电子档案的整理归档要求

电子档案的整理归档要求

一、电子档案的整理

目前,电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理。从2003年起电子文件施行以件为单位进行整理。

A、内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,建立文件目录,便于计算机对盘内文

件查找。B、外来文件。有条件的部门可通过处理,扫描成影像文件进入计算机留存,不是本部门生成的电子文件一般不要求进馆保存。

2、会计电子文件整理

A.工资单。工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月工资汇总表,列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时应附移交清单,作为交接时的凭证。

B.账簿。计算机账簿光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。

3、专业电子文件归档

A.基建档案。基建档案是对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使用户直接检索到每一张图纸资料。

B.设备档案。在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等。在移交时,附上电子文件内容说明和注意事项。

C、科技、环保、统计、婚姻等专业档案按照纸质档案组卷的同时，把相应的电子资料随案卷一同移交。

二、电子档案的保管

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温度、湿度适中的环境里,空气相对湿度控制在40%一50%,温度控制在14—24℃。

D、加强病毒防范。加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。

E、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

F、在条件允许时,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,便于长久保存。

2、光盘的保护

A.规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

B.保持良好的温度、湿度环境。应将光盘存放的温度控制在14—24℃,相对湿度40%—65%。

C.注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外线极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化。无论磁盘还是光盘,定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。

三、电子档案的移交

1、移交时间：从2003年起电子文件施行年度归档制度，每年度的电子文件整理合格后，于次年的6月底前将各立档单位每年度形成的电子文件与纸质文件、相关软件及《归档电子文件登记表》一并归档，向档案部门移交一套，形成部门保存一套备用。计算机配备晚的单位，要把2003—2006年的电子文件目录补齐，并从2007年起执行电子文件与纸质文件同时移交办法。

2移交份数归档电子文件目录应同时存有机读目录和纸质目录，并同时拷贝到耐久性好的脱机载体上保存。一般向档案馆移交一套电子档案，内容与纸质文件一致，移交载体无病毒。

3、办理电子档案移交手续。移交方填写一式二份《电子档案移交、接受检验登记表》，经档案馆分管人员审核无误后，移交双方签字、盖章。

四、电子文件的利用

电子文件的封存载体不得外借。利用时使用拷贝件。利用时遵守保管规定。利用者对电子文件的使用应在权限范围之内。

五、电子文件的销毁

参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，并确保载体与信息彻底销毁。