会议场地预订注意事项

大型专业会务必须做好的七项准备——酒店哥哥HotelGG

会议侧重于策划，而会务更侧重于服务。针对于会务方面，我们的服务主要总结为：酒店考察、会务组专人服务、来宾数据统计、接送机（站）、酒店住宿安排、用餐服务、交通服务、医疗应急处理。

一、会务组

1.提前确定会务组房间号，并通知参会来宾。

2.会务组门牌明显标识，便于来宾寻找。

3.建立酒店与会议团队的沟通桥梁。

4.24小时值班制，解决参会来宾各类疑难问题。

5.开通网线便于与外界联络。

6.安排必要办公设备办公软件及办公用品，方便来宾使用。

二、数据统计

1.确定标准服务用语，提供优质服务。

2.根据客户提供来宾名单，准确了解来宾会务信息。

3.根据临行更改信息，及时调整相关数据。

4.准确安排接机、接站、住宿、用餐、VIP陪同及参会工作。

三、交通服务

1.按照数据统计时间，准确接送来宾。

2.根据来宾数量，合理安排车辆。

3.车辆张贴明显标识，便于来宾寻找。

4.途中安排矿泉水及当天报纸，提供贴心服务。

5.安排值班车辆，处理应急事件。

6.大型客车配备服务人员及各类设施，设施包括：音乐及DVD光盘、垃圾袋等。

四、住宿安排

1.重要来宾房间提前查房，设施包括：卫生、温度、气味、网络、电视、冰箱、

淋浴、马桶。

2.服务包括：欢迎卡、会议资料、鲜花、水果、报纸及特殊需求。

3.协助酒店办理来宾入住登记及退房手续。

4.每日根据日程安排，确定标准语言，通知酒店总机叫早。

五、会议安排

1.根据具体会议流程安排好会议的时间地点。

2.提前检查好会场布置情况，会场灯光和会议设备情况。

六、餐饮安排

1.根据流程安排之路水牌方便客户寻找用餐地点。

2.提前检查各餐及茶歇准备状况，确保按时开餐。

七、医疗保障

1.配备医疗人员，解决突发事件。

2.提前购买常备药品，种类包括：感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止

痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。

3.基本设备包括：体温表、听诊器、手电筒、棉签等。

会场选择时需要特别关注的细节——酒店哥哥HotelGG

我们每次安排会议选择会场时，不应只考虑会场租金问题。在考虑会议参加人员组成、到会场的距离以及到会人数的同时，我们还要向你可能使用的会场咨询下列几项事宜：

会场是否合适

该会场是否符合公司的企业形象？

该会场能否帮助此次会议营造恰当的气氛？

该会场对会议受众有没有感染力？

会场工作人员能否给与会人员留下良好的印象？

会场地点

与会人员能否轻松方便地到达会场？

会场附近有没有必要的公路、铁路、航空交通路线？

会场地点是否适合举办其他的活动、展览或者短途旅行？

会场所在地是否安静？如果需要的话，附近是否有住宿场所？安全状况如何，等等。会场使用时间是否合适？

会场在会议期间是否可用？

诸如会议设备、住宿场所等相关设施在会议期间是否可用？

需要变更会议日期时，会场能否同意？

会场大小

会场座席数目是否合适？

会议室的大小能否给与会人员提供舒适的参会环境？

各会议室布局是否合理？能否让参会人员都能毫不费力地看到讲话人员？

会场设置能否让与会人员轻松方便地在会场里自由移动？

会场设备

如果需要的话，会议室类型是否齐全？会场内是否有礼堂？是否有供举办分会使用的小型会议室？

会场内是否提供投影仪、电子书写板、文具等等？

会场能否提供无线网络接口？能否提供复印和传真服务？需要的话，能否提供笔记本电脑或台式机？

能否提供小吃、茶、咖啡、正餐？

素食主义者、严格素食主义者和有特别饮食需要的人的饮食需求能否得到满足？会场能否提供足够的停车位？

会议室通风是否良好?有没有安装空调?

身体有缺陷的参会人员的特殊需要能否被满足？

会场能否提供餐馆或酒吧，供与会人员会后交流和娱乐之用?

有无运动或者休闲设施？比如，游泳池或者健身房。

如果需要的话，会场是否也能提供住宿设施？

会场使用费用

会场中心的要价是否在会议预算范围之内？

会议中心采取什么收费方式？比如，以每人每天二十四小时计价，或者以使用的房间数目为标准？

价格是否打折？

是否有降价空间？

该会场要求的包括额外服务费用在内的总费用，与其他会场的报价或其他选择相比

是否更便宜？（例如，开会、用餐在一个地方，住宿安排到另外的地方是否会更便宜呢？）

有没有任何隐形费用？

✓要求何时付款？

✓是否需要预交部分费用？如果需要，预交多少？提前多长时间？

✓该会议中心如何对待取消会议的情况？如取消，会得到全额退款，还是部分退款？

上述许多问题都可以在会议中心的网站上得到答案，也可以向中心索要报价单。如果你是首次使用该会议中心，你可以向其他曾经使用过该会场举办会议的公司询问他们使用时的相关情况。如果会议十分重要，你就有必要亲自去会议中心考察一下，以得到关于会场布局等一手的情况，更重要的是要了解会议场所管理层和工作人员的态度。

如果你想使会议取得圆满成功，或者让你选择的会场给与会者带来更好的而不是更坏的经历，一定要仔细选择。

会议中心评价的特殊考虑因素

除了“会议中心选择注意事项”以外，你还要清楚地知道会议的性质，有时它也会对会场选择有特殊要求。

例如，如果你想向重要客户展示一件新产品并给他们留下深刻的视觉印象，这就需要将这次会议的性质明白无误地告知会议中心，在选择会议中心的时候也要注意这一点。

如果此次会议主要目的是建立团队意识，这就需要会议中心能够满足运动、娱乐、社交活动以及建立团队意识所必需的设施。