市场活动申报及费用报销流程制度

市场活动申报及费用报销流程V1.0版

在市场活动申报及费用报销流程的实际操作过程中，通过不断简化工作环节，建立和逐步完善相应管理制度和流程。但就目前的情况来看，仍然存在一定的问题，例如，申报审批报销流程不清楚、申报方案填写不规范、合同填写不完整不准确、请款单填写不规范等，为了避免今后再发生类似的情况，企划部重新梳理并修正了市场活动申报及费用报销流程制度。

各区域市场费用分配及使用原则

1.1分配原则

当月可用费用额度=上月贡献率*当月可用费用总额度，其中月贡献率二当月区域销量+当月

1.2 使用原则

1.2.1原则上当月可用费用额度，只限在当月使用并报销，不得超标。如有超标，须呈

报特别申请，申请内容的撰写要求需满足“要做什么？目标是什么？”、“怎么

做？

为此要准备哪些物料或宣传？”、“为了达成目标需要的费用是多少？费用明细及

具体情况，如DM单印刷需写明尺寸、克数、单面或双面、几色印刷、胶版纸或铜版纸等

信息”，此项规定请参照“市场活动申报及费用报销流程 2.1.2 ”及“常规

采购和其他合同填写标准 4.1采购订单填写规范”等相关信息。

122当月可用费用如有余额，只可延长至下一月使用，逾期作废。

123为了控制单台机器的促销成本，总部已给予支持或奖励的促销机型不允许地方再 做累加促销。

市场活动申报及费用报销流程

2.1市场活动申报及审批流程

2.1.1各地业务提报市场活动申请T 市场专员审核T 大区主管审批T 销售服务部审批T

销售总经理审批-企划部总监审批会签-通过后由企划部监督活动执行

2.1.2注意事项

以下情况将视为无效申请，企划部不予受理：

a. 未使用最新版本市场活动申请表格式提交申请（见附件“市场活动申请表

5个工作日内 提交采购订单 （合同）电子

24小时内邮件通知 并监督执行

本.doc ”）；

b. 活动说明不详尽（活动说明应包括活动主题、活动目的、活动时间、活动地点、申

请费用、活动详述等）。

以下情况，区域活动不允许执行，否则不予报销：

a. 申报审批未最后通过；

b. 未及时提交采购订单或合同（得到活动申报审批通过确认邮件后5个工作日内，销

售或市场专员务必提交）；

c. 未提供刊前广告位置图片说明和发布计划（限广告发布项目，如平面广告、户外广

告等丿。

2.2市场活动费用报销流程

2.2.1各地业务提交采购订单（合同）电子档T市场专员审核T企划部审批T法务部审

批-各地业务提交结案用文件-企划部审核-财务部付款

提交结案用文件

审批通过

以下情况，企划部不予请款受理:

a. 未使用最新版本采购订单格式提交申请（见附件“采购订单

b. 采购订单填写内容不完整（特别是采购项目的说明不详细，见-范本.doc "”；

4.1采购订单填写

规范”）；

c. 请款结案用文件提供不完整；

d. 请款结案用文件为按照要求顺序粘贴提供。

其他：

a. 如发生需要平台商代垫第三方（店面、活动公司等）费用时，需在活动申请时注明，结案报

销时需同时提供《付款委托书》和第三方的《收款证明》；

b. 结案用文件包括请款单、发票原件、加盖合同章的采购订单或与制作商签订的合同、

制作的物料成品或照片、活动现场照片、付款委托书等；

c. 请款结案用文件粘贴顺序：请款单+ 发票+费用黏贴单+费用审批报告+ 采购订单

< 加盖红章>+ （付款委托书）+ 物料实物或照片；

d. 特别提醒：请款单、发票开具单位和合同签订单位以及银行账号信息必须统一；

e. 原则上需提供地税发票，如广告、促销、活动费用等。

三、市场活动合同审核及费用报销时间

3.1 市场活动合同审核时间

3.1.1 每周五企划部会将合格的待审批采购订单（合同）电子档送交法务部审批，并

在24 小时内邮件通知相关活动申报人审批结果；

3.1.2 迟于每周四中午前提交的采购订单（合同）电子档，本周不予受理。

3.2 市场活动结案请款时间

3.2.1 每周三企划部会将合格的待结案报销送交财务部，并在24 小时内邮件通知相

关活动申报人；

3.2.2 迟于每周二中午前收到的市场活动结案请款申请，本周不予受理；

3.2.3 付款周期自财务部收到合格的市场活动结案请款资料之日起，60 天内支付。

四、常规采购和其他合同填写标准

4.1 采购订单填写规范

4.1.1 彩页

a. 举例如下：成品规格（W*H 210*285mm金东157g光铜，正背四色印刷

b. 规格描述需要填写成品规格（比如210*285mm）+纸张的品牌（比如金东）+纸张的

克重（比如157g）+纸张的种类（比如光铜纸或无光铜纸或胶版纸）

+ 印数（比如单面或正背）+印刷工艺（比如四色或单黑）+后期（比如覆膜或过油或UV）

4.1.2 条幅

a. 举例如下：成品规格（W*H 300*50cm,室外红色条幅布丝印白色字

b. 规格描述需要填写成品规格（比如500*60cm）+应用场所（比如室内或室外）+布

料（比如条幅布＜颜色＞或写真布）+印刷工艺（比如丝印或热转印或写真喷绘）+

字的颜色（比如白色或黄色）。

4.1.3 展板

a. 举例如下：成品规格（W*H 60*90cm,高光相纸喷绘覆亚膜，裱KT板，包边

b. 规格描述需要填写成品规格（比如60*90cm ）+印刷工艺（比如高光相纸喷绘）+后期（比

如裱KT 板、覆亚膜或亮膜、包边）。

4.1.4 其他

4.2 其他合同可以使用企划部提供的合同范本

4.2.1 企划部提供“市场活动申请表-模板”、“采购订单- 模板”、“付款委托书-模板”、

“收款证明- 模板”、“户外广告发布制作合同-模板”、“墙体广告发布制作合同- 模

板”、“路演活动合作协议- 模板”等。

五、附件

5.1 市场活动申请表- 模板

5.2采购订单- 模板

5.3付款委托书- 模板

5.4收款证明- 模板

5.5户外广告发布制作合同-模板

5.6墙体广告发布制作合同-模板

5.7路演活动合作协议- 模板