电子档案的整理归档要求
电子档案管理制度细则
第一章总则第一条为了规范电子档案的管理工作，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本细则。
第二条本细则适用于本单位及下属单位所有电子档案的管理工作。
第三条电子档案是指以电子形式存储、传输、处理和使用的档案，包括电子文件、电子图表、电子图像、电子音频、电子视频等。
第四条电子档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：电子档案应真实反映档案内容，不得篡改、伪造；（二）完整性原则：电子档案应完整保存，不得缺失、损毁；（三）安全性原则：电子档案应采取有效措施，确保其安全保密；（四）可利用性原则：电子档案应便于查询、检索和利用。
第二章电子档案的收集与整理第五条电子档案的收集范围包括：（一）本单位及下属单位在业务活动中产生的电子文件；（二）上级机关、其他单位发送给本单位的电子文件；（三）本单位及下属单位在对外交流、合作中接收的电子文件；（四）其他需要归档的电子文件。
第六条电子档案的收集应遵循以下要求：（一）按照档案收集范围，及时收集相关电子文件；（二）确保电子档案的完整性和准确性；（三）对收集到的电子档案进行分类、编号和整理。
第七条电子档案的整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类标准，对电子档案进行分类；（二）对电子档案进行编号，并建立电子档案目录；（三）对电子档案进行备份，确保电子档案的完整性和安全性。
第三章电子档案的存储与保管第八条电子档案的存储介质应满足以下要求：（一）具有足够的存储容量，能够满足电子档案存储需求；（二）具有较好的兼容性，能够适应不同类型的电子档案；（三）具有较好的可靠性，能够保证电子档案的长期存储；（四）具有较好的安全性，能够防止电子档案的丢失、损坏和泄露。
第九条电子档案的存储应遵循以下要求：（一）选择符合国家标准的电子档案存储设备；（二）对电子档案进行加密，确保电子档案的安全性；（三）定期对电子档案进行备份，确保电子档案的完整性和安全性；（四）对电子档案存储设备进行定期检查和维护，确保其正常运行。
新增档案电子化及其归档工作的流程与要求
新增档案电子化及其归档工作的流程与要求档案电子化是将传统的纸质档案转化为电子档案的过程，通过数字化的方式将档案信息保存在电子媒体上。
而档案的归档工作是指将已经电子化的档案按照一定的分类规则和组织结构进行整理和保存。
档案电子化的流程可以分为以下几个步骤：1.筹备阶段：确定档案电子化项目的目标和范围，制定项目计划和流程，明确项目的时间和资源要求。
2.情况调研：对要电子化的档案进行全面的调研和分析，包括档案的类型、数量、存储位置、保存状态等信息。
3.设备和软件选择：根据档案电子化的要求，选择合适的设备和软件，包括扫描设备、OCR识别软件、文档管理系统等。
4.档案整理：对需要电子化的档案进行分类整理和审核，包括清除不必要的文件、修复破损文件、整理文件排序等。
6.校对和质检：对扫描和OCR识别得到的电子文件进行校对和质检，确保电子文件的准确性和完整性。
7.文件转换和存储：将扫描和OCR识别得到的电子文件转化为常见的文档格式，并进行合理的存储和备份，以便后续的查找和管理。
8.档案归档：根据档案的分类规则和组织结构，将电子文件进行归档并建立档案目录，确保档案的快速查找和检索。
9.应用和管理：建立档案管理系统和相关应用系统，实现档案的查询、借阅、更新和销毁等操作，同时进行档案的安全管理和备份。
档案电子化和归档工作有以下几个要求：1.完整性：档案电子化过程中，要保证电子档案的完整性，尽可能不漏掉任何一个档案文件，确保电子档案与纸质档案一一对应。
2.准确性：在电子化过程中，要确保扫描图像的清晰度和OCR识别的准确性，保证扫描和识别结果与原始纸质档案一致。
3.安全性：在档案电子化和归档过程中，要注意档案信息的安全保密，采取合适的措施防止档案信息泄露和损坏。
4.可检索性：档案电子化后的电子文件要具有良好的检索功能，包括通过关键词、日期、文件类型等进行查找和筛选。
5.可复制性：档案电子化后的电子文件可以进行复制和备份，确保档案的安全存储和长期保存。
建设工程电子档案归档技术要求
附件1：建设工程电子文件和电子档案归档技术要求一、基本规定1、建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件全过程的管理,将电子文件管理纳入工程管理工作、业务技术管理工作、科研管理工作之中,建立管理制度,明确管理职责,规范工作流程,采取有效措施,保证归档的建设工程电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性,能够反映建设活动的全过程;2、建设单位应负责本建设工程电子文件管理工作的组织协调,并按下列流程开展建设工程电子文件的形成、归档、验收移交等工作：1在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,对工程电子文件的质量、移交时间等提出明确要求,所需经费应当在工程预算中单列;2收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件,并进行整理归档；3组织对勘