都会收到大量的邮件，有些是重要的，有些是无关紧要的。
过多的邮件拥堵了我们的收件箱，使我们难以追踪和查找重要的信息，同时也占据了存储空间。
邮件归档和定期清理可以解决这些问题。
邮件归档可以将已处理的邮件以及其他重要的邮件移动到专门的归档文件夹中。
这样做的好处是，我们可以更容易地找到之前处理过的邮件，不会混杂在收件箱中，同时减少了收件箱的混乱和拥堵。
在法律和合规方面也有要求保存邮件的规定，归档可以帮助我们满足这些要求。
定期清理无关紧要的邮件也很重要。
随着时间的推移，我们的收件箱会积累大量的废弃邮件、垃圾邮件和过时的信息。
这些邮件不仅占据了存储空间，也干扰了我们的工作效率。
定期清理可以帮助我们保持一个干净整洁的收件箱，只保留重要而有用的邮件。
二、邮件归档的操作指南邮件归档的操作步骤相对简单，但需要有一定的规划和组织。
第一步是创建归档文件夹。
可以根据不同的主题或时间段来创建归档文件夹，比如按照年份、项目或客户来划分。
这样可以更好地组织和分类归档的邮件。
第二步是将邮件移动到归档文件夹中。
可以选择多个邮件进行批量移动，或者使用筛选规则自动将特定类型的邮件移动到相应的归档文件夹。
归档时，最好添加一些关键词或标签，以便后续查找。
第三步是定期检查归档文件夹，删除过时或不再需要的邮件。
这样可以确保归档文件夹的内容始终保持有用和精简。
三、定期清理的操作指南定期清理是保持收件箱整洁和高效的关键步骤。
以下是一些操作指南。
首先，删除未读或无关紧要的邮件。
我们经常会收到各种订阅邮件、广告和垃圾邮件。
这些邮件可以直接删除，不需要浪费时间和存储空间。
企业电子邮件管理规定
企业电子邮件管理规定1. 引言为了规范企业电子邮件的使用，提高工作效率，保障信息安全，根据我国相关法律法规和公司实际情况，制定本规定。
2. 适用范围本规定适用于公司全体员工在使用公司电子邮件系统进行邮件通信时的行为规范和管理要求。
3. 电子邮件管理原则3.1 合法合规：严格遵守国家法律法规、公司规章制度及社会主义核心价值观，不得利用电子邮件进行非法活动。
3.2 保护隐私：尊重他人隐私，不得未经授权泄露他人邮件内容、地址簿等个人信息。
3.3 高效沟通：充分利用电子邮件进行工作沟通，提高工作效率，减少不必要的信息传递。
3.4 信息安全：加强邮件系统安全防护，防止邮件泄露、篡改、病毒感染等风险。
4. 电子邮件使用规范4.1 邮件发送- 发送邮件时，须明确邮件主题，简明扼要地表述邮件内容。
- 严格遵循公司内部邮件通讯列表，不得擅自发送无关人员。
- 不得发送含有违法违规内容、广告垃圾邮件、病毒邮件等。
4.2 邮件接收- 定期检查邮件，确保不错过重要信息。
- 及时清理邮件，删除无关邮件，提高邮件查阅效率。
4.3 邮件内容- 邮件内容应简洁明了，避免使用复杂难以理解的表述。
- 涉及公司机密的邮件，应采取加密、安全传输等措施。
- 不得在邮件中透露公司内部矛盾、负面信息等。
4.4 邮件附件- 附件应与邮件内容紧密相关，避免随意添加无关附件。
- 确保附件内容不含有病毒、恶意软件等有害程序。
- 大型附件应提前通知收件人，以免影响邮件接收速度。
5. 电子邮件系统管理5.1 系统维护- 定期检查邮件系统，确保系统稳定、安全、高效运行。
- 及时修复系统漏洞，提高系统抗攻击能力。
- 定期备份邮件数据，防止数据丢失。
5.2 用户管理- 加强用户账号管理，实行实名制注册。
- 根据用户职责和需求，合理分配邮件权限。
- 定期对用户进行电子邮件使用培训和指导。
5.3 安全防护- 采用加密技术，保障邮件传输安全。
- 设置防火墙、杀毒软件等防护措施，防止外部攻击。
邮件归档法律规定(3篇)
第1篇尊敬的各位领导、同事们：随着信息技术的飞速发展，电子邮件已经成为我们日常工作、生活中不可或缺的一部分。
邮件作为重要的电子证据，其归档和管理对于企事业单位的法律风险防范、信息安全管理具有重要意义。
为规范邮件归档工作，保障邮件信息安全，提高工作效率，现将邮件归档的相关法律规定如下：一、邮件归档的法律依据1.《中华人民共和国档案法》：该法规定，各类机关、团体、企事业单位应当建立健全档案管理制度，对邮件等电子文件进行归档。
2.《中华人民共和国电子签名法》：该法规定，电子签名与手写签名具有同等法律效力，电子邮件作为电子签名的一种形式，其归档具有法律效力。
