高效会议管理技巧PPT课件
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高效会议管理技巧(会议PPT)PPT课件
改进措施
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
高效会议de管理技巧
高效会议的管理技巧
目 录
• 会议的准备阶段 • 会议进行中的管理技巧 • 会议结束后的管理技巧 • 提升会议效率的策略 • 高效会议的案例分享
01
会议的准备阶段
明确会议目的
会议目的
确保会议的目标明确，与会者能 够清楚地了解会议的主题和预期 结果。
目的与议题
确保会议目的与议题相关，避免 偏离主题，确保会议的高效和有 效性。
在讨论过程中，适时总结和归 纳观点，确保会议进展顺利。
应对会议中的干扰
处理手机等设备
要求与会者将手机调至静音或关闭状态，避 免干扰会议进行。
处理争论
在出现争论时，引导与会者以建设性的方式 表达意见，避免冲突升级。
处理突发情况
如有突发情况，如紧急电话或敲门，暂时处 理并确保会议继续进行。
处理长时间发言
在有人长时间发言时，适时打断并引导其简 明扼要地表达观点，以提高会议效率。
03
会议结束后的管理技巧
总结会议内容
总结会议重点
在会议结束后，及时总结会议中的关键信息和决策，确保所 有参会者对会议内容有准确的理解。
确认行动计划
明确列出会议中确定的行动计划，包括责任人、完成时间和 具体要求，以便后续跟踪执行。
确定会议议程
议程内容
列出会议议程，包括讨论的主题、时 间分配和发言顺序等。
议程安排
合理安排议程，确保每个议题都有足 够的时间进行讨论，避免会议时间不 足或浪费。
邀请与会人员
确定参会人员
根据会议目的和议题，确定需要的参会人员，确保与会者具备相关知识和经验。
邀请方式
选择适当的邀请方式，确保与会者能够准时参加会议，并提前了解会议相关信 息。
选择高效的时间段
目 录
• 会议的准备阶段 • 会议进行中的管理技巧 • 会议结束后的管理技巧 • 提升会议效率的策略 • 高效会议的案例分享
01
会议的准备阶段
明确会议目的
会议目的
确保会议的目标明确，与会者能 够清楚地了解会议的主题和预期 结果。
目的与议题
确保会议目的与议题相关，避免 偏离主题，确保会议的高效和有 效性。
在讨论过程中，适时总结和归 纳观点，确保会议进展顺利。
应对会议中的干扰
处理手机等设备
要求与会者将手机调至静音或关闭状态，避 免干扰会议进行。
处理争论
在出现争论时，引导与会者以建设性的方式 表达意见，避免冲突升级。
处理突发情况
如有突发情况，如紧急电话或敲门，暂时处 理并确保会议继续进行。
处理长时间发言
在有人长时间发言时，适时打断并引导其简 明扼要地表达观点，以提高会议效率。
03
会议结束后的管理技巧
总结会议内容
总结会议重点
在会议结束后，及时总结会议中的关键信息和决策，确保所 有参会者对会议内容有准确的理解。
确认行动计划
明确列出会议中确定的行动计划，包括责任人、完成时间和 具体要求，以便后续跟踪执行。
确定会议议程
议程内容
列出会议议程，包括讨论的主题、时 间分配和发言顺序等。
议程安排
合理安排议程，确保每个议题都有足 够的时间进行讨论，避免会议时间不 足或浪费。
邀请与会人员
确定参会人员
根据会议目的和议题，确定需要的参会人员，确保与会者具备相关知识和经验。
邀请方式
选择适当的邀请方式，确保与会者能够准时参加会议，并提前了解会议相关信 息。
选择高效的时间段
最新如何提高会议效率ppt课件
• 我们知道，有些与会者时间观念不是很强或因为个性 使然，他们往往不到会议最后很难果断、明白地表达 出自己的观点，这种情况极易导致会议的拖延。解决 这一问题比较有效的措施是，将会议安排在上午或下 午下班前的时段。
