商务秘书实务第五章 会议管理工作共25页文档
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254388 商务秘书实务 PPT课件[167页]
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助理级秘书
助理级秘书也常被称为 “见习秘书”,包括接 待员、打字员等,其主 要工作内容是打字、接 待、电传、管理办公用 品、管理办公环境、处 理电话、分送信函、预 定约会等。
文书级秘书
执行级秘书
文 书 级 秘 书 也 常 被 称 为 执行级秘书包括业务秘 “正式秘书”,其主要工作 书、行政秘书等,在一些 内容是起草、打印文稿,收 企业中被称为助理、专 发、处理文书,完成上司临 员、专务等。其工作内 时交办的事项,笔录口授文 容主要是协助上司做办 件,负责会议的记录,为上 公室和业务部门的有关 司的报告和文件的撰拟收 工作 集和组织材料,等等。
二、商务秘书的知识结构
(一)知识构成层次
1.基础知识 基础知识是秘书知识大厦的根基,只有根基坚实宽厚, 才有可能谈到创新能力和应变能力等展现综合素质的 东西。基础知识主要包括社会文化基础知识和自然科 学基础知识。
2.相关之四海 相关知识包括金融投资、财务处理、税务处理、国际贸 易、企业战略决策、企业资本运作、企业经营管理、企 业法律法规运用、企业危机管理、企业人力资源管理、 商务沟通、商务谈判等方面的知识,还包括经济学等方 面的知识。
利益性
商务活动的任何一方都是以 追求和实现经济利益为目标 和归宿的,离开了经济利益, 商务活动就失去了存在的价 值。
竞争性
商务活动的竞争性要求商务秘 书熟悉和运用商业原则,准确 地掌握商务秘书的工作内容、 职业技能和职业规范,卓有成 效地将专业知识、综合能力和 实践经验整合运用于商业运作 之中。
第一节 商务秘书与商务秘书工作
行政级秘书 行政级秘书包括办公 室主任、行政经理、 行政总监、经理私人 助理等。其主要工作 内容包括参与决策,监 督检查,辅助管理,设 计工作岗位,制定工作 流程,等等。
会议管理工作——商务秘书.
第六节 会后的工作
▪ 一、合理安排与会人员返程 ▪ 二、提醒与会者及时做好各种物品的清退 ▪ 三、清理会场和文件 ▪ 四、整理会议材料，立卷归档：会议案卷
国籍及议题 国内、国外
▪ 二、公司常见会议的类型与作用 ▪ 1、经理例会与特别会议 ▪ 2、员工例会 ▪ 3、股东大会和董事会议 ▪ 4、公司年会 ▪ 5、客户咨询会 ▪ 6、产品展销订货会 ▪ 7、业务洽谈会 ▪ 8、新产品新闻发布会
▪ 三、会议成本意识 ▪ 会议人工成本=2A×B×T ▪ A=每小时与会者平均工资的3倍 ▪ B=参加会议的人数 ▪ T=召开会议的时间（以小时计）
▪ 九、会议信息工作 ▪ 1、收集会议信息 ▪ 2、编写会议简报 ▪ 3、搞好对外宣传
第四节 秘书在会议中的角色与责任
▪ 一、会前的准备 ▪ 研究问题、准备材料、了解目的和议程、时间地
点、遵守时间 ▪ 二、会议期间的角色分寸 ▪ 1、认真倾听他人的观点 ▪ 2、积极发表自己的见解 ▪ 3、关注正在讨论的事项 ▪ 4、注意语气的使用 ▪ 三、会后应积极落实
▪ 五、准备会议文件资料 ▪ （1）为上司撰写会议文稿。 ▪ （2）为上司准备材料。 ▪ （3）组织好发言人的文稿。 ▪ （4）准备资料袋
▪ 六、发送会议通知 ▪ 1、会议通知的发送 ▪ 2、会议通知的主要内容 ▪ 会议通知一般包括标题和正文两部分，标
题应写明召开会议的单位或部门、会员名
称、发文号。通知的正文包括会议名称、 会期行业的详细地址、时间、会议议题和 联系方式等。
▪ 九、安排食宿
▪ 十、大型会议的接（送）站、报到
▪ 十一、大型会议的经费预算
▪ 1、会议经费的主要内容
▪ 文件资料费 ▪ 邮电通讯费用 ▪ 会议设备和用品费 ▪ 会议场所租用费 ▪ 会议办公费
商务技能(五)会议管理.doc
商务技能（五）会议管理范文大全文秘知识写作指导〔商务技能（五）会议管理〕会议作为一种社会活动随处可见它在企事业单位中担当着重要的角色。
据调查高职高专文科学生毕业后％以上要接触与会议有关的工作文科学生很有必要掌握会议管理的知识与技能。
因此在自己的职业规划中加上会议管理一课必定为以后的工作生涯增加许多便利。
别小看了会议会议里的乾坤大着呢。
会议管理看似简单但真正把它做好却是秘书或者其他行政办公人员比较头疼的事情。
业界流行一句话叫做：“会而议议而决决而行行而彻。
”这句话简明扼要但是真正将会议管理做好绝非易事。
在实际工作中要不就是会而不议或者就是议而不决或者决而不行凡此种种问题皆存。
既然会议不可避免我们就应该妥善管理会议有效利用会议使其真正发挥作用而非让自己陷入文山会海不能自拔。
一、会议的意义会议是一个集思广益的渠道。
会议是一个集合的载体。
不同的人汇聚一堂充分交流思想碰撞从而产生“金点子”。
许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。
资讯传达资源共享。
通过会议通报一些新决定、新决策使更多的人了解来自上级或其他部门的相关资讯。
也可以利用开会汇集资源以期相互帮助相互促进共同进步。
会议显示一个组织或一个部门的存在。
一些单位经常召开部门例会等领导通过这种会议了解员工的工作情况了解工作进展可以妥善安排工作计划。