3.《中华人民共和国信息安全技术：电子文件归档规范》（GB/T 18894-2016）：该规范对电子文件归档的范围、归档流程、归档要求等进行了明确规定。
二、邮件归档的范围1.正式工作邮件：包括但不限于与工作相关的往来邮件、会议通知、工作安排、汇报材料等。
2.内部邮件：包括但不限于内部通知、公告、通知函、工作总结、工作计划等。
3.个人邮件：包括但不限于与工作相关的个人事务邮件、私人邮件等。
4.其他需要归档的邮件：如领导批示、紧急通知、重要会议记录等。
三、邮件归档的流程1.邮件收集：各部门负责人应定期收集本部门邮件，确保邮件的完整性。
2.邮件筛选：对收集到的邮件进行筛选，剔除无关、重复、无效邮件。
3.邮件整理：对筛选后的邮件进行分类整理，按照归档要求进行归档。
4.邮件鉴定：对归档的邮件进行鉴定，确定其法律效力。
5.邮件归档：将鉴定合格的邮件按照规定格式、顺序进行归档。
6.邮件保管：对归档的邮件进行妥善保管，确保信息安全。
7.邮件查询：对归档的邮件进行定期检查，确保邮件的完好无损。
四、邮件归档的要求1.完整性：归档的邮件应包括邮件主题、收件人、发件人、正文、附件等全部内容。
2.准确性：归档的邮件内容应准确无误，不得篡改、伪造。
3.一致性：归档的邮件格式、顺序应符合规定，确保可检索性。
邮件归档解决方案.pptx
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Enterprise Vault 的优势
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Enterprise Vault 的整体优势
• 技术最领先的成熟产品 • 1999年第一版，目前全球超过1.7万企业客户，保护超过3000万企业用户邮箱 • Gartner连续7年将EV列为邮件归档领域排名第一的领导者 • 全球市场占有率第一，超过30%的市场份额
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整体保护
重复数据删除
自信删除
新型企业信息
管理整体解决
方案要点
有效发现
同时保护近期与 远期数据
大量缩减重复拷 贝
降低存储成本
降低法律与合规 的成本
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6
赛门铁克归档与电子 发现解决方案
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IT主管/管理员
企业员工
企业领导
HR/法务部门
Enterprise
Vault 关注的
Yes
Exchang e 2010
Partial
(Not OL2003)
No
Yes
No
Yes
No
400
53
Yes
(With DA)
No
Yes
No
26
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单实例存储 – 为什么重要？
• 典型案例:
真实的案例
• 公司的newsletter = 3MB PDF• 文E件xc被h20送10给上2100,00000用个户员工
HR 终端 用户
SharePoint
Files
Enterprise
Va u l t 归 档 如 MSFTBPOS
电子邮件使用管理规定
电子邮件使用管理规定一、前言在当今互联网高速发展的时代，电子邮件已成为现代通信的重要组成部分，大大提高了人们的沟通效率和便捷性。
然而，随着电子邮件使用的日益普及，也暴露出一些使用不当的问题。
为了更好的管理电子邮件的使用，制定本规定，以促进企业与个人间更加高效、安全的沟通，减少不必要的麻烦和影响。
二、适用范围本规定适用于所有使用公司电子邮件服务的员工，除非另有说明。
三、使用规定1.对电子邮件的保密性、完整性和可用性负责。
禁止在电子邮件中包含违反相关法律法规、国家政策的内容。
2.未经允许不得发送营销广告、传销、网络诈骗或其他类似的电子邮件。
3.不得在电子邮件中发表严重侮辱、污言秽语、人身攻击、诽谤等违反公序良俗的内容。