• 如会议的计划时长为一小时，则可以安排在上午11： 00举行（假如12：00下班）或下午4：00举行（假如 5：00下班）。安排在这样的时段，实际上已经给出 了明确的时间期限，大家也就会尽快表达自己的观点 和看法，从而有效地提高了会议的效率。
试试站着开会
• 为了避免在不知不觉中延长会议，不妨试一试站 着开会，这样就会营造出时间比较紧急，尽快想 办法结束会议的压力。日本企业的会议室大多都 十分简陋，不但无烟无茶，甚至没有椅子，开会 的人都只能站着。这似乎有点不近人情的味道， 但对压缩会议时间、提高效率却非常有效。
会议尽量安排在下班之前召开
作好充分的会前准备
• 会议负责应在会前花充分的时间进行会议议题和 会议内容、材料的准备，则会在很大程度上保证 会议的顺利进行
• 会议负责人或主持人应该将会议相关材料提前分 发给与会者，以便让与会者能有足够的时间在会 前阅读和消化这些材料并形成自己初步的意见和 结论。这样，正式会议讨论时，大家就能快速、 完整地将事先准备好的意见和建议阐述出来，从 而加快会议的进程，提高会议的效率。
准时召开会议
• 很明显，会议延迟召开是对时间和成本的浪费， 其实这样的会议在我们日常工作中非常常见。杜 绝会议延迟召开的办法是：给会议迟到者适当的 惩罚、时间一到即召开会议。
会议议题不能安排过多
• 我们知道，目标太多，就等于没有目标。因为目标太 多就无法抓住工作的重点。
• 会议也是如此。每次会议，会议的议题不宜安排过多， 一般一到两个议题为宜，尽量不要超过三个议题。如 果议题太多，则大家讨论时的注意力很可能会分散 （因为每个人所重点关心的议题可能会不同），这样 就会影响结论的达成速度，从而影响到会议效率；另 外，议题过多，势必导致会议时间拉长，而过长的会 议会让与会者感到疲倦，从而也影响到会议效率。
• 如会议的计划时长为一小时，则可以安排在上午11： 00举行（假如12：00下班）或下午4：00举行（假如 5：00下班）。安排在这样的时段，实际上已经给出 了明确的时间期限，大家也就会尽快表达自己的观点 和看法，从而有效地提高了会议的效率。
试试站着开会
• 为了避免在不知不觉中延长会议，不妨试一试站 着开会，这样就会营造出时间比较紧急，尽快想 办法结束会议的压力。日本企业的会议室大多都 十分简陋，不但无烟无茶，甚至没有椅子，开会 的人都只能站着。这似乎有点不近人情的味道， 但对压缩会议时间、提高效率却非常有效。
会议尽量安排在下班之前召开
作好充分的会前准备
• 会议负责应在会前花充分的时间进行会议议题和 会议内容、材料的准备，则会在很大程度上保证 会议的顺利进行
• 会议负责人或主持人应该将会议相关材料提前分 发给与会者，以便让与会者能有足够的时间在会 前阅读和消化这些材料并形成自己初步的意见和 结论。这样，正式会议讨论时，大家就能快速、 完整地将事先准备好的意见和建议阐述出来，从 而加快会议的进程，提高会议的效率。
准时召开会议
• 很明显，会议延迟召开是对时间和成本的浪费， 其实这样的会议在我们日常工作中非常常见。杜 绝会议延迟召开的办法是：给会议迟到者适当的 惩罚、时间一到即召开会议。
会议议题不能安排过多
• 我们知道，目标太多，就等于没有目标。因为目标太 多就无法抓住工作的重点。
• 会议也是如此。每次会议，会议的议题不宜安排过多， 一般一到两个议题为宜，尽量不要超过三个议题。如 果议题太多，则大家讨论时的注意力很可能会分散 （因为每个人所重点关心的议题可能会不同），这样 就会影响结论的达成速度，从而影响到会议效率；另 外，议题过多，势必导致会议时间拉长，而过长的会 议会让与会者感到疲倦，从而也影响到会议效率。
高效会议管理ppt课件
.
公司年度规 划大会
9
强调几点
• 会议通知单； • 会议请假单； • 会议签到单； • 会议记录单（档案管理，项目管理）；
• 杜绝迟到，这是高效会议的首要前提。（人事行政部出台的 相关制度条款严格执行）
.
10
高效会议管理
• 会议的类型和目的
解决问题
•研讨型 •交流型 •传达型
制定决策
交流汇报
.
