基于信息资源的电子文件管理(理论讲解篇)
电子文件的管理
电子文件的种类与格式
❖ 文本文件 ❖ 数据文件 ❖ 程序文件 ❖ 图像文件 ❖ 视频文件 ❖ 音频文件
（3）信息与特定载体的可分离性
电子文件信息可以毫无损害 地从一种载体转移到另一种 载体上。
原件概念的质疑。
❖ 真实性问题的提出。
仅依靠载体管理的方法不能达成预期目标
（4）易变性
❖ 信息容易变动可不留痕迹
context
structure
文件内容信息的组 能够证明文件形成过程和
Байду номын сангаас
织方式
文件之间相互关系的信息
作者 签发人 成文日期 收文者 －－－
代码 格式 载体 附件 －－－
案例
❖ 1989-1993年美国电子邮件官司 ❖ 打印文本并不能包含与具体文件相关的全
部信息，如发送者和接收者的识别信息， 确认信息收发的信息，收到的日期和时间 等。即电子文件包含了许多打印件所没有 的背景信息。
❖ 电子政务是信息化建设的龙头。 ❖ 企业信息化是国民经济和社会发展的基
础和关键。
什么是信息化？
社会实践活动平台的电子化 信息形态的数字化 信息资源开发利用的深化
❖ 文件、档案是机构的核心信息资源
❖ 我国企业的档案部门——信息资源管理 的核心部门
❖ 文件、档案管理是企业信息化的重要内 容，是提高企业生产、管理效率必不可 少的组成部分
（6）信息的共享性
❖ 跨越时间和空间地存取同一文件
安全性问题的提出
电子文件技术特点的影响
❖ 正面影响
❖ 负面影响
信息生成、处 理、传递、保 存、利用方便
快捷
信息的真实、 完整、可读、 安全遇到挑
战
3-2电子文件管理的质量目标
档案管理学第四版课件第十六章电子文件管理
二、电子文件的分类
(一)实体分类 可按照载体类型连续编号,亦可结合存储信息的媒体类型 简单分类后编号。 (二)信息分类 除了支持检索之外,电子文件的分类具有更为广泛的用途, 包括揭示文件之间的有机联系、支持鉴定、支持存取权限 控制、支持归档等,这些功能的发挥取决于合理的分类方 法——职能分类法,即依据电子文件反映的机构职能进行 类别划分的方法。
一、电子文件的鉴定 二、电子文件的归档
一、电子文件的鉴定
(一)鉴定的内容 1.鉴别 2.双重鉴定 3.处置 4.监控 (二)内容鉴定的方法 1.制定电子文件保管期限表 2.将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护 3.归档鉴定 4.期满鉴定 5.进馆鉴定 (三)技术鉴定的方法 1.分析影响文件技术状况的因素以及采取的相应措施 2.检查保障措施的实施结果 3.根据检查的结果,判断文件技术状况
一、文件的概念
电子文件,又称数字文件,是在数字设备及环境中生成,以数 码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数 字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。 电子文件的种类多样,按照信息存在的形式,可分为文本文 件、数据文件、图像文件、影像文件、声音文件、程序文 件、多媒体文件、超文本文件、超媒体文件等。
二、电子文件的归档
(三)归档时间 电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。 (四)归档要求 归档电子文件的质量要求包括: 1.齐全完整 2.真实有效 3.格式规范 4.多套保存 5.经过分类 (五)归档手续 为明确责任,电子文件移交双方应确认归档电子文件的数目、 技术状况以及相关材料是否齐全,并在确认结果上签字盖章,保 存备查。
思考与复习题
8.电子文件逻辑归档和物理归档之间有何区别和联系? 9.电子文件的著录有哪些特点?哪些是电子文件这种文件 类型所独有的? 10.电子文件的著录和元数据管理之间关系如何? 11.电子文件检索应满足哪些要求?为什么? 12.电子文件存储管理包括哪些内容? 13.电子文件信息维护体系涉及哪些方面的内容? 14.结合国内外实践,简述电子文件的移交要求。
《电子文件管理》ppt课件
（4）1998年美国俄亥俄州立政府提出的：电子文 件是部门与部门职工在履行办公职责过程中产生和接受的数 据的编释；是证明机构职能、政策、程序、实施或其它办公 活动数据的编释。电子文件可以以构件形式存在而不是以人 们熟知纸质文件的保存系统的传统方式存在。
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（2）GB/T 18894—2002《电子文件归档与管 理规范》
电子文件（ Electronic Records）
指在数字设备及环境中生成，以数码形式 存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算 机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络 上传送的文件。
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3 概念的理解
（1）定义是按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子 文件作了界定
①它形成于数字设备（如计算机、扫描机、数码相机）， 并有相关环境（硬件环境和软件环境）支持； ②以数码形式 存储在外存储器上；③读写、操作、传递需设备; ④借助网 络传输。
（2）它揭示了电子文件两个基本特征： 第一 ，电子文件是借助计算机系统生成的、传输和处理
的，因由计算机系统形成的电子文件信息是以二进制数字代码 记录和表示的，也成为“数字文件”。
6
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3 档案保管方式特殊化