这是一种管理的方法同时也能够充分显示一个组织或部门的存在价值。
会议的群体沟通方式有益于协调矛盾达成共识。
开会很少是一对一的沟通大多数情况下都是一种群体沟通而且这种方式最直接、最符合人类原本的生活方式。
方便协调上下级紧张关系员工之间的矛盾有利于达成共识更好地促进工作。
二、会议的准备（一）会前准备开会前要充分理解议题在会议前充分准备好开会所需要的资料。
事先思考要表达的意见准时参加会议。
（二）会议进行中注意倾听别人的意见尽量不要在别人发表观点时打断积极参与发言注意力发言不脱离主题对事不对人。
（三）导出结论尽心尽力地协助会议主持导出结论能赞成别人较好的意见而放弃自己的意见能坚持找出最好方案的态度导出结论。
第五章会后工作与管理《会议管理》PPT课件
据有关规定和要求，将部分办毕文书经过清理，定期或不定期
地退还原发文机关或其他指定的专门部门的活动。会议文书要
在会后指定时间、地点内进行收集清退工作。一个大中型的会
议，由会务组带到会场发送和会议期间产生的文件很多，会议
结束后，要按照“文件领取表”的登记情况，清点文件剩余份
数，以做到物表相符。对于内部文件、机密文件以及应收回的
很多会议需要与会代表向主办方支 付一些必要的费用，如培训费、住 宿费、资料费、餐饮费等，这需要 会务工作人员做好会议经费结算工 作：①应在会议通知或预定表格中 ，详细注明收费的标准和方法。② 应注明与会人员可采用的支付方式 。③开具发票的工作人员，事先要 与财务部门确定正确的收费开票程 序，不能出任何差错。如果有些项 目无法开具正式发票时，应与会议 代表协商，开具收据或证明。
5.2 会后文书工作 5.2.3 会议文件的立卷归档工作
(1)大型会议文件立卷
(2)日常工作会议文件资料立卷
• 第一步，收集资料 • 第二步，鉴别整理 • 第三步，分类归卷 • 第四步，组卷 • 第五步，卷内文件编目 • 第六步，填写卷内文件资料备考表 • 第七步，拟定案卷标题 • 第八步，填案卷封面 • 第九步，案卷排列 • 第十步，编写案卷目录
CHAPTER
FIVE
第五章会后工作与 管理
5.1 会场善后工作及安排与会人员离场
5.1.1 会场善后工作
是把会中的讨论决定布置下去贯彻执行的先决条
件。如果是内部会议，则会场的善后工作就简单得多。如果是
外借会场，则需与租借方结算会议开支费用，归还会议所借物
品并清理会场，将会场中公司自带的东西拿走，包括会标、通
➢ 保存会议材料需要一定的空间和相应的管理工作，这两项都需成本，一般 的做法是保留所有的会议资料，但是最好根据将来用到的可能性合理取舍。
商务秘书实务第二版共24页
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按其责任的大小和能力素质的高低划分（2）
再次是执行级，它包括业务秘书、行政秘书等。其工 作内容主要是协助上司做办公室和业务部的有关工作。 如处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集 资料，管理档案，收发传真、电话，计划管理上司的 时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监 督检查上司下达的工作，做信息收集工作，协调横向、 纵向的各种关系，辅助决策。
第四，事先要了解时下涉外秘书人才市场的薪水标准，因为涉外 秘书的薪酬标准常常和人才市场的供需状况和大的经济形势密不 可分。面试时当对方提及薪酬问题时，可以根据自己的实力，有 的放矢地提出，但注意不要随便说：“给多少都没关系”或“我 认为我原来的薪酬是某某千元，这次无论如何要高出原来某某千 元。”之类的话，以免雇主认为你对自己的实力缺乏自信，或者 你自以为是，盲目抬高身价等等。
最后是行政级。它包括办公室经理、行政经理、秘书 科长、经理私人助理等。其工作内容主要包括参与决 策，监督检查，辅助管理，帮助上司协调组织内纵向 横向的关系和组织外部的各种关系，指导带领秘书群 体协同工作，知人善任，合理授权，合理分派工作。
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二、商务秘书工作
1、商务活动的特点 交易性 利益性 竞争性
智能化：专业技能、人际关系技能、理 念分析技能
专业化：术业有专攻、行业细分 复合化：多种知识和技能的组合 社会化：国际化、统一化 女性化：女性在管理中整体地位的提升
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第二节商务秘书的素质要求与行为规范
商务秘书的职业道德 商务秘书的知识结构 商务秘书的能力素质
信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、
辅助决策的调查研究工作等。 10
秘书实务 第五章 接待工作实务 PPT课件
➢ 预先征求意见，可以拿哪些？
要预先联系好迎接客人的交通工具和宾馆； 要作必要的沟通
➢ 乘车途中可介绍本地情况、宾馆位置、活动安排、注意 事项等；
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接待的“六要”、“四不”
不要久留（到达下榻处，作必要的介绍后即可离 开）；
不要对客人提出要求（客人是上司邀请的）； 不要漠不关心（客人因气候、疲劳或偶染小恙应
1.表示对交际对象的重视 2.了解对方的确切身份
