工程物资采购管理制度

工程物资采购管理制度

一、总则为规范公司施工项目物资采购管理工作，确保采购物资符合规定的质量要求，降低公司开发成本，结合公司实际，拟制定本制度。本制度结合公司项目开发的实际情况，依照“集中统一，合理采购，降低成本”的原则，适用于公司所有开发项目所需建筑材料、整机设备及其他材料的采购。

二、职责：招标采购部作为组织材料设备采购的主体，负责物资供应计划、采购实施和相关控制管理工作，负责采购招标的组织和协助采购合同的审查、审定，负责供货服务商信息管理系统的管理。

1、招标采购部经理的职责：

1) 负责招标采购部的日常行政工作。

2) 负责组织员工的日常培训工作。

3) 负责审批年度及月度工作计划，并按计划执行。

4) 负责对供货服务商的审核、评审、考察，参加对供货商的定期评价。

5) 负责审核《工程材料采购计划》。

6) 负责审核相关采购项目的报价表。

7) 负责及相应供货商进行竞价性谈判。

8) 负责审核相关采购合同。

9) 审核材料付款申请书，并报上级主管审核、审定。

10) 负责材料入、出库的审批。

11) 负责定期组织对全库进行盘点，依照公司相关规定处理不合格品。

2、材料设备采购专干的职责：

1) 协助部门主管做好日常行政工作。

2) 负责编制年度及月度工作计划，并按计划实施。

3) 负责编制《工程材料采购计划》。

4) 负责对供应商进行初步调查，制定《供货服务商信息表》。

5) 控制报表及采购实施，并对采购的材料服务质量进行验证，形成书面材料供主管领导审核。

6)负责组织并参加对供货商进行定期评价和考察。

7) 协助参及及相应供货服务商的竞价性谈判。

8) 负责监督供货服务商合同执行程度，协同处理合同执行事宜，形成书面材料上报。

9) 确认材料付款申请书并上报审核、审批。

10) 负责信息库管理工组并定期更新材料追溯性记录。

11) 负责对新材料、新设备进行市场调查。

12) 协助进行材料出、入库工作的开展。

13) 协助进行全库盘点，依照公司有关规定处理不合格品。

3、材料设备采购实行公司直接采购（甲供）及我司定价、定规格而承建商自行采购（甲定乙供）相结合的方式。具体管理办法如下： 1) 依照及承建方签订的《建工合同》，合同条款中明确规定由承建方自行采购，我司定价、定规格的物资，招标采购部负责承建方自动材料的供方指定、价格认可和资金控制。

2) 依照及承建方签订的《建工合同》，除合同条款中明确规定由承建方自行采购的物资，原则上由招标采购部统一进行采购。其中含大型设备（给排水设备材料等）和其他材料（钢筋、电线电缆、铺装材料等）。

4、甲供物资明细：在及承建商签订的《建工合同》中明确规定甲供和甲定乙供物资范围。没有明确规定甲供的材料，招标采购部依据实际情况提出意见报主管领导审批，决定是否甲供，并提前通知项目部、监理方和承建商。

三、采购计划：

1、招标采购部应根据项目总体规划和工程建设进度计划，会同相关部门编制采购供应计划。

1) 工程开工前5天，由招标预算组人员提出工程材料清单，送交招标采购部。

2) 施工单位在图纸会审后一周内，提出本单位承建工程所需材料的整体计划，经监理方和项目部主管人员审核后，报招标采购部。

3) 招标采购部对施工单位提交的整体计划，依照预算人员提供的材料清单进行审核后，并汇总编制材料采购计划，提交主管领导审批。

2、施工单位根据工程进度提报季、月物资需求计划，计划包括：采购物资名称、品种规格（型号）、需用数量、用途和要求进场的时间等内容，特殊材料要附上图纸或样品及质量要求文件。所提交计划须经项目部及监理方主管审定签字。

3、招标采购部根据各施工单位提交的季、月度物资采购计划，结合公司的开发、经营计划，汇总编制公司季、月度的工程物资采购计划及资金需求计划，报公司相关部门审定，列入预算。

4、由于公司开发项目计划的调整或设计变更的原因，需调整物资采购计划时，由规划设计组提出意见，公司领导审批同意，交招标采购部会同相关部门一并进行调整。

四、物资采购

1、依照招标采购部编制的《供货服务商登记表》、《供货服务商询价明细表》，查询《供货服务商信息库》遴选合格供货服务商进行前期市场调。

2、招标采购部依照《供货服务商信息库》选择规模大、信誉好的合格供货服务商提供的质量、品种齐全的样品物资建立样品库，以备选用。

3、在参考《采购物资计划》和《供货服务信息库》基础上，依照“适时、适价、适质、适地、适量”的原则，结合相关市场调查，遴选出合同供货服务商并形成能够书面材料上报主管领导审核。

4、采购物资时，符合招标条件的，按公司相关招标管理制度进行。

5、不符合招标条件的物资可采取询价采购和直接市场采购：

1) 询价采购：

a) 招标采购部经理指定询价人、询价采购的物资规格、数量。

b) 询价人向从《供货服务商信息库》内遴选出的三家以上合格供货服务商询价，并要求供货服务商以书面形式并盖公章确认最终报价。

c) 确定符合采购要求且报价合理的供货服务商，形成书面材料报主管领导审批，形成记录，进入采购实施阶段。

2) 直接市场采购零星物资经批准后，可遵循“适时、适价、适

质、适地、适量”的原则，直接市场采购或要求供货服务商送货。

6、依照公司招投标程序确定入围供货服务商后，由招标采购部组织对入围供货商进行考察、评审。其中评审分为如后相关方面：公司基本资质；公司生产能力；运输能力；储货能力；产品服务质量；维保服务能力；投标文件中明确优惠比例的可实现能力；本土市场占有率：业绩实地考核；市场美誉度。

7、物资采购合同或订单的编制按公司相关合同管理制度执行，并应包括以下适宜的采购信息：

1) 产品质量要求、严守要求，可引用标准或提供规范图样等；

2) 价格、数量、交付方式等；

3) 可对供方产品、程序、过程、设备和人员资格提出批准和资格鉴定的要求；

4) 可对供方质量管理体系提出要求。

8、由承建方采购的甲定乙供物资在物资采购合同或订单签订前，须经监理方、招标采购部、项目部进行供方和价格、质量认可后方可签约。否则，不得投入使用和办理结算。

9、属非系统性的采购物资应确定三家以上的供货服务商；系统性较强的工程所需物资、设备可固定一、两家长期供货服务商。

五、材料设备进场验收、校验和合同执行