察、设计、施工、监理、测量等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作进行监督和检查;对各参建单位移交的工程电子档案进行收集和汇总前须检验,检验不合格的,重新移交汇总；4列入城建档案馆室接收范围的建设工程,建设单位在组织工程竣工验收前,应当提请当地城建档案馆室对工程电子档案进行移交预验收,并按规定在3个月内移交建设工程电子档案;对改建、扩建和维修工程,建设单位应当组织有关单位据实补充、完善,重新编制工程电子档案,并移交;3、勘察、设计、施工、监理、测量等单位应及时将本工程形成的工程电子文件整理归档,并向建设单位移交;电子文件归档工作可以根据建设程序和工程特点,分阶段、分期进行;4、城建档案管理机构应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收,并根据建设项目实际情况对工程电子文件的内容、质量、移交时间等对建设单位提出明确要求;5、建设工程电子文件形成单位应建立或应用建设电子文件归档与管理系统,实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用的全过程有效管理,确保电子文件始终处于受控状态;6、建设工程电子档案的处置和保管应按照国家有关法律法规和标准规范的要求,采取有效的技术手段和管理措施,确保其信息安全和保密;二、建设工程电子文件形成和归档要求1、建设工程电子文件的内容必须真实、完整、有效,其内容必须与工程实际相符合,编制内容及深度应符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测量等方面的技术规范、标准、规程;2、电子文件形成单位给建设工程电子文件的命名时,应体现电子文件的内容及特征,保证工程电子文件在生成后和积累过程中不被非正常修改、获取和删除;3、电子文件有对应纸质文件时,应建立文件的关联,建设电子文件与对应纸质文件的内容和相关信息应保持一致,以满足电子文件管理和应用要求;4、在建设电子文件形成阶段,对涉密文件的管理和转移应遵守相关法规及保密工作的具体规定;5、建设电子文件的保存和归档格式应采用下表所列格式;进行格式转换时,应确认转换后的文件与原文件在内容和呈现方式上的一致;建设电子文件归档格式6、对建设工程电子文件应进行固化处理,保证其在全程管理过程中的真实、完整、有效;7、元数据以及其它相关信息,应按建设电子档案的要求及时记录;建设工程电子文件归档时,其元数据必须一并归档;8、建设工程电子文件归档时应附加有法律效力的电子签章,保证其凭证作用;9、建设工程电子文件归档可采用在线归档方式或离线归档方式;1采用在线归档,应确保归档电子文件传输安全有效;2采用离线归档,应准确、完整地捕获采集电子文件的元数据和背景信息;10、建设工程文件材料扫描质量应符合下列要求：1文件选用JPEG格式;分辨率一般不低于200DPI；2图像清晰、完整,无偏斜、失真；3扫描图像的排列顺序应按“项目”、“工程”、“案卷”、“文件”的次序,与档案原件一致,分别建立相应的目录结构;11、对建设电子文件归档检验,应符合以下要求：1电子文件的存储格式和存储介质,符合本“归档技术要求”规定；2电子文件数据完整、内容准确,编目及着录规范,电子文件与其他载体档案一致、并建立了关联；3存储载体外观完好、整洁无损,无计算机病毒；4对归档电子文件的基本技术条件进行检测,即硬件环境的有效性,软件环境的有效性及元数据、说明资料等齐全;5电子文件须确定密级,对涉及国家秘密的电子文件,按照有关规定进行专门审核,使用专用保密存储介质存储,对需要变更密级和解密的文件,须更新密级和明确文件解密日期;三、建设电子档案移交和接收要求1、办理建设电子档案移交与接收,可采用在线或离线两种方式进行;属于国家秘密的电子档案须按保密要求办理移交手续;2、电子档案移交前,移交单位应对准备移交的电子档案载体及其技术环境进行检验,合格后方可进行交接;3、城建档案馆室在接收电子档案时应按照要求及检验项目对电子档案逐一验收;检验不合格的,应退回移交单位重新制作,并再次检验;4、接收和移交建设工程电子档案必须办理交接手续,交接手续应符合下列规定：1移交单位应提交档案移交目录,交接双方根据档案移交目录进行核对,核对无误后双方填写档案移交和接收证明书并签字、盖章；2档案移交和接收证明书、档案移交目录一式两份,一份由移交单位保存、一份由接收单位保存;。
电子档案归档内容和要求
一、总则
1.0.1 为加强我市建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，满足现代新昆明建设和数字化城建档案馆建设的要求，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007)，制定本办法。
五、建设电子文件的收集与积累
5.1 收集积累的范围 5.1.1 凡是在城乡规划、建设及其管理等活动中形成的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和数据等都应属于建设系统业务管理电子文件的收集范围。 5.1.2 凡是记录与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和相关数据等都应属于建设工程电子文件的收集范围。各类建设工程电子文件应按照城建档案馆标准目录所列细目收集（竣工图电子文件按照实际产生收集）。