4.禁止将病毒、木马等恶意代码混入邮件中，或发送大量无用信息占用服务器资源。
5.不得在电子邮件中泄露企业机密、个人隐私或其他敏感信息。
6.保证企业工作内容和行为表述与企业价值观和道德风险保持一致。
7.在收到和发送电子邮件时要仔细核对收件人和抄送人信息，确保邮件发送到正确的人员，并避免浪费公司和个人的时间和精力。
8.实行“两次确认”，在发送重要、紧急、安全与公司高管关系较大等邮件时，需确保邮件内容准确无误，再三确认后再发送。
9.在使用电子邮件时，保证合法合规，其行为和言论符合企业价值观和文明使用的基本道德规范。
四、制度要求1.企业应当及时修复电子邮件系统中的漏洞，确保邮件的安全性。
2.企业应当建立健全邮件使用数据统计、分析及应用监测体系，对邮件数据进行分类管理和安全保护。
3.企业应当建立完善的邮件审查机制，并建立完善的邮件使用监控机制和处罚机制，确保电子邮件的安全和正当使用。
4.企业应当对电子邮件的压缩、加密、备份、归档等技术进行合理应用，并确保相应的技术保密性和安全性。
五、处罚规定对于违反本规定的行为，将视情节轻重给予相应的处罚：1.轻微违规，口头警告或书面警告。
2.一般违规，扣减期望得分或罚款。
Outlook邮件归档
Outlook邮件归档随着现代工作方式的变革和信息技术的进步，电子邮件已成为人们日常工作中不可或缺的一部分。
然而，由于邮件数量的增加和持续时间的延长，有效管理和组织电子邮件变得越来越重要。
Outlook邮件归档是一种常见的解决方案，它帮助用户更好地管理和保护邮件，并提高工作效率。
一、什么是Outlook邮件归档Outlook邮件归档是指将邮件从主邮箱中移除，并将其存储到独立的归档文件中的过程。
这一过程帮助用户清理主邮箱，减少其大小，并提高Outlook的整体性能。
归档文件可以根据用户的需求进行组织和管理，使邮件更易于访问和检索。
尽管归档是个人行为，但在组织级别，公司可能会设定归档策略以满足合规和数据管理的要求。
二、为什么需要进行Outlook邮件归档1. 空间管理：随着时间的推移，邮箱中的邮件数量会迅速增加，导致主邮箱变得庞大而臃肿。
过大的邮箱可能会影响Outlook的性能，如延缓启动和崩溃。
使用Outlook邮件归档，可以将旧的和不再需要经常访问的邮件移至归档文件中，保持主邮箱的整洁和高效。
2. 提高效率：电子邮件的数量激增导致人们很难及时找到特定的邮件。
通过将邮件归档并按照一定的组织结构进行存储，可以更轻松地找到需要的邮件。
此外，归档还可以提高Outlook的搜索速度，让用户更快地找到关键信息。
3. 数据保护：Outlook邮件归档可以提供数据备份和保护的功能。
归档文件可以定期备份，从而避免数据丢失的风险。
此外，通过将敏感或重要的邮件存储在加密的归档文件中，可以增强邮件的安全性和隐私性。
三、Outlook邮件归档的使用方法1. 设置归档规则：在Outlook中，用户可以根据自己的需求和偏好设置归档规则。
可以选择按日期范围、发件人、收件人、邮件大小等条件来自动归档邮件。
此外，还可以创建文件夹和子文件夹来更好地组织归档邮件。
2. 手动归档：除了自动归档规则，Outlook还提供了手动归档的选项。
邮件归档解决方案
邮件归档解决方案随着现代化办公环境的发展，电子邮件已成为我们日常工作中不可或缺的工具。
然而，随之而来的是海量的邮件数据，给我们的工作和管理带来了诸多挑战。
为了解决这一问题，许多组织开始采取邮件归档解决方案。
本文将探讨邮件归档的定义、作用以及实施邮件归档解决方案的步骤和注意事项。
一、邮件归档的定义邮件归档是将电子邮件按照一定的规则和方法进行分类、整理并存储的过程。
这种归档的目的是为了提高工作效率、方便数据检索和保护机密信息。
二、邮件归档的作用1. 提高工作效率：通过将已处理的邮件进行归档存储，可以清理收件箱，减少无效信息对工作的干扰，提高工作效率和专注度。
2. 方便数据检索：归档后的邮件可以按照事先设定的分类标准进行检索，提供快速、准确的数据查询和回溯功能，以提高信息管理的效率。
3. 保护机密信息：邮件归档解决方案能够对重要邮件进行加密存储，设置权限和审计控制，有效保护机密信息不被未授权人员获取。
三、实施邮件归档解决方案的步骤1. 建立归档策略：在实施邮件归档前，需要根据组织的需求和法律合规要求制定一套完整的归档策略，包括归档时间周期、归档保留期限、归档范围等等。
