秘书文档管理

《秘书文档管理》重点资料1.在我国历史上，文书工作和档案工作曾长期合并在一起，直到新中国成立之后才逐渐分离，成为各自独立的两项工作。

2.“秘书文档管理”课程的研究对象共有四个：文书、文书工作、档案、档案工作。

3.从整个社会的角度看，档案工作是为人类“保存记忆”的工作。

4.文书工作是机关秘书部门最主要、最大量也是最重要的一种日常工作。

5.“文书”一词，最早出现于西汉司马迁的《史记》中；《李斯列传》中“文书”指“文字”；《史记·酷吏列传》、东汉王充《论衡·别通》中“文书”指“档案图籍”；东汉班固所著《汉书·刑法志》中“文书”指“公文”、“案牍”，其含义与今天大体相近。

6.从大到小的顺序排列应该是：广义文件>文书>公文>狭义文件。

7.作为信息，档案信息与其他类别的信息具有共同的特征：可扩充性、可压缩性、可传播性和可分享性；同时还有其他信息不具备的特别属性：原始性、真实性和广泛性。

8.档案形成者大致可以分为三类：官方性质的各种机关、半官方的各种社会组织、一定的个人。

9.美国著名档案学家谢伦伯格提出过“双重价值鉴定”。

10.1940年，美国档案学者菲利普·布鲁克斯提出“文件生命周期”。

11.1950年8月召开的第一届国际档案大会，英国伦敦大学教授罗吉尔·艾力斯作出“三阶段论”：现行、休眠（或暂时保存）和永久保存。

12.美国国家档案与文件管理局前局长，“三阶段论”逐渐为“四阶段论”所替代，即文件的制作形成阶段、文件的现行阶段、文件的半现行阶段和文件的非现行阶段。

13.档案处于三阶段论或四阶段论的最后一个阶段，即永久保存或非现行阶段。

14.平行文是行政公文中的函。

15.机密公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文三种。

16.根据档案形成的历史时期，可以将档案分为古代档案、近代档案和现代档案。

古代档案（1840年以前）；近代档案（1840——1949年），包括就民主主义革命时期（1840——1919年）和新民主主义革命时期（1919——1949年）；现代档案（1949年以后）。

17.文书工作基本任务（内容）：文书制作、文书办理和文书管理。

18.文书工作的原则：及时、准确、安全、精简。

19.文书工作系统：中心机构、专门机构和分支机构。

20.文书工作的中心机构时指社会组织的办公厅（室）。

21.档案工作的性质——“三性”：管理性、服务性、政治性。

22.1959年以前，我国档案工作是由党委系统而后政府系统分别管理的。

1959年以后，全国各系统、各部门、各级机构的档案工作逐渐统一起来，实行党政档案工作统一管理。

23.社会组织档案部门是全国档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构，是我国档案工作的基础。

24.我国从周朝以下的各代都设置了档案馆性质的机构。

25.各级各类档案馆（室）之间均无隶属关系，只有一定的协作关系。

26.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

27.公文用纸一般采用国际标准A4型。

公文正文用3号仿宋体。

发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。

28.公文标题一般由发文机关名称、事由、文种这三项要素构成。

29.印章是最常见的公文生效标识。

30.命令（令）是国家行政机关发文的最高级形式。

31.眉首六要素：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

32.凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。

33.办文按照先后顺序划分为拟制、处理、执行和暂时保存四个阶段。

34.行文关系、行文方式、行文规则构成了行文制度的三要素。

35.同一系统中的上下级组织之间属于领导与被领导的隶属关系；业务指导与被指导的关系【教育部与各省级教育直属组织】；平行关系【教育部与卫生部】；不相隶属关系【教育部与省级财政直属组织】。

36.行文方式：逐级行文【省教育厅给教育部发文或直接给各省属高校发文。

是上行文和下行文最基本、最常用的行文方式。

】、多级行文、直达行文、越级行文、直接行文、联合行文。

37.签收是收文处理程序中的首要环节。

38.两次签收的任务：清点、检查、签字。

39.收文部门必须组织好对收文的传达贯彻。

40.文档管理工作的根本目的是为组织工作和社会各方面提供服务。

41.借阅制度主要包括借阅范围、借阅登记和借阅后的退还几项内容。

42.现行文件汇编主要有法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编、公报和政报、统计数字汇集几种形式。

43.归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

44.文书档案，意味着文书工作的终结和档案工作的开始，是文书工作和档案工作的“分水岭”和“结合部”。

45.文化大革命，出现“文件人人收，看后抽屉丢，年终不归档，你有我也有”的混乱局面。

46.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》于2006年9月19日通过，12月18日公布施行。