1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从建设电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证建设电子文件的产生、处理过程符合规范。 2 应采取安全防护技术措施，保证建设电子文件的真实性。 3 应建立建设电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。 4 应建立建设电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。 5 建设电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。
文件类别
通用格式
文本文件
DOC、TXT
表格文件
XLS
图像文件
JPEG、TIFF
图形文件
DWG、DGN
影像文件
电子文件归档制度
电子文件归档制度
1、电子文件是馆藏数字档案最主要的来源，档案馆实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；
2、电子文件一旦定稿后，要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中；
3、电子文件积累工作要在日常工作中同步进行，并由专（兼）职档案人员负责收集；
4、形成和收集的电子文件每季度移交单位档案工作人员集中整理，并建立数据库，于每年12月31日前完成归档工作；
5、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散；
6、保证电子文件的真实性、完整性和有效性；
7、电子文件要及时制作备份，并脱机保存，防止因各种故障丢失电子文件；
8、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等条件一同归档保存；
9、档案人员要定期检查电子文件管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案资源的损失；
10、电子文件要经过严格检测，经过杀毒处理方能归档保存；
11、用于档案管理的电脑不能上网，并要建立防火墙，一般情况下不得使用其它磁盘，以免感染病毒。
电子文件归档与整理规范
4-电子文件归档与整理规范1 总则1.1 为了规范工程归档文件电子版本的制作，提高工程档案的信息化水平，根据《全国档案信息化建设实施纲要》(国档发[2002] 8 号)的要求，以及大唐集团和大唐国际对工程文件电子版本制作的规定，特制定本规范。
1.2 本规范合用于彭水水电站工程归档文件电子版本的制作。
设备文件的电子版制作也参照本标准。
2 释义2.1“双轨制”：即纸质文件归档的同时归档其对应的电子文件，两种介质的档案同时保存并提供利用。
2.2 文件路径：是指文件在计算机上的存储位置，分绝对路径和相对路径。
本标准中所指的文件路径是绝对路径。
(简称：路径)2.3 纸质目录：即最终以纸质形式存在并发挥作用的目录，分为档案移交目录和卷内目录。
2.4 纸质目录电子版：制作纸质目录时生成的原始WORD 表格，其内容和纸质目录内容彻底一样。
2.5 电子目录：即仅以电子表格形式存在并发挥作用的目录。
电子目录的本质是档案管理信息系统数据库的条目信息的表格汇总型式，每一个单元格为一个字段，每一个字段反映案卷(文件)的一个特征，一行字段构成一条记录，每条记录反映的是一个案卷(文件)的全部特征，这些记录最终要由档案室导入数据库。
电子目录分为案卷目录和文件目录，两个目录是相互独立的，且其中的每条记录也是相互独立的。
3 电子文件的归档范围按照国家“双轨制”的要求，电子文件的归档范围与纸质文件的归档范围是一致的。
4 电子文件的制作4.1 凡是内容含手写文字或者加盖公章的工程文件，其电子文件均要求为扫描件。
采用电子签章的电子文件，若被写保护或者进行了加密的，可作为正式电子文件存档，不必扫描。
4.2 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不扫描。
4.3 电子文件必须具有较高的清晰度，扫描的分辨率不得低于 200dpi；除大于 A3 幅面的图纸以外，电子文件均要求彩色扫描。
4.4 电子文件(竣工图除外)，以“件”为单位制作成 pdf 格式；竣工图和工程照片以“张”为单位制作成 jpg 格式。
电子文件的归档保管制度
电子文件的归档保管制度为加强电子文件的管理，保障电子文件的安全、完整、真实和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本制度。
一、电子文件归档范围本制度所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。
二、电子文件归档管理体制（一）电子文件归档实行集中统一管理。
各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。
（二）综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。