电子档案，一方面以准确、形象、生动以及最简便 的信息记录方式和便于检索，海量存贮等无可比拟的优越性 得到人们的青睐；另一方面又有操作复杂，专业性强的特点， 一旦出错，满盘皆无，需要人们对其加强保护。电子档案文 件载体没有纸张和缩微照片保存时间长，普遍认为磁性载体 保存时间为10 年左右，光盘保存时间为10—20 年，且保管 不善，容易引起故障，这与档案要求的保管期限相差甚远。 故电子档案必须存放在专用库房中, 对库内温度和湿度进行 严格控制, 并配置除尘、防尘、防高度磁场和电场的设施。 电子档案还要严格防范计算机病毒、还必须定期检查、为了 保护好档案, 可以用计算机将电子档案复制下来封存,以备 日后对照检查档案内容。
论述信息时代电子文件的档案管理
论述信息时代电子文件的档案管理摘要：随着人类进人信息社会及现代电子计算机技术和通讯技术的应用与发展，由计算机网络构筑而成的数字化虚拟环境对人类社会的作用与意义越来越大，一个数字化地球正日益展现在我们面前。
人类社会信息的生成，也由单一的传统环境逐渐向主要由计算机网络构成的数字化环境过渡。
由此，新的数字化信息在人类社会中起着越来越重要的作用，并向人类杜会提出了新的挑战。
电子文件，作为一种数字化信息，从其产生、处理、传递至整理、保管、利用等各个方面都向档案界提出了一系列新的课题。
关键词：信息时代电子档案管理工作现今是一个信息发达的社会，计算机已成为人们现代化办公的主要工具，特别是计算机与现代通信技术的结合使用，产生了大量电子档案。
所谓电子档案就是指在实际工作中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的一种电磁记录，电子档案的发展、形成、存储和管理与传统的档案做法不同，这为档案管理带来了新的工作方式挑战，档案工作者只有深刻的认识才能做好档案信息化的管理工作。
一、电子文件档案管理。
电子文件的易变性表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面。
（1）电子文件的内容易于改动和操作。
由于存在信息与载体的“可分离性”，人们在对电子文件的内容进行改动操作时无需顾及其记录层面和物理层面载体所发生的变化，因为由信息内容到载体之间的“映射”是“自由的”、由系统自动完成的。
因此，我们可以随心所欲地改变文件的内容和内容结构，比如对文本信息进行剪切、复制、粘贴，插入表格、图形或音频，对图像文件进行调色处理，对音频文件重新压缩，对数据库文件动态更新，对多种类型的信息进行集成处理等等，这些操作在应用软件平台上都可以很方便地完成，并且通常可以逆转。
(2)电子文件的存储载体极易改变。
一方面，磁电介质和光电介质的性能不稳定，其物理寿命(保证存储数据不丢失的时间)远不如纸张，在氧化作用或物化环境的影响下，很容易发生文件信息的丢失或改变现象;另一方面。
电子文件管理讲稿修改版
电子文件管理讲稿修改版电子文件管理是现代化办公不可或缺的重要组成部分，合理的电子文件管理可以提高工作效率，节省办公成本，促进信息共享。
本文将对讲稿进行修改，从电子文件的存储、分类、归档、检索和保密等方面进行阐述。
一、电子文件的存储电子文件的存储是电子文件管理的基础，合理的文件存储可以保证文件的安全性和可靠性。
为了保证文件数据的安全，应该采用多重备份策略，至少应将文件存储在两个独立的存储设备上。
同时，为了确保文件的完整性，存储设备应当定期检测和维护，及时排除硬件故障和软件漏洞。
二、电子文件的分类电子文件的分类是电子文件管理的重要环节，正确的文件分类有利于文件的管理和检索，减少信息的丢失和遗漏。
为了方便文件的分类，应先制定适合自身的文件目录结构，将文件按照不同的类别进行分类，例如：按照部门分类、按照文件性质分类等。
同时，对于一些涉密文件，要特别标注，并严格遵守涉密文件保密规定，不得随意泄露，保持对涉密文件的保密性。
三、电子文件的归档电子文件的归档是电子文件管理的重要环节，合理的归档可以有效地保护文件的完整性和可读性。
为了保证归档效果，应该为文件选择正确的格式和安全的存储设备。
同时，对于一些历史性文件和重要文件，应进行多重复制存档，以便于后期查阅或检索。
四、电子文件的检索电子文件的检索是电子文件管理的最重要环节，合理的检索可以节约工作时间，提高工作效率。
为了实现快速检索，应先建立完整的文件索引体系，为文件标注准确的属性信息，方便后期检索。
同时，应选择合适的检索工具和技术，如全文检索、关键字检索、模糊检索等。
五、电子文件的保密保密是电子文件管理的一项重要任务，对于一些涉密文件，应遵守保密规定，实现文件的保密存储和保密传输。
对于需要外部传输的文件，应采取加密技术，保证文件在传输中不被窃取和篡改。
同时，电子文件管理人员应具有高度的保密意识和责任感，不得随意泄露涉密信息。
六、总结电子文件管理是现代化办公不可或缺的重要组成部分，本文从电子文件的存储、分类、归档、检索和保密等方面进行了详细的阐述。
电子文件管理工作ppt课件
2020/3/25
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图像文件
图像文件是指使用数字设备采集或制作的 画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面， 用数码相机拍摄的照片等。
不同格式的图像文件不能任意进行交换使 用。
图像电子文件以JPEG、TIFF、RAW、 PDF为通用文件格式。
图像文件的类别代码 I
2020/3/25
音频文件类别代码 A
2020/3/25
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多媒体文件
多媒体文件是指包含两种以上信息形式的 文件，这种文件使用多媒体技术制作，具 有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机 复现。
多媒体数据同样以MPEG、AVI为通用文 件格式。