• 现场收藏 • 注意三禁
一禁“揉”、二禁“压”、三禁“忘”
18
办公室外的迎接
去办公楼或公司大门口，来访者工作单 位或下榻的宾馆去迎接
• 到达迎接地点的时间：
– 提前5~10分钟，不能迟到
• 陪同的路线：
– 考虑方便和近捷，考虑公司形象
• 走路的位置：
➢ 上司授权，根据此来访者事由是否符合公司利益、上 司是否欢迎来决定；
➢ 如不能确定，应对来访者的要求作有回旋余地的答 复；
安排会晤
➢ 根据来访者与上司关系密切程度、来访事由缓急程度 以及上司是否在公司内而作出相应安排
把来访者引见给上司，并作介绍，为来访者送 上饮料。
会晤结束按照上司吩咐送别客人。
• 集体介绍的顺序
– 先介绍人数较少的一方； – 被介绍双方皆不止一人，依照礼规，先介绍位卑的
一方，后介绍位尊的一方。 – 介绍的一方人数不止一人，可采取笼统的方法进行
介绍，如：“这是我的家人”，“他们都是我的同 事”，但最好一一介绍；
33
未预约来访者的接待
搞清来访者的身份和来访事由 ； 应请示上司是否接受来访
7
8
正式场合女士着装忌讳
• 正式场合——以旗袍、长裙等礼服为宜，质地好款式简单。 • 工作场合——职业套装，以套裙、套装为宜，颜色和款式
要预先联系好迎接客人的交通工具和宾馆； 要作必要的沟通
➢ 乘车途中可介绍本地情况、宾馆位置、活动安排、注意 事项等；
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接待的“六要”、“四不”
不要久留（到达下榻处，作必要的介绍后即可离 开）；
不要对客人提出要求（客人是上司邀请的）； 不要漠不关心（客人因气候、疲劳或偶染小恙应
1.表示对交际对象的重视 2.了解对方的确切身份
• 现场收藏 • 注意三禁
一禁“揉”、二禁“压”、三禁“忘”
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办公室外的迎接
去办公楼或公司大门口，来访者工作单 位或下榻的宾馆去迎接
• 到达迎接地点的时间：
– 提前5~10分钟，不能迟到
• 陪同的路线：
– 考虑方便和近捷，考虑公司形象
• 走路的位置：
➢ 上司授权，根据此来访者事由是否符合公司利益、上 司是否欢迎来决定；
➢ 如不能确定，应对来访者的要求作有回旋余地的答 复；
安排会晤
➢ 根据来访者与上司关系密切程度、来访事由缓急程度 以及上司是否在公司内而作出相应安排
把来访者引见给上司，并作介绍，为来访者送 上饮料。
会晤结束按照上司吩咐送别客人。
• 集体介绍的顺序
– 先介绍人数较少的一方； – 被介绍双方皆不止一人，依照礼规，先介绍位卑的
一方，后介绍位尊的一方。 – 介绍的一方人数不止一人，可采取笼统的方法进行
介绍，如：“这是我的家人”，“他们都是我的同 事”，但最好一一介绍；
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未预约来访者的接待
搞清来访者的身份和来访事由 ； 应请示上司是否接受来访
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正式场合女士着装忌讳
• 正式场合——以旗袍、长裙等礼服为宜，质地好款式简单。 • 工作场合——职业套装，以套裙、套装为宜，颜色和款式
商务秘书实务第五章 会议管理工作
（2）要保证重要人物能够出席会议。
（3）例会原则上要定时召开，且时间不宜过长，一般控制在一个半小时左右，以避 免会议效率降低。
（4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最 佳时间开会，全体会议一般安排在上午，分组讨论则可安排在下午，晚上可安排 一些文娱活动。
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会场选择
1．会议地点应选择距上司和与会者的工作地点均较近的地方，同时应 考虑会议场所交通因素。
2．会场的大小应与会议规模相符。一般来说，平均每人应有二至三平 方米左右的活动空间比较适宜。时间长的会议，场地不妨大些。
3．会场要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调 设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租 用的特殊设备，如演示板、电子白板、摄象机、录音机、投影仪、计算 机、麦克风等等。
商务秘书实务第五章 会议管理工作
第一节、会议工作概述
一、会议的内涵
1、行政管理活动与会议（ 什么是会议、为什么要召开会议）：
所谓会议，指三人以上聚集在一起，有组织有领导地讨论和解决问题的 一种活动形式，会议是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。 会议的目的包括交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、 传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等。 会议的基本组成因素包括：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会 者、议题、议程等。
