第一讲 行政公文写作
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行政公文写作
第一讲
2/23/2020
函 件 格 式
2/23/2020
广东省人民政府办公厅
粤府函〔2000〕1号
关于× × × ×的函
××××××××× ×××××××××× ×××××××××× ×××××××××× ×
函 件 格 式
省政府工作会议纪要
(x x)
广东省人民政府办公厅
二○○○年一月一日
• 行政机关在行政管理过程中所形成的具 有法定效力和规范体式的公务文书，是 依法行政和进行公务活动的重要工具。
2/23/2020
行政公文的特点
• 1、 鲜明的政策性
•
公文既然是国家行政机关在处理行政公务
中用到的文书，其内容必然同党和国家的各项
方针、政策密切联系，因此在内容上具有鲜明
的政策性。各级机关运用公文，必须贯彻党和
2/23/2020
错误环节如下：
（1）办事员小孙没有遵守内收发的审核、登 记制度，也没有遵守拟办规则。小孙应当对 收文进行登记，检查收文是否完好无损。从 文中看，小孙做了拟办工作，那么就应当填 写拟办意见单。这里没有填写，也没有批办 手续，就将来文通知给办文部门。
2/23/2020
错误环节如下：
国家的路线、方针、政策，有利于社会主义制
度，维护人民的利益。
2/23/2020
• 2、 作者的法定性
•
公文的法定作者指依法成立并能以自己的
名义行使职权和担负义务的机关或组织。
•
撰写和制发公文不是个人行为，所代表的
是机关或组织。因此，它的内容受法律、工作
需要和领导人指示的制约，其法定作者制发公
文的权利和名义受法律的保护。
XXX〔2003〕1号
2/23/2020
签发人：ХХХ ХХХ
广东省人事厅 广东省文化厅 广东省教育厅 文 件 广东省财政厅 广东省民政厅
XXX〔2003〕1号 签发人：ХХХ ХХХ
关于XXXXXX请示
XXX: 2/23/2020 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
（此页无正文）
•上级机关向受双重领导的下级机关行文，必 要时应当抄送其另一上级机关。
•向下级机关或者本系统的重要行文，应当同 时抄送直接上级机关。
2/23/2020
下行文规则
• “请示”应当一文一事；一般只写一个主送 机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式 ，但不得抄送其下级机关。 • “报告”不得夹带请示事项。 • 一般不得越级请示和报告。 • 除上级机关负责人直接交办的事项外，不 得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、 “意见”和“报告”。 • 受双重领导的机关向上级机关行文，应当 写明主送机关和抄送机关。
城区职工大学关于申报基建用地的函》径送局办公室。办事 员小孙即将该函启封。阅后，认为该事项应由城建局土地管 理处办理。所以，就给土地管理处打了个电话，请他们来办 公室拿该公函。土地管理处小李从小孙手里拿走公函，回去 后交给了该处处长老王。老王阅后，认为不急于办理，就将 该文放在抽屉里。过了20天，西城职工大学打电话给城建局 办公室，接电话的是办事员小何。询问事情以后，在电话记 录本上记录：“西城职工大，来话询问申报基建用地一事。 ”过了几天，局长无意间得知此事大发脾气。
《党政机关公文处理工作条例》第九条规定： “公文一般由份号、密级和保密期限、紧急 程度、发文机关标志、发文字号、签发人、 标题、主送机关、正文、附件说明、发文机 关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄 送机关、印发机关和印发日期、页码等组成 。”
❖ 这些基本格式当有者必须具备，不当有者不 得出现。
公文的格式——“文面”
• 一份完整的公文，由眉首、主体、 版记三个部分组成。
• 眉首——公文的“头” • 主体——公文的“身” • 版记——公文的“脚”
2/23/2020
2/23/2020
眉首，也 叫文件头
文件主体
版记，也 叫文件尾
