秘书文档管理

《秘书文档管理》重点资料

1.在我国历史上，文书工作和档案工作曾长期合并在一起，直到新中国成立之后才逐渐分离，成为各自独立的两项工

作。

2.“秘书文档管理”课程的研究对象共有四个：文书、文书工作、档案、档案工作。

3.从整个社会的角度看，档案工作是为人类“保存记忆”的工作。

4.文书工作是机关秘书部门最主要、最大量也是最重要的一种日常工作。

5.“文书”一词，最早出现于西汉司马迁的《史记》中；《李斯列传》中“文书”指“文字”；《史记·酷吏列传》、

东汉王充《论衡·别通》中“文书”指“档案图籍”；东汉班固所著《汉书·刑法志》中“文书”指“公文”、“案牍”，其含义与今天大体相近。

6.从大到小的顺序排列应该是：广义文件>文书>公文>狭义文件。

7.作为信息，档案信息与其他类别的信息具有共同的特征：可扩充性、可压缩性、可传播性和可分享性；同时还有其

他信息不具备的特别属性：原始性、真实性和广泛性。

8.档案形成者大致可以分为三类：官方性质的各种机关、半官方的各种社会组织、一定的个人。

9.美国著名档案学家谢伦伯格提出过“双重价值鉴定”。

10.1940年，美国档案学者菲利普·布鲁克斯提出“文件生命周期”。

11.1950年8月召开的第一届国际档案大会，英国伦敦大学教授罗吉尔·艾力斯作出“三阶段论”：现行、休眠（或

暂时保存）和永久保存。

12.美国国家档案与文件管理局前局长，“三阶段论”逐渐为“四阶段论”所替代，即文件的制作形成阶段、文件的现

行阶段、文件的半现行阶段和文件的非现行阶段。

13.档案处于三阶段论或四阶段论的最后一个阶段，即永久保存或非现行阶段。

14.平行文是行政公文中的函。

15.机密公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文三种。

16.根据档案形成的历史时期，可以将档案分为古代档案、近代档案和现代档案。古代档案（1840年以前）；近代档案（1840——1949年），包括就民主主义革命时期（1840——1919年）和新民主主义革命时期（1919——1949年）；现

代档案（1949年以后）。

17.文书工作基本任务（内容）：文书制作、文书办理和文书管理。

18.文书工作的原则：及时、准确、安全、精简。

19.文书工作系统：中心机构、专门机构和分支机构。

20.文书工作的中心机构时指社会组织的办公厅（室）。

21.档案工作的性质——“三性”：管理性、服务性、政治性。

22.1959年以前，我国档案工作是由党委系统而后政府系统分别管理的。1959年以后，全国各系统、各部门、各级机

构的档案工作逐渐统一起来，实行党政档案工作统一管理。

23.社会组织档案部门是全国档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构，是我国档案工作的基础。

24.我国从周朝以下的各代都设置了档案馆性质的机构。

25.各级各类档案馆（室）之间均无隶属关系，只有一定的协作关系。

26.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

27.公文用纸一般采用国际标准A4型。公文正文用3号仿宋体。发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，

居中排布。

28.公文标题一般由发文机关名称、事由、文种这三项要素构成。

29.印章是最常见的公文生效标识。

30.命令（令）是国家行政机关发文的最高级形式。

31.眉首六要素：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

32.凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事

项十年认定。

33.办文按照先后顺序划分为拟制、处理、执行和暂时保存四个阶段。

34.行文关系、行文方式、行文规则构成了行文制度的三要素。

35.同一系统中的上下级组织之间属于领导与被领导的隶属关系；业务指导与被指导的关系【教育部与各省级教育直属

组织】；平行关系【教育部与卫生部】；不相隶属关系【教育部与省级财政直属组织】。

36.行文方式：逐级行文【省教育厅给教育部发文或直接给各省属高校发文。是上行文和下行文最基本、最常用的行文

方式。】、多级行文、直达行文、越级行文、直接行文、联合行文。

37.签收是收文处理程序中的首要环节。

38.两次签收的任务：清点、检查、签字。

39.收文部门必须组织好对收文的传达贯彻。

40.文档管理工作的根本目的是为组织工作和社会各方面提供服务。

41.借阅制度主要包括借阅范围、借阅登记和借阅后的退还几项内容。

42.现行文件汇编主要有法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编、公报和政报、统计数字汇集几种形

式。

43.归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

44.文书档案，意味着文书工作的终结和档案工作的开始，是文书工作和档案工作的“分水岭”和“结合部”。

45.文化大革命，出现“文件人人收，看后抽屉丢，年终不归档，你有我也有”的混乱局面。

46.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》于2006年9月19日通过，12月18日公布施行。将原有的

“永久”、“长期”、“短期”三种保管期限的划分方法改为“永久”、“定期”。“定期”分为30年和10年。凡涉及与人

的权益有关的档案，绝大多数调整为永久保管，体现了以人为本的思想。

47.档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限和备注等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的组成部分。

讨论未通过的文件（10年）

本机关召开工作会议、专题会议的文件材料（永久）

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料【请示、批复】（永久）

文书档案保管期限表重要的（永久）

一般的（30年）

本机关事务管理文件材料【房产、土地所有权和使用权的文件材料】（永久）

上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年）

下级机关报送的文件材料【重大问题的专题报告】（30年）

48.在立卷之前，要方便保管、检索和利用。案卷厚度要适中，一般以200页左右为宜。

49.立卷类目通常由类目名称、条款名称和条款号，即类、目、号三部分组成。

50.拟写案卷标题也就是要用最简练的文字，字数占二三十字、不超过五十个字为宜。

作者+问题+文种

作者+时间+问题+文种

作者+地区+问题+文种

地区+问题+文种或地区+时间+问题+文种

案卷标题结构通讯者+问题+文种

作者+会议名称+文件材料

会议+文种

当事人+问题+文种

对象+内容+文种

51.提名即档案的标题。立卷人员应照实抄录文件标题，没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加”[]”号。

52.卷内备考表填写项目包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

本卷情况说明：