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会议的管理和组织
会前准备 - 策划案的内容
筹备方案的内容
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等
（3）例会原则上要定时召开，且时间不宜过长，一般控制在一个半小时左右，以避 免会议效率降低。
（4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最 佳时间开会，全体会议一般安排在上午，分组讨论则可安排在下午，晚上可安排 一些文娱活动。
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会场选择
1．会议地点应选择距上司和与会者的工作地点均较近的地方，同时应 考虑会议场所交通因素。
2．会场的大小应与会议规模相符。一般来说，平均每人应有二至三平 方米左右的活动空间比较适宜。时间长的会议，场地不妨大些。
3．会场要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调 设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租 用的特殊设备，如演示板、电子白板、摄象机、录音机、投影仪、计算 机、麦克风等等。
商务秘书实务第五章 会议管理工作
第一节、会议工作概述
一、会议的内涵
1、行政管理活动与会议（ 什么是会议、为什么要召开会议）：
所谓会议，指三人以上聚集在一起，有组织有领导地讨论和解决问题的 一种活动形式，会议是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。 会议的目的包括交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、 传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等。 会议的基本组成因素包括：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会 者、议题、议程等。
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会议的管理和组织
会前准备 - 策划案的内容
筹备方案的内容
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等
第5章 会议管理 管理秘书实务(第二版) 教学课件
①秘书组。主要负责各种会议文件的准备、起草、 印发、清退、立卷归档工。并负责会议通知和组织工 作，负责报到、编排会议议程、日程及分组、安排座 次等事项。
②组织组。主要承办代表资格审查工作和选举方面 工作；起草代表资格审查报告和选举办法，编制代表 名册、选举程序，设计和印制选票，印发候人情况介 绍或简历等。
管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
5.1 会议管理概述
5.1.4会议的功能
一是它可以实现信息的多向即时传递； 二是它可以有效聚集集体的智慧和力量； 三是它可以发扬民主，密切干群关系； 四是它可以统一思想，推动工作。
会议准备程序图
管理秘书实务（第二版）
5.2会议组织
21世纪公共管理系列教材
（4）特大型会议。特大型会议指参加人数一般在万 人以上的会议
管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
5.1 会议管理概述
4.根据会议所跨的地域范围划分
（1）国际性会议 （2）全国性会议 （3）地区性会议 （4）部门会议
会议类型除以上划分外，还可以从保密角度 划分为公开性会议、秘密性会议，从会议召开的 载体上划分，可分为常规性会议、电视电话会议、 电子计算机网络会议等。
管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
5.1 会议管理概述
3.根据会议的规模划分
（1）小型会议。小型会议一般指参加会议的人数少 则几人，多则几十人或百人以下的会议。
（2）中型会议。中型会议一般指参加会议人数大约 在百人以上千人以下。
（3）大型会议。大型会议一般指参加会议的人数在 千人以上万人以下的会议。
管理秘书实务（第二版）
5.2会议组织
21世纪公共管理系列教材
（4）拟订会议的议程与日程安排
②组织组。主要承办代表资格审查工作和选举方面 工作；起草代表资格审查报告和选举办法，编制代表 名册、选举程序，设计和印制选票，印发候人情况介 绍或简历等。
管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
5.1 会议管理概述
5.1.4会议的功能
一是它可以实现信息的多向即时传递； 二是它可以有效聚集集体的智慧和力量； 三是它可以发扬民主，密切干群关系； 四是它可以统一思想，推动工作。
会议准备程序图
管理秘书实务（第二版）
5.2会议组织
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（4）特大型会议。特大型会议指参加人数一般在万 人以上的会议
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5.1 会议管理概述
