如何开好一个会议

如何开好一个会议

一个进行得宜而具有效率的会议，通常是顺利解决待处理的事项，这是团队合作良好、士气高昂与向心力强的表现，也是组织健全的表征。

这样的会议，对你个人而言，是一种挑战，也是一种机会。在会议上良好的表现，可以促成你职责的增加。有效的会议，可以集合众人的智慧和经验，群策群力，合作解决各种疑难的问题。

一、会议的准备

(一)几种会议类型的特征：

1、简报性质的会议

归集与分发有关的资讯，是主持一个新会议的重要起步，简报会议的目的是要分享每一个与会者的知识，建立权责范围并且沟通工作的目标。这种通常被称为［简报］的会议，也适用界定某些问题，所以，主持这类会议最好以正式的方式召开，并由强有力的主管来担任主席。

2、检讨性质的会议

进度检讨会议是专案管理、客户管理或经销商管理的重要工作。这种检讨会议，通常是配合该专案的需要，定期举行。这种会议进行时，先由每个人就其个人的工作进展提出报告，其他与会者则相互发问质询或公开讨论。主持这种会议需要较高技巧，因为大部分与会者彼此熟识，所以这种会议应以“有准备的非正式”方式来举行最为恰当。

3、解决问题的会议

这一类型的会议，如果时间允许，有时必须分为两次会议来讨论相同的问题：第一次先界定问题，第二次再讨论解决问题的方法。同时可利用两次会议中间的空档，研拟各种解决问题的方案。由于问题经常很紧急，因此无暇做太多的准备，所以这类型的会议，通常是以非正式的形式召开。非正式的另一个好处是，可避免大家浪费时间在推卸责任、掩饰过错上。

(二)会议的准备

1、会议室内应准备的事项：出席者的名牌、隔音与空调设备、会议室内禁接电话(室外代接留言)、笔记本与铅笔、挂图架、影印机、电插头及延长线、会议桌、椅子、黑板(白板)、麦克风、投影机、幻灯机、茶水等等。

2、召开会议前的探讨事项：

. 召开这项会议的目的为何？

. 哪些人需要参加？

. 在何时何地召开较方便？

. 应采取何种方式(正式、非正式......)召开？

. 是否事先发出有关资料与议程表？

. 是否需要准备特殊的设备(麦克风、视听辅助工具......)？

. 各个议题的讨论顺序如何安排？讨论时间如何分配？

. 有无任何利益冲突之处？

. 需不需要事前的个别沟通？

. 采用何种记录最适合？能不能指定一位与会者做记录，还是需请秘书人员负责？

. 是否有新成员加入讨论，对他们是不是需要先作简报？

. 是否需要准备茶点？利用进餐时间继续会议，以节省时间。

. 是否需要有其它设施(如停车位、贵宾接待室等)，以便利外界的与会人士？

二、如何参加会议

（一）出席会议前的准备

为了让自己在会议中的发言，能掌握重点，而有效达到目的，你在出席会议之前，应做下列的准备：

. 仔细阅读事先分发的文件，如有不清楚的地方，先查问清楚。 . 应明白自己的目的，设法争取别人支持你的立场。

. 事先准备你的提案，但是提案的内容要有弹性。任何的提案都需有应变的准备。

（二）在会议中应有的表现

. 敏锐地倾听：要多练习这种技巧。它可以诱导出有意义的问题，增进大家的了解，并且保持会议中的轻松气氛。

. 直接回答问题：可使会议不致离题，避免浪费时间。

. 澄清疑问：“你是说，在月底之前可以供应这些物料？”

. 控制进度:“现在已是下午三点半,我们目前进行到哪里了？” . 重申重要之处：“让我们再确认一下......”

. 必要时，要有改变你原定策略的准备。

. 表示愿意支持的态度：“我认为这项建议很不错......”。

. 针对问题：“我们真正的问题，究竟是什么？”

. 直截了当地问：“你真正的意思是什么？”

. 备有正确的资料来支持你的论点。

. 除非有紧急情况，否则在会议中不应接听电话。

. 不要打断别人的话。

. 不要害怕让别人知道你的感受。

. 避免做出会扰乱别人注意力的动作，例如轻敲铅笔等。

. 当别人发言时，不要与领座窃窃私语。

. 心平气和：除非故意表态，否则绝对不要发怒。

（三）出席会议的技巧

. 不要太急于发言。不妨先让别人发表意见，理性地整合他人的看法，然后则组成自己的见解，再发表出来。 . 顺水推舟。如果你知道某些人的看法与你相同，则先让他们发表意见，接着你再发言支持他们的论点，并补充遗漏之处。 . 临机应变。在会议进行中，要随时掌握状况的变化，于必要时，要采取变通办法。会议中发生不预期的状况，有时反而会带来更好的结果。

. 始终保持理性。要以平常心自处；要有幽默感(但并非尖酸刻薄)；态度不要太过激动，既伤神又不易使人接受。失去冷静，通常也会输掉辩论。

. 倾听所有的意见。即使是反对意见，也可能带给你一些新想法，别人的意见，可能使你考虑到某些以前未曾涵盖的层面。

. 不要敷衍。如果你不知道某个问题的答案，就不要强充内行，随便敷衍。你可以允诺在会议后尽快回答，或者可能的话，征得主席许可，立即去查询资料，再提出回答。

三、如何主持会议

身为会议主席，你要特别注意议程的进展，须知如何有效领导会议，顺利产生结论，是你的主要责任。所以你自己不宜参与太多的讨论。如果对某些议题有许多意见要发表，则在讨论这项议题时，宜请别人代为主持。保护弱者，约束强者。不要只注意发言的人，也要观察听众的反应。确使会议达成结论，澄清问题，并就解决方法达成协议。通过各项进度的期限，决定下次会议的日期、时间、地点。会后快速将会议记录(决议事项及分工情形)，分送给每位与会者及有关人士。

四、会议的运作技巧

·脑力激荡(Brainstorming)脑力激荡，是一种很好的开会技巧。但是由于一般人很难跳出眼前问题的范围，未能自由奔放脑力，而且当产生创意时,又不敢随便发表异想天开的话,所以真正有效的脑力激荡会议，并不可多得。若想通过召开会议来寻觅新的创意，主持会议者必须具有敏锐的驾驭技巧。这种会议如能召开成功，其效益将非常巨大，因为新的创意乃是企业成长的原动力。这种类型的会议最好以非正式的形式召开，气氛比较好(例如午餐会)，主席应牢记要鼓励大家踊跃发表意见。

·仲裁(Arbitration)

仲裁也是一种很重要的开会技巧。举行仲裁性质的会议时，主持会议者的责任颇大。这种会议，必须做事先的协调安排工作。通常要先与出席者充分沟通，以了解他们的态度与立场。

仲裁会议的开会方式应由主席或召开主管视情况而决定，以期达