2. 选择合适的归档工具：根据组织的规模和需求选择适合的邮件归档工具。
常见的归档工具有Microsoft Exchange Server、Lotus Notes等，也可以选择第三方邮件归档软件。
3. 进行数据迁移和归档：在实施过程中，需要将现有的邮件数据进行迁移和归档，包括已收和已发邮件，确保数据的完整性和一致性。
4. 设置归档规则和权限：通过邮件归档工具设置归档规则，对不同的邮件进行分类和归档，同时设置权限，确保只有授权人员能够访问和查看归档数据。
5. 进行备份和恢复测试：为了确保归档数据的安全性和可用性，建议定期进行备份和恢复测试，验证归档数据的完整性和可恢复性。
四、实施邮件归档解决方案的注意事项1. 合规性：在制定归档策略时，需要考虑国家和行业的法律法规，确保归档过程符合合规要求，包括数据保留期限、数据隐私等方面。
公司电子邮件管理制度
公司电子邮件管理制度一、引言为加强公司内电子邮件的管理，提高职员工作效率和保护公司信息的安全性，特订立本《公司电子邮件管理制度》。
本制度适用于公司全体职员在工作期间的电子邮件使用及管理。
二、定义1.电子邮件：指通过互联网以及公司内部通讯系统发送和接收的邮件。
2.公司电子邮件：指由公司职员通过公司内部电子邮件系统发送和接收的邮件。
三、管理标准1.电子邮件的使用1.1 公司电子邮件仅限于公务使用，严禁用于个人、商业或其他非工作相关的用途。
1.2 使用公司电子邮件发送或接收的邮件内容，应符合国家相关法律法规，不得含有违法违规、淫秽、羞辱他人等不良信息。
1.3 未经上级批准，不得将公司电子邮件用于与公司业务无关的外部群发、广告或推广等活动。
2.电子邮件的保密2.1 职员在使用公司电子邮件时，应保持信息的保密性，不得泄露公司机密、商业隐秘或他人隐私等敏感信息。
2.2 职员收到属于其他职员的电子邮件时，应当严格保密，未经发送者同意不得转发或共享给其他人。
3.电子邮件的归档3.1 全部公务电子邮件应依照公司邮件归档规定进行归档。
3.2 已归档的电子邮件应按需保存，不得私自删除或更改其内容。
3.3 归档的电子邮件应依照文件目录和文件名的规范进行命名，以便查找和管理。
3.4 归档的电子邮件应定期备份，并存放在安全牢靠的位置。
4.电子邮件的使用时间和频率4.1 职员在工作期间可以使用公司电子邮件进行公务沟通和信息交流，但不得过度使用或挥霍公司资源。
4.2 职员非工作时间可以处理与工作相关的紧急邮件，但不得滥用工作时间处理私人事务。
四、考核标准1.守法合规1.1 职员使用公司电子邮件发送和接收的内容符合国家相关法律法规。
1.2 未显现因使用公司电子邮件违规行为导致的法律纠纷或风险事故。
2.保密合规2.1 职员严格遵守公司电子邮件保密规定，未泄露公司机密、商业隐秘或他人隐私等敏感信息。
2.2 未显现因职员泄露公司电子邮件内容导致公司经济损失或声誉受损的情况。
国家档案行业标准：公务电子邮件归档与管理规则
国家档案行业标准：公务电子邮件归档与管理规则邺国家档案行业标准:公务电子邮件归档与管理规则DA/T32-2005国家档案局2005-04-30发布2005—09—01实施1范圈本标准规定了公务电子邮件的撰写,传递,鉴定,归档,整理,移交与保管等规范化程序与管理规则.本标准适用于公务电子邮件的归档与管理,在维护其真实性,完整性和长期可读性的基础上,为其安全保管和有效开发利用提供依据.国家机关,团体,企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准.2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款.凡是注明日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本.