档案的统计制度

2）、所具备的安全措施

档案库房管理制度

①库房应远离家属区，公路、锅炉房、水泵房、化验室、车库

及散发有害气体的场所。

②库房应符合防火、防盗、防潮、防尘、防光、防水、防有害

生物等要求，并配备灭火器、去湿机、吸尘器、换气扇及空

调等，以做好“七防”工作保护好档案。

③库房内严禁吸烟、生火、使用电炉等，不得存放食物，不得

存放易燃、易爆、易炸物品，保护好水源和消防器材。

④库房应与办公室、阅览室分开，库房钥匙要妥善保管，不得

随身携带。库房内装具要统一排列、统一编号做到整洁、美

观。

⑤案卷排列要系统化、条理化、方便利用。离开库房时要随时

关闭电源，关好门窗。

⑥非本室人员未经许可一律不准进入库房。参观、检查、维修

人员进入库房时，档案管理人员应在现场。

⑦库房的温湿度应保持在14—24℃，相对湿度为45～60%，库

房内应安装温湿度计，以调节库房温湿度。

⑧保持库房清洁卫生，定期除尘，勤开换气扇，拉好窗帘遮阳，

放置杀虫剂、防鼠药，定期检查，发现问题及时处理。

5、档案的统计制度

①建立科学完善的档案统计制度，认真做好统计工作。

②统计工作内容

（1）档案工作基本情况统计年报（要求上报的）。

（2）各类档案库存量统计和每年立卷情况统计。

（3）档案借阅工作量统计，包括利用效果统计。

（4）档案资料密级和保管期限统计。

③统计工作必须以原始记录为依据，遵循适用、统一、简明

和科学的原则，做到及时、准确、全面、持之以恒。

6、档案管理信息化

电子档案建立制度的规定

为了加强电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地保管好测绘成果资料，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定，特作如下规定：

①建立与健全电子文件的管理体制和工作职责

⑴电子文件是一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，

应加强领导。

⑵电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不

毁损、不失真从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。

⑶电子文件实行集中统一管理。配备计算机系统，使归档的电

子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子的作用。

②电子文件的归档方式

⑴电子文件的归档方式与纸制文件归档的方式一样，每个纸制文

件都有一个电子文件，其归档方式与纸制档一致，也就是说电子档案作为纸制档案的检索工具。

⑵归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序

号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

③电子文件的移交和保管

⑴电子文件的上交方式与纸制文件一样，在上交纸制文件的同时把电子文件一一上交，达到两者的统一。

⑵负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接受后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试百分之百的准确率。

⑶入库的电子档案，每两年的机读抽查一次，发现问题及时补救。

⑷随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。

⑸保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，温度控制住14℃─24℃，相对湿度控制在45%─60%。

④电子文件的提供和利用

⑴封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障

⑵销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。

四、档案保密管理

1、档案保密制度

1）、测绘生产与成果保密制度

第一条涉密文件资料的登记和借阅。凡是开会或通过其它渠道收到的涉密文件资料应及时交涉密办公室登记编号，并按文件要求进行传阅和管理。需要使用涉密文件资料时，应按保密规定到涉密办公室办理借阅手续，用后及时退交，个人不得私自保存涉密文件资料。

第二条涉密文件资料的归档。凡是需要归档的涉密文件资料在使用完后，应交涉密办公室统一归档。

第三条涉密文件资料的清退和销毁。凡是需要清退和销毁的涉密文件资料，应按要求登记造册后，按规定到

定点单位和地点集中销毁。个人均不可自行、随意销

毁。对违反保密规定，使涉密文件资料发生泄密的，

依照国家法律和有关规定严肃处理，追究责任。

第四条各部门在立卷归档或向涉密办公室移交涉密档案时，须认真清查核对，履行登记签字手续，应当对

密级和保密期限重新进行鉴定。

第五条涉密档案应当在档案卷盒封面作出与卷内密件相同的密级和保密期限的标识。卷内有多份密件的，

应当按最高密级和最长保密期限作出标志。

第六条涉密档案应有专门的库房存放，并由专人负责管

理，无关人员不得进入。

第七条涉密档案除主管部门或形成人利用外，其他单位或个人查阅涉密档案应当办理审批手续，同时查阅人员应符合密件规定的知悉范围。

查阅绝密级档案须经中心主任和涉密办公室主任批准；查阅机密和秘密档案形成部门保密工作负责人和中心保密办批准；查阅内部档案须经档案形成单位保密工作负责人和档案管理人员批准。

第八条涉密档案在指定阅档室查询，原则上不外借。特殊情况需要借阅的，应按照《测绘中心档案管理》中关于档案借阅使用的有关规定办理相应的审批手续。

第九条电子档案的安全保密管理参照国家《电子文件归档与管理规范》规定执行，坚持“涉密信息不上网，上网信息不泄密”的原则。凡存有涉密档案信息的计算机必须与互联网、局域网及其他公共网络物理隔离。属于保密范围的归档电子文件销毁时，如存储在不可擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁。

第十条对违反保密规定，故意或过失造成档案泄密的人员，将按照国家和学校有关保密管理规定严肃处理。

第十一条本规定有测绘中心保密办公室负责解释。

第十二条本规定自发布之日起执行。

2）、保密测绘成果利用制度

为了加强测绘院对领取、使用和保存属于国家秘密的测绘成