（三）各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。
三、电子文件归档要求（一）电子文件从产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（二）电子文件归档应保证其完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（三）归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。
四、电子文件归档方式（一）电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。
（二）各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。
（三）归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
五、电子文件的移交与保管（一）各形成部门一般应在每年六月底前将上年度应归档的电子文件向档案部门移交。
电子文件归档及管理规定
电子文件归档及管理规定1.目的为进一步规范公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据国家有关法律法规，特制订本规定。
2.定义电子文件，是以数码形式存储于电脑、U 盘、移动硬盘等载体，包括但不限于各部门工作产生的合同、档案、资料、图纸、表格、图片、视频、录音、PPT 等。
3.电子文件涉及保密内容的，部门内部应做好加密保管，不可随意外传，如有违反一经发现将按照保密协议严厉惩处。
4.行政人事部对各部门电子文件归档及管理工作实行监督和指导。
5.凡有保存价值的电子文件，各部门均必须定期向行政人事部归档。
6.电子文件归档的基本要求：6.1及时完整原则：所有文件应在产生之后及时并完整的收集；6.2真实有效原则：所有文件应如实产生，如实保存，确保有效；6.3规范管理原则：文件归档要求责权明确，管理科学规范；6.4通用软件原则：专用软件产生的电子文件应尽量转换为通用型电子文件。
7. 电子文件归档时，《电子文件目录表》、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。
8.归档电子文件移交前，各部门必须认真检测电子文件，并填写《电子文件目录表》一式两份，一份随电子文件移交给行政人事部，一份由电子文件形成部门保存。
9.电子文件的检验应包括以下项目：9.1有无病毒；9.2核实电子文件的真实性、完整性、有效性；9.3核实目录表、说明资料等是否准确、齐全；9.4对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本等是否完整。
10. 各部门负责人为电子文件管理第一责任人，负责领导、督促内部资料管理专人有序、有效的规范管理各类文件，并定期移交归档。
11. 各部门应安排专人定期对电子文件进行归档及备份，每月15日前将电子文件归档至行政人事部。
12. 行政人事部将不定期的对电子文件进行验收，对检验不合格者，应退回相关部门重新制作。
13. 行政人事部档案管理人员应做好公司所有电子文件的管理归档工作，记录各部门归档时间和归档人，并于每月25日前填写《归档电子文件管理登记表》。
建设工程电子档案归档技术要求
建设工程电子档案归档技术要求
随着信息技术的发展，电子档案的应用在各个领域越来越广泛，包括建设工程。
建设工程电子档案归档技术要求的制定，对于建设工程项目的管理、运营和维护具有重要作用。
下面将从几个方面阐述建设工程电子档案归档技术要求。
一、文件格式与存储
二、档案元数据
建设工程电子档案归档要求将建设工程电子档案与档案管理系统相结合，建立电子档案的元数据。
元数据包括档案编号、档案名称、年代、归档人、归档时间、存储位置等信息。
建设工程电子档案归档应做好元数据的建立和管理，以方便后期的检索和利用。
三、安全与权限控制
建设工程电子档案归档要求加强安全管理，确保档案的机密性、完整性和可用性。
采用密码、加密等技术手段，限制档案访问的权限，确保只有有关人员能够访问和操作电子档案。
此外，还应建立备份和恢复机制，以应对档案数据的意外丢失或损坏。
四、电子签名与时间戳
五、检索与审计
建设工程电子档案归档要求建立完善的检索和审计机制。
档案管理系统应支持各种检索方式，如关键词检索、目录检索等，方便用户快速查找所需档案。
同时，建设工程电子档案归档要求记录档案的访问日志和操作日志，以便日后的审计和溯源。
六、长期保存
总之，建设工程电子档案归档技术要求需要从文件格式与存储、档案元数据、安全与权限控制、电子签名与时间戳、检索与审计、长期保存等方面进行考虑和规范。
只有确保电子档案的安全性、可靠性和可用性，才能更好地保护建设工程项目的知识产权，提高工程管理的效率和质量。
电子资料归档与电子档案管理制度
电子资料归档与电子档案管理制度一、引言本文档旨在制定一套电子资料归档与电子档案管理制度，以确保电子资料的安全性和可追溯性，促进组织的高效运作。
该制度将指导员工在电子资料管理过程中的操作，并提供保护和归档电子档案的具体措施和要求。
二、定义1. 电子资料归档指将电子文件按照一定的分类、命名和存储方式进行整理和保存的过程。
归档后的电子资料应具备完整性、准确性和可靠性。