4.根据会议所跨的地域范围划分
（1）国际性会议 （2）全国性会议 （3）地区性会议 （4）部门会议
会议类型除以上划分外，还可以从保密角度 划分为公开性会议、秘密性会议，从会议召开的 载体上划分，可分为常规性会议、电视电话会议、 电子计算机网络会议等。
管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
5.1 会议管理概述
3.根据会议的规模划分
（1）小型会议。小型会议一般指参加会议的人数少 则几人，多则几十人或百人以下的会议。
（2）中型会议。中型会议一般指参加会议人数大约 在百人以上千人以下。
（3）大型会议。大型会议一般指参加会议的人数在 千人以上万人以下的会议。
管理秘书实务（第二版）
5.2会议组织
21世纪公共管理系列教材
（4）拟订会议的议程与日程安排
秘书实务会务工作
会议布置类型
小型会议 室布置
不同的会场布置
会议室布置
会议室布置
会议室布置
（2）会场的类型及布局
①小型会议室。 椭圆形、回字形、 T 字形、“马蹄”型、 长方形。
② 中型会议室。“而”字型、半圆 型、课堂型。
③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。
3、布置会议附属性设备
⑴音响设备：扩音设备、耳机、同声翻译 、麦克风。 ⑵声响设备：立体电视、激光、全息电影 、组合录像、电脑控制的多镜头幻灯等。 ⑶其它布置：温度、湿度、照明、通风、 卫生设备、电源插座等。 ⑷布置装饰：会标、标语口号、会徽、旗 帜、花卉、字画等。
3、会议通知发送的注意事项
（9）要有具体的会议名称 （10）日期、时间、场所要准确无误 （11）议题应尽量具体 （12）有附加资料时，应写明资料名称及 页数
二、制作会议证件
会议正式证件 代表证 出席证 列席证 来宾证
会议证件
旁听证
会议工作证件
工作证 记者证 出入证
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。 有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。
1.3会议的作用
（1）实施领导的重要工具 。 （2）领导贯彻民主集中制，实现决策 民主化，科学化的必要手段，要集思 广益，充分发挥干部和群众的智慧这 就需要召开会议来交换意见，研讨问 题。
3、各级领导贯彻政策、布臵任务 、沟通信息、协调行动的有效方 法，此外，会议还有宣传教育作 用，研讨作用，表达思想感情作 用等。
9、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所 要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其 清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体 安排。 某公司销售会议议程表 1、推选销售部经理的人选。 2、年度销售活动的总结。 3、有关销售问题的发言。 4、下年度销售目标。 5、销售人员的招聘和重组。
新编秘书实务课件-第5章 会议组织与服务(第3版)-精品文档
第五章
会议组织与服务
学习目标 引入案例 主要内容 本章小结
案例分析
实践训练
第五章
会议组织与服务
主要内容
第一节 第二节 第三节 第四节 会议概述 会议筹备阶段的会务操作 会议进行阶段的会务操作 会议结束阶段的会务操作
第五章
会议组织与服务
学习提示
（一）学习目标
了解会议的作用与要素 掌握会议前期的准备工作 掌握会议期间的服务工作 熟悉会议结束的善后工作
第五章
会议组织与服务
小知识
西方国家组织会议议程要点 西方国家组织会议的议程就可能包括下列各项中的几项或全部： 标题：会议名称加“议程”二字。 正文：时间、内容、责任者（讲话人、主持人等） 、会址、方式、 注意事项等。 会议议程顺序一般如下： 1．宣布议程。 2．宣读并通过上次会议的备忘录。 3．财务主管报告。 4．其他报告。 5．复议旧的议题。 6．讨论新的议题。 7．有关人事任命。 8．提名并选举新的负责人。 9．通知有关事项。 10．宣布休会。
三、会议活动的基本要素
会议结果 会议方式 会议人员
会议活动的 基本要素
会议地点
会议名称
会议时间
会议议题
第五章
会议组织与服务
第一节 会议概述
1．会议人员 会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议 主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。 （1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办 者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。 （2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列 席成员、特邀成员、旁听成员。 （3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员 和会议服务人员等。 课堂分析：分析第111-112页案例，找出各类会议人员。
会议组织与服务