多媒体文件类别代码 O
2020/3/25
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电子文件的根本特性：原生性 电子文件具备的性质：载体唯一，内容原始、真实和
影像文件有不同的格式或标准，播放时需 要使用相关的设备和程序。
影像电子文件以MPEG、AVI为通用文件 格式。
影像文件类别代码 V
2020/3/25
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音频文件
音频文件是指用音频设备录入或用编曲软 件生成的文件。
音频文件的音质越好，文件所占存储空间 也就越大。
音频电子文件以WAV、MP3为通用文件 格式。
符合单位职 责
全过程受控
全过程记录
没有不受控 操作可能
2016/7/21
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电子（文件）档案管理原则
• 可靠性（Reliability）
• 文件的可靠性是指文件的内容可信，可以充分、准确地反 映其所证明的事务、活动或事实，在后续的事务或活动过 程中以其为依据。文件应在事务处理或与其相关的事件发 生之时或其后不久形成，且由经办人或由业务活动设备形 成。
电子文件管理讲稿修改版
绪论★课程的性质、目的和任务性质：必修的重要专业课程。
目的和任务：通过本课程的学习，使学生了解电子文件和电子文件管理的一般理论,引导学生以完整的“电子文件观”来理解、思考和把握电子文件及其管理问题,学会用对比的方法来分析和掌握电子文件与传统纸质文件的不同特点，以及与二者相适应的管理理论和管理模式,最终使学生达到系统地掌握电子文件管理的基本理论和实践方法。
ﻩ★教学方式、课程考核方法ﻩ教学方式：讲授、案例、讨论考核方式：闭卷考试总学时数：６4 学分：4ﻩ成绩评定：ﻩ总评成绩构成：平时考核(30）％;结课考核(７0)%ﻩ平时成绩构成:考勤考纪(1０)分;作业（15）分;课堂提问（5)分★教材及参考资料建议教材：《电子文件管理基础教程》丁海斌、卞昭玲主编,辽宁大学出版社，2０11.9 ﻩ参考资料:ﻩ1.《电子文件管理教程》，冯惠玲主编,中国人民大学出版社，20０1年版2.《电子文件管理理论与实践》，刘家真主编，科学出版社，20０3年版3.《拯救数字信息—数据安全存储与读取策略研究》,刘家真等著，科学出版社，2００4年版4．《电子文件管理学》，金波、丁华东编著，上海大学出版社，2010年版ﻩ5.《电子证据―当代机构文件管理战略》，戴维•比尔曼著,中国人大出版社,２0０0年版一、档案技术工具的演进ﻩ档案技术工具，主要包括档案物质载体工具、档案信息记录符号工具、档案信息传播工具等。
档案物质载体工具: 甲骨、青铜、竹木简、纸张、胶片、磁盘、光盘等档案信息记录符号工具：口口相传、图画、文字、数码档案信息传播工具:网络、书籍等ﻩ（一）无技术工具时代暨无档案时代ﻩ口语时代:口头语言所创造的“语义世界”是非固化的,它的记录与传播方式是从人体到人体。
这种记录与传播方式具有即时性、狭窄性、不准确性。
同样也没有任何物质工具参与信息的存储与传递过程。
示现时代:信息管理与传播的无物质工具时代,是指人们面对面传递信息时代，也就是人类的无档案时代。
电子文件管理PPT课件
精品课件
32
文本型的电子文件
对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注 明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留 文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、 TXT为通用格式。
精品课件
33
图像（形）型的电子文件
对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像 电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转 换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以 JPEG、TIFF为通用格式。
德州市档案培训课程
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1
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电子政务 电子文件
2
精品课件
3
电子政务概述
产生于20世纪90年代
电子政务：运用计算机、网络和通信等现代信息技术 手段，实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超 越时间、空间和部门分隔的限制，建成一个精简、高 效、廉洁、公平的政府运作模式，以便全方位地向社 会提供优质、规范、透明、符合国际水准的管理与服 务。
支持系统间的互操作性。
精品课件
22
精品课件
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电子文件管理相关规范
法规
目前还没有电子文件的专门法规。我国正在制订《电子文件 管理条例》，相关：《电子签名法》。
标准（国家和行业标准）
《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002） 《中国档案机读目录格式》、（GB/T20163-2006） 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008） 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008） 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 》….