11
半年度总结 大会
• 人员：各部门核心岗位人员（各职能负责人） • 内容：（会议时间1.5~2小时）
上月度实际执行回顾 (占30%的时间) • 各关键绩效指标达成情况 • 上月实际情况与计划的差异 (占70%的时间) • 针对KPI的下月改善方案 • 下月重点工作讨论和部署 • 未来几个月工作准备 • 工作成效（考核结果）确认
公司年度规 划大会
✓总经理会议流程包含各部门月度计划总结例会、总经理会议月度例会、公司半年度总结会
议、公司下年度规划会议，前两者以月度为循环，中间者以半年度为循环，后者以年度为
循环；
✓各部门月度工作计划总结例会输出核心内容：本部门上个月的工作总结以及下个月的重点
工作计划；
✓总经理会议月度例会核心内容：听取/商讨各部门的总结计划内容；对跨部门的重点工作
.
公司年度规 划大会
6
公司会议体系
部门计划总 结月度例会
总经理会议 月度例会
半年度总结 大会
公司年度规 划大会
• 人员：经理级及以上管理人员、各部门负责人（生产、研发、采购、销售、市场、人事、行政…） • 内容：（会议时间2~3小时）
各部门工作汇报 (约占70%的时间) • 各部门上月度各关键绩效指标达成情况； • 上月度重点工作执行情况汇报，高层考核； • 下月度重点工作计划汇报，高层评估，决定是否资源投放。
公司年度规 划大会
9
强调几点
• 会议通知单； • 会议请假单； • 会议签到单； • 会议记录单（档案管理，项目管理）；
• 杜绝迟到，这是高效会议的首要前提。（人事行政部出台的 相关制度条款严格执行）
.
10
高效会议管理
• 会议的类型和目的
解决问题
•研讨型 •交流型 •传达型
制定决策
交流汇报
.
11
半年度总结 大会
• 人员：各部门核心岗位人员（各职能负责人） • 内容：（会议时间1.5~2小时）
上月度实际执行回顾 (占30%的时间) • 各关键绩效指标达成情况 • 上月实际情况与计划的差异 (占70%的时间) • 针对KPI的下月改善方案 • 下月重点工作讨论和部署 • 未来几个月工作准备 • 工作成效（考核结果）确认
公司年度规 划大会
✓总经理会议流程包含各部门月度计划总结例会、总经理会议月度例会、公司半年度总结会
议、公司下年度规划会议，前两者以月度为循环，中间者以半年度为循环，后者以年度为
循环；
✓各部门月度工作计划总结例会输出核心内容：本部门上个月的工作总结以及下个月的重点
工作计划；
✓总经理会议月度例会核心内容：听取/商讨各部门的总结计划内容；对跨部门的重点工作
.
公司年度规 划大会
6
公司会议体系
部门计划总 结月度例会
总经理会议 月度例会
半年度总结 大会
公司年度规 划大会
• 人员：经理级及以上管理人员、各部门负责人（生产、研发、采购、销售、市场、人事、行政…） • 内容：（会议时间2~3小时）
各部门工作汇报 (约占70%的时间) • 各部门上月度各关键绩效指标达成情况； • 上月度重点工作执行情况汇报，高层考核； • 下月度重点工作计划汇报，高层评估，决定是否资源投放。
高效会议管理技巧PPT课件
高效会议管理技巧ppt课件
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
高效会议管理 pptppt
师，他让我们告诉他我们的理想过后，他对学习好的同 学说，好好努力，以后一定会成功的。对学习差的同学 说，理想？你们还有资格来谈理想？很不辛我是后者。 有些同学听到这句
会议概述
会议 为什么低效
如何提高 会议效能
话努力学习，有些则一蹶不振，而我，则是一笑置之！
01 因为，去说别人没资格谈理想的人，他们自己也没有资
会议概述
时间成本
参加会议的人数×（与会者 的准备时间＋与会者的旅 行时间＋正式会议时间＋ 会议休息及耽搁时间）。
时间成本
