档案目录格式规范

新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。

②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。

纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。

③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。

注：纵向目录表格格式均参照以上。

（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。

②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。

表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。

③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

注：索引表格格式均参照以上。

（三）新文书档案备考表式样备考表②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。

③一般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，至顶端纸边35mm 。

（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样 档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。

下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。

（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一 示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；全引目录年度文书 档案第 1/3 册全引目录年度文 书 档 案全1册2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。

科技档案目录格式（一）案卷目录案卷目录(“页号”：为全引目录内每一个案卷的卷内目录首页所在的页码)①各字段宽度从左至右依次是：10、30、70、15、15、10、20（mm），整表宽度为170mm。

（二）卷内目录卷内目录保管期限：盒号：档号：(“页数”：为每件文件的页数；“页号”：适用于整卷装订成册的，为其中每件文件的首页所在的页码) ①以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。

（三）科技档案全引目录805类档案全引目录索引2号机①以上字段从左至右依次保持宽度为25、80、25、25（mm）；下半部标示存放位置的部分，单元格宽度从左至右依次为39、38、39、38（mm）。

整表宽度为155mm。

②上半部表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用N（行）*10（mm）分布。

科技档案全引目录制作以每本目录册都要包括索引目录、案卷目录和卷内目录为宜，即索引目录制作的大小，以该册能够装下的数量为准。

对盒号的起止范围不做具体要求，各自便宜确定即可，要有稳定合理的规律沿袭可循。

（四）科技档案案卷封面①“案卷题名”处请写明该案卷实际题名，并普通一号宋体居中。

②其余文字空三号字体两格依样分布，三号宋体字加粗。

“密级”分为“秘密、机密、绝密”，之前认定为“普通”密级的，密级置空不填。

（五）科技档案备考表卷内备考表档号：203020 2060110（六）科技档案卷盒脊背D=10mm 、20mm 、30mm 、40mm 、50mm 、60mm （可根据需要设定）注：“虚线框”含义同上；*表示是可选设置项。

（七）科技档案全引目录脊背示例一 示例二图A7 全引目录脊背说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；2、科技档案分二级或三级类目组织全引目录。

一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，全引目录**类科 技 档 案第 2/2 册全引目录**类科 技 档 案全 1 册全引目录**类科 技 档 案第 1/2 册每册注明“第X/N册”。

会计档案目录格式（一）案卷目录会计档案案卷目录年度：2008 分类号：433①以上字段从左至右依次保持宽度为15、85、25、25、20（mm），整表宽度为170mm。

（二）案卷目录会计档案全引目录索引①以上字段从左至右依次保持宽度为25、80、25、25（mm），整表宽度为155mm。

（三）会计档案全引目录脊背全引目录年度会计案档(注：照片、录音、录像、光盘、磁盘、实物档案全引目录与此基本相同)（四）会计档案封面小标签(适用于账簿及报表)（20mm）（70mm）照片档案目录格式（一）照片目录（1-7大类）照片档案目录年度：2008 册号：02①以上字段从左至右依次保持宽度为15、25、60、20、25、10、20（mm），整表宽度为170mm。

（二）特殊的，工程档案照片目录（8、9大类）工程照片档案目录项目代号：0100 册号：03（此目录格式用作照片册内目录，连续打印则可作全引目录。

）①以上字段从左至右依次保持宽度为15、25、60、20、25、10、20（mm），整表宽度为170mm。

（三）照片档案卷盒脊背（根据选用照片册脊背大小而定）全宗号年度（项目代号）类别保管期限照片号号号第m/n 册（四）单张照片说明①“拍摄地点”不专门设置著录项，请在“文字说明”中地点环境做准确说明。

（注：“文字说明”应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。

其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明版权、来源等。

）光盘、磁带（数据、照片、录音、录像）档案目录格式（一）光盘（磁带）目录（1-7大类）光盘档案目录年度：2008（“责任者”为刻盘移交单位，“备注”填写光盘归档份数等信息。