当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的 安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
电子文件管理系统与管理办法三篇.doc
电子文件管理系统与管理办法三篇第1条电子文档管理系统背景随着信息化的逐步深入，文档生成机构中的电子文档数量日益增多，对电子文档的管理需求也越来越迫切。
目前，文档生成机构的电子文档管理主要存在以下问题:1.分散式和本地电子文档管理目前，电子文档管理的功能大多分布在各种业务系统中，如办公自动化系统、网站发布系统、邮件系统等。
没有覆盖所有类型的统一的、全球电子文件管理系统；2.不完整的电子文档管理目前，许多组织的电子文档管理附属于文件管理系统，仅涉及存档文档的电子文档。
实质上，它是对电子存档文件的管理。
根据目前的文件管理方法，大量不需要归档的电子文档大多分散在业务系统中，甚至分散在业务承包商的单机中。
另一方面，被管理的电子文档中包含的信息不完整，大多只管理文档的最终版本，缺少文档的关键流程草案和形成流程。
3.功能缺失当前的电子文档管理系统仅包括电子文档描述、检索、浏览等基本功能。
无法通过前端服务系统自动捕获电子文件；无法实现电子文件的综合利用，后端电子文件的长期保存缺乏凝聚力，无法完全覆盖电子文件的生命周期。
4.文件安全不能保证大多数单位的电子文件管理主要是从数据共享的角度考虑，缺乏对电子文件真实性、完整性的支持。
党和政府高度重视电子文件管理。
先后发布了《电子文件管理暂行办法、XXXX国家电子文件管理工作计划》等文件。
在XXXX，他们成立了“电子文件管理部际联席会议”，并组织来自行业、学术界、用户等各个领域的专家，编写电子文件管理的一般功能要求，并规范电子文件管理系统的功能要求。
XXXX年初，电子文件管理部际联席会议正式发布文件，启动第一批电子文件管理试点。
通过试点试验，正在制定的标准得到了验证。
实现建设目标XX电子文件管理系统的技术手段和管理体系是根据电子文件管理系统(征求意见稿)、电子文件传递和管理措施(征求意见稿)和电子文件元数据通用标准(征求意见稿)的总体功能要求开发的。
基于内容管理技术，它是一种有效组织信息资源的管理系统，如各级政府的文件等业务系统生成的文件、紧急情况、秘书、人员、邮件、图片、音像资料、管理、处置、利用。
档案管理系统论文15篇(信息时代电子档案管理系统构建分析)
档案管理系统论文15篇信息时代电子档案管理系统构建分析档案管理系统论文摘要：随着教育信息化的不断推进、职业教育教学改革的不断深化，职业院校在教学活动中所形成和积累的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的教学档案材料越来越多。
在大数据信息化时代，这些教学档案对于改善教学管理、提升人才质量有着非常重要的作用，必须进行规范化管理，全面提升其利用率。
因此，很有必要加强教学档案管理项目的研究，包括制定教学档案归类标准、档案工作管理规范、建立信息化的教学档案管理系统等。
关键词档案管理系统档案论文档案档案管理系统论文:信息时代电子档案管理系统构建分析在信息时代迅速发展的今天，办公的主要工具已经由纸质转变成电子计算机，电子文档正是电子计算机和现代通信技术相结合的产物。
随着时间的推移，档案的数量越来越多，对于档案的管理就成为一项艰巨的任务。
信息化的管理能够为档案的管理带来方便，人们对电子化管理的需求也越来越大。
1电子档案管理系统的介绍中国传统的档案管理是采用纸质档案进行管理，在信息时代不断发展的今天，电子档案管理从西方走进了中国。
因此，中国的电子档案管理系统的市场前景要参照西方发达国家的现状。
同时，西方的电子档案管理能够成为电子档案管理在中国推广的借鉴。
电子档案管理系统为企事业单位的档案现代化管理，提供了完整的解决方案，电子档案管理系统不但可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。
电子档案管理系统能够为办公带来方便。
电子档案资料的用户能够通过系统对档案进行创建资料、保存档案、控制文件、存储和流转，除了能够运用电子设备对纸质档案内容进行电子转化之外，还能将生成电子档案进行修改、分类归档、审核等，并且对电子档案资料进行实时监控。
电子档案的生成、存取、使用都是通过电子计算机这个媒介完成的，电子档案管理系统对电子档案的管理轻而易举地就可以完成。
电子文件管理
《电子文件管理》目录第一讲：电子文件管理常识第一节：电子文件的特点第二节：电子文件管理的重要意义第三节：电子文件的制作第二讲：电子文件管理实用指导第一节：如何规范电子文件的命名第二节：如何对电子文件分类第三节：如何应用EXCEL建立电子文件目录****************************第一讲：电子文件管理常识随着计算机技术的同益普及以及政府、企业、家庭信息化的蓬勃发展，社会各领域已经井正在形成大量的电子文件。
电子文件的问世，不仅打破了白纸黑字一统信息世界的局面，使信息的存储方式发生了重大变革，而且在很大程度上改变了人类的工作、学习和生活方式。
管好、用好电子文件，对于发挥计算机优势，开发信息资源，提高工作效率和质量，确保信息安全以及方便我们的日常学习和生活部有着重要的现实意义。
一、什么是电子文件顾名思义，电子文件就是“电子”加“文件”，或者说是“数字化”和“文件”两个概念的交集。
“文件”是电子文件的功能属性，“数字化”是电子文件的技术属性。
我国档案国家标准《电子文什归档与管理规范》(GB/T18894-2002)（以下简称《规范》）将电了文件定义为：“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