2. 电子档案管理指对电子资料进行管理和组织，包括电子档案的存储、检索、备份和销毁等操作。
电子档案管理应符合相关法律法规和组织内部规定。
三、电子资料归档原则1. 分级归档原则：根据文件的重要性和保密性，对电子资料进行分类和分级归档，确保敏感信息的控制和保护。
分级归档原则：根据文件的重要性和保密性，对电子资料进行分类和分级归档，确保敏感信息的控制和保护。
2. 命名统一原则：制定统一的命名规则，使每个电子文件都能清晰地表明其内容和相关信息，便于检索和管理。
命名统一原则：制定统一的命名规则，使每个电子文件都能清晰地表明其内容和相关信息，便于检索和管理。
3. 备份归档原则：定期对电子资料进行备份，确保在意外损失或系统故障时能够及时恢复。
备份归档原则：定期对电子资料进行备份，确保在意外损失或系统故障时能够及时恢复。
4. 权限控制原则：对各类电子资料设置权限控制机制，明确各个角色在电子档案管理中的操作权限，防止未经授权的访问和操作。
权限控制原则：对各类电子资料设置权限控制机制，明确各个角色在电子档案管理中的操作权限，防止未经授权的访问和操作。
四、电子档案管理措施1. 电子档案库建设：建立安全可靠的电子档案库，确保电子档案的物理存储环境和网络存储设备符合相关要求，防止文件损坏、丢失或被篡改。
电子档案库建设：建立安全可靠的电子档案库，确保电子档案的物理存储环境和网络存储设备符合相关要求，防止文件损坏、丢失或被篡改。
2. 权限管理：根据岗位职责和需要，对电子档案的访问权限进行分级管理，明确各个角色的权限范围和操作权限。
(完整版)电子档案归档办法
(完整版)电子档案归档办法电子档案归档办法 (完整版)1. 前言本文档旨在规范组织机构中电子档案的归档办法，确保电子档案的有效管理和保护。
以下是电子档案归档的具体办法。
2. 归档流程2.1 归档前的准备工作在进行电子档案归档之前，需要进行以下准备工作：- 确定归档文件的种类和数量；- 指定责任人负责归档工作；- 确认归档文件的命名规范；- 准备归档文件的存储介质。
2.2 归档文件整理归档文件整理是归档流程中的关键步骤，包括以下内容：- 按照归档文件的种类进行分类；- 对每个分类下的文件进行整理和排序；- 建立电子档案目录结构；- 给每个归档文件赋予唯一的标识符。
2.3 归档文件存储完成归档文件整理后，需要将文件存储到合适的介质中，以确保文件的安全和可访问性。
- 选择适合的存储介质，如服务器、云存储等；- 对存储介质进行备份和维护；- 确保存储介质的存储空间充足。
2.4 归档文件访问与检索为了方便使用和管理归档文件，需要建立归档文件的访问和检索机制。
- 设定权限访问控制，限定用户对归档文件的访问权限；- 建立索引系统，方便用户根据关键词检索文件；- 定期对归档文件进行检查和更新。
3. 安全与保护为确保电子档案的安全和保护，需要采取以下措施：- 建立权限管理制度，限定用户对归档文件的访问权限；- 加密存储介质，保护文件不被非法获取；- 定期备份和恢复归档文件，防止数据丢失。
4. 归档数据销毁根据实际需要，对不再需要保留的归档数据进行销毁。
- 根据组织机构的规定，制定归档数据销毁的时机和方式；- 对销毁的归档数据进行记录和备份。
5. 相关法律法规的遵守在进行电子档案归档过程中，必须遵守相关的法律法规和政策规定。
- 对可能涉及隐私和机密信息的档案进行保护；- 遵守数据保护和隐私保护相关法律法规。
6. 结论本文档对电子档案归档办法进行了详细说明，旨在规范电子档案的管理和保护。
组织机构应根据本文档的要求，制定相应的操作规程，并督促执行，以保证电子档案的有效归档和安全保护。
电子档案管理实施细则
第一章总则第一条为规范电子档案的管理，保障电子档案的真实性、完整性和安全性，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本实施细则。
第二条本细则适用于本单位所有电子档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等各个环节。
第三条电子档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格执行国家档案法律法规和标准，确保电子档案管理的合法合规。
（二）统一管理：建立统一的电子档案管理制度，实现电子档案的集中管理和共享利用。
（三）安全保密：加强电子档案的安全防护，确保电子档案不被非法篡改、窃取和泄露。
（四）高效便捷：提高电子档案管理效率，方便档案的查询、利用和传播。
第二章电子档案的收集与整理第四条电子档案的收集应遵循以下要求：（一）完整性：收集的电子档案应包括所有相关文件、资料和凭证，确保档案的完整性。
（二）准确性：收集的电子档案应准确无误，确保档案的真实性。
（三）及时性：及时收集电子档案，确保档案的时效性。
第五条电子档案的整理应遵循以下要求：（一）分类：根据档案内容、性质和用途，对电子档案进行分类整理。
（二）命名：采用规范的命名规则，确保电子档案名称的清晰、准确。
（三）描述：对电子档案进行详细描述，包括档案名称、文件类型、形成时间、作者、主题等内容。
（四）格式：统一电子档案的格式，确保档案的兼容性和可读性。
第三章电子档案的归档与保管第六条电子档案的归档应遵循以下要求：（一）归档范围：按照国家档案法律法规和本单位档案管理制度，确定电子档案的归档范围。
