办公效率及时间管理
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宏观
从次重要 到较重要
较重要
微观
从微观 到宏观
次重要
——重要度取决于任务本身对战略的影响力
八 三、分清工作的轻重缓急——工作时间紧迫性分析
时间性强
优先度从 小到大
优先
来自百度文库
时间性从 弱到强
时间性弱
次优先
——紧迫性取决于任务本身时间性的强弱
八 三、分清工作的轻重缓急—— 四象限坐标图
工作优先级综合分析
紧迫性
(五)、条文式计划的格式和写法
1、标题:第一行 居中 (1)、全称标题:单位+时限+内容+文种 (2)、非全称标题:党政机关为指导下级机关相应部门的工作而发的,可
以省略单位或时限 (3)、需经讨论或批准的,在标题后用括号加“草案”、“初稿”“讨论
稿”字样 2、正文 (1)、前言部分:指导思想、制定的依据、基本情况、总目标、工作的简
• 规划:是具有全局性的、较长时期的设想,内容粗略涉及 面广,只是 交代工作的大概的轮廓。
• 方案:从目的、要求、方式、方法、步骤等方面作全面而 细致的安排。
• 安排:是对短期内工作进行具体布置的计划,内容单一, 措施具体。
• 设想:是初步的草案性的计划,是一种粗线条的非正式的 工作安排。
• 打算:是短期内工作的要点式的计划,它的指标和措施都 较为粗略,具有草案性。
二、目标管理——为什么需要目标?
25年后调查发现 :
27%的人没有目标 社会的最底层,抱怨整个世界
60%目标模糊
在社会的中下层面安稳地生活与工作
10%有清晰但较短期的目标 成为各行业的专业人士
3%有清晰且长期的目标 成为社会各界的顶尖人士
目标管理方法——剥洋葱法
像剥洋葱一样, 将大目标分解成 若干个小目标, 再将每个小目标 分解成若干个更 小的目标,一直 分解下去,直到 知道现在该干什 么。
授权的形态
• 主要可以分成两种形态: 下达指令
充分信任
委派授权技巧
预期的成果
• 解释所分配工作的重 要性
• 订出需要的结果 • 询问下属的意见及疑
问
应守的规则
• 订出下属的权利范围 及规定
• 达到完成工作限期的 共识
• 订出跟进时间表 • 肯定成就, 提高士气
如何介定哪些工作委派
其他人必须做 其他人应该做, 但情况紧急时你可以帮他 可以做, 但如果其他人有机会也可以做
D
•一些可做可不做的 杂事
•一些不必要的应酬
•有趣的活动
三、案分例清分工析作的轻重缓急——案例分析
一天下午,G公司的生产部经理李华正在参加公司召开 的企业发展战略研讨会,由于晚上要给他女朋友过生日, 心理在盘算这件事。突然收到手机短信,两个同学从外地 出差来此,约李华晚上参加校友聚会。这时主持人宣布, 由于这次会议时间紧,请全体与会人员晚上要参加分组讨 论。刚一散会,五金车间的一名班长满头大汗跑进会场, 拉着李华就往外走,原来几名工人与运输部门的几个搬运 工发生纠纷,现在打起架来了,车间主任和在场的保安制 止不了,因此派一个班长来找李经理。
拒绝常用方法和语言
谢绝法:对不起,谢谢,这样做可能不合适。 婉拒法:哦,是这样,可是我还没有想好,考虑一下再说吧。 不卑不亢发:哦,我明白了,可是你最好找对这件事更感兴趣的 人吧,好吗?
幽默法:啊!对不起,今天我还有事,只好当逃兵了。 无言法:运用摆手,摇头,耸肩,皱眉,转身等身体语言和否定 的表情来表示自己拒绝的态度。
五、 授权
授权的定义和原因 • 委派授权是一个向下级分配工作的过程, 它通常
与一个领导者的责任以及决策权利有关 • 委派授权是帮助你节约时间的有力武器 • 委派授权可以增强一个领导者的聪明才智
授权应有的心态
• 把工作授权给下级, 应该存在一个给下属 发展的机会
• 它不是用来惩罚下级 • 不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情
B
紧迫但不重要
A
重要而且紧迫
D
不重要不紧迫
C
重要度
重要但不紧迫
八 三、分清工作的轻重缓急
■请运用四象限方法排列你的工作:
紧急
A
重 •当前面临的危机
要
•急迫的问题 •有期限压力的计划
B
不 •不速之客的接待
重
•某些信件、文件、电话的处 理
要 •某些会议的出席
•某些必要而不重要的活动
不紧急
C •发掘新机会 •规划 •改进产能 •建立伙伴关系 •防患于未然
缓冲法:哦,我再和朋友商量一下,你也再想想,过几天再决定 好吗?