2/23/2020
下行文
上行文
份号
发文机关标识 发文字号
下 行 文 首 页2/23/2020
会
ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ
议
ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ ХХХХХХХХХХХХХХХХХ。
纪
参加会议人员： ХХ、 ХХ、 ХХХ。
要
格
式
主题词： 经济管理、会议纪要
分送：ХХ、ХХХ，ХХХХХХ。 抄送： ХХХ，ХХХХХ。
2/23/2020
行政公文的基本含义
例1：广东省林业厅关于开展林木资源调查工作的通知 主题词：林业 资源 调查 通知
例2：深圳职业技术学院关于×××同志任职的通知 主题词：高校 人事 行政 任职 通知
2/23/2020
广东省人事厅文件 广东省文化厅文件 广东省教育厅文件 广东省财政厅文件 广东省民政厅文件
这份公文在格 式上有什么错 误之处？
秘密等级
保密期限 紧急程度 红色反线
上 行 文 首 页
注来自百度文库发 文字号 位置
2/23/2020
发文机关 标识，俗 称“红头 ”
上报公文须 标识签发人
俗称抬 头。是 负责处 理、执 行公文 的机关 。
主体部分格式
正文
附件，指 随文发送 的文件、 报表、材 料等。
2/23/2020
附注，指需要 说明的其他事 项。
发的过程中，它要受公文处理程序的严
格制约。
2/23/2020
公文行文分类
➢ 上行文：议案，报告，请示。通知，通报一定 情况下上行。
➢ 下行文：命令（令），决定，公告，通告，通 知，通报，批复，会议纪要
➢ 平行文：函
2/23/2020
上行文规则
•部门之间对有关问题未经协商一致，不得各 自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责 令纠正或撤销。
2/23/2020
• 制文程序： • 草拟 审核 签发
缮印 发文注册 用印 记 分发等九个步骤。
• 收文程序：
• 签收 登记 分办 承办 催办等程序。
复核 发文登
批办
2/23/2020
案例分析题：请根据下面的事例，指出办文环 节的错漏之处，并说明理由。
• ××市城建局外收发人员对收文签收后，将《××市西
（2）办文单位小李拿走公函，没有登记 ，交给处长老王，也没有登记。老王把 该函放入抽屉，没有及时办理。这是由 于没有催办，没有要求造成的。
（3）办事员小何的电话记录不全面。没 有按照记录电话的要求办理，致使记录 不明，延误工作，造成不良影响。
2/23/2020
• 二是公文本身内容的合法性。
•
2/23/2020
• 4、体式的规范性
• 公文的规范体式，一是指撰写公文 所采用的语体，即现代汉语语体；二是 指公文的格式，即公文结构与公文各组 成部分的文字符号在载体排列上的规定 形式
2/23/2020
• 5、公文的制发具有程序性
•
公文由法定作者制发，在撰写和制
2/23/2020
• 3、 法定的权威性
•
公文是机关或组织在职能活动中形成的，
是职能活动的直接产物。各级机关所发公文在
有效的时限、范围内，具有国家法律所赋予的
权威性和约束力，不允许任意违背，做到有令
必行，有章必循，违令必究。
•
公文法定的权威性取决于两个方面,两者缺
一不可 ：
•
一是公文制发机关的法定地位和职权；
2/23/2020
平行文规则
• 平行，指公文向同级或不相隶属的机关单 位运行。
2/23/2020
公文使用情况
行政
命令
决定
议案
通知 通报 报告 请示
公告 批复 函
通告 纪要
党组织 决议 公报
条例 规定
2/23/2020
公 文 用 纸 及 版 心 尺 寸
2/23/2020
A4纸型
公文的格式——有关格式的基本规定
标题
公文 生效 标识
公 文 末 页 格 式
2/23/2020
联合行文时，联合发文机关都应加盖印章
2/23/2020
版 记 格 式
注意主题词的 位置
用全称或 规范2/2化3/20简20 称
印发日期用阿拉 伯数字
印发单位
主题词
《国家行政机关公文处理办法》规定:“公文应当标注主 题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词”。