（二）归档时间：按照档案形成的时间顺序，及时归档电子档案。
（三）归档质量：确保归档的电子档案符合档案管理要求，包括完整性、准确性、规范性和安全性。
第七条电子档案的保管应遵循以下要求：（一）存储介质：选择符合档案保管要求的存储介质，如光盘、硬盘等。
（二）备份：定期对电子档案进行备份，确保档案的备份安全可靠。
（三）安全防护：采取必要的安全措施，防止电子档案被非法篡改、窃取和泄露。
电子文档档案管理制度
一、目的和意义为加强和规范电子文档档案的管理，确保电子文档档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥电子文档档案的作用，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我单位所有涉及电子文档档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
三、职责分工1. 电子文档档案管理员：负责电子文档档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 电子文档档案形成部门：负责提供、更新和保管本部门形成的电子文档档案。
3. 信息部门：负责提供电子文档档案管理所需的软硬件设备和技术支持。
四、管理要求1. 电子文档档案的收集：电子文档档案的收集应遵循真实性、完整性、准确性和及时性原则。
电子文档档案形成部门应按照规定将形成的电子文档及时提交给电子文档档案管理员。
2. 电子文档档案的整理：电子文档档案的整理应遵循统一分类、统一命名、统一格式原则。
电子文档档案管理员应定期对收集到的电子文档进行分类、整理和命名。
3. 电子文档档案的归档：电子文档档案的归档应遵循及时、准确、完整原则。
电子文档档案管理员应按照规定将整理好的电子文档归档到电子文档档案库中。
4. 电子文档档案的保管：电子文档档案的保管应遵循安全、保密、完整原则。
电子文档档案管理员应定期检查电子文档档案的保管状况，确保电子文档档案的完整性和安全性。
5. 电子文档档案的利用：电子文档档案的利用应遵循合法、合规、及时原则。
电子文档档案管理员应按照规定提供电子文档档案的查阅、复制和借阅服务。
6. 电子文档档案的销毁：电子文档档案的销毁应遵循合法、合规、安全原则。
电子文档档案管理员应按照规定对超过保管期限的电子文档档案进行销毁。
五、安全与保密1. 电子文档档案的安全：电子文档档案管理员应采取必要的技术和管理措施，确保电子文档档案的安全。
2. 电子文档档案的保密：电子文档档案管理员应严格遵守国家保密法律法规，确保电子文档档案的保密。
六、监督与考核1. 电子文档档案管理员应定期向单位领导汇报电子文档档案管理工作情况。
电子化信息档案管理制度
第一章总则第一条为规范电子化信息档案的管理，保障电子化信息档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有电子化信息档案的管理工作，包括电子文件的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节。
第三条电子化信息档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家有关法律法规和政策要求，规范电子化信息档案管理工作。
（二）统一管理原则：实行统一领导、分级管理，确保电子化信息档案的集中统一管理。
（三）安全保密原则：加强电子化信息档案的安全保密工作，确保档案信息安全。
（四）科学利用原则：提高电子化信息档案的利用率，充分发挥档案在各项工作中的作用。
第二章电子化信息档案的收集与整理第四条电子化信息档案的收集应遵循以下要求：（一）按照档案收集范围和标准，全面收集各类电子文件。
（二）确保电子文件的完整性、准确性和可读性。
（三）对收集到的电子文件进行鉴定、分类、编号等整理工作。
第五条电子化信息档案的整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类标准，对电子文件进行分类整理。
（二）对电子文件进行编号、编目，建立电子档案目录。
（三）对电子文件进行数字化处理，确保电子档案的长期保存和利用。
第三章电子化信息档案的归档与保管第六条电子化信息档案的归档应遵循以下要求：（一）按照档案归档范围和标准，将整理好的电子文件归档。
（二）归档的电子文件应经过鉴定，确保其真实、完整、准确。
（三）归档的电子文件应进行备份，确保档案的备份安全。
第七条电子化信息档案的保管应遵循以下要求：（一）按照档案保管要求，对电子档案进行存储、备份和防护。
（二）对电子档案进行定期检查和维护，确保档案的完整性和安全性。
（三）对电子档案进行定期统计和分析，为档案的利用提供依据。
第四章电子化信息档案的利用第八条电子化信息档案的利用应遵循以下要求：（一）按照档案利用范围和标准，提供档案查阅、复制等服务。
通用(电子)档案管理制度
（电子）档案管理制度第一章档案归档原则第一条按国家档案馆的整理规则，公司归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
(件：归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件)。
