品质管理表格-文件和质量记录控制程序

ISO9001:2000质量管理体系

程序文件

文件和质量记录控制程序

CDJJ-QP-01

编制：版号： A0

审核：编制日期：2002年6月25日

批准：生效日期：2002年8月1日

1 目的

为确保本公司质量管理体系相关文件均被审查、核准、分发，并维持使用文件版本的正确性，以避免不适用／作废文件遭误用，并能为使本公司质量管理体系相关活动的记录被有效控制，特制订本程序。

2范围

2．1凡本公司质量管理体系相关的文件，包含外来文件。

2．2质量记录的识别、储存、防护、取用保存期限等。

3参考文件

ISO 9001:2000 Section 质量手册…………………………………………………【QM】

4名词及定义

文件：凡被引用作为标准、规范、作业指引等的文件均属于。控制文件：被使用为作业依据的书面文件，须随时保持最新版次，具有分发控制、修订版本时须重新分发以确保文

件正确性者。

外来文件：指取自外部的法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中

引用的标准。

文件定义的质量记录：属质量活动的记录，但被用来作为其它相关活动的标准时，该项质量记录应被视为文件，依

记录控制过程控制。

5权责

６．作业流程说明

文件版本、版次编订原则：

初制订为A版，版次为A0，修订时版次依A1～A10的顺序递增。文件经过10次修订至第10版时，则将原文件版本换为B版，同样修订时版次依B1～B10的顺序递增，版本号按A~Z的顺序递增。版本号、版次号和修改页次在封面页上注明。

外部文件的版次依原始文件的版次方式，若外部原始文件无版次时，则依该文件发行日期作为版次。

文件制订：

依组织任务与管理运作的需求，由相关部门草拟文件内容送文件控制人员以文件标准格式打字及赋予文件编码、版次。

文件控制人员打字完成后，依权责规定呈管理者代表审查、总经理核准。

审核过程中，权责人员若对文件有疑义时，应与制订部门／或人员沟通了解，必要时对文件内容进行适当修正，以符合本公司质量管理体系运作的需要。

审查核准后管理者代表及总经理于文件封面页上签章，即可依规定颁布发行。

文件编号

所有质量体系文件都应进行编号，有利于分类管理。

质量手册和程序文件按本司规定编制，然后汇编成册，其编号分为以下，格式为：

其中：

（1）版号用A0、A1－A10标识，表示版本更改次数，若换版应为B0、B1－B10。

（2）文件顺序号按公司策划的文件数依次往下编号码。（3）文件类别中QM表示质量手册，QP表示程序文件，QC 表示标准规范、作业指导书等，FR表文件记录或表单。（4）公司标志用CDYL表示：成都市第一预应力钢丝有限公司。

对已有编号的外来文件直接采用原编号，对没有编号的外来文件以该文件出版日期为编号。

与质量体系有关的质量记录或表单一般用如下格式进行编号：

(1)质量记录或表单编号为三段

(2)FR为质量记录或表单代号

(3)该质量记录或表单所隶属的程序文件顺序号

(4)质量记录或表单编号也取两位数，如01-99。

(5)（对于同一类型的质量记录，有多个不同格式的记录，可加第

四段序号），文件序号可根据需要确定位数，最少两位数，做到一个文件有一个唯一的编号。

部门代号

为了便于各部门文件发放及登记受控，特给部门一个代号用汉语拼音第一个字母代替。（1）技术部－JS （2）质管部－ZG （3）办公室－BG （4）生产部－SC（5）供销部－GX （6）财务部－CW。

分发编号:为了管理按规范规定如下：发给总经理分发号应为“01”、管理者代表为“02”、技术部为“JS-1”、办公室为“BG”-3。依次类推。

文件修订：

文件若有不符现状需要修订、增订时，由欲修订的部门／或人员研讨修订。

修订时将欲修订部分草拟内容后，填写在《文件更改申请／会签表》内经相关部门确认会签后，送文件控制人员对相关章节修改

打印。

文件控制人员将修订页打字完成后，送回原修订部门校稿，再依版次编订原则赋予新版次，用新页内容直接抽换原页内容后呈

管理者代表及总经理审查核准。

核准后的文件由文件控制人员依规定重新控制发行。

文件废止：

不适用于本公司质量管理体系的文件应予废止，由管理者代表向总经理提出说明废止原因后核准废止。

文件废止后原文件编码不得再重复使用，经颁布发行的文件须由文件控制人员回收作废或销毁，同时应保管一份作废文件，以

便今后查阅，并予以记录。

记录控制：

文件控制人员应编制「质量管理体系文件总览表」，将所有文件记录表中管理，注明文件编码、文件名称、文件版次及发行日

期或相关使用部门。

各部门持有的文件若发现有无效或作废文件未抽换者，应立即告知文件控制人员，要求更换新版适用文件。

文件发行：

文件发行控制由文件控制人员负责执行。

经核准颁布发行的控制文件，文件控制人员视工作需要性，复印适当份数，于文件封面页上注明分发单位及分发编号（无封面

页者免），并于每页加盖红色[受控]章，记录于「文件分发回

收记录表或非检查文件记录」，由受领部门／人员签领后分

发。

如因特殊需要拟送外部机构时，应由需求单位填写「文件申请单」向管理者代表提出申请，经核准后向文件控制人员申请复印

需求文件份数，对外发行，若有修订时不做换版及回收控制。

修订后的换版文件，由文件控制人员重新分发修订页及文件封

面页，并登录于「文件分发回收记录表」，由受领部门／人员

签领。

文件回收：

文件经修订或废止后，无效及作废文件应由文件控制人员负责回