而实际上我们用到会议上的时间远远 大于实际计算的比例。大多数的会议 并没有按照承诺的时间准时结束。而 且，会议将我们整块的工作时间搞得 支离破碎，从而降低了我们非开会时 间的工作效率。
2 0 2 0 高效会议秘诀
中层经理人培训
汇报人：某某某 时间：2020.6
脑。飞机等等都不会出现，理想是远大的。模糊的，但 又不是不可亵渎的。有些古人。伟人。名人都曾畅谈过
目 录 理想，但又有几人成功的抓住自己的理想。理想是飘渺
无踪的，也是有形的，理想就是要经过多次反复的抓拿
C O N T E N T 才能得到的东西。理想这个词让我想起了以前的一位老
先请各位 管理者思 考一下？
问题讨论 产生决策
集思广益 头脑风暴
会议 作用
表彰先进 激励士气
融合意见 达成共识
资讯分享 政策宣传
您 答 对 了 吗？
啥时该开会？
啥时不需要 开会？
会议概述
适于开会的情况
01 发起人想从参会者那里获取信息或建议； 02 发起人想让参会者参与解决问题或制定决策； 03 领导者需要听取下属的工作汇报并监督进度； 04 问题需涉及不同岗位员工或多部门协调解决； 05 有重要事情需要把参与人集中到一起传达； 06 领导者需要公开表彰先进以激励士气等。
会议概述
会议 为什么低效
如何提高 会议效能
话努力学习，有些则一蹶不振，而我，则是一笑置之！
01 因为，去说别人没资格谈理想的人，他们自己也没有资
会议概述
时间成本
参加会议的人数×（与会者 的准备时间＋与会者的旅 行时间＋正式会议时间＋ 会议休息及耽搁时间）。
时间成本
而实际上我们用到会议上的时间远远 大于实际计算的比例。大多数的会议 并没有按照承诺的时间准时结束。而 且，会议将我们整块的工作时间搞得 支离破碎，从而降低了我们非开会时 间的工作效率。
2 0 2 0 高效会议秘诀
中层经理人培训
汇报人：某某某 时间：2020.6
脑。飞机等等都不会出现，理想是远大的。模糊的，但 又不是不可亵渎的。有些古人。伟人。名人都曾畅谈过
目 录 理想，但又有几人成功的抓住自己的理想。理想是飘渺
无踪的，也是有形的，理想就是要经过多次反复的抓拿
C O N T E N T 才能得到的东西。理想这个词让我想起了以前的一位老
先请各位 管理者思 考一下？
问题讨论 产生决策
集思广益 头脑风暴
会议 作用
表彰先进 激励士气
融合意见 达成共识
资讯分享 政策宣传
您 答 对 了 吗？
啥时该开会？
啥时不需要 开会？
会议概述
适于开会的情况
01 发起人想从参会者那里获取信息或建议； 02 发起人想让参会者参与解决问题或制定决策； 03 领导者需要听取下属的工作汇报并监督进度； 04 问题需涉及不同岗位员工或多部门协调解决； 05 有重要事情需要把参与人集中到一起传达； 06 领导者需要公开表彰先进以激励士气等。
高效会议管理技巧会议PPT课件
• 缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够 • 重点强调不足或条理不清 • 不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误 • 按自己的思路思考，忽略他人的需求 • 失去耐心，造成争执 • 准备不充分，没有慎重思考就发表意见 • 时间不充分 • 情绪不好 • 语言不通 • 大脑过滤 • 记忆力差
如何建立信任
不 决 断
➢回避
➢妥协 ➢迁就（适应）
不合作
合作
第九讲 会议记录
❖会议记录者的功能 ❖谁能胜任会议记录者 ❖对会议记录的10大建议
会议记录者的功能
❖仅次于主持人 ❖记录及维持议程所设计的 顺序 ❖协助主持人总结与归纳
会议记录者的才能
❖反应快 ❖写字快 ❖知识面广 ❖记忆力特别强 ❖组织能力强 ❖倾听能力强 ❖总结能力强
❖找共同点 ❖适当展示自己的能力和水平 ❖适当暴露自己脆弱的地方 ❖不必说出所有的真相
会议中的反馈技巧
