彻底征服Word 2007多级列表

彻底征服Word 2007多级列表

2010年02月10日02:45

用Word编写文档的人都知道，一篇长文档一般是需要分章节来划分段落的。在Word中也有对应的工具来完成这项任务，这就是多级列表。然而绝大多数使用Microsoft Office的朋友却并不知道Word有这么个工具；或者即使知道，却对如何正确使用这个工具不得要领。有的人可能会用“标题一”样式来做单级列表，但是在碰到需要二级列表甚至三级列表的时候，却完全不知所措了。结果往往只能纯靠手工进行，费时费力不说，还经常因为标题对不齐或者缩进搞不定而头疼。尤其是当文档还需要在前面安插目录的时候，对于初学者来讲不啻是个灾难。

如果你还在为这个问题而痛苦的话，那么恭喜你，你找对地方了。下面我将带领你彻底征服Word 的多级列表技术。

由于Word 2003在多级列表工具上存在有bug，因此我这里的描述以Word 2007（以下简称为Word）为依据。如果文中有图片缺失，请刷新一下。

一、设定样式

多级列表是以Word的样式概念为基础的，要想使用多级列表，就必须从样式入手。所谓样式，简单说就是预先将想要的格式组合在一起，然后命名，就成了样式。例如，中国人的文章一般喜欢用章、节、小节来划分，就像下面这样：

第一章绪论

第一节背景介绍

第二节系统目标和意义

……

其中“第一章绪论”使用了黑体、二号字、居中等格式，我们在Word中以“标题一”来命名这一类型；而“第一节背景介绍”则使用了宋体、三号字、居中等格式，我们以“标题二”来命名之；其余的“标题三”、“标题四”、……等依此类推。而正文部分，我们就以“正文”来命名样式。

由于Word中默认的“正文”样式使用的是“宋体（中文正文）”、五号字，而我们大多数时候都默认正文使用小四号宋体字，因此我们首先从这个入手。

打开Word，点击“开始”选项卡中“样式”栏右下角的箭头，调出“样式”窗口，在“正文”那一行的右边点击向下箭头，选择修改，如图1：

图1

在修改样式对话框中，在格式下面依次改为“宋体”、“小四”。如图2：

图2

如果需要同时对西文字体也进行设置，则在同一行右侧点击“中文”，改为西文，然后在左边选择字体，例如“Times New Roman”。如图3：

图3

设置好了正文样式，接着就要设定标题样式。

在图一所示的样式窗口中，你可能可以看到“标题一”到“标题三”甚至“标题四”，但有的朋友可能只能看到“标题一”，甚至连“标题一”都看不到。这是因为你的文档尚未应用内置的这些样式，所以没有显示出来而已。对于连“标题一”都看不到的，就需要点击下面的“选项”，把“推荐的样式”改为“所有样式”即可。这里我们假定你至少可以看到“标题一”样式。

如果你打开的是空文档，那么此时就需要输入你的文章的标题内容，然后按住Ctrl键选中那些你需要设置为“标题一”样式的行；但如果你打开的是已经完成输入的文档，则只需要按住Ctrl键选中那些你需要设置为“标题一”样式的行，而不管它们原来是怎么设置的。

选中之后就可以开始设置“标题一”样式了。这里我们假定图4是最后希望看到的结果：

图4

而图5则是目前刚刚准备开始设置“标题一”的情形：

图5

在选中了图五中这些需要设置为标题一的行之后，点击样式窗口中的“标题一”，将这些行首先应用“标题一”样式，然后按照修改“正文”样式同样的方法修改“标题一”样式。我们假定，你需要的“标题一”样式为中文黑体（西文字体设为Times New Roman，以下均按此设置，不再赘述）、二号、加粗，然后点击此窗口中左下角的“格式”-->“段落”，将大纲级别为1级（注意，这里大纲级别用默认的设置即可。之所以要提到这一点是因为自动生成目录需要它，如果没有大纲级别上的区分，无论你的样式设置得多么漂亮，也不可能生成你需要的目录的），段前段后间距设为自动，行距为单倍行距。确定之后，我们就把“标题一”初步设置好了。

选中需要设置为二级标题的行，然后设置为“标题二”样式，修改“标题二”样式为中文黑体、三号、加粗，大纲级别2级，段前段后间距设为自动，行距为单倍行距。依此类推，“标题三”样式设置为中文宋体、四号、不加粗，大纲级别3级，段前段后间距设为自动，行距为单倍行距。

这些都设置好了以后，我们可以看到如图6所示的效果了：

图6

很多人到了这一步就认为差不多大功告成了，于是宁愿手工去给相应的标题加上“第一章”或者“1.1”这样的标题号，也不愿意再深入一步去学习如何自动给标题编号。当然，如果你的文章并不长，不在乎浪费这点时间和精力，那也没关系。但是，如果你的文章比较长，超过了20页，其中还有不少插图的话，那我劝你还是再下点功夫好好学习一下怎么使用多级列表。

多级列表不仅仅是帮助我们自动给标题编号，重要的是，它还能使我们给文章中的图片、表格、公式、……等等自动编号（用Word的术语说就是在题注中编号），并且这些编号可以在正文中交叉引用，这样做的好处是一旦你的文章骨架做好了，那么在使用了交叉引用技术后，无论这些图片、表格或者公式如何变动地方，相应正文中的引用和题注都会自动跟随变化。

二、设置多级列表

我们首先从一级标题开始。这里我们假定你是按照国际标准来设定标题编号的，也就是一级标题前面设为“1”、“2”、……这样；二级标题设为“1.1”、“1.2”、“2.3”、……这样；而三级标题则设为“1.1.1”、“2.1.3”、“3.2.2”、……这样。如果你需要按照中文习惯设置，只需要在编号样式中选择一下即可。

将光标停留在任意一个一级标题中，点击“编辑”选项卡中的“选择”-->“选择格式相似的文本”，如图7：

图7

这样就把所有的一级标题都选中了。单击“段落”选项卡中的“多级列表”按钮，如图8：

图8

在打开的“定义新多级列表”窗口中，点击左下角的“更多”按钮，按照图9所示设置（注意：不要急着点确定）：