汇报材料PPT的制作

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哪些场合适合用PPT？ PPT适合：难以文字描述的场合
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PPT适合：沟通时间不足的场合
赖祖亮@小木虫
PPT适合：容易理解偏差的场合
客户如此描述需要
项目经理如此理解
部门人员认为如此
方案如此编写
执行人员如此认为
技术支持如此偏离
完成结果： —竟然如此
客户风险如此巨大
我们期望用好 PowerPoint以后
一、认识PPT
二、PPT制作基础 三、PPT的制作技巧
怎样才能做出好的PPT？
1—1个理念
3—3个法则 3—3个步骤
一个理念：
结构化思考
图表化表达
三个法则
2.简洁精练
1.谋篇布局
3.科学规范
——谋篇布局
1 2 3 内容不在多，贵在精当
赖祖亮@小木虫
色彩不在多，贵在和谐
动画不在多，贵在需要
文字要少
（3）培训课件
培训主题 培养目标 培训纪律 考核方法
培训内容 课后练习
（4）解决方案
项目背景 问题诊断 解决方案 实施计划
（5）启动大会
项目的价值 和意义 对项目的期望 和要求 项目团队成员 及职责 项目的考核 奖惩方法
——提炼美化
提炼的是 美化的是
文字！ 文本 ！
错误做法： 1、将Word的段落标题转换为PPT大标题 2、将段落的中心句转换为PPT小标题 3、将段落的素材转换为PPT小标题下的一句话
宋体严谨，适合正文，显示最清晰 黑体庄重，适合标题，或者强调区 隶书楷体，艺术性强，不适合投影
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PPT中的文字设计 我们来演讲，不是做视力检查！
这是48号字，你看得到吗？
这是40号字，你看得到吗？
这是32号字，你看得到吗？
这是24号字，你看得到吗？
这是16号字，你看得到吗？
这是12号字，你看得到吗？
思路四：形象化
讲述真实案例 提供权威意见 进行动作规范
要讲故事
提炼正文
1.要言之有物
大胆删 不重要的话 不重要的标点 过渡性组织语言 不表达观点的描述 2012年任务→→ 2012年完成计划 任务123%
2.要写简单完整句
表达意思简单
3.要用节奏语言
优选排比句
听众能明白
对仗句
至少像向同类语句 参考凡客体的节奏
正确的做法：
读懂文章 提炼观点 构思页面
大多数人的最大问题是缺少提炼
提炼素材
思路一：列表化
思路二：图表化
将核心观点用项目编号列表展示
将核心观点用项目编号列表展示 用图表表达数据逻辑关系 用文字配图片表达观点 用概念图表达核心观点 用文字配图片表达观点
文不如字
文不如表
提炼 材料 思路
思路三：图形化
表不如图
**年气矿下达的全年成本费用预算指标为238万元，中心在确
保成本用度均衡情况下，1-10月实际发生成本费用237万元 ，按预算同口径比扣除专项费用（1、劳务监测31.5万元，2
、“三八”节活动经费0.17万元，3、优秀班长外出学习考
察费0.73万元，4、企业文化建设费0.5万元，5、防署降温 费1.77万元），实际完成成本指标202.33万元，较预算进度 指标超支4万元，完成自报预算进度的102％。其成本超支原 因为我中心动力费是由环境节能监测中心和计量检测中心二 个单位共同承担，但由于管理和计量上的原因，现动力费由 我中心统一支付，经测算计量检测中心全年动力费费用为5万 元，扣除该费用后我中心完成了气矿下达的成本费用指标。
这是8号字，你看得到吗？
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PPT中的文字设计 推荐字体和字号
大标题至少用36号黑体
一级标题32号，再加粗，很清楚
二级标题28号，再加粗，也很清楚
三级标题24号，再加粗，还算清楚
四级标题20号，再加粗，再小就看不到了
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PPT布局设计内容 文字排版的六个一致
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.能用图表说明，尽量不用文字。
.只放一张图片、表格，美观、点缀。
计算器
EXCEL
算盘
1982年
算筹
战国前 公元前600
1642年
8
关于PPT和Word的不同
PPT 右脑思维 感性表达 突出关键 立体表达 V.S. Word 左脑思维 理性说服 堆积素材 平面表达
Power Point提供多种表达方式
图形
色彩
文字
动画
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PPT的用途