反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
批评三部曲
1.首先表扬特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖倾听的技巧 ❖实际的说话技巧
倾听 是暂时忘掉自我的思想、
对“crab螃蟹”型发言者的办法
1. 强调时间压力 2. 重申会议规范 3. 带入别人 4. 短暂沉默
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
❖主持人的守则与责任 ❖参会者的守则与责任 ❖如何处理会议中的冲突
主持人的守则与责任
❖营造和谐气氛 ❖按照议程进行 ❖正确讨论总结内容 ❖引导发言者解释使人困惑的发言 ❖帮助参会者理清不假思索的想法 ❖尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ❖减少与议题无关的争辩和讨论 ❖保证中立态度
如何建立信任
不 决 断
➢回避
➢妥协 ➢迁就（适应）
不合作
合作
第九讲 会议记录
❖会议记录者的功能 ❖谁能胜任会议记录者 ❖对会议记录的10大建议
会议记录者的功能
❖仅次于主持人 ❖记录及维持议程所设计的 顺序 ❖协助主持人总结与归纳
会议记录者的才能
❖反应快 ❖写字快 ❖知识面广 ❖记忆力特别强 ❖组织能力强 ❖倾听能力强 ❖总结能力强
❖找共同点 ❖适当展示自己的能力和水平 ❖适当暴露自己脆弱的地方 ❖不必说出所有的真相
会议中的反馈技巧
反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
批评三部曲
1.首先表扬特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖倾听的技巧 ❖实际的说话技巧
倾听 是暂时忘掉自我的思想、
对“crab螃蟹”型发言者的办法
1. 强调时间压力 2. 重申会议规范 3. 带入别人 4. 短暂沉默
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
❖主持人的守则与责任 ❖参会者的守则与责任 ❖如何处理会议中的冲突
主持人的守则与责任
❖营造和谐气氛 ❖按照议程进行 ❖正确讨论总结内容 ❖引导发言者解释使人困惑的发言 ❖帮助参会者理清不假思索的想法 ❖尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ❖减少与议题无关的争辩和讨论 ❖保证中立态度
会议组织与管理培训课件(PPT 81张)
5、 确定会议所需用品和设备 （1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
高效的会务管理PPT课件
➢ 重复问题
➢ 突出他的贡献
（B）合格的会议记录者
记录者的素质要求：
①良好的倾听、互动、发表意见的能力； ②良好的组织、综合、比较异同的能力； ③良好的语言表达能力； ④公平、正直、实事求是； ⑤敏捷的反应能力；
（B）合格的会议记录者（2）
会议记录者的职责要求：
①协助主持人维持设计的讨论程序； ②及时指出令人困惑的发言； ③适时总结，协助讨论顺利进行； ④客观、准确做好会议记录； ⑤及时整理会议记录（简报），做好发放；
（C）积极参与的与会者
给与会者的七项建议：
*发言内容要有组织、准备----不打无准备之仗 *适时发言----尊重“游戏规则”、尊重他人 *一次只讨论一个要点----注重发言效果 *言简意赅，陈述有力----确保会议效率 *让事实、证据说话----事实胜于雄辩 *仔细倾听他人意见--避免短章取意、避免误领会 *避免不当的肢体语言---避免不必要的误会
(一) 5个“W”+1个“H”
Why What Who When Where How
高效会议管理的基础!
