2.1总体要求

2.1总体要求系统要求采用IBM的群件系统Lotus Domino/Notes构建，结合XML、JAVA等新技术，采用B/S模式，结合采购人实际应用特点搭建一个集工作协同、个人办公、公共信息、公文管理、会议管理、文档管理、后勤管理、应用集成等功能于一体的综合办公管理平台。

2.2技术要求2.2.1、先进性（1）系统具有高的技术先进性、稳定性、可靠性和扩展性；（2）系统要求支持门户应用，能够自由挂接其他信息管理系统，实现不同系统间用户的单一登陆，并提供单位、部门和个人等多种门户自定义功能；（3）系统应当充分考虑对长期使用后产生的海量数据的利用和管理，并对海量数据条件下系统的运行性能有明确有效的技术保障，必须采用“双库结构”设计，以保证系统长期高效运行；（4）系统要求采用B/S结构的“图形化”工作流管理系统，通过简单的图形拖、拉操作，便可以设计各种复杂的业务流程；（5）对于流转过程中的工作，要求可以采用图形化方式对流转过程进行动态跟踪监控。

2.2.2、扩展性（1）系统具有严谨、统一的系统规划和架构，设计、编码、命名、风格等必须统一、规范；（2）系统模块间具有开放的标准化接口，便于系统的模块扩展升级；（3）系统必须提供基于WEB的应用扩展设计工具，包括便捷的树型导航器设计、文件夹的权限级别、显示格局、显示内容、排列规则、操作动作以及应用模块间文件夹的引用、集成等设计，用户单位可以根据发展需要，无需编码便可自由拓展应用。

2.2.3、安全性·支持CA验证机制；·支持 SSL V3技术，保证数据在传输过程的安全性；·采用USB身份认证锁对重要用户进行登陆验证，保证重要用户审批文件的实效性；·采用电子签名技术，支持对Word/Excel、Html页面的签章/手写签名，保证重要用户审批文件的实效性·提供对登录用户的唯一性判断；·提供限次登录功能；·提供系统日志功能，用于记录Web用户的在线信息。

系统必须支持多种安全验证机制，支持CA、SSL安全加密，提供包括支持硬件身份锁登陆、限制非法登陆次数、IP追踪等安全功能。

2.2.4、友好性和灵活性（1）系统要求支持“门户”定制，用户可以根据办公需要自定义单位、部门和个人等多种门户；（2）界面友好、灵活，风格统一。

系统的界面布局、菜单、内容可以自由定义。

此外，系统还应当提供“皮肤”选择和定义功能，用户可以根据自己的喜好定义或选择皮肤；（3）对查询结果可以再度多次查询；对查询的内容可以进行相应操作，如办理、查阅、删除、拷贝、移动等。

2.2.5、简易性和便捷性（1）系统的所有模块都必须提供文件排序功能，用户能够根据需要对文件进行自由升、降排序，方便文件的浏览查阅；（2）文件管理作为文件资料的管理和利用中心，要求操作和查找简单快捷，设计风格要求按“Windows资源管理器”的“树型”结构设计，用户按“树型”文件夹方式浏览和管理文件，同时提供丰富的文件搜索功能；（3）系统必须提供多附件管理功能，且附件文件要求可以进行“在线编辑”。

2.2.6、管理维护和升级（1）提供WEB化的系统管理，降低系统的管理和维护难度；（2）采用“升级包”方式升级系统，降低系统升级的技术难度和风险；（3）提供灾难恢复功能，对一些严重的错误操作提供补救措施；2.3、功能要求：2.3.1、公文管理（1）、收文管理收文管理实现收文登记、拟办、批办、传阅，承办和归档等全过程的电子化管理。