凡是不注明日期的引用文件,其最新版本适用于本标准.GB/r18894—2002电子文件归档与管理规范GB/T17678.1—1999CAD电子文件光盘存储,归档与档案管理要求第一部分:电子文件归档与档案管理GB/T17678.2—1999CAD电子文件光盘存储,归档与档案管理要求第二部分:光盘信息组织结构DA/Tl一2Ooo档案工作基本术语DA/T18—1999档案着录规则DA/T22—2000归档文件整理规则国家档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法3术语和定义DA,/1r1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准.3.1电子邮件electronicmail由电子计算机生成,处理,并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息.它包括信息文本本身及其附件.电子邮件可在一机构内部进行传递,也可在政府部门之问或政府部门与公众之间进行传递.电子邮件分为三种:公务电子邮件,暂时性公务电子邮件,私人电子邮件.3.2公务电子邮件electronicmaildocument国家机关,团体,企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件.3.3公务电子邮件系统electronicmaildocument system——Jll:ll;alit16——用于产生,传送,接收,阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统.3.4电子文件管理系统electronicrecords managementsystem为了收集,组织,记录电子文件信息并对其进行分类,以利于电子文件保存,检索,使用和处置的计算机应用系统.4总则4.1公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性,完整性和有效性.4.2公务电子邮件的鉴定,归档,整理,保管,移交等应实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性.4.3应明确规定公务电子邮件归档的时间,范围,技术环境,相关软件,版本,数据类型,格式,被操作数据,检测数据等要求,保证归档公务电子邮件的质量.4.4归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容,相关说明及描述上保持一致.4.5公务电子邮件的鉴定,归档,整理,保管,移交等应纳入各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任.4.6机构内设置的公共邮箱(机构内对个人开放的邮箱,邮箱内设有许多文件夹,分别用来讨论工作中不同方面的问题)或共享邮箱(用来供员工发送疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息,只有一定范围内的人员才能使用的邮箱)必须说明创建的目的或理由,邮箱使用者的范围,向使用者阐述邮箱的使用方法和要求.公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人. 4.7系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码,密码应妥善保护,并定期更改.4.8各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件系统的工作人员提供能够自动识别病毒特征的软件系统,并确保工作人员在使用文件或查找信息时,其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能都能启动.病毒特征库应当定期更新.5公务电子邮件的撰写与传递5.1公务电子邮件标题,正文内容的撰写以及署名规则参照相关纸质公文规定.邮件标题撰写应符合邮件主题或公务性质,以保证邮件应用的时效性以及归档,检索利用质量.5-2各单位应在公务电子邮件系统的公务信箱中发送和接收公务电子邮件,不得使用私人邮箱.邮件一经发出,必须原样保存应尽量避免公务邮箱用于私人活动.5.3涉密公务电子邮件应使用专网和专门的邮件服务系统进行发送和接收,并对发送的邮件进行加密处理, 同时应对网络环境,服务器,工作站进行安全性验证. 5.4在发送公务电子邮件时应使用真实身份,并根据电子邮件的密级和发送范围,确定是否应进行加密和电子签名.