第六章 秘书的工作环境

第六章秘书的工作环境
【知识技能要点】
●了解秘书的工作环境
●秘书工作环境的优化
●合理布置办公室
●办公室环境的日常维护
●办公室的健康安全管理
第一节秘书工作环境概述
工作环境对员工工作效率的发挥具有极大的影响。

良好的工作环境能让员工具有饱满的工作热情和持续的工作动力并全身心地投入到工作中去，也比较容易激发出员工的创新灵感；恶劣的工作环境将会让员工意志消沉，工作起来心不在焉，甚至严重影响员工的稳定性。

工作环境有各种各样的类型。

这些环境有的有利于秘书工作，因此必须保护，使秘书工作适应这种环境；有的却是不良的环境，那就要改变或限制，使工作环境适应秘书工作的要求从而提高秘书工作效率。

一、秘书工作环境的涵义和特点
环境是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。

秘书工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。

从广义上说，它是指—定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，秘书工作环境是指—定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。

人文环境与一个国家的社会大环境、组织内部的职能环境有着密切的关系，在通常情况下，办公环境所面临的社会环境，是一个秘书人员所难以影响和改进的；而对于组织内部的职能环境，一个秘书或许可能能在某种程度上对其施加一定的影响并加以改进或选择，但这必须是在自己经验不断积累和地位得以提升的前提下。

因此，对于一个秘书来说，平常能够直接影响并在工作中加以选择、优化的，在更大程度上来讲，就是自然环境了。

自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素。

因此，秘书对办公环境进行管理，在很大程度上来说，就是不断优化办公的自然环境。

秘书工作环境有以下几个特点：
1．复杂和多样性。

环境无所不包，有社会的、自然的、物质的、精神的。

众多因素构成了类型不同而又相互联系的系统，从而呈现出复杂而又多样的特点。

2．差异性。

各国各地区各单位，其秘书工作环境都存在着差别。

这也形成了各国各地区各单位秘书工作风格的特殊性。

3．变异性。

环境不是一成不变的，随着社会的变迁，它要经历相应的变化过程。

这就要求秘书在工作中不断地调整，以适应不断变化的环境。

第二节秘书办公室环境优化
办公室环境管理是秘书工作的一个重要范畴，是秘书工作辅助职能的一个主要体现，有效的办公室管理，可以促使组织整体功能得到更大程度的发挥。

那么办公室环境优化就变得尤为重要。

一、优化办公环境的概念
所谓优化办公环境，简言之。

就是通过对办公室自然环境加以合理的设计(Planning)、控制(Controlling)和组织(Organizing)，使其达到最优状态。

说到底，优化办公环境，实际上也就是协调好办公室人——机（设备）——环境的关系。

随着社会发展向后工业社会、信息社会的过渡，“以人为本”日益被重视，新兴综合性学科——人体工程学(Human Engineering)也引起了人们极大的关注，尤其是在西方。

所谓人体工程学，简言之，就是一门专门探讨人与环境尺度之间关系的科学。

它摒弃了过去把人和物、人和环境割裂开来的片面观点和单纯地以人去适应物和环境的被动做法，认为人——物——环境是一个密切相联的系统，强调人在这个系统中的主体作用。

把人体工程学的理论运用到办公环境管理的实际中来，就是应以人为主体，以人自身的生理、心理特点为出发点，从外观、视觉、听觉、空气直至安全、保险等方面研究办公活动的工作环境，使其更适合办公人员的身心活动要求，让办公人员能更主动、更高效地支配设备和环境，更健康、更愉快地工作。

作为“上班一族”的秘书来说，绝大多数人每周几乎有40个小时的时间是呆在办公室，所以，优化办公环境是不容忽视的。

二、优化办公环境的原则
优化办公环境，必须遵循如下基本原则：
（一）舒适
对于一个办公室来说，不管是其装潢，或是其摆设，都应以舒适为准，光线、色彩、气候、噪音等在不同程度上对工作人员的情绪都会有所影响，所以，秘书在设计办公室时应特别注意到这些因素。