（2）、发文管理发文管理能实现公文的草拟、审核、签发、编号、打印、分发、归档等全过程的电子化、网络化管理。

2.3.2、公共办公公共办公是处理公共事务的中心场所。

通过标准化工作流接口，在统一的管理平台上实现跨区域、跨部门、跨业务的协同工作。

⏹工作协同以工作流为基础，以消息为驱动，采用集中式信息处理机制，在统一的工作平台上完成各项工作的指派、办理和审批，如：公文处理、行政审批、人事管理、财务审批等，使各项工作在高效、透明、可控的环境下有序进行。

实现搭建起一个完全不受空间、时间、地域限制的协同工作平台。

⏹工作督办方便领导对重要工作、重要文件、重大会议等事务的进展和执行情况进行有效监督，随时批示指导意见，更好地保障大事、要事的贯彻落实。

⏹工作监控方便领导全面了解单位各项工作任务的分配和进展情况，加强领导对各部门和人员工作的监控力度，并对要件、急件进行有效的督促、催办，有助于更加科学、合理地安排工作和分配资源。

⏹效能分析对各部门、岗位、人员的办件数量和工作效率进行统计分析，也可对各项业务流程的办理效率进行统计分析，为管理层提供决策支持。

2.3.3、公共信息搭建信息发布和共享及群体沟通和互动的平台，丰富企业文化，有效挖掘和沉淀企业知识。

⏹电子论坛风格与Internet流行的论坛风格相近，具有丰富的互动社区功能，同时支持匿名制和实名制，管理员可实现对论坛发布内容的删除、修改等功能，自动屏蔽或限制输入违法文字、信息、图片等，全面满足内部OA网站论坛的需求。