第一讲
2/23/2020
函 件 格 式
2/23/2020
广东省人民政府办公厅
粤府函〔2000〕1号
关于× × × ×的函
××××××××× ×××××××××× ×××××××××× ×××××××××× ×
函 件 格 式
省政府工作会议纪要
(x x)
广东省人民政府办公厅
二○○○年一月一日
• 行政机关在行政管理过程中所形成的具 有法定效力和规范体式的公务文书，是 依法行政和进行公务活动的重要工具。
2/23/2020
行政公文的特点
• 1、 鲜明的政策性
•
公文既然是国家行政机关在处理行政公务
中用到的文书，其内容必然同党和国家的各项
方针、政策密切联系，因此在内容上具有鲜明
的政策性。各级机关运用公文，必须贯彻党和
2/23/2020
错误环节如下：
（1）办事员小孙没有遵守内收发的审核、登 记制度，也没有遵守拟办规则。小孙应当对 收文进行登记，检查收文是否完好无损。从 文中看，小孙做了拟办工作，那么就应当填 写拟办意见单。这里没有填写，也没有批办 手续，就将来文通知给办文部门。
2/23/2020
错误环节如下：
国家的路线、方针、政策，有利于社会主义制
度，维护人民的利益。
2/23/2020
• 2、 作者的法定性
•
公文的法定作者指依法成立并能以自己的
名义行使职权和担负义务的机关或组织。
•
撰写和制发公文不是个人行为，所代表的
是机关或组织。因此，它的内容受法律、工作
需要和领导人指示的制约，其法定作者制发公
文的权利和名义受法律的保护。
XXX〔2003〕1号
2/23/2020
签发人：ХХХ ХХХ
广东省人事厅 广东省文化厅 广东省教育厅 文 件 广东省财政厅 广东省民政厅
XXX〔2003〕1号 签发人：ХХХ ХХХ
关于XXXXXX请示
XXX: 2/23/2020 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
（此页无正文）
•上级机关向受双重领导的下级机关行文，必 要时应当抄送其另一上级机关。
•向下级机关或者本系统的重要行文，应当同 时抄送直接上级机关。
2/23/2020
下行文规则
• “请示”应当一文一事；一般只写一个主送 机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式 ，但不得抄送其下级机关。 • “报告”不得夹带请示事项。 • 一般不得越级请示和报告。 • 除上级机关负责人直接交办的事项外，不 得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、 “意见”和“报告”。 • 受双重领导的机关向上级机关行文，应当 写明主送机关和抄送机关。
城区职工大学关于申报基建用地的函》径送局办公室。办事 员小孙即将该函启封。阅后，认为该事项应由城建局土地管 理处办理。所以，就给土地管理处打了个电话，请他们来办 公室拿该公函。土地管理处小李从小孙手里拿走公函，回去 后交给了该处处长老王。老王阅后，认为不急于办理，就将 该文放在抽屉里。过了20天，西城职工大学打电话给城建局 办公室，接电话的是办事员小何。询问事情以后，在电话记 录本上记录：“西城职工大，来话询问申报基建用地一事。 ”过了几天，局长无意间得知此事大发脾气。
《党政机关公文处理工作条例》第九条规定： “公文一般由份号、密级和保密期限、紧急 程度、发文机关标志、发文字号、签发人、 标题、主送机关、正文、附件说明、发文机 关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄 送机关、印发机关和印发日期、页码等组成 。”
❖ 这些基本格式当有者必须具备，不当有者不 得出现。
公文的格式——“文面”
• 一份完整的公文，由眉首、主体、 版记三个部分组成。
• 眉首——公文的“头” • 主体——公文的“身” • 版记——公文的“脚”
2/23/2020
2/23/2020
眉首，也 叫文件头
文件主体
版记，也 叫文件尾
2/23/2020
下行文
上行文
份号
发文机关标识 发文字号