其次，整洁有序的环境有助于营造舒适的氛围，提高工作效率，因此，不论是办公室、办公桌，还是抽屉等，不要放置与办公无关的东西，办公文具的摆放要井然有序。

很难想象，一个凌乱肮脏的工作环境，能产生出令人满意的工作效率。

（二）和谐
一个和谐的办公环境，能激发工作人员的团队精神。

因此，在优化办公环境时，要注意其和谐性。

如办公室的办公桌椅、橱柜等的大小、格式、颜色要尽可能统—，这不但可以增强办公室的美观效果，更重要的是可以强化成员之间的平等观念，创造和谐的人际关系。

（三）实用
优化办公环境的实用原则，首先是办公室布局应该力求方便，争取时效，如相同或相关的部门应尽可能安排在相邻的地点，以避免不必要的穿插和迂迥，便利工作的密切联系和同步进行。

其次，为了改善办公室的单调环境，可以适当地放置—些工艺品或花草，价格不一定要昂贵，但注意不要流于粗俗，否则将会影响整个组织的形象，因为办公室往往就是组织的一个“窗口”。

（四）安全
保证组织的物品安全是秘书的重要职责之一，也是优化办公环境不可忽略的一个原则。

布置办公室时要留意附近的环境和办公室存放财物的安全，如保险柜是否安全，谨防被盗、失密、泄密等。

三、优化办公环境的要求
（一）现代办公室布局
办公室布局合理与否，对工作人员的精神状态及工作效率有着很大的影响，因此，合理地设汁好办公室布局，是优化办公环境的重要内容．对于创造最佳的工作环境至关重要。

１．开放式布局
开放式布局就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。

如图10.1。

在开放式布局中，工作单元的“切分”可以通过活动物件（如办公桌、活动屏风、书架等）来实现。

这种布局模式以其突出优点在国外被普遍采用。

目前，在我国的外商独资企业和一些“三资”企业也大都采用这种布局模式。

开放式布局的优点是：（１）有利于沟通。

把所有员工集中于一处，且彼此没有墙壁的阻隔，也没有明显的等级标志，所以，部门与部门、管理者与员工、员工与员工之间交流的心理障碍得以消除或减小，工作的合作和协调也就显得更为灵便，工作效率也就得以提高。

同时，上司也有更多的机会接触员工，并观察员工之间的相互影响，有利于管理工作的进行。

（２）有利于办公空间和经费的节省。

有关数据显示，开发式布局设计要求使用的地面面积比传统的固定墙壁的办公室面积可减少20﹪——30﹪；同时，它的灵活性也很大，如果需要对办公室的布局进行调整或重新布局，也无须再对其进行大量的资金投入；再次，由于办公室没有了墙壁，能源的消耗率减低，；还有，办公的集中化，也使办公设备的共享性得以提高，这些都是节约办公经费的有效途径。

当然，这种布局也存在着一定的弊端，如在这种工作环境中，难以进行带有秘密性质的工作；噪音太大，“此起彼伏”的谈话声、机器设备声、电话铃声等，使人难以集中注意力开展工作；缺乏单独办公的机会，有人可能会产生处于被监控之下的感觉。

２．封闭式布局
封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。

如图10.2。

人事处副校长室校长室书记室副书记室组织部
图10.2 封闭式办公室布局示例
我国的企事业单位大多采用这种布局模式。

封闭式布局可以使工作环境显得相对的安全，有利于保密；同时，可以使员工拥有相对独立的私人空间，有效地保护个人隐私；而相对安静的工作环境，也易于使人集中注意力来进行更为细致和专业的工作。

但是在封闭式布局中，各职能部门之间的信息难以得到及时有效的沟通，工作协调也不够快捷灵便，工作效率受到一定程度的影响；并且非办公空间的占用率较大，这无形中提高了行政费用。

３．混合式布局
混合式布局是指在开放式布局的大办公室内，把组织内部的各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。

如图10.3
这种布局模式把开放式和封闭式结合起来，“扬长避短”，使各部门既相对集中，又在一定程度上避免了相互干扰，是目前较为科学合理的布局模式，因此，尽管它需要相当量的资金投入，但还是被许多“三资”企业所采用。