”这个概念有两方面含义：第一，电子文件具有文件的一般属性，即都是组织或个人在各项活动中形成的历史记录。
它具备文件的一般作用，即都足社会活动的真实纪录和事务处理的基本工具。
第二，电子文件与传统文件的最大区别在于，其信息以“0”和“1”两种数码组成，必须依赖特定的计算机技术进行制作、存储、传输、处理、阅读，这不但有别于纸质文件，也有别于其他以模拟信号存储的机读信息，如缩微片等。
其实，电子文件足存放在计算机存储器中所有数据的基本组织形式。
本质上它足有关某事物的相关数据的有序集合。
因此，存储在计算机中的一篇文章、一曲音乐、一张照片、一段录像都属于电了文件。
电子文件管理讲稿修改版
电子文件管理讲稿修改版电子文件管理是现代化办公不可或缺的一部分，随着科技发展和信息化时代的到来，我们越来越依赖电子文件管理。
电子文件管理比传统的纸质文件管理更加便捷、快捷、高效，可以提高工作效率。
电子文件管理不仅能够节约纸张和存储空间，同时也可以更好的保护机密文件和数据安全。
在现代化办公中，电子文件管理不仅要便捷，还需要有序，有效。
为了达到这些目的，我们需要对文件管理进行分类、整理、存储，以便于查找、管理以及保护。
本次讲稿即针对电子文件管理的分类、整理、存储、查找和保护等问题，进行一些细致的讲解与修改。
第一部分：电子文件管理的分类。
在现代办公中，很多人都有管理电子文件的需求，对电子文件进行分类是首要的步骤。
通过电子文件的分类，我们可以将同类型文件进行集中存储，方便管理和查找。
现代电脑系统为我们提供了很多实用的分类方式，例如按照文件名、文件类型、创建日期、修改日期、大小等进行分类。
不同的分类方式适用于不同的场景，需要根据实际需求进行选择。
同时，切勿滥用文件夹，过于细致的分类只会给我们带来繁琐的管理工作。
第二部分：电子文件管理的整理。
电子文件的整理也是我们进行文件管理时必不可少的一部分。
一个好的整理方法不仅可以让我们节省时间和精力，还可以让我们在文件管理时得心应手。
在电子文件整理过程中，我们需要做好以下几点：先将重要文件单独存储，将无用的文件删除；利用标签和关键词进行分类，方便查找；为文件命名规范，易读易懂，便于识别；及时备份重要文件，保证数据安全。
第三部分：电子文件管理的存储。
电子文件的存储是我们进行文件管理时需要特别注意的一点。
我们需要为文件储存选择一个合适的位置，电脑本身的硬盘空间是有限的，需要根据实际情况选择存储位置。
同时，我们需要选择一个可靠的存储方式，也就是存储设备。
现在市面上的存储设备有很多种，例如移动硬盘、U盘、云盘等等。
当然，我们还需要注意文件的备份。
每次进行重要的文件操作，都需要尽快对文件进行备份，以防数据丢失。
电子文件管理
一、名词解释1、电子文件的全程管理:是一种系统的管理，建立在大文件的概念根底上，注重电子文件生命周期各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理容和要求的无缝连接、系统整合和总体效应。
2、前端控制:前端控制是现代文件、档案管理理念的重要容，它以文件生命周期理论为根底，把文件从形成到永久保存或者销毁的不同阶段看做的过程。
3、真实性保障原那么:电子文件的真实性是指文件容、构造、背景信息经过传输、迁移等处理后仍然保持不变，与形成时的原始状态一致。
真实性是保障电子文件行政有效性和法律证据性的根底，是电子文件反响历史面貌、构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。
4、电子文件的完整性：电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的容、构造和背景信息没有缺损。
P175、数字档案馆：数字档案馆是一种技术模式，是一种数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境。
P236、电子文件标准: 是按照规定的工作程序制定，经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规那么、方法、技术要求等方面的规定，是电子文件管理人员应遵守的业务技术规。
7、价值鉴定：价值鉴定即根据一定的方法和原那么，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期已满的电子文件进展复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理〔销毁或继续保存〕的过程。
P368、电子文件的技术鉴定：技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进展全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。
P479、逻辑归档:逻辑归档是指在计算机网络上进展，不改变原存贮方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。
浅析信息化时代电子文件的管理
２ 、收集要求 电子文件的收集比纸质文件更 为艰巨 ，更为复杂 ，既要保证 电子文 件 的完整系统 ，又要保证其原始性 、有效性 。电子文件不如纸质文件直 观 ，若不及 时收集 ，就很可能散失毁坏 ，必须从 文件形成之时起 ，采取
电子文件信息存储 的时候需要进行编码，信息检索和阅读的时候需
改革 、发展和增效 的宝贵资源 。如何加强 电子文件管理 ，有效维护 电子
文件真实性 、完整性 、完全性 和可识读性 ，成为摆在档案工作者面前的
理论 和现实问题 ， 本文拟结合 自己的工作实际 ，对信息化时代如何加强
电子文件管理作一些初探。
一
入计算机而形成 的二维点阵图文件 。类别代码为 Ｉ 。