不得在公务电子邮件及其附件中使用扫描签字等易被修改,伪造的签字方式.5.5各单位系统管理人员或有关人员应保存经由公务电子邮件系统传送的所有电子邮件收发记录,作为指导,监督归档的依据(公务电子邮件发文,收文登记表参见附录A.1,A.2).公务电子邮件收发记录应当归档,只有授权人员方可查询.5.6使用公务电子邮件系统的工作人员不得开启可疑电子邮件,如发现病毒,应立即通知系统管理人员.5.7公务电子邮件收发日志应备份,脱机保存,定期移交档案部门.6公务电子邮件的鉴定与归档6.1鉴定归档责任归属6.1.1对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档;接收到的外部邮件,由接收者进行鉴定归档.6.1.2内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨沦的发起者进行鉴定归档.6.1.3公共邮箱文件夹或共享邮箱的邮件由文件夹或邮箱的责任人进行鉴定归档.个人邮箱内邮件的鉴定,由邮箱拥有者负责.6.2鉴定内容6.2.1应根据电子邮件的内容确定其是否具有公文性质,是否具有保存价值.对于涉及公务但以个人名义收发的电子邮件应视为公务电子邮件.6.2.2公务电子邮件保管期限和密级的划分工作,参照国家有关纸质文件材料的保管期限和密级的有关规定执行.6_2_3各单位档案部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真实性,完整性,有效性鉴定.真实性鉴定是指认定邮件是否当时当人收发的,检查公务电子邮件的内容,结构和背景信息经过传输,迁移等处理后是否与收发时的原始状况一致.完整性鉴定是指利用有效的技术手段,检查公务电子邮件的内容信息,背景信息,结构信息等要素是否完备.有效性鉴定是指检测公务电子邮件是否具备可理解性和可用性,包括载体的完好性,信息的可识别性,存储系统的可靠性,载体的兼容性等.6.3归档范围6.3.1凡是反映本单位工作活动且具有查考利用价值的公务电子邮件均属归档范围.载有相同信息的纸质文件属于归档范围的,则该份电子邮件也应归档.6.3.2公务电子邮件归档时,应包括以下部分:a)邮件发送人,接收人的具体情况(包括姓名,职务,所属部门和公务电子邮箱);b)发送,接收邮件的时间;c)邮件密级;d)邮件的题名;e)邮件正文,附件;D邮件收发日志;曲发送,接收邮件的软件名和版本号.6.4归档要求6.4.1办理完毕且具有保存价值的公务电子邮件应及时从原有邮箱中迁移出来,进行逻辑归档,保存到专门的电子文件管理系统中.需归档的电子邮件不可长期保存在公共邮箱内.6.4.2发送或接收具有保存价值的公务电子邮件后应立即将电子邮件打印成纸质文件,将打印输出存档到纸质文件管理系统中.6.4.3采用物理归档的公务电子邮件应采用或转换为本标准规定的标准格式(公务电子邮件存储格式参见附录B),如无法完整,准确地转换,应将相关的应用程序一并归档.6.4.4一般情况下电子邮件和附件作为整体进行归档.6.4.5经加密的公务电子邮件应解密后明文归档.7归档公务电子邮件的整理7.1归档公务电子邮件的整理按DA/T22-2000规定的要求进行.7.2归档公务电子邮件以件为单位整理.同一全宗可按类别,保管期限,机构(问题)等进行分类整理,公务电子邮件编号规则应与电子文件编号规则保持一致, 有对应其他版本的,应通过档号建立两者之间的联系.7.3将已整理好的公务电子邮件按顺序存人规范化载体(公务电子邮件存储载体参见附录C),不同保管期限的公务电子邮件应分别存储在不同的载体上,务必保证电子邮件的真实与完整.7.4公务电子邮件的着录参照国家有关规定进行.存储公务电子邮件的载体着录内容包括:a】说明文件,对存储载体内文件及软硬件环境进行描述.b】类目表文件,说明载体内文件分类信息.e】着录文件,存放有关文件的目录信息.d务电子邮件夹,存放已归档的各种公务电子邮件.雌苎塞..■黼广———一7.5存储公务电子邮件的载体或包装盒上应贴有标签.标明以下信息:a)载体编号;b1立档单位名称;c)类别(或主题);d)邮件起止日期;e)转存日期;D密级;g)文本(正本或备份);h)操作环境(硬件或软件);i1存储介质的生产日期;j)保管期限.8公务电子邮件的移交与接收8.1各单位文件管理人员应按时向档案保管部门移交已归档的公务电子邮件,移交时应履行规定的程序,并做好移交登记(移交登记表参见附录D).