（二）办公室的布置
就一个秘书来说，对于办公室的整体布局或许无法予以有效的左右，但领会上司的意图，根据工作的实际，对办公室布置予以认真的考虑并在许可的情况下予以有效的实施，这不但是可能的，而且是责无旁贷的。

因此，作为秘书，必须了解办公室布置的主要内容。

１．办公室环境的物理条件
办公室布置首先要求应充分利用和调节好办公室环境的物理条件，主要有空气、光线、色彩和声音等。

（１）空气空气环境的好坏，对人的心理和行为有着直接的影响，清新的空气能振奋人的精神，而混浊的空气不但使人精神萎靡，还有损健康。

因此，室内通风与空气调节对提高工作效率有很大的作用。

空气环境是以空气温度、湿度、清洁度和流动速度来衡量的，称之为空气的“四度”。

温度对人体的影响显而易见。

温度过高，会会使人烦躁困倦，影响思维；温度过低，人的动作会显得迟缓。

适当的温度则使人心情舒畅，精力集中，思维流畅。

一般来说，办公室的适宜温度是22℃—26℃。

湿度是空气中水蒸气的含量，湿度过高或过低，人会感觉湿闷或燥烦。

适宜的湿度使人感觉清凉、爽快、精神舒畅。

据有关的研究表明，在正常温度下，办公室的理想相对湿度是在40％—60％之间。

空气的清洁度是表示空气的新鲜程度和洁净程度的物理指标。

空气的新鲜程度是指空气中氧的比例是否正常。

在一个封闭的办公室中，空气混浊，氧的比例降低，人会出现胸闷或压抑的不适感，影响工作。

因此，办公室应不时打开门窗或利用有关的设备，如开启排气扇或空调机，调节室内空气，并做好办公室的清洁工作，保证办公室空气的新鲜和洁净。

室内空气的更换是通过空气流动来实现的。

一般来说，在室内温度22℃左右的情况下，空气的流动速度在0.25米/秒时，人有一种微风拂面的舒适感觉，人体热量散发保持正常。

因此，常开窗门“换气”，保持室内空气的对流是很重要的。

（２）光线我国为企业制定的《房间的照度标准》规定，办公室的最低照度是:距地80厘米的水平面上须有50度。

亮度过高或过低，都容易造成视觉疲劳并进而牵连影响其他的身体不适。

科学测试证明，适当而稳定的光线，可以增加生产力和工作安全性，使工作效率提高10％—15％。

因此，布置办公室时应注意：
第一，办公桌最好安放台灯，以20W—25Ww为宜，要加灯罩，避免灯光直射人眼。

打字时，最好让灯源来自两方。

第二，尽量利用自然光。

因为人工照明比自然光源更容易使人疲累，也正因为这样，所以办公室的窗户更适宜于采用有利于采光的百叶窗。

第三，尽量避免因电脑、办公桌面、玻璃或其他有光亮表面的物品反光而刺激人的眼睛。

（３）色彩色彩对人的情绪有着直接的影响，因此，必须注意办公室的内墙、天花板、
地板、办公家具等色彩的和谐。

办公室的色调从总体上来说应单纯柔和，使人置身其中时感觉平静舒适。

一般来说，办公室的内墙宜采用白色、乳白色等，会议室、接待室多用淡黄色；为保持较高的光线反射率，天花板一般都用白色；地板以多采用不易被污染的棕色为佳。

（４）声音排除、降低噪音，是办公室对声音的要求。

噪音会使人注意力分散，思维力下降，记忆力减退，并令人产生烦躁、厌恶等负面情绪。

中国科学院声学研究所《环境噪声标准》规定，办公室的噪音，白天应在45分贝以下，晚间则应在35分贝以下。

因此，进行办公室布置时应采取相应的措施排除或降低噪音：
第一，尽可能让办公空间远离噪音源。

如果噪音对办公室造成影响，有条件的话，可在办公室和噪音源之间种植绿化带。

第二，采用隔音玻璃、隔音板等控制噪音。

轻快抒情的音乐能调剂人的身心，使人心情舒畅，愉快工作，所以，有条件的话，在工作休息时段播放一些音乐，是很有益处的。

２．直接工作空间的安排
办公室布置的另一个方面，就是要求秘书要安排好直接工作空间。