只要是本单位在工作中形成或采用的具有查考利用价值 的各类电子 文件都应收集保存。主要包括 以下几种类型 ： ①文本文件 ：指用计算机文字处理技术形成的文字文件 、表格文件 等， 收集重点是定稿 电子文件和正式电子文件。类别代码为 Ｔ 。
② 图像文件 ：将公文或图纸、图表通过扫描仪 、数码相机等设备输
使用规பைடு நூலகம்的统一软硬件系统 ，确保电子文件的原始 、有效 。
从远古的泥板 、岩石、羊皮纸 、甲骨 、竹简 、到纸张 ，载体 的意义
远远大于 “ 承载物 ”这一项，它和记录于其上的外部特征 ，如 ：字迹 、 书写材料 、签字 、印章等不可分割 ，一起构成了文件原件身份的 “ 证 明
③注意及时登记 。为保证 电子文件的质量和收集工作效率 ，要把电
要进行解码 ，编码和解码过程中则要借助于一定 的硬件设备 、操作系统 和应用软件 ，否则电子文件既无法产生也无法阅读 ，也许人类不愿意在 电子文件面前显得如此无计可施 ，但事实的确如此 ，电子文件真正的形 成者和读者是程序 。电子文件对系统的依赖性特别是它对特定系统 （ 电
基于信息化时代浅析传统档案与新生电子档案的管理利用
论坛基于信息化时代浅析传统档案与新生电子档案的管理利用文/路文燕摘要:随着电子信息技术的快速发展，档案管理的形式从传统的纸质档案管理逐渐过渡到电子档案管理。
从传统档案 管理模式到电子档案管理模式的过渡中，侧重点不够明确，而且缺少有现实指导意义的理论，当前的一些理论大部分 都处在探索概念性的阶段。
本文首先阐述了传统档案和电子档案的基本含义，然后阐述了传统档案管理与电子档案 管理的差异，最后论述了传统档案管理和电子档案管理的优缺点。
关键词:信息化传统档案管理电子档案管理差异―、传统档案管理与电子档案管理含义(一） 传统档案管理含义传统档案管理主要是以纸质的文档和材料为主要的操作对 象，这些纸质的文档和材料主要是由个人、团体和组织形成的各 种表现形式的历史记载，其对社会和国家有一定的保存价值。
(二） 电子档案管理含义电子档案管理主要是以电子形式保存的文字材料为主要 操作对象，这些文字材料能够被计算机系统直接辨别、操作和 保存，主要的传递途径是网络，其对组织、社会和国家有一定 的保存价值。
二、传统档案管理与电子档案管理差异分析(一） 归档的时间不同在计算机技术盛行的时代，各个高校也已经学会充分利 用先进技术进行档案管理。
在高校的档案管理工作中，电子档 案可以根据高校运行状况，随时进行归档，或者按照某一规定 的日期进行统一归。
由生成电子文档的学校其他部门通过 计算机网络发送给档案整理部门，所生成的文件档案先要通 过生成文件档案人员的电子数码签名封签认证之后，交由档 案管理人员进行接收和登记，然后档案管理人员按事先规定 的档案归档原则给出其相应的档案分类号，最后设定电子档 案的访问限制或密码，以保证电子文档的安全性。
(二） 归档的方式不同如果在高校的档案管理工作中采用电子档案管理，由于 电子文件采用的是程序编码技术，所以其内容编写改变之 后并不能被发现，而且可能还会存在关键信息被修改而不被 察觉，从而导致了一系列问题的存在，导致高校内部人员对电 子文档真实性和原始性的辨别变得复杂又不准确。
电子行业电子文件的管理
电子行业电子文件的管理1. 简介电子行业中，电子文件的管理是一个至关重要的方面。
随着科技的发展和信息化进程的加快，电子行业的生产活动、研发过程和市场运营等方面产生的电子文件数量不断增长。
有效地管理电子文件，可以提高工作效率、保证文件的安全性和完整性，并确保组织在面对审计、法律法规和合同要求时具备所需的文件。
本文将介绍电子行业中电子文件管理的重要性，以及如何有效地管理电子文件。
2. 电子文件管理的重要性在电子行业中，电子文件的管理对组织的正常运营至关重要。
以下是一些电子文件管理的重要性：2.1 提高工作效率通过良好的文件管理，可以方便地存取和查找文件，节省了时间和精力。
员工可以快速地找到所需的文件，从而提高工作效率和生产力。
2.2 保证文件的安全性和完整性一个良好的电子文件管理系统可以确保文件的安全性和完整性。
通过访问控制和加密技术，可以保护重要文件不被未经授权的人员访问或篡改。
此外，通过文件版本控制功能，可以确保文件的完整性，防止文件被错误地修改或删除。
2.3 符合法律法规和合同要求电子行业需要遵守各种法律法规和合同要求，例如数据隐私法和知识产权法等。
通过有效地管理电子文件，可以确保组织在面对审计或法律纠纷时具备所需的文件，以满足法律法规和合同要求。
3. 电子文件管理的策略要有效地管理电子文件，需要制定一套适合组织的管理策略。
以下是一些常用的电子文件管理策略：3.1 文件分类和命名规范在管理电子文件时，可以根据内容或用途将文件进行分类。
例如，可以按照项目、部门或日期进行分类。
此外，还可以制定一套文件命名规范，以便员工可以快速找到所需的文件。
3.2 文件存储和备份为了确保文件的安全性和可用性，应考虑文件存储和备份策略。
可以使用网络共享存储设备或云存储服务来存储文件，并定期进行备份。
备份的文件可以保证在数据意外丢失或设备损坏时能够恢复。
3.3 文件访问权限控制为了保护机密文件和防止未经授权的篡改，应设置文件的访问权限。
基于信息资源的电子文件管理
组卷、装盒
临时编号
进入档案馆库房、 上架
结束
未电分 照片扫
描
照片进入系统并录入著 录信息、系统分类、图
像编辑
质检
合格
不合格
实体分类 电子文件刻盘
基于信息资源的电子文件管理
11
关键点：系统功能需求
基于信息资源的电子文件管理
12
示例：功能需求（MoReq2）
备份和恢复
4.3.1 ERMS必须能够提供或者允许自动备份和恢复的程序，这
些程序允许对全部或挑选的类、案卷、文件、元数据、管 理参数以及ERMS的审计追踪进行备份，并且在需要时能 恢复。