学习目标 引入案例 主要内容 本章小结
案例分析
实践训练
第五章
会议组织与服务
主要内容
第一节 第二节 第三节 第四节 会议概述 会议筹备阶段的会务操作 会议进行阶段的会务操作 会议结束阶段的会务操作
第五章
会议组织与服务
学习提示
（一）学习目标
了解会议的作用与要素 掌握会议前期的准备工作 掌握会议期间的服务工作 熟悉会议结束的善后工作
第五章
会议组织与服务
小知识
西方国家组织会议议程要点 西方国家组织会议的议程就可能包括下列各项中的几项或全部： 标题：会议名称加“议程”二字。 正文：时间、内容、责任者（讲话人、主持人等） 、会址、方式、 注意事项等。 会议议程顺序一般如下： 1．宣布议程。 2．宣读并通过上次会议的备忘录。 3．财务主管报告。 4．其他报告。 5．复议旧的议题。 6．讨论新的议题。 7．有关人事任命。 8．提名并选举新的负责人。 9．通知有关事项。 10．宣布休会。
三、会议活动的基本要素
会议结果 会议方式 会议人员
会议活动的 基本要素
会议地点
会议名称
会议时间
会议议题
第五章
会议组织与服务
第一节 会议概述
1．会议人员 会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议 主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。 （1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办 者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。 （2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列 席成员、特邀成员、旁听成员。 （3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员 和会议服务人员等。 课堂分析：分析第111-112页案例，找出各类会议人员。
第5章 会议管理 管理秘书实务(第二版) 教学课件
21世纪公共管理系列教材
（2）确定会名、规模和规格，提出与会人 员范围或人员名单
1）确定会议名称 ①会议主办单位的名称；②会议的主题；
③会议的类型 2）确定会议的规模和规格 3）提出参加会议的范围或人员名单
管理秘书实务（第二版）
5.2会议组织
21世纪公共管理系列教材
（3）拟订会议的时间与会期 1）提出会议召开的时间。 早不赶晚。但也要注意以下几点： ①要根据会议的主持人或主办会议单位的主要 领导人及被邀请的主要领导人或贵宾是否能够出 席会议来确定时间； ②主要领导人出差、旅行的当天或返回的当 天最好不召开会议，紧急会议可以除外； ③会见会谈性会议，应当事先同主、宾双方 商议之后，再确定会议召开的时间. 2）确定会期。会期是指召开会议时间的长短。
在封口之前仔细检查一遍．不要漏装。 ③通知装入信封后，要逐个将信皮封贴起来，
防止失落。 ④将名单与信封进行核对，防止遗漏或重复。 ⑤信封送到收发室时要进行清点，请收发人员
打上编号，以备查询。
管理秘书实务（第二版）
5.2会议组织
21世纪公共管理系列教材
3）会议通知的发送。 ①发送形式： 第一，正式通知 第二，非正式通知 ②发送内容： 第一，如果有预备议程、事先需准备的材料
××号。 □我准备参加此次会议。 □我将届时赴会，并带名宾客来。 □我不能参加此次会议。
管理秘书实务（第二版）
5.2会议组织
21世纪公共管理系列教材
例2：卡片式 部门经理会议
目的：讨论公司下一年度市场营销计划 时间：2007年6月18日上午9:00 地点：公司第一会议室
如您无法出席,请于6月10日前电话告 知苏丽。电话号码：85930878
管理秘书实务（第二版）
秘书实务第5章
【思考题】
1.什么是会议？会议有哪些功能？ 2.会议的类型有哪些？ 3.会前应做好哪些准备工作？ 4.会议组织工作的要求是什么？ 5.怎样写会议记录和会议简报？ 6.你认为秘书部门能为端正会风做哪些工作？ 7.某公司准备召开为期两天的新产品推广会，邀请 了国内外十几家合作公司的管理人员、技术人员近 百人参加。秘书小华负责接站和报到工作，但因为 她缺乏一定的经验，致使部分与会人员没能找到接 着处，没能准时报到，因而损害了供公司的良好形 象。请你给小华讲解一下接站报到工作的主要步骤。
三、按会议时间来分
（一）定期性会议 是指处理经常性工作的例行会议。如机关的办公例 会、各种学会年会等。 （二）不定期会议 是指根据需要而随时召开的会议。如防汛紧急会、 抗灾紧急会等。
第三节
一、会前准备阶段
会议的组织工作
会前的准备工作，是保证会议开好的前提。为了使 会议达到预想效果，会前必须做好充分的准备。会 前的准备工作一般包括以下几项： （一）思想准备 秘书人员要深刻理解会议的指导思想。对会议的目 的、任务、议题以及开好这次会议的作用、意义， 要有十分明确的认识。只有思想上高度重视，工作 起来才会积极主动。
（二）预案准备