完全合格后方可移交.登记表一式两份,移交单位和档案管理部门各保存一份.8.2移交单位和档案保管部门应对归档的载体及其技术环境进行检验,检验结果分别由移交单位,接收单位填入《公务电子邮件移交检验登记表》(参见附录E).登记表一式两份,移交单位和档案管理部门各保存一份.8.3归档公务电子邮件移交可以采用逻辑方式或物理方式.涉密的公务电子邮件采用物理方式移交.8.4无论采用逻辑方式还是物理方式移交,对于需永久或长期保存的公务电子邮件,均应当将电子形式转换成纸质形式或者缩微形式一并保存后移交.9公务电子邮件的保管9.1案保管部门应对各单位移交的公务电子邮件制作备份,一式三套,一套封存保管,一套提供利用,一套异地保存.9.2归档公务电子邮件的保管要求应符合GB/T18894—2002中9-4的相关规定9.3档案部门应定期对公务电子邮件进行检查.公务电子邮件应当定期转移到适宜长期保存的介质上存储公务电子邮件的删除和销毁应符合GB/T18894-2002中9.8的相关规定.f注:本标准文本以国家档案局政策法规研究司法规标准化处编制的《档案工作标准汇编6》收录文本为准.附录略)庸附录A(规范性附录)公务电子邮件收发文登记表裹A.1公务电子邮件发文登记表序号主题邮件题名附件名发送者接收者抄送密送发送时间接收时间密级邮件大小备注裹A.2公务电子邮件收文登记表序号主题邮件题名附件名发送者接收者转发抄送发送时间接收时间密级邮件大小备注附录B(规范性附录)公务电子邮件存储格式数据类型推荐数据格式可参考的数据格式存储格式传输格式文本PDF,XML,TXT,R'rFDOC,WPS,PPT等其他字处理格式1XT,XMLPDF,XML rI'IFF,JPEG,JPEG,SVG格式,近期图像,照片11FF,GIFB,PDFBMP,XBM,JPEG及其他格式SVG可采GIFB,PDF格式WMA,AU格式,RAM/RMMP3,WA V,MP3,WA V,WMA,音频MP3,WA V(RealAudio流式音频格式),MIDI/MODsWMAASF,RM,RAMPEG,A VI,视频MPEG一2,MPEG-4,A VIQuickTime,RealVideoMPEG,ASF,RMT和RAF数据库与光DBF,XMLXLS,MDB,ExcelDBFDBF盘数据表SVG,DWG,图形DXF,SVG,DWFDWG,DGNDWF,SVG,DWGDWF网页HTML,XMLSGMLHTML附录c(规范性附录)公务电子邮件存储载体载体名称(介质)用途载体质量要求一次性写入磁带WORM数据备份,胶机保存只读光盘CD—ROM数据利用,备份,脱机保存缩微胶片存储珍贵档案次性写入光盘CD—R数据利用,备份,脱机保存直径为120mm,厚度为1.2nun(或更薄)一次性写入光盘DVD-R数据存储,备份硬盘数据处理,交换,利用软磁盘,闪存盘数据处理,交换(不能作为长期存储介质)附录D(规范性附录)公务电子邮件移交登记表公务电子邮件移交登记表(首页)序号档号邮件题名附件名密级载体类型保管期限备注公务电子邮件移交登记表(续页)载体类型载体数量邮件份数载体描述文记录结构记录类型口定长记录总数件(物理,逻辑)口可变长特口其他总字节数征记录字符,图形,音频,视频文件格式硬件环境(主机,网络服务器型号,制造设厂商等)备环操作系统境特软件环境数据库系统征(型号,版本等)相关软件(文字处理工具,浏览器,压缩或解密软件等)制表填表人(签名)年月日审核审核人(签名)年月日附录E(规范性附录)公务电子邮件移交检验登记表单位名称检验项目移交单位:接收单位:载体外观检验病毒检验真实性检验完整性经验有效性检验技术方法与相关软件说明登记表,软件,说明资料检验填表人(签名)年月日年月日审核人(签名)年月E1年月日单位(印章)年月日年月日———。
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基于云的电子邮件归档解决方案的电子邮件法规遵从
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