4.3.2 ERMS必须允许管理人员通过以下方式列出备份事项清单： 明确规定备份周期； 挑选需要备份的类、案卷和文件；
分配备份存储媒介、系统或存放地点（离线存储、独立的 系统、远程存放点）。
DjVu 音频文件：WAV、MP3、WMA、OGG
Vorbis 视频文件：AVI、MOV、MPEG
基于信息资源的电子文件管理
《版式电子文件长期保存格式需求》 DA/T47-2009
《电子文件存储与交换格式：文书类版式 文档》
《电子文件存储与交换格式：文书类流式 文档》
基于信息资源的电子文件管理
21元数据元Fra bibliotek据的功能 元数据标准 元数据方案
基于信息资源的电子文件管理
22
基于信息资源的电子文件管理
基于信息资源的电子文件管理
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基于信息资源的电子文件管理
25
基于信息资源的电子文件管理
26
元数据示例：
基于信息资源的电子文件管理
27
元数据标准
《信息与文献－文件管理过程－文件元数 据 第1部分：原则》GB/T 26163.1-2010
第二章-电子文件管理概述
第三节
电子文件管理模式
一、机构内部电子文件 的管理模式
对电子文件实行统一管理 实行文件、档案一体化管理
二、档案馆电子文件的管理模式 P30
分散保管模式，是指政府机构以及各种社会 组织产生的电子文件不集中在各级档案馆保存， 而采用分布式管理方法，将其保存在产生这些文 件的机构内，由档案馆对电子文件信息加以控制 并对其保管加以指导和帮助。 分散保管的理论基础是“后保管模式”
第二章电子文件管理概述
学习目的和要求：
了解电子文件管理现状；电子 文件管理流程；电子文件管理的指 导思想。掌握电子文件管理模式； 电子文件管理系统的特点和功能需 求。熟练掌握电子文件管理的基本 内容；电子文件管理的基本原则。
第一节
电子文件管理内容与流程
一、电子文件管理的基本内容
电子文件管理是指文件和档案管理人员 以电子文件为客体对象，运用一定的技 术方法对其加以组织和控制，形成有序、 系统的电子文件信息资源，维护电子文 件信息的真实性、完整性、有效性，并 向社会提供利用服务。 主要内容包括鉴定、积累与归档、整理、 检索、保护、利用等。
二、电子文件管理的基本原则
（一）全程管理原则
是指根据电子文件的特 点和管理要求，建立一个完 整的管理体系，对电子文件 从产生到永久保存或销毁的 整个生命周期进行全程管理 与监控。P43
（二）前端控制原则
所谓“前端控制原则”是 指针对电子文件的管理，从 文件形成之时甚至形成之前 （即电子文件管理系统设计 阶段）一直到归档整个过程 给予全盘规划，把预先设定 的管理功能纳入系统之中， 并在文件形成和维护阶段进 行监督和管理。 包括两方面：整体规划和业 务环节提前
五、电子文件管理现状 p57+p80
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配套建设 管理技术
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解
3
篇)
电子文件与信息资源
电子文件是
原始性的记录信息 真实的凭证性信息 显性的知识信息
独特的、不可替代的一种信息资源
美国情报学专家伊恩•戈登指出，企业所需信息资源 的80%来自于企业内部，其中绝大部分又主要来自
于文件。
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解
24
篇)
电子文件的真实性得不到广泛认可
电子真实性的法律认可 电子档案长期可用性的维护
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解
25
篇)
电子文件的利用不畅
对电子文件命名没有规范，导致重名、检索 困难。
对电子文件格式未做规定，导致难以交换。 对数据迁移缺乏规则，无法保证电子文件的
长期可读。 缺乏相应的权限控制措施，导致电子文件内
基于信息资源的电子文件管理
——理论讲解篇
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解 篇)
“古无纸，故用简，非主于敬也。 今诸用简者，皆以黄纸代之。
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解 篇)
主要内容
电子文件与信息资源
电子文件管理的特点 与原则
电子文件管理的重点 与难点
电子文件管理模式的选择
电子文件管理流程的构建 与管理方法
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解
11
篇)
为什么要管理电子文件？
正——需求 反——风险
Computer
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解
12
篇)
正：电子文件管理的“应需而 生”
电子文件自电子文件管理(理论讲解
13
篇)
纸质文件是稳定的（stable）、永久的 （permanent）、静态的（static）、消极的 （inactive）、固定的（fixed）、严格的（rigid）
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解 篇)
反：电子文件管理不当导致的 风险
重要电子文件的流失 电子文件的真实性得不到广泛认可 电子文件的安全性无法保障 电子文件的利用不畅
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解
23
篇)
重要电子文件的流失
收集不到 收集不全 收集不实