（二）系统的会议策划（1）
◆会议目的 ◆会议形式 ◆会议时间、地点 ◆明确会议主持人、记录人 ◆筛选与会者 ◆确定会议所需资料
（二）系统的会议策划（ 2）
* 明确会议目的是进行有效会议管理的前提； * 会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、
试写会议议程
公司客服部门反映，经常收到客户投诉产品色差 问题，客服人员找到品质管理部反映相关情况， 如果你是品管部的经理，请拟定一份关于彻底解 决产品色差问题的会议议程。
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数
➢ 突出他的贡献
（B）合格的会议记录者
记录者的素质要求：
①良好的倾听、互动、发表意见的能力； ②良好的组织、综合、比较异同的能力； ③良好的语言表达能力； ④公平、正直、实事求是； ⑤敏捷的反应能力；
（B）合格的会议记录者（2）
会议记录者的职责要求：
①协助主持人维持设计的讨论程序； ②及时指出令人困惑的发言； ③适时总结，协助讨论顺利进行； ④客观、准确做好会议记录； ⑤及时整理会议记录（简报），做好发放；
（C）积极参与的与会者
给与会者的七项建议：
*发言内容要有组织、准备----不打无准备之仗 *适时发言----尊重“游戏规则”、尊重他人 *一次只讨论一个要点----注重发言效果 *言简意赅，陈述有力----确保会议效率 *让事实、证据说话----事实胜于雄辩 *仔细倾听他人意见--避免短章取意、避免误领会 *避免不当的肢体语言---避免不必要的误会
(一) 5个“W”+1个“H”
Why What Who When Where How
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（二）系统的会议策划（1）
◆会议目的 ◆会议形式 ◆会议时间、地点 ◆明确会议主持人、记录人 ◆筛选与会者 ◆确定会议所需资料
（二）系统的会议策划（ 2）
* 明确会议目的是进行有效会议管理的前提； * 会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、
试写会议议程
公司客服部门反映，经常收到客户投诉产品色差 问题，客服人员找到品质管理部反映相关情况， 如果你是品管部的经理，请拟定一份关于彻底解 决产品色差问题的会议议程。
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数
高效会议管理技巧PPT
能
3. 协助主持人总结与归纳
1. 反应快
才 能 2. 写字快
3. 知识面广 4. 记忆力特别强
5.组织能力强 6.倾听能力强 7.总结能力强
会议记录
会议记录的10大建议
➢ 重要的会议应该进行录音 ➢ 定期召开的会议不用录音 ➢ 多数会议指定记录者 ➢ 记录者的笔记流畅不失真 ➢ 会议记录者的责任更全面
主持人与参会者的守则与责任
如何处理会议中的冲突
➢竞争（暴力）
➢协作
决 断 ：
决 断
满 足
➢妥协
自 己 的 要
不
决
断
➢回避
➢迁就（适应）
求
不合作
合作
PA R T / 0 9 .
会议记录
ALL ASPECTS OF TODAY'S CONFERENCE
会议记录
会议 记录 者
1. 仅次于主持人
功
2. 记录及维持议程所设计的顺序
开会前的准备工作
主持人的4个准备
设定 沟通目标
自身 环境
制订 行动计划
预备 可能的争执
进行 SWOT分析
SWOT分析
Strength 优势
Opportunity 机会
Weakness 劣势
Threat 威胁
PA R T / 0 4 .
成功会议 的五种策略
ALL ASPECTS OF TODAY'S CONFERENCE
高效会议的预防性管理
参会者 要有听的技能
要充分作好 准备工作
明确开会 原因及目的
高效会议8大特征
1. 只有必要时才召集 2. 好好筹划过 5. 拟订和分发了议程表一切按部就班
高效会议管理PPT课件
方案须明确写下谁、在何 时、应完成什么 尽可能取得各提案的正、 反意见
主管进场后、须当下裁决
选项只有3个：做、不做 符合某条件才做 法当下决定的议题，只给 24小时考虑
案例2：三星目标指向型会议
曽供职于三星的金咏韩在《开会就要学三星》书中，将三星的成功归结于其会议文化： 三星速度经营的根本是会议，通过会议认识到变化，通过会议传播变化并付诸行动
适合形式 2
移地会议（3-100人）
要点：走出办公室、改变会议气氛，暂时抛开繁琐公务，专心面对问题
20
案例1：日产汽车Value First会议流程