第二章档案编号细则第二条档案基本编号由年度编号、一级类目编号、二级类目编号、三级类目编号和流水号共5部分组成。
第三条一级类目是指将公司档案进行第一次分类，比如分为行政、质量、项目、人事、财会、声像、电子、实物共七大类，大类编号用类别档案名称拼音的声母大写组合表示，比如行政档案为XZ，人事档案为RS、财务档案为CK，电子档案为DZ等（详见档案编号图）。
第四条二级类目是指在是对一级类目的细分，比如行政档案分为外部文件类、内部文件类，二级类目档案用两位数字表示，比如11.12，依次类推不能用带0的编号。
第五条三级类目是指最后在二级类档案内部进行的第三次分类，采用顺序号进行编号比如会计凭证类档案分为原始凭证、记账凭证和科目汇总表等小类，小类档案用一到多位数字表示。
第六条全宗号：XX项目（LS）；第七条年度编号由年份号和一个“（）”组成，如2018年的档案的年度编号为“（2018）”。
第八条流水号按档案资料形成的规律性从1开始编制。
第九条将各类编号如下依次排列：全宗号（2018）ZX11·1-12，则某一档案资料的编号就完成了。
其中，“（2018”为年度编号，“ZX”为一级类目编号，“11”二级类目编号，“1”为三级类目编号，“12”为流水号。
全宗号（XX项目——LS；）第三章档案内容第十条行政类档案内容1.公司重要会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、全公司的规章制度）。
2.上级单位发来的与公司有关的文件材料。
3.公司对外的发文与有关单位来往的文书。
4.公司的请示与上级单位的批复。
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度随着信息技术的飞速发展，电子文件和电子档案在各个领域的应用日益广泛。
为了确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，提高电子档案管理的规范化和科学化水平，特制定本制度。
一、电子文件的定义与分类电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
电子文件主要包括文本文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据库文件等。
二、电子文件归档的原则1、完整性原则归档的电子文件应包括内容、背景信息和元数据等，确保文件的完整性。
2、真实性原则电子文件的内容、结构和背景信息应与形成时的原始状况一致，确保其真实性。
3、可读性原则归档的电子文件应采用通用的格式和标准，以便在不同的计算机系统中能够读取和使用。
4、时效性原则电子文件应在规定的时间内完成归档，确保其及时纳入档案管理体系。
三、电子文件归档的流程1、收集各部门指定专人负责电子文件的收集工作，将本部门产生的电子文件按照规定的分类进行整理。
2、鉴定对收集的电子文件进行鉴定，确定其保存价值和保管期限。
3、整理对鉴定后的电子文件进行整理，包括文件的分类、编号、命名等。
4、审核由部门负责人对整理后的电子文件进行审核，确保其准确性和完整性。
5、归档审核通过的电子文件按照规定的格式和存储介质进行归档，同时建立相应的归档目录。
四、电子档案的管理1、存储电子档案应存储在安全、稳定的存储介质中，如磁带库、磁盘阵列等，并定期进行备份。
2、保管建立专门的电子档案保管库房，控制库房的温度、湿度、防尘、防火、防盗等环境条件，确保电子档案的安全保管。
3、利用建立电子档案利用制度，明确利用的权限和流程。
利用者需提出申请，经批准后按照规定的方式进行利用。
4、销毁对于超过保管期限的电子档案，应按照规定的程序进行销毁，并建立销毁记录。
五、电子档案的安全管理1、访问控制建立严格的访问控制制度，对电子档案的访问进行授权和认证，防止未经授权的访问。
档案管理制度归档要求
一、引言档案是组织、企事业单位和国家机关在开展各项工作中形成的，具有保存价值的各类文件、资料、数据等的总称。
档案管理制度是确保档案资料完整、准确、安全、有效的重要措施。
为了加强档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局相关规定，制定本制度。
二、归档范围1. 文书档案：包括机关、企事业单位和国家机关在开展各项工作中形成的各类文件、资料、报告、总结、会议记录等。
2. 会计档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。
3. 科技档案：包括科研项目、技术改造、产品设计、工艺流程、设备档案等。
4. 声像档案：包括录音、录像、照片、图片等。
5. 电子档案：包括电子文件、数据库、电子邮件等。
6. 其他具有保存价值的资料。
三、归档要求1. 归档材料应真实、完整、准确、系统，不得随意删减、伪造、篡改。
2. 归档材料应按照档案分类、编号、编目等规定进行整理，便于查阅和利用。
3. 归档材料应按照档案保管期限划分，分别进行长期、短期和永久保存。
4. 归档材料应按照档案载体要求进行整理，确保档案的保存质量。
5. 归档材料应进行数字化处理，便于电子档案的保存和利用。
6. 归档材料应按照档案保管条件要求，保持档案的整洁、干燥、防潮、防霉、防火、防盗等。
7. 归档材料应定期进行检查、清点、整理，确保档案的完整性和安全性。