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解
电子文件是不稳定的（unstable）、非永久的 （impermanent）、动态的（dynamic）、积极的 （active）、交互式的（interactive）、流动的 （fluid）、可变的（transformable）
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解
14
篇)
电子文件的“七大”特点
1. 信息的非人工识读性 2. 系统依赖性 3. 信息与特定载体之间的可分离性 一些纸4质. 文信档息管的理易办变法性在电子环境中面临困境！ 5. 信息存储的高密度性 6. 多种信息媒体的集成性 7. 信息的可操作性
NARA Electronic Records Holdings
1,000,000,000 100,000,000 10,000,000 1,000,000 100,000 10,000 1,000 100 10 1
1970
1989
1999
2009
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解 篇)
电子文件的真实性
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解 篇)
电子文件管理的原则
全程管理原则 前端控制原则 质量控制原则 制度保障原则 集成管理原则
真实性 完整性 可用性 安全性
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解
29
篇)
谢谢！
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解
30
篇)
演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解
15
篇)
格式多样化
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解 篇)
示例：软件之间的不兼容
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解 篇)
现状
• 多种信息系统 • 不同信息组织结构 • 格式多样 • 元数据差异 • 非结构化数据 • 异构软硬件体系
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解
存储“神话”
云存储 中国首台千万亿次超级计算机“天
河一号” ，共享存储总容量为１Ｐ Ｂ。按国内数字图书馆应用软件的 图片格式ＰＤＧ为例计算，如果平 均每册书大小约１０ＭＢ的话，“ 天河一号”的存储量相当于４个国 家图书馆（藏书量为２７００万册 ）之和，能够为全国每人储存一张 大小接近１ＭＢ的照片。
18
篇)
“原件”
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解 篇)
电子文件的 真实性——虎照门
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解 篇)
管理电子文件的各种需求
新观念
风险管理 成本管理 资产管理 集成管理
新管理原则
统一管理 全程管理 规范标准 便于利用 安全保密
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解 篇)
电子文件管理的特点与原则
什么是电子文件？
电子文件=电子+文件 电子文件的类型：文本文件、数据库文件、程
序文件、图形文件、图像文件、视频文件、声 音文件（多媒体文件、超级文本文件）
电子文件是指机关、团体、企事业单位和其 他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设 备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、 音频、视频等不同形式的信息记录。
4
篇)
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解 篇)
数量激增
35,000,000 30,000,000 25,000,000 20,000,000 15,000,000 10,000,000 5,000,000
0 1970-1988
1989-1995 Reagan/ Bush
Clinton
Files
容失密。
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解
26
篇)
电子文件管理风险的自我评估
形成阶段
业务 系统设计
制度 组织 人员 环境
保存阶段
不真实 不完整 不准确 不安全
不真实 不完整 不可用
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解
27
篇)
反思：电子文件管理方法体系 存在重大缺陷
跟从业务而非支撑业务 自下而上而非自上而下 分段交叉而非全程统一 简单粗放而非细致规范
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解
7
篇)
电子合同
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解 篇)
电子文件的产生
传统的：电子公文，数码照片，多媒体文件 独特的（应用领域）：电子邮件，博客与微
博，QQ，手机终端。。。。。 文件管理的社会化
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解 篇)
NARA
基于信息资源的电子文件管理(理论讲解 篇)