要点：1、主管少评论、只负责决策 2、鼓励发言、表彰个成员的贡献
会前准备
会议3-4周前，确认议题 跨部门选出与会者 选定会议主持人，进行方 式与道具
现状分析
分析问题时，主持人尽一 切可能广纳与会者意见 将每种提案的成本效益、 优缺点列出 筛选、归纳各种可能方案
确认方针
规则说明
最高主管说明会议目的、与 会者扮演的角色 主持人说明会议时程规划
完成提案
主持人宣布发言2规则 不可对外泄露谁说了什么 讨论中不可使用职权压力、 不问上下关系
当下决策
列出每个议题的解决方案
337原则：所谓337原则是指3种思考（3WayS of Thinking）、3个原则（3Principles）
和7条规定（7Rules）
3种思考
3个原则
7条规定
思考会议的必要性
思考如何最大限度地减少 会议
思考是否有能够与其他会 议合并或委托的方法
确定不召开会议的工作日
将会议时间定为1小时。最多 不超过1个半小时
下）
优点：收起电脑、手机，专注做决策、想创意，避开电子产品干扰，开会效果会更好 要求：干扰会议进行的事物、全留在会议室外 所需时间：1小时为主、最多不超过4小时
主管进场后、须当下裁决
选项只有3个：做、不做 符合某条件才做 法当下决定的议题，只给 24小时考虑
案例2：三星目标指向型会议
曽供职于三星的金咏韩在《开会就要学三星》书中，将三星的成功归结于其会议文化： 三星速度经营的根本是会议，通过会议认识到变化，通过会议传播变化并付诸行动
适合形式 2
移地会议（3-100人）
要点：走出办公室、改变会议气氛，暂时抛开繁琐公务，专心面对问题
20
案例1：日产汽车Value First会议流程
要点：1、主管少评论、只负责决策 2、鼓励发言、表彰个成员的贡献
会前准备
会议3-4周前，确认议题 跨部门选出与会者 选定会议主持人，进行方 式与道具
现状分析
分析问题时，主持人尽一 切可能广纳与会者意见 将每种提案的成本效益、 优缺点列出 筛选、归纳各种可能方案
确认方针
规则说明
最高主管说明会议目的、与 会者扮演的角色 主持人说明会议时程规划
完成提案
主持人宣布发言2规则 不可对外泄露谁说了什么 讨论中不可使用职权压力、 不问上下关系
当下决策
列出每个议题的解决方案
337原则：所谓337原则是指3种思考（3WayS of Thinking）、3个原则（3Principles）
和7条规定（7Rules）
3种思考
3个原则
7条规定
思考会议的必要性
思考如何最大限度地减少 会议
思考是否有能够与其他会 议合并或委托的方法
确定不召开会议的工作日
将会议时间定为1小时。最多 不超过1个半小时
下）
优点：收起电脑、手机，专注做决策、想创意，避开电子产品干扰，开会效果会更好 要求：干扰会议进行的事物、全留在会议室外 所需时间：1小时为主、最多不超过4小时
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必须把信息同 时传达给很多人
如果
有些事情需要当 众表扬或批评
要让别人参与决 策以集思广益
听取部门汇报工作
给小组委派任务
26
准备工作的作用
• 选择最恰当的选择方式 • 使参会者能对讨论有清楚的方向可循 • 清楚的告知参会者应有何种行为表现 • 节省时间与减少冲突
27
会议准备的5W1H法
When What Why
19
会议规范种类
• 时间安排方面的规范 • 固定的会议流程规范 • 会议本身要遵守的规则
20
固定的会议流程规范
开始 •欢迎 •会议目的 •议程 •具体时间 •安排 •规章制度
3 2
议程1 分享话题和目标 交换信息 产生生意/做决定/确认行 动 总结
结束会议 •总结 •安排下次会议
跟； • 提供与会议有关的资讯； • 规范议程； • 指定会议记录者； • 征求对议程设计的意见。
33
如何分配发言时间
❖主持人发言最多的原因
1. 对会议的议题特别熟 2. 地位最高而且声音较大 3. 负担较多的行政责任
❖ 主持人的发言时间应掌握在20% 要尽量保证每个人发言机会均等； 尽量开成一种互动的会议氛围。
13
处理突发事件的会议
建议频率：随时 注意事项：切忌太频繁，否则 会使员工感觉日日有危机，会 让公司陷入工作无序的可怕境 地。
14
一对一会议
建议频率：按需要 注意事项：可以按需要天天发 生，但是会议长度最好不要超 过1小时。
15
会议成本的计算
• 会议的时间成本 • 直接的会议成本 • 效率损失成本
3.临时处理突发事件的会议
4.固定的团队会议
5.集思广益的会议
11
会议的频率
固定的部门会议： 建议频率：至少每月一次 注意事项：不能多与每周一次， 否则容易形成 拖沓的不良习惯； 将会议时间记录在笔记本上， 以防因一时疏忽造成工作上的被动。