回避法:今天咱们先不谈这个,还是说说你关心的另一件事 吧…… 严辞拒绝法:这可不行,我已经想好了,你不用再费口舌了! 补偿法:真对不起,这件事我实在爱莫能助了,不过,我可帮你 做另一件事!
借力法:你问问他,他可以作证,我从来干不了这种事! 自护法:你为我想想,我怎么能去做没把握的事?你让我出洋相 啊。
一、认识时间障碍
无形的时间杀手( 不自觉)
1. 欠缺周详计划
6. 拖延
2. 不懂分辨缓急先后
7. 善忘
3. 过分注重细节
8. 不懂授权
4. 犹疑不决
9. 欠缺组织
5. 不懂得说“不”
10. 健康欠佳
二、目标管理——为什么需要目标?
哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查:对象 是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人,调查发 现: 27%的人没有目标 60%目标模糊 10%有清晰但较短期的目标 3%有清晰且长期的目标
主要工作内容
学生报到 、交费 治理校园环境 学生补考
负责人 (责任人)
各系部、财务处 后期集团
教务处
备注
晚间
三、日程安排的形式
年计划表 季计划表 月计划表 周计划表 日程表
日程计划表的编制步骤
年度和季度
1、上一年度或季度结束之前 高层管理人员召开办公扩 大会,与中层干部商讨下 一年度或季度的工作安排
(或计划是单位、部门或个人,在一定的时间内,为完成某 项任务或为达到既定目标所作的打算和安排。)
(二)、计划的特点: 全面性、时限性、科学性(指导性和可操作性)、预见性(前
瞻性)、针对性 (三)、计划的作用 : 1、可以做到心中有全局,奋斗有目标、行动有遵循,避免
或减少盲目性和被动性,增强主动性 2、可以使行动有条不紊,能合理安排人力、物力、财力和
假如你是李华,此时此刻你该怎么办?
三案、例分分清析工作的轻重缓急——案例分析
M公司是一家生产注塑机械设备的中型企业,由于市场竞争加 剧,近来业绩严重下滑,员工士气低落,今天上午竟有两名业务骨 干向市场部经理张文斌提出辞职申请。为稳定员工队伍,张文斌已 约定今晚同这两人谈话。但下午接到在北京出差的总经理的紧急电 话,一位西安的客商今天来本市,晚上六点到机场,因为这是一个 跟进了很长时间的大客户,总经理特别强调要张经理代表他亲自去 机场迎接并配合办公室搞好接待。其实,张文斌的MBA论文尚未完 成,这两天也到了最后的期限,他曾想让在本市某大学工作的妻子 帮忙,妻子未同意,这样公事私事便搅得他十分着急。刚过五点钟 张文斌就急匆匆地找到司机,开车前往机场。还没走出市区,突然 手机响了,里面传来一个女子焦急的声音:“你是张文斌吗?你母 亲在菜市场前面的马路上被汽车撞伤,我是路边商店的售货员,你 母亲现在被扶到了我店里,她让我给你打电话,你赶快来!”
应该做, 但有些人可以帮助你 必须自己做
六、管理好电子邮件
如何有效过滤电子邮件
见教材112— 113页
如何书写电子邮件的内容
七 、积累节约时间小窍门
1.不要把等待的时间白白浪费 2.2. 参加一个快速阅读班 3.3. 当你拜访顾客时,总要先打电话 4.4. 总是把汽车停放在易于驶出的位置 5.5. 谈话时记笔记 、汇报时抓要点 6.6. 避开浪费时间的人 7.7.将表拨快三分钟 8.8.随身携带空白卡片,随时记录自己的想
法 9.9.尽量早睡早起 10.10.要依靠各种长处,自己的、上司的、
八、结成牢固的社会关系网
1、以个人利益和个人职业利益为中心 2、正确评估对方利用价值 3、专门记录,并不断巩固 4、保持经常联系(充分利用节假日) 5、热心为他人办事,尤其是私人之事 6、真诚待人,要有亲和力 7、所有的见解,正确与否,不在于你说
时间,避免出现轻重倒置和先后不分。 3、可以预先估计可能出现的问题和情况,提前做好安排,
取得应变的主动权。 4、便于总结,推动工作的全面进步。
(四)、计划的分类 1、按名称不同来分:规划、方案、安排、打算、 要点、设想、意见等 2、按性质不同来分:综合性、专题性 3、按内容不同来分:工作、学习、生产、科研、 销售、实验等 4、按时限不同来分:长期、中期、短期、年度、 季度、月、周等 5、按范围不同来分:国家、单位、部门、个人、 班组等 6、按表达形式不同来分:表格式、条文式、综合 式
第一节 提高效率、管理时间的一般方法
认识时间障碍 目标管理 分清工作的轻重缓急 学会说“不” 委派与授权 管理好电子邮件 积累节约时间小窍门 结成牢固的社会关系网
一、认识时间障碍
有形时间杀手 ( 自觉的) • 接听电话 • 打电话 • 会议 • 打扰 • 官僚作风 • 沟通不足 • 办公室政治 • 资源不足 • 阅读文件及邮件 • 交通堵塞
• 要点:是列出工作的主要目标的计划,它只是交代政策, 提出原则性的要求。它可以是上级对下级的,也可以是本 单位内部的。
• 意见:是上级对下级布置任务,交代政策,提出要求,制 定措施的计划。
×××学校2012—2013学年度第二学期
工作行事历
时间 周次
2月12日至 第一周 2月18日 2月19日至 第二周 2月25日
假如你是张文斌,从接到总经理指示到此时此刻,该怎么办?