秘书的直接工作空间主要包括办公桌、椅子、电脑、复印机、文件柜、书架、文具、书刊等各种办公设备。

所谓秘书直接工作空间的安排，也即是各种办公设备的妥善放置。

放置这些设备(物品)时，要考虑本人的工作习惯、效率以及方便同事的使用和走动。

（１）办公桌图10.4是目前较先进的秘书办公桌，外资企业以及一些“三资”企业的秘书，便是使用这种半封闭式的工作台。

图10.4 半封闭式工作台示例
一般来说，办公桌大小要适中，以足够放置常用的办公用品，并有空余的位置进行工作为好。

理想的办公桌是多平面转角电脑办公桌，它的工作容量较大，功能也较多样，适合使用电脑和读写多种要求。

办公桌的整洁状况，可以从一个侧面反映出秘书的能力和素养。

办公桌面的布置，可以参照下面的做法：坐在办公桌前，伸直双臂，在离桌面约15高的位置画个弧形，手臂覆盖过的桌面部分，将放置工作中经常用得的物品。

桌面上常用的文件夹应予以分类整理。

一些小物品如笔、钉书机、回形针等，要放到抽屉或专用文具盒里，不要在桌面上乱放。

还要经常收拾抽屉，及时让抽屉“吐故纳新”。

办公桌的摆放要注
意：
第一，按照工作程序的顺序，直线对称的原则，朝同一方向摆放，不宜对面排列，这样可避免使人产生被监控的感觉，也可避免相互干扰和闲谈。

第二，各座位间通道大小要适宜，其技术参数是通道1.5米，桌与桌距离1米左右。

第三，应使光线来自左方，以便顺光写字办公。

在组织里，一个将办公桌面收拾得干净整齐、物品取用方便的人，往往会被人认为是一个善于组织的人，因为从某种意义上来说，办公桌是“门面”，也是良好心境和高效工作的源泉，因此，任何一个秘书都别忽略了自己的办公桌面的井然有序。

（２）办公椅办公椅应有靠背，并尽量用可以调节方位的旋转椅，既方便工作，也可延缓疲劳过程；座椅的高度、大小、样式等，应与秘书的身材相适应，并尽可能与办公桌配套。

（３）橱柜等办公家具办公家具和用品以必需为限，多余的家具用品不宜放在办公室
内；橱架上的书、报、杂志等要放置整齐，不可杂乱无章。

（４）电脑、复印机等办公自动化设备电脑是秘书办公的重要设备。

计算机终端的传真机以及一些软件参考数据等，都应该放置好．如果办公室的其它人员也需要使用这些设备时，放置时既要方便使用，又要注意远离工作区，因为这往往也是办公室内的噪音源。

（三）办公室的美化
关于办公室美化（Office Landscaping），美国著名秘书学专著《韦氏秘书手册》中提到，实际上也就是最现代化的办公室布置。

按照这种美化布置，办公室里除了可以移动的隔板以外，没有墙壁，是个敞开的巨大空间。

各种各样高度的屏蔽隔板，能使办公室工作不受干扰。

彩色的组合器具可根据需要组合成最适宜的形状，地毯和现代化装饰品，自然的或人工的植物都会产生一种令人舒适的效果。

要想达到这个效果，就必须予以认真的研究。

对于一个秘书来说，美化办公室，至少可以从下面这几个方面来考虑：
１．办公家具的选用
在办公用具的选用上，除了注意其实用和安全外，应尽可能使其规格、颜色、款式等的和谐统一，风格一致、整齐划一的系列产品，可以增强办公室的美观效果。

摆放大件家具时，如档案柜、书架等，可将其被对背或尽量靠墙，充分依靠“墙体效益”，即既可节省空间，也使办公室看起来更加整齐、美观。

条件许可的话，可以考虑采用OA（office automation, 简称OA，即办公自动化）系列家具，它在设计上，有机融合了“办公室整体规划系统”的主张和“人体工程学”的理念，充分考虑OA设备的整合、环境景观的设计、整体规划及使用效率管理、网路、照明、噪音处理及搭配等细节，期望经过完整规划的环境能结合优质的产品，创造一个完美的办公空间，
不仅为客户增进工作效率，更提升整体企业形象。