12
全体会议
建议频率：至少每两月一次 注意事项：利用全体大会通报 政策，但不能频繁，否则回给 公司造成沉重的负担。
14.是否发出了会议通知
15.确定视听教材
16.确定辅助教材
17.准备会场周边位置图
18.是否要求与会者准备资料
19.确定自己人的相关资料
20.是否安排会后娱乐项目并做 好事先通知
29
主持人的4个准备 设定沟通目标
制订行动计划
预备可能的争执 进行SWOT分析
30
SWOT分析
Strength
23
第三讲 开会前的准备工作
• 是否要开会 • 准备工作的作用 • 1H5W • 准备工作核对单 • 主持人的准备工作
24
无需开会的五个如果
已经按惯例每周聚会
没什么特别的事情要讨论
会议成本太大
如果
还有比开会更好的方法
你是唯一做决策并且知 道该怎么做的人（开会 让他人参与只能把问题
弄糟）
25
必须开会的五个如果
自身
优势
Opportunity
环境
机会
Weakness 劣势
Threat 威胁
31
第四讲 成功会议的五种策略
如何做开场白 如何分配发言时间
如何掌握议事进度 如何达成决议—决策方式
如何圆满结束会议
32
如何做开场白
• 定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确 宗旨。
• 内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律 规则等。
16
第二讲 会议效率不高的原因及解决方案 • 会议效率不高的原因及预防性管理 • 高效会议的八大特征 • 会议规范
17
高效会议的预防性管理（二）
5.参会者要有听的技能 6.要充分作好准备工作 7.明确开会原因及目的
18
高效会议的八大特征
• 只有必要时才召集 • 好好筹划过 • 拟订和分发了议程表 • 遵守时间 • 一切按部就班 • 请了最有经验的和有才能的人出席 • 作出了评论和归纳 • 记录所有决定、建议和负责人
高效会议管理技巧
1
整体概况
+ 概况1
您的内容打在这里，或者通过复制您的文本后。
概况2
+ 您的内容打在这里，或者通过复制您的文本后。
概况3
+ 您的内容打在这里，或者通过复制您的文本后。 2
课程目标
• 了解会议的目的、种类和体系 • 了解会议效率不高的原因及对策 • 掌握有效为会议做准备的要领 • 掌握会议中的沟通和反馈技巧 • 掌握会议主持人的会议管理技巧 • 学会提高会议效率和质量的技巧
How
Who Where
28
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的
2.是否一定要开会
3.确定会议的形式
4.安排会议的议程
5.决定会议的时间
6.确定会议的主持人
7.决定会议的地点
8.研究会场如何布置
9.确定出席人数
10.安排出席者座位
11.是否准备会议名签
12.是否安排交通工具
13.是否安排与会者住宿
3
会议需要管理 吗？会议管理还需
要技巧吗？
4
整个世界在某种程度上 说是一个时时处处充满会 议的世界。会议的正面作 用是解决问题，反面作用 则是带来难题，因此，会 议既需要管理，更不能缺
少技巧！
5
第一讲 当今会议面面观
• 会议的意义 • 会议的目的 • 会议的种类 • 会议的频繁 • 会议成本的计算
21
会议本身要遵守的规则（一）
1.参会者要将工作安排交给会议主席 2.超过1小时的会议要有书面的通知 3.所有参会者都要有准备发言的心态 4.会议要能准时开始、准时结束 5.负责人对决议能否达成负主要责任
22
会议本身要遵守的规则（二）
6.在会上要维护别人的尊严 7.要有人提出不同的意见 8.会后要能拿到书面的记录 9.参会者要履行反馈职责 10.要请第三方监控会议质量
9
达成协议与解决问题
点明困 难所在
发现问 题并寻 找解决 方法
衡量问 题的轻 重缓急
想出新 点子
评议新 点子
确定行 动纲领
10
会议的种类
按人数分类 按开会方式分类
按开会目的分类
1.团队会议 1.面对面会议 2.一对一会议 2.电话会议
3.视频会议
1.宣布人事安排、讲解政2. 策的会议
2.当众表扬或批评别人的4. 会议
6
集思广益图
甲
乙
会议
丙
想法 想法 想法
好创意 好点子
7
会议的意义
• 会议是一个集思广益的渠道 • 会议显示一个组织或一个部门的存在
• 会议是一种群体沟通的方式
8
会议的目的
• 开展有效的沟通 • 传达资讯 • 监督员工、协调矛盾 • 达成协议与解决问题 • 资源共享 • 开发创意 • 激励士气 • 巩固主管地位