汇报材料
课程课件
娱乐动画
个人相册
之前
之后
2002年6月，通过计量认证（环境监测），有效期5年。 2008年6月，通过复评审（环境监测），有效期3年。 2010年1月，通过扩项评审（动态监测、节能监测） 2011年1月，申请复评审（动态、环境、节能监测） 每年接受江北区质监局日常监督检查
重庆气矿
1.环境监测
现场 监测
室内 监测 分析
要想别人
想听什么？
听众就是上帝 你的PPT永远是为 听众服务的
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不要老想着你要说什么，
要想别人
看到什么？
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不仅要想别人会看到什么
还要想别人会理解到什么？
1是25，2是29，3是45 4是56，5是64，6是8 不见1：侵略性较强。 不见2：智力较低。 不见3：生活方式较乱。 不见4：有暴力领导倾向。 不见5：可能易被同性吸引 不见6：可能易会精神障碍 ，需要额外的关注。
没有动画是万万不能的
“组合”—简单到神奇
组合图形 单一图形
可用此方 法得到更 复制的渐 变色效果 你也可以 选择预设 的渐变色
组合应遵循的规律 从简单到复杂 从背景往前景 从放大到缩小
赖祖亮@小木虫
赖祖亮@小木虫
图形组合后 可对整体进 行放大缩小
☆11
■1
☆10 ☆7
☆8
☆9
☆4
“渐变”——填充基础
汇报材料
PPT 制作
1
何谓PowerPoint？
赖祖亮@小木虫 PowerPoint，通俗讲就是Microsoft Office
旗下的一款 制作 和 播放 幻灯片的软件，是 目前最为流行和容易掌握的幻灯片制作软件。
Idea
Power Point
一、认识PPT
二、PPT制作基础 三、PPT的制作技巧
10、他们原来听过类似介绍吗？ 11、他们的数量、年龄、性别？ 12、他们的职层、 学历、岗位？
情景分 析？？
——结构设计
（1）工作总结
上一阶段工作 目标完成情况 工作创新点 和闪光点 存在的问题 及对策 投入产出分析 及风险评估 下一阶段 工作目标 实施计划 及经费
（2）立项报告
项目背景 项目价值分析
精彩的故事从标题开始
一个精彩的标题就好比人的名字 能迅速抓住听众的眼球
标题的拟制
——确切、简洁
标题的PPT
——醒目、新颖
标题的处理，每个页面一般一层
色彩和谐
简洁大方
.标题区与图文区比例合适美观；
.图文分布均匀，简洁连贯。 .注意标注页码,以便控制讲义进度
哪些场合适合用PPT？ 通过排版突出界面重点
• 过去的不如现在的 • 国外的不如国内的 • 别人的不如自己的 • 外面的不如现场的
——科学规范
• A、动画：不超过3种的动画效果。 • B、字体：大标题 44 点； 标题一 32点； 标题二 28点； 标题三 24点 • C、背景： 深色背景配浅色字体， 浅色背景配深色字体。
三个步骤
2.结构设计 1.情景分析
图表业余
滥用模板
风格杂乱
低劣图片
滥用美图
用错模板
排版混乱
滥用特效
五颜六色
前景背景颜 色相似
Word搬家
前景背景颜 色相似
堆积图表
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五项费 用
预算 指标 84 26 10
进度 指标 70 19.5 8.3
（1-10月）完成 实际 70.73 18 8.2 扣除 0.73 完成 70 18 8.2
为什么要做PPT？
4
真正认识PPT的作用
1.每天至少有3亿人在看PPT！
2.PPT是21世纪新的世界语！
我们做PPT的理由
——领导需要：汇报
——工作需要：沟通
Word软件提升了文档制作效率
纸
WOR D
1989年
竹简
沙盘
战国 公元前475 西汉 公元前202
Excel软件提升了数据处理的效率
公式要少
字体要大
4. 容量不在大小，贵在满意 按演讲时间估算
在规定时间内 目的 突出你的重点 赖祖亮@小木虫
单张PPT所需时间 重点
按演讲内容估算
让人全面完整 地了解一件事
每部分所占比重
赖祖亮@小木虫
单张PPT需要 1-2分钟讲解
经验
每部分比重可按 1，3，5，1分配
——简洁精炼
• • • • • 字不如表 表不如图 图不如动画 动画不如影视 影视不如事实
一页PPT中不超过7个概念
尽量不要换行，按段分
可省略全部标点符号和连接词
慎用英文缩写
只用一层缩进小标题 文字内容最好不要超过10行 不用倾斜或过于艺术化的字体
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•颜色不宜过杂，背景宜选用低亮度，注意与
文字颜色的对比性。
配色原则上最多不超过4种颜色
