档案管理制度

档案管理制度

QY/WJ-BGS-4

一、档案库房管理制度

档案库房是保护档案最基本的物质条件，只有做好库房管理工作，才能为整个档案工作的进行创造必要的条件。

（一）档案库房必须坚固，安装铁门、双保险锁，库房通风良好，要和办公室、阅览室分开。

（二）档案库房实行专人负责管理，借阅者和非管理人员需经库房人员许可才能入内。

（三）档案库房应备有防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害生物、防尘、防水设备和安全措施。

（四）档案库房应保持适宜的温度即14-24℃，相对湿度45～60％，库房备有温湿度计。

（五）保持库房内整洁，库房内严禁烟火，不准将易燃、易爆、易腐蚀以及可食物品和雨具等杂物带入库房。

（六）下班前档案室人员对库房的门、窗、电源等进行检查，关窗锁门，防患于未然。

（七）定期对库存档案进行安全检查，并认真做好档案安全检查记录。

二、档案借阅利用制度

（一）借阅文书档案

1、各科室人员查阅本科室形成的文书档案，由本科室负责人批准；查阅其它科室形成的文书档案，需经本科室负责人和办公室主任批准。

2、外单位人员利用文书档案，需持该单位介绍信，经档案主管领导、档案形成部门负责人和办公室主任批准后方可查阅。

3、利用文书档案需办理登记手续后在档案室查阅，如工作需要，经档案主管领导和办公室主任批准后办理借阅手续方可借出，期限为5天

（二）借阅会计档案

1、会计档案利用对象是单位领导和财务审计人员，查阅者需经财务审计科负责人批准；非上述人员借阅、复制会计档案时，必须通过档案主管领导和财务审计科负责人批准，并有财务人员陪同，由档案人员负责监阅。

2、利用会计档案只能在阅览室查阅，如确因工作需要借出档案原件，须经档案主管领导和财务审计科负责人批准。

（三）借阅科技档案

1、科技档案一般只限业务部门查阅，业务科室查阅科技档案需经本科室负责人批准。其它科室查阅科技档案需经业务科室和办公室主任批准后方可查阅。

2、外单位查阅科技档案，需凭该单位介绍信，经本单位业务主管领导、业务科室负责人和办公室主任批准后方可查阅。

3、利用科技档案只能在阅览室查阅，业务科室如确因需要借出档案原件，需经业务主管领导、业务科室负责人和办公室主任批准后办理借阅手续方可借出，期限为15天。

（四）借阅档案室各类档案，要严格手续，一律详细填写《档案借阅通知单》及《档案借阅登记表》。认真填写《档案利用效果登记表》，及时反馈利用档案的信息。

（五）借阅档案必须遵守保密制度，爱护档案，不准转借、损毁、污染、勾抹、涂改等，保证档案完整无损。

三、档案安全保密制度

（一）档案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。

（二）凡利用档案人员，均要根据档案不同的密级，由不同范围的人员使用，不得擅自扩大范围。

（三）维护档案的实体和机密的完整安全，防止丢失和损坏。

（四）查阅机密档案材料应经主管领导同意，严格借阅手续。

（五）本单位人员外出需借秘密文件的，先填好申请单要经主管领导签字批

准，并要有安全措施。

（六）摘抄和复制秘密档案材料必须经主管领导批准，在指定的地方复制或摘抄，并标明份数，对摘抄或复制的文件要同正式文件一样，按机要档案管理制度进行管理。

（七）外单位需查阅档案，必须持介绍信，要经主管领导批准方可查阅，不得抄、录、照等。

（八）外单位由于工作需要摘录者，必须将摘录内容经主管档案的领导审查批准，原件一律不得外借。

（九）对违反本制度，造成失密、泄密者，视情节轻重给予批评教育或行政处分，触犯法律、造成严重损失的，依法追究其法律责任。

四、档案保管制度

（一）档案室负责集中统一管理本单位文书、科技、会计、实物、声像等档案。

（二）严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其系统、完整和安全。

（三）档案实行专库、专柜存放，专人管理，切实做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害生物、防尘、防水工作。

（四）档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

(五)借出的档案须按时还，利用后的档案应随即放回原处。

（六）对已破损、字迹褪化的档案，要及时修补、复制，最大限度地延长档案的寿命。

（七）档案人员工作变动时，必须在离职前将所管档案进行清点，并办理交接手续。

（八）做好库房温湿度的监控和登记工作。

（九）每年对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

五、档案鉴定销毁制度

（一）档案鉴定工作必须纳入机关档案管理制度中，使档案的鉴定工作按照标准和时间要求正常进行。

（二）成立档案鉴定销毁领导小组，由主管领导负责，档案管理部门牵头，有关部门兼职档案员组成，共同对所鉴定的材料进行审核和监销。

（三）认真填写档案鉴定表，并由鉴定领导逐一审核，确认无误后，签署意见。

(四)鉴定工作完成后，由档案管理和鉴定领导小组对所要销毁的档案写出鉴定小结和报告，请求主管领导批准后同档案部门一同销毁。

（五）派专人进行销毁，并委派监销人员。确认销毁后，在销毁清册上分别签名，留底备查。

（六）鉴定表、销毁清单、销毁报告等有关文件材料应归档保管。

（七）未经审批，任何人不得私自销毁档案材料。

五、档案人员岗位责任制

（一）主管领导

1、负责组织编写批准档案工作目标的确定及长远规划。

2、负责将档案工作列入本单位长远规划。

3、对档案主管部门的工作进行指导、监督、检查。

4、协调管理处各部门档案工作。

（二）档案室负责人

1、负责档案管理的日常工作。

2、负责各种档案材料的移交和接收工作。

3、负责起草和修改本单位执行的各项档案规章制度。

4、负责定期向主管领导汇报档案工作情况。

（三）档案专职人员职责

1、认真贯彻执行档案工作的方针政策，完善各项规章制度。