⏹电子公告新闻中心采访发稿提供一个发布各种消息、通知、通告，快速传递各类新闻要报的信息平台。

可与工作流相结合，实现先审批后发布的功能。

本模块应实现：1、发稿功能，系统提供新闻通稿的草拟、编辑、提交、存档、督办等功能。

2、查询、统计功能，可按发稿时间、通稿题目、报刊名称、通讯员等进行分类查询。

系统提供记者通讯录，信息包括报社、记者、电话、邮箱等。

输入起止时间或按分类统计刊发新闻稿件总数。

3、提醒功能，采访到期前的某个时段（通讯员可自己设定），提醒通讯员采访时间和内容。

⏹信息采编集电子刊物与信息采集于一体，实现了信息的收集整理、远程传输以及电子刊物的编辑、发行和分类管理，是建设企业文化、丰富员工生活的有效工具。

⏹公共通讯录详细记录相关单位（人员）的联系方式，实现企业通讯录的分类管理。

同时支持多种格式的批量导入和自定义格式的批量打印。

⏹去向牌实时传递人员的当前状态，提高管理透明度，有利于工作的协调和监督。

可与工作流程（如出差、请假等）相结合，实现人员状态的自动更新。

⏹在线调查为民意测评搭建一个公平、快捷、直观的平台，支持调查、打分、表决等多种调查方式以及多维的组合调查。

⏹资源下载提供一个资源共享和集中管理的平台，方便用户上传和下载各种共享资料。

规章制度成果展大事记方便单位规章制度的查阅，搭建展示单位成果、大事记等企业文化的平台。

⏹法律法规查询电话区号查询邮件编码查询列车时刻查询航班查询提供多种实用的信息资源库，方便工作和生活。

同时提供数据更新接口，用户可以对信息进行不断充实和更新。

2.3.4、个人办公为个人建立相对独立的办公环境，帮助个人合理安排和管理个人事务。

⏹电子邮件除了具备流行的WEB邮件功能外，还提供文件夹分类管理、新邮件手机短信通知、邮箱大小控制等功能，并整合组织机构、群组、公用通讯录和个人通讯录等资源。

⏹个人安排为个人和团队提供一个合理安排工作时间的平台，有效监督相关人员的工作计划，加强团队协作，提升时间管理效益。

⏹个人文档提供了收藏和管理私人文件资料的场所，文件资料可以来自系统收集、个人订阅、朋友推荐或是直接录入。

⏹个人订阅用户可以根据个人需要，按照作者、标题、文件夹、分类或者任何关键字进行组合订阅，当系统出现符合条件的文件时，自动发送给订阅人。

⏹消息提醒系统消息提供了四种可选的通知方式：在线消息（即时消息）、邮件通知、手机短信和不接收通知。

用户可以根据实际需要设置每种系统消息通知的优先顺序，如：可以将加急工作的到达通知方式设置为：手机短信->在线消息->邮件通知。

⏹个人设置用户可以自定义系统皮肤、桌面风格、桌面内容、功能菜单、模块顺序、快捷操作、个性签名等。

⏹个人通讯录与公共通讯录相似，用于管理私人名片，支持将私人名片共享给他人。

⏹百宝箱充分利用网络资源，收集和整理各种常用信息，如：天气预报查询、交通路线查询、车辆违章查询、电子地图等。

2.3.5、文档管理文档管理模块用于组织、管理和存储用户的所有重要文档。

文档管理模块应使用通用的存储命名，如文件库、文件夹和文件，便于用户熟悉、学习和使用，直接通过Web浏览器即可实现。

文件库：是文档管理模块的入口，不同的文件库对应不同的用途，如公用文件库、私人文件库等等。

文件夹：是文件库中的一种容器，用于对空档进行逻辑分组。

文件夹可以再建子文件夹〔同Windows系统中的文件夹〕每个文件夹都有一些便于组织和检索的属性，由系统生成的文件夹相关属性包括标题、类型、作者、创建日期、修改日期和文档数目。

要求只有已授权的用户才可以访问文件夹，对于文件夹中文档的访受文件夹存取权限的限制。

用户必须对文件夹有可读权限，方可使用该文件夹；而必须对文件夹具有编辑者权限，才能对文件夹进行签入/签出操作以修改文件夹的安全性和属性。

文件：是被管理的信息．它可以是数据文件（如字处理器或电子表格）、OLE对象或其他内容。

文件只可能被保存在文件夹中。

每个文件都应有属性来说明保存在文件中的信息，应包括：文件作者、创建日期，最近一次修改日期或文件的描述标题等等。

文件的内容和属性只能由已授权的作者、读者、编辑者和文档管理者访问。

存取权限可以在文件夹级别控制控制，在文件级别继承或由文件管理者在文件级别定义。

2.3.6、综合管理⏹会议管理实现会务信息、会议纪要、会议资源的统一安排和管理，与工作流结合，实现会议发起、会议审批、会议通知、纪要传阅、网上发布与归档等流程自动化。

⏹档案管理采用国家档案管理最新标准“简单归档”方式，完成档案的收集、整理、鉴定、移交、检索、统计、利用、销毁等工作。

并根据实际需要，同时提供实物档案和电子档案两种管理方式，与工作流结合，实现档案借阅的流程自动化。

⏹固定资产管理办公用品管理对单位的各类固定资产和流动资产进行管理，以实现各类资产的合理利用。

包括对物业、办公设备和易耗办公用品等的申、批、购、用、折旧、报废等相关处理并及时在网上发布相关信息。

实现方法：1、录入固定/办公资产基本信息，包括名称、型号、固定资产编号。

2、通过系统可设置固定/办公资产的使用部门或个人。

3、系统可生成《固定资产登记表》。

⏹车辆管理对司机和车辆进行统一管理和调度，并对产生的相关费用进行有效监管。

包括档案车辆及人员档案建立、查询功能、车辆申请和调度以及出车记录、车辆相关费用等。

其中车辆管理功能需要包括：1、系统具备油卡充值统计和车辆维修保养统计功能。

2、设置车辆管理台账。

3、派车单具备统计查询功能。

（输入起止时间）⏹图书管理对单位图书和多媒体资料进行分类管理，实现请购审批、登记入库、新书速递、状态查询、借阅申请等过程的自动化。

本模块应实现以下功能：1、图书查询功能，图书信息可按类别、借阅状态、出版社进行分类查询。