1、会议名称：会议名称要妥当，名实相符。 2、会议召开的时间及会期：会议时间的长短，取决于会议 的内容和会议经费。以紧凑为宜，切忌勉强拉长。 3、会议规模、出席单位、外请单位及人员、人数：会议要 由哪级人员参加，由哪一级单位派人出席，哪些单位派人列 席，事先都要全面考虑好。 4、会议的组织领导：包括会议主持人、会务工作负责人， 即会议的领导班子和工作班子。 5、会场及地点：会场大小尽可能为与会人数相当。会场地 点也尽量选在代表住地附近。 6、代表食宿地点：住房分配方案，要及早编定，一般以代 表团来划分。就餐地点不宜距与会人员的住地太远。 7、会议议程、议程和程序的安排：日程，是根据会议的计 划和进程，逐日做出安排；议程，是指对已确定的议题列出 先后顺序，然后依次进行；程序，是对会议各项活动，按先 后顺序做出安排。这三者是会议进展的蓝图，一旦确定，即 照此执行。因此，一定要做得细致周密。
商务秘书工作实务共63页文档
6、法律的基础有两个，而且只有两个……公平和实用。——伯克 7、有两种和平的暴力，那就是法律和礼节。——歌德
8、法律就是秩序，有好的法律才有好的秩序。——亚里士多德 9、上帝把法律和公平凑合在一起，可是人类却把它拆开。——查·科尔顿 10、一切法律都是无用的，因为好人用不着它们，而坏人又不会因为它们而变得规矩起来。——德谟耶克斯
商务秘书工作实务
谢谢！
51、 天 下 之 事 常成 于困约 ，而败 于奢靡 。——陆 游 52、 生 命 不 等 于是呼 吸，生 命是活 动。——卢 梭
53、 伟 大 的 事 业，需 要决心 ，能力 ，组织 和责任 感。 ——易 卜 生 54、 唯 书 籍 不 朽。——乔 特
55、 为 中 华 之 崛起而 读书。 —
8、法律就是秩序，有好的法律才有好的秩序。——亚里士多德 9、上帝把法律和公平凑合在一起，可是人类却把它拆开。——查·科尔顿 10、一切法律都是无用的，因为好人用不着它们，而坏人又不会因为它们而变得规矩起来。——德谟耶克斯
商务秘书工作实务
谢谢！
51、 天 下 之 事 常成 于困约 ，而败 于奢靡 。——陆 游 52、 生 命 不 等 于是呼 吸，生 命是活 动。——卢 梭
53、 伟 大 的 事 业，需 要决心 ，能力 ，组织 和责任 感。 ——易 卜 生 54、 唯 书 籍 不 朽。——乔 特
55、 为 中 华 之 崛起而 读书。 —
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与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件
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会议议程和日程的安排
1．会议议程
会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致 安排。会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常 由秘书拟写议程草稿，经上司批准后，复印分发给所有与会者。
2. 会议地点的使用历史
3. 会议地点的服务设施
4. 会议地点的住宿条件
5. 会议地点的工作人员
6. 会议会场的格局
7. 会议会场与策划的关系
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会议的成本控制
1. 会议的经费预算 2. 会议的经费计划审核 3. 会议的付费与支出 4. 会议成本控制 5. 会议经济与会议策划
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会议的管理和组织
会前准备 - 策划案的内容
筹备方案的内容
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等
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会议会址与会场
会议会址与会场
1. 会议地点的选择（交通、安全、费用、 景点）
公 工联中 共 具络的
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第 三 节
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第四节 秘书在会议中的角色与职责
秘书在会议过程中的主要工作 会议记录工作 秘书参与会议
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会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
注意 事项
关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其他
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会议的组织和管理
会务的实施 - 开会期间
（2）要保证重要人物能够出席会议。
（3）例会原则上要定时召开，且时间不宜过长，一般控制在一个半小时左右，以避 免会议效率降低。
（4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最 佳时间开会，全体会议一般安排在上午，分组讨论则可安排在下午，晚上可安排 一些文娱活动。
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发送会议通知注意事项