将原有的“永久”、“长期”、“短期”三种保管期限的划分方法改为“永久”、“定期”。

“定期”分为30年和10年。

凡涉及与人的权益有关的档案，绝大多数调整为永久保管，体现了以人为本的思想。

47.档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限和备注等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的组成部分。

讨论未通过的文件（10年）本机关召开工作会议、专题会议的文件材料（永久）典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料【请示、批复】（永久）文书档案保管期限表重要的（永久）一般的（30年）本机关事务管理文件材料【房产、土地所有权和使用权的文件材料】（永久）上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年）下级机关报送的文件材料【重大问题的专题报告】（30年）48.在立卷之前，要方便保管、检索和利用。

案卷厚度要适中，一般以200页左右为宜。

49.立卷类目通常由类目名称、条款名称和条款号，即类、目、号三部分组成。

50.拟写案卷标题也就是要用最简练的文字，字数占二三十字、不超过五十个字为宜。

作者+问题+文种作者+时间+问题+文种作者+地区+问题+文种地区+问题+文种或地区+时间+问题+文种案卷标题结构通讯者+问题+文种作者+会议名称+文件材料会议+文种当事人+问题+文种对象+内容+文种51.提名即档案的标题。

立卷人员应照实抄录文件标题，没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加”[]”号。

52.卷内备考表填写项目包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

本卷情况说明：立卷人：检查人：立卷时间：53.“特征”即文件的作者、内容、名称、时间、地区和收发文机关。

54.2008年第一次修订的现行国家标准《文书档案案卷格式》。

55.归档章的标准格式分为均匀的6格：全宗号、年度、室编件号、机构或问题（为选择项）、保管期限、馆编件号。

56.根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加”[]”.在正件提名后抄录附件提名，附件用“（）“表示。

57.2010年1月9日，标注为20100109.58.一个立档单位的全部档案构成一个独立全宗。

59.保存照片档案，每隔两年应该对底片、照片进行抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。

60.档案信息是档案检索存在的基础，更是检索系统赖以生存的基本要素。

61.查全率是指满足利用者要求的全面程度，与之相对应的是漏检率。

查准率，与之对应的是误检率。

62.《中国档案分类法》由19个基本大类组成。

63.检索工具可以从各个角度分为不同的种类。

64.通常的公务文件一般都是文本文件。

65.磁带是最早出现的磁存储介质。

66.电子文件载体的保管，控制湿温度，最佳温度为18℃、相对湿度为40℃。

67.大中型企业档案部门的主要负责人应具备中级以上专业技术职务的学识水平和工作能力。

68.档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历，档案人员应具备大学专科以上学历或同等学历水平。

69.产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档。

70.我国政府在20世纪90年代已提出企业生产经营要运用数字化、网络化技术。

1.文书是人们在生产和生活中为了记录事项，管理事务，交流情况，依照一定体式制作的具有现实效用的文字材料。

2.文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理，为组织工作服务的工作。

3.文书制作是文书形成主体为了一定的目的，以特定的文体格式与载体形式表达主体意识的行为。

【文书制作是文书与档案工作的第一步，是开展文档管理活动的前提和基础。

】4.文书工作组织机构，是指社会组织中担负文书工作任务的部门和人员以及这些部门和人员之间的关系。

5.广义的文书办理是指包含文书制作、文书处理和文书管理在内的所有文书工作，相当于秘书实务中所说的办文工作。

6.狭义的文书办理主要指按照国家的相关规定，通过一系列前后相继的环节完成文件制作、传递、阅读、承办等工作，主要包括收文办理和发文办理两个方面，一般不包含文书的保管和立卷、整理和归档等环节。

7.档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、军事、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。

8.广义的档案工作是指档案事业工作，包括社会组织档案工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科研工作和档案宣传出版工作等。

【档案教育】9.狭义的档案工作是指档案业务工作，也就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。

【档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案检索、档案提供利用和档案编研八个环节，通常称为档案业务工作八环节】10.文书档案连锁法，就是以集中统一地原则组织文书、档案工作，由总收发室统一进行分类和登记，分发至主办单位，各单位办完公文，随即由档案室进行立卷归档。

【民国】11.交拟是组织的负责人将拟稿任务交给起草人员的办文环节，是文件制作的起点。

【拟稿是拟稿人根据组织的负责人的意图，在发文稿纸上起草文件。

】12.核稿是指将公文送负责人签发前，由办公厅（室）负责人进行审核的过程。

13.签发是组织负责人对呈批的文稿进行审定后签署意见的过程。

【签发是制文阶段的关键环节，一份文稿能否制发，主要取决于负责人是否签发。

是文稿生效的标志。

】14.复核是秘书机构在文件正式印制前，对已签发的定稿进行全面检查的过程。

15.文稿是指文书起草过程中形成的历次稿件，又可分为草稿和定稿两种。