四、归档程序1. 归档材料收集：各部门、单位按照归档范围，将形成的档案材料及时收集齐全。
2. 归档材料整理：按照档案分类、编号、编目等规定，对收集的档案材料进行整理。
3. 归档材料鉴定：对整理好的档案材料进行鉴定，确定其保管期限。
4. 归档材料移交：将整理好的档案材料按照规定程序移交至档案管理部门。
5. 档案管理部门接收：档案管理部门对移交的档案材料进行验收，确保档案材料的完整性和准确性。
6. 档案材料归档：档案管理部门对验收合格的档案材料进行归档，并建立档案目录。
7. 档案材料保管：档案管理部门按照档案保管要求，对归档材料进行保管。
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电子档案的整理归档要求
一、电子档案的整理
目前,电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别整理组盘。
1、文书电子档案整理。
从2003年起电子文件施行以件为单位进行整理。
A、内部文件。
以年度、组织机构、保管期限进行组盘。
按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,建立文件目录,便于计算机对盘内文
件查找。
B、外来文件。
有条件的部门可通过处理,扫描成影像文件进入计算机留存,不是本部门生成的电子文件一般不要求进馆保存。
2、会计电子文件整理
A.工资单。
工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月工资汇总表,列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时应附移交清单,作为交接时的凭证。
B.账簿。
计算机账簿光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。
3、专业电子文件归档
A.基建档案。
基建档案是对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使用户直接检索到每一张图纸资料。
B.设备档案。
在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等。
在移交时,附上电子文件内容说明和注意事项。
C、科技、环保、统计、婚姻等专业档案按照纸质档案组卷的同时，把相应的电子资料随案卷一同移交。
二、电子档案的保管
1、软磁盘的保护
A、统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。
B、把住软磁盘质量关。
C、规范保管条件。
要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温度、湿度适中的环境里,空气相对湿度控制在40%一50%,温度控制在14—24℃。
D、加强病毒防范。
加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。
E、对加密盘的管理。
有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。
所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
F、在条件允许时,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,便于长久保存。
2、光盘的保护
A.规范排放和使用。
光盘的存放应置于盒中直立放置,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。
B.保持良好的温度、湿度环境。
应将光盘存放的温度控制在14—24℃,相对湿度40%—65%。
C.注意避光。
光盘材料的塑料保护层对紫外线极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化。
无论磁盘还是光盘,定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。
三、电子档案的移交
1、移交时间：从2003年起电子文件施行年度归档制度，每年度的电子文件整理合格后，于次年的6月底前将各立档单位每年度形成的电子文件与纸质文件、相关软件及《归档电子文件登记表》一并归档，向档案部门移交一套，形成部门保存一套备用。
计算机配备晚的单位，要把2003—2006年的电子文件目录补齐，并从2007年起执行电子文件与纸质文件同时移交办法。
2移交份数归档电子文件目录应同时存有机读目录和纸质目录，并同时拷贝到耐久性好的脱机载体上保存。
一般向档案馆移交一套电子档案，内容与纸质文件一致，移交载体无病毒。
3、办理电子档案移交手续。
移交方填写一式二份《电子档案移交、接受检验登记表》，经档案馆分管人员审核无误后，移交双方签字、盖章。
四、电子文件的利用
电子文件的封存载体不得外借。
利用时使用拷贝件。
利用时遵守保管规定。
利用者对电子文件的使用应在权限范围之内。
五、电子文件的销毁
参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，并确保载体与信息彻底销毁。