下 行 文 首 页2/23/2020
会
ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ
议
ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ ХХХХХХХХХХХХХХХХХ。
纪
参加会议人员： ХХ、 ХХ、 ХХХ。
要
格
式
主题词： 经济管理、会议纪要
分送：ХХ、ХХХ，ХХХХХХ。 抄送： ХХХ，ХХХХХ。
2/23/2020
行政公文的基本含义
例1：广东省林业厅关于开展林木资源调查工作的通知 主题词：林业 资源 调查 通知
例2：深圳职业技术学院关于×××同志任职的通知 主题词：高校 人事 行政 任职 通知
2/23/2020
广东省人事厅文件 广东省文化厅文件 广东省教育厅文件 广东省财政厅文件 广东省民政厅文件
这份公文在格 式上有什么错 误之处？
秘密等级
保密期限 紧急程度 红色反线
上 行 文 首 页
注来自百度文库发 文字号 位置
2/23/2020
发文机关 标识，俗 称“红头 ”
上报公文须 标识签发人
俗称抬 头。是 负责处 理、执 行公文 的机关 。
主体部分格式
正文
附件，指 随文发送 的文件、 报表、材 料等。
2/23/2020
附注，指需要 说明的其他事 项。
发的过程中，它要受公文处理程序的严
格制约。
2/23/2020
公文行文分类
➢ 上行文：议案，报告，请示。通知，通报一定 情况下上行。
➢ 下行文：命令（令），决定，公告，通告，通 知，通报，批复，会议纪要
➢ 平行文：函
2/23/2020
上行文规则
•部门之间对有关问题未经协商一致，不得各 自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责 令纠正或撤销。
2/23/2020
• 制文程序： • 草拟 审核 签发
缮印 发文注册 用印 记 分发等九个步骤。
• 收文程序：
• 签收 登记 分办 承办 催办等程序。
复核 发文登
批办
2/23/2020
案例分析题：请根据下面的事例，指出办文环 节的错漏之处，并说明理由。
• ××市城建局外收发人员对收文签收后，将《××市西
（2）办文单位小李拿走公函，没有登记 ，交给处长老王，也没有登记。老王把 该函放入抽屉，没有及时办理。这是由 于没有催办，没有要求造成的。
（3）办事员小何的电话记录不全面。没 有按照记录电话的要求办理，致使记录 不明，延误工作，造成不良影响。
2/23/2020
• 二是公文本身内容的合法性。
•
2/23/2020
• 4、体式的规范性
• 公文的规范体式，一是指撰写公文 所采用的语体，即现代汉语语体；二是 指公文的格式，即公文结构与公文各组 成部分的文字符号在载体排列上的规定 形式
2/23/2020
• 5、公文的制发具有程序性
•
公文由法定作者制发，在撰写和制
2/23/2020
• 3、 法定的权威性
•
公文是机关或组织在职能活动中形成的，
是职能活动的直接产物。各级机关所发公文在
有效的时限、范围内，具有国家法律所赋予的
权威性和约束力，不允许任意违背，做到有令
必行，有章必循，违令必究。
•
公文法定的权威性取决于两个方面,两者缺
一不可 ：
•
一是公文制发机关的法定地位和职权；
2/23/2020
平行文规则
• 平行，指公文向同级或不相隶属的机关单 位运行。
2/23/2020
公文使用情况
行政
命令
决定
议案
通知 通报 报告 请示
公告 批复 函
通告 纪要
党组织 决议 公报
条例 规定
2/23/2020
公 文 用 纸 及 版 心 尺 寸
2/23/2020
A4纸型
公文的格式——有关格式的基本规定
标题
公文 生效 标识
公 文 末 页 格 式
2/23/2020
联合行文时，联合发文机关都应加盖印章
2/23/2020
版 记 格 式
注意主题词的 位置
用全称或 规范2/2化3/20简20 称
印发日期用阿拉 伯数字
印发单位
主题词
《国家行政机关公文处理办法》规定:“公文应当标注主 题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词”。