四、学会说“不”
下列情况应考虑拒绝
违背自己做人的原则 不符合自己的兴趣爱好 违背自己的价值观念 可能陷入关系网 有损自己的人格 助长虚荣心 庸俗的交易 违法犯罪的行为
■拒绝的学问 不要立刻就拒绝 不要轻易地拒绝 不要盛怒下拒绝 不要随便地拒绝 不要无情地拒绝 不要傲慢地拒绝 要能婉转地拒绝 要有笑容的拒绝 要有代替的拒绝 要有出路的拒绝 要有帮助的拒绝
单回顾等 (2)、主体部分:目标明确(任务和要求)——做什么
措施得力(方法和措施)——怎么做 步骤合理(时间和进度)——何时做何事 (3)、其它事项:注意事项、检查办法、修订办法、重难点说明等 3、附件说明 4、具名和日期(落款)(1)、不要与标题重复 (2)、是单位的要加公 章
三要素
几种计划的区别
一、安排商务日程应注意事项——外事安排
回避节假日 明确领导的意图 上下班时间 守时与不守时 注意时差和时间换算 了解当地风俗民情 接待外商要准备的13项事
二、工作计划的制定
(一)、什么是计划?计划是对即将开展的工作预先提出目 标,制定出步骤、方法、措施,并用书面语言表达出来的 应用文。
多数,它们只能造成少许的影响; 少数,它们造成主要的、重大的影 响。
你知道 圆的面积占 正方形面积 的多少吗?
结论:
做重要的 少数事情
你知道去掉 圆的面积正方形 面积还剩下多少 吗?
八 三、分清工作的轻重缓急
现场思考: ——请运用80/20法则,找出自己日常 工作任务中重要的20%。
八 三、分清工作的轻重缓急——工作任务重要程度分析
第五章 办公效率及时间管理
• 提高效率、管理时间的一 般方法
1、认识时间障碍认识时间障 碍
2、目标管理 3、分清工作的轻重缓急 4、学会说“不” 5、授权 6、管理好电子邮件 7、积累节约时间小窍门 8、结成牢固的社会关系网
• 日常工作时间安排 1、安排商务日程应注意事项 2、工作计划的制定 3、工作日程安排 4、规划器 5、工作日志管理 6、约会安排
目标管理方法——多杈树法
树干代表大目标;每一根树 枝代表小目标;叶子代表即时的 目标,即现在要去做的每一件事。
多杈树法目标分解的原则: 小目标是大目标的条件 大目标是小目标的结果 小目标的实现之和,一定是 大目标的实现
三、分清工作的轻重缓急——帕累托法则
帕累托法则:又称80/20法则、二八 定律、帕累托定律、最省力法则、 不平衡原则。此法则是由意大利经 济学家帕累托提出的。80/20的法 则认为:原因和结果、投入和产出、 努力和报酬之间本来存在着无法解 释的不平衡。一般来说,投入和努 力可以分为两种不同的类型:
什么,而在于你怎么说,什么时候说 8、建议阅读《厚黑学》 9、学会交际的其它技巧和方法
第二节 日常工作时间安排
一、安排商务日程应注意事项 时间要科学合理(准确、紧凑、严密、有弹性) 按活动性质(轻重缓急)排定先后次序 同等条件下,注意内外兼顾 积累城市交通、宾馆、火车、航班等信息 日程要适当保密 要征得领导的同意 合理编制日程表