而且，它在款式、规格、颜色等方面既考虑到使用的整体性，也考虑到了办公室的搬迁或扩展，虽然，一次性投入的资金较多，但其预后效果却是比较好的。

２．办公室的绿化
在办公室美化中，绿化是不可忽视的，因为绿化不但可以点缀美化环境，也可以改变办公室周围的小气候，还会使人产生良好的视觉效应，因为绿色象征和平和生机，它能使人产生一种微妙的安全感，催人奋发向上。

对于一些比较封闭的办公室来说，室内绿化更被誉为“无声音乐”，在室内放置几盆小花草，可使人心旷神怡，从而提高工作效率。

但要注意不宜放置太多，避免出现植物跟人“争氧”的情况，因为绿色植物在没有光照的情况下，吸入的是氧气，吐出的是二氧化碳，这样，久而久之就会降低空气中氧的浓度而提高二氧化碳的浓度，影响室内空气的清洁度。

３．办公室的装饰
办公室里不宜有过多的装饰品，但适当悬挂或放置一些有品位的油画及工艺品，能适当改变办公室单调的气氛，但要注意，过于鲜艳的廉价作品，如低劣的绘画、明星印烫画等，只会使办公室显得浮躁和不雅。

进行办公室装饰时还要注意，应结合组织的性质，既力戒奢侈浪费，又突出本组织的特色，避免俗气。

如政府机关办公室应以庄重、简洁为好；商业企业办公室则可以相对华
丽些；科技企业办公室可以适当地把技术糅合进装饰里，以显示自己的技术实力。

第二节办公室环境的维护与管理
一、办公室环境的日常维护
办公室环境的日常维护，也是办公室布置不可或缺的内容。

秘书一定要形成好习惯，如经常打扫卫生，维护办公室的清洁环境；保持办公桌的井然；每天下班，应将办公桌上的文件、数据收藏好．以免丢失或泄密；管理好办公自动化设备等等，虽然这些工作是繁琐的不起眼的，但不管是对于组织整体形象来说，还是秘书形象而言，都是不可忽视的，所以，对于秘书，这必须是一件持之以恒的工作。

二、办公室的健康安全管理
“以人为本”以及生命意识的日益增强，使得人们越来越关注办公环境的健康和安全，因此，办公室的健康和安全管理，也成为评价办公环境的一项标准。

办公室里有不健康和不安全的因素，乍一听，好像有点一种危言耸听。

其实不然。

生产中的危险，如开动机器，接触有毒的化学药品等，由于它是显而易见的，所以预防起来也相对容易。

可俗话说，“明枪易躲，暗箭难防”，办公室里对健康和安全的不利因素，都是一些很细小的不起眼的地方，而且大都是潜在的，稍不留神就会酿成事故，这不能不引起我们的警惕。

那么，作为秘书，在优化办公环境的过程中，如何才能发现办公室的隐患，做到防患于未然？
（一）树立健康安全意识
安全的的工作环境所给予人的不单是身体上的健康，更是一种精神上的安全感，政府对此也相当重视，《宪法》、《劳动法》等法规也有相应的一些规定。

作为秘书也应树立健康安全意识，如掌握基本的法律知识，用法律保护自己的合法劳动权益；上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和本组织有关的规章制度；细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患，一旦发现问题，如果是在自己的职权范围内的应及时加以排除，或者向上司报告，尽快解决，以维护好健康安全的工作环境。

（二）识别办公室安全隐患
对于一个秘书来说，应该在强烈的安全意识的指导下，了解识别办公室中各种有碍健康和安全的潜在危险，以减少乃至抑制危险发生的可能性。

一般来说，办公室的隐患主要存在于下面几个方面：
１．办公建筑隐患：这主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，
离开办公室前忘记关窗、锁门等。

２．办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制
不当等。

３．办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突
出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。

４．办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放
不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。

５．工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机
器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识等。

６．消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失
灵等。

了解这些潜在的办公室危险，可以帮助我们养成良好的工作习惯，为工作效率的提高创造一个健康安全的工作环境。

（三）办公室环境健康及安全的维护和管理。