.只写出关键内容，不要塞满文字。
.原则上大于24号，事先检查清晰度。 .每页主标题单独表达一个核心观点。
.每页原则上不多于10行内容。
哪些场合适合用PPT？ 把握小处，才能大处适宜
36号
32号
28号
24号
20号
16号
黑体
黑体
黑体
黑体 宋体
宋体
宋Βιβλιοθήκη Baidu 楷体
宋体
宋体
楷体
楷体
楷体
隶书
隶书
隶书
宋体
楷体
隶书
隶书
楷体
隶书
黑体
黑体
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哪些场合适合用PPT？
会议时间 缩短
报告说服力 增强
工作效率 提高
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你的
PPT能有这样的效果吗？
哪些场合适合用PPT？
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我的PPT为什么做不好？
1、没有认真研究听众
2、对PPT用途认识不清晰
3、没有思路，没有逻辑
4、对汇报材料不熟悉
5、缺乏好的表达方式
6、缺乏基本的美感
制作PPT常犯的12个错误
Word搬家
堆积图表
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我怎么才能做到啊？
好的PPT“长”什么样？
• 观众的忍耐力是有限的
•
•
不是放的信息越多，观众就越容易记住。 必须尽量让你的PPT看起来简洁
好的PPT设计必然要做到：
逻辑化和视觉化
32
2 1 6
让设计 带理念
让文字 变可读
3 4 5
让表格 有逻辑
让表格 会说话
让动画 真管用
让图片 能出彩
可我不是设计师，怎么办啊？
母板的优点
1 节约设置格式的时间
占位符
赖祖亮@小木虫
PPT中可同时使用多个母板！
2 便于整体风格的修改
如何制作幻灯片母版
Step 1
新建一个 空白文件
赖祖亮@小木虫
Step 2
视图- 母版幻灯片模版
Step 4
设置字体格式 保存成为母版
Step 3
赖祖亮@小木虫 选择适当图
片作为背景
封面，抓住眼球——提对问题 封底，表示谢意——对应封面
.适当引用一些PPT切换的声音，以提醒学员重 点注意，不要选择刺耳或突然的音响效果。 .讲师也可以添加人声朗读、案例说话，以增 加生动性。
.可以使所有PPT元素活动起来，包括飞 入、飞出、闪过、伸展、移离等…… .动画不要滥用，容易分散注意力。 .切忌页面动画与文字、图片动画同用。
动画不是万能的
3.提炼美化
——情景分析
不了解你的 听众，就没 法构思逻辑！ 不要脱离应用 分析听众！
场合 去
1、为什么要做这次演示？
2、你要说服谁？ 3、他们对什么有兴趣？
4、我最想传递什么信息？
5、我们的价值交换点是？ 6、他熟悉材料吗？ 7、他们喜欢怎样的素材形式？ 8、有哪些材料可以利用？
9、他对话题有抗拒心理吗？
中心
3.水/气动态监测
2.节能监测
美化文本
有70%的人是视觉思维型
他们对图理解速度要远远快于文字
清晰、美观、大方
赏心悦目
一、认识PPT
二、PPT制作基础 三、PPT的制作技巧
母板 界面 文字 声音
标题 颜色 图表 动态效果
何为幻灯片母版？
幻灯片母版通俗讲就是 一种套用格式，通过插 入占位符来设置格式
2002年6月，中心通过重庆市质监局计量认证，专业是环
境监测，有效期5年；2004年2月、2005年6月，市质监局
24、36个月监督检查；2008年6月，中心通过重庆市质监 局计量认证、日常监督检查，专业环境监测，有效期3年； 2010年1月，中心通过市质监局扩项评审，专业动态监测、 节能监测，有效期3年；2011年1月，中心申请复评审、扩 项评审、日常监督检查，专业涉及动态监测、环境环境、节 能监测；2012年通过江北区质监局的日常监督检查。
进度 差异 0 -1.5 -0.1
图表业余
差旅费 办公费 招待费
之前
会议费
合计
4
3
100.8
1
97.93 0.73
1
97.2
-2
-3.6
124
五项费 用 差旅费
预算 指标 84
进度 指标 70
（1-10月）完成 实际 70.73 扣除 0.73 完成 70
进度 差异 0
办公费
招待费 会议费 合计
26
10 4 124
19.5
8.3 3 100.8
18
8.2 1 97.93 0.73
18
8.2 1 97.2
-1.5
-0.1 -2 -3.6
模板业余
可大家不都是像上面那样作PPT吗？
我们应该做
什么？
我们需要
Change...
重新认识PPT
制作PPT根本目的是为了
更有效的沟通！
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不要老想着你要说什么，