1．为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外，所有会议均 应正式打印会议通知，通过书面形式传递到有关人员，以示正规和郑重。
2．一些会议（如股东会议）在发送通知时应按规定的会议规则行事。发通知的 同时应附上一份代理委托书。其它类型的会议如无法出席，也应在必要时授权代 理，以保证通过决议时有所需的法定人数。
2．会议日程
会议日程就是根据会议议程对会议逐日作出的具体安排，是会议全程各项活动和 与会者安排个人时间的参考依据。会议日程的制订要明确具体，准确无误。一般 采用简短文字或表格形式，将会议时间划分为上午、下午、晚上三个单元，使人 一目了然。
3．会议议程和日程安排应注意的问题
（1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因。
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会场选择
1．会议地点应选择距上司和与会者的工作地点均较近的地方，同时应 考虑会议场所交通因素。
2．会场的大小应与会议规模相符。一般来说，平均每人应有二至三平 方米左右的活动空间比较适宜。时间长的会议，场地不妨大些。
3．会场要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调 设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租 用的特殊设备，如演示板、电子白板、摄象机、录音机、投影仪、计算 机、麦克风等等。
第一节、会议工作概述
一、会议的内涵
1、行政管理活动与会议（ 什么是会议、为什么要召开会议）：
所谓会议，指三人以上聚集在一起，有组织有领导地讨论和解决问题的 一种活动形式，会议是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。 会议的目的包括交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、 传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等。 会议的基本组成因素包括：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会 者、议题、议程等。
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会议会文议件文件的的准准备备
会议文件的主要类型 会议通知的拟制与发送 会议文件的拟写（邀请函、新闻发言稿、 会谈方案、展览会说明书等） 会议文件的印制与分发 会议文件的保密与管理
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会议的食宿与交通安排
会议的餐饮安排 会议的住宿安排 会议的交通安排
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会 关会 和主联会 会 会 会 会 安 迎 引 签 议 系议 途要络议 议 议 议 场 排 宾 导 到 经 会 径方工信 简 记 协 管 食 接 座 费 中 ）面作息 报 录 调 理 宿 待 位 的 的 、（和 和 管 宣 主 宣资 理 传 要商传 料 和 工 方务会 支 作 法会议 付 与 、议会
4．会场应不受外界干扰，应尽量避开闹市区。会场内部也应具有良好 的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。
5．应考虑会议场所的安全因素。
6．场租借的成本必须合理。
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发送会议通知
（一）拟写会议通知注意事项 会议通知一般包括标题和正文两部分，标题应写明召开会议的单位或部 门、会议名称、发文号。通知的正文包括会议名称、会期、会议的详细 地址、时间、会议议题和联系方式等等。 写作时需注意以下几点： 1．不要忘了写会议名称，如“销售促进会”、“部门例会”等，会议 名称要具体。 2．时间、场所要准确无误。给公司外部人员的会议通知，最好附一张 会议地址简图。 3．议题要尽量详细具体。 4．有附加资料时，要写明资料名称及页数。 5．会议通知拟写好后需交上司审阅、批准。
2、会议的功能（集思广益、管理手段、发布信息、监督员工、协调 矛盾、解决问题、资源共享）
3、会议的管理（主办者、承办者、与会者、嘉宾、其他与会人员）
4、会议的质量
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二、会议的类型与特点
1. 会议的类型：股东大会、董事会、经 理会、团队会议、谈判会议、企业新 闻发布会、展览会、定货会、培训会
2. 会议的特点： 合法性、经济性、工具 性、服务性、事务性
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第二节 会议的准备工作
1. 会议策划方案与筹备方案 2. 会议时间安排适时高效 3. 确定会议地点 4. 正确确定与会人员范围 5. 准备会议文件资料 6. 发放会议通知 7. 布置会场 8. 准备会议所需物品和设备 9. 安排会议的食宿和交通 10. 会议经费的预算和使用 11. 处理好会议的突发事件