）①以上字段从左至右依次保持宽度为10、30、60、20、20、30（mm），整表宽度为170mm。

（二）特殊的，工程光盘（磁带）目录（8、9大类）同“光盘档案目录”（仅“年度”改为“项目代号”）。

（三）光盘文件目录光盘档案文件目录盘号：02 档号：2008-1-01①以上字段从左至右依次保持宽度为10、30、80、20、30（mm），整表宽度为170mm。

（四）光盘档案卷盒脊背（根据选用光盘册脊背大小而定）全宗号年度（项目代号）类别保管期限光盘号号号注：对于光盘的保存方式，推荐光盘统一入册保存。

此脊背即为光盘档案册所用。

____________________________________________________________________________________________ _____（五）单张光盘说明（注：“备注”应概括揭示光盘包含全部内容信息；或仅对光盘名称未及内容作出补充。

其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如光盘归属权不属于本单位的，应注明版权、来源等。

）实物档案目录格式（一）实物目录实物档案目录年度：①一般地，横向目录表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边27mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为15、25、40、80、20、25、15、20（mm），整表宽度为240mm。

②一般地，横向目录表格至顶端纸边35mm。

横向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用10（行）*15（mm）分布。

注：上表中“序号”项为三位数字，取所有实物档案排序的大流水号；精品文档，欢迎下载- 32 - / 56“档号”项中第三段的号也为三位数字，取同一年度内所有实物档案排序的流水号。

精品文档，欢迎下载- 33 - / 56（二）实物档案封面小标签(规格大小由用户自定)资料目录格式资料目录年度：2008①以上字段从左至右依次保持宽度为15、30、80、25、20（mm），整表宽度为170mm。

章格式（一）文书档案归档章式样：单位：mm（二）档号章（科档）式样:单位：mm（三）竣工图章式样：单位：mm35档案移交目录（一）文件移交目录文件移交目录年度：类别：应修改以贴合该档案类型实际，如对实物档案，“页数”可改为“载体形制”等。

精品文档，欢迎下载- 37 - / 56②对文件移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。

③以上字段从左至右依次保持宽度为15、60、90、30、15、25（mm），整表宽度为240mm。

（二）科技档案移交目录科档移交目录年度(或项目)：移交单位：接收单位：移交人：接收人：精品文档，欢迎下载- 38 - / 56移交日期：接收日期：①如移交单位已按档案管理有关要求进行了分类组卷，可以将已经形成的“案卷目录”作为“移交目录”。

②对科档移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。

③以上字段从左至右依次保持宽度为15、50、90、15、30、20、20（mm），整表宽度为240mm。

精品文档，欢迎下载- 39 - / 56（三）会计移交清册****年度会计档案移交清册凭证卷（册）移交账簿卷（册）共计卷（册）报表卷（册）工资单卷（册）详细见附录移交部门负责人（签名）：移交人：年月日接收部门负责人（签名）：接收人：精品文档，欢迎下载- 40 - / 56年月日①此页样式可作为会计档案移交清册的首页，可在条目输机录入后打印出相应目录附后，再由会计人员填写此页，签字确认即可。

②对会计档案移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。

精品文档，欢迎下载（四）印章移交清册印章档案移交清册移交内容：××××明细：1、××××（枚）。

2、××××（枚）。

3、××××（枚）。

……共××枚注：详见后附移交目录。

移交单位：接收单位：移交人：接收人：移交时间：接收时间：①对会计档案移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。

_________________________________________________________________________________________________附录：印章移交目录（共×枚）移交日期：2008年1月1日档案利用登记表格式档案利用（借阅）登记表年度：类型：档案精品文档，欢迎下载①“利用方式及目的”一栏中“利用方式”指复制、现场查阅、借出使用等，“目的”指各种利用方式下档案的用途。