《会议管理培训》PPT课件
合集下载
会议管理培训PPT
•导正行为。检论团队成员不当的行为，可能的话，强 化有建议性的行为。 •评估。总结到议要开得成功。主持人的角色举足轻重。技巧娴熟 的主持人能够提出适当的问题来打开讨论的气氛，并 且推动会议进行的节奏。要维持权力的平衡，很重要 的是会议主持人的角色要由团队成员轮流担任。
会议管理培训
如何使会议有效率，减少时间的浪费？
许多不必要的会议，浪费许多时间。一周内定一天或 两天为“不开会日”，是减少时间浪费的有效方法， 否则发挥时间管理的功效。
会议的作用
1.信息的传达与交流。 2.特定问题的解决，获得共识，集思广益，取得最佳解决 方案或新构思。 3.经过广泛讨论，产生的决策、决议，可减少执行人员的 障碍。 4.可培养参与感与成就感，培养团队精神。 5.互相尊重对方意见，是沟通协调的一种有效方式。 6.形成学习型组织，具有管理训练效果。 7.对于执行工作的人员具有压力及支援的效果，易于目标 管理之推动。 8.各部门之动作除靠规章制度之范围，定期性之协商，可 加强共识，有互补之效果。防止减少专权式的领导。
应对措施：
1、会议结束后当日整理出会议纪要并发送相关参 会人员，最迟于次日上午发送会议纪要。 2、建立会议决议跟踪表，明确需解决问题，负责 人，完成时间，安排专人对这些问题进行跟进， 直至解决为止。 3、将决议完成情况列入绩效考核中。
怎样提高会议的质量
只有必要时才开会。 召集会议之前及早着手准备是有效会议的关键。 时间是宝贵的，准时开会，才能准时结束。 经常加以归纳,有意识地把握会议的方向。 严格会议控制，提高会议组织能力。别让意外事件让你陷入 困境。 会议记录应阐明最后的结论(明确需完成工作、负责人、完成 时间)。 作为主持人，要劝阻冗长的发言,鼓励沉默的人发言,阐明糊 涂的观点,删除重复的话题。
会议管理培训
如何使会议有效率，减少时间的浪费？
许多不必要的会议，浪费许多时间。一周内定一天或 两天为“不开会日”，是减少时间浪费的有效方法， 否则发挥时间管理的功效。
会议的作用
1.信息的传达与交流。 2.特定问题的解决，获得共识，集思广益，取得最佳解决 方案或新构思。 3.经过广泛讨论，产生的决策、决议，可减少执行人员的 障碍。 4.可培养参与感与成就感，培养团队精神。 5.互相尊重对方意见，是沟通协调的一种有效方式。 6.形成学习型组织，具有管理训练效果。 7.对于执行工作的人员具有压力及支援的效果，易于目标 管理之推动。 8.各部门之动作除靠规章制度之范围，定期性之协商，可 加强共识，有互补之效果。防止减少专权式的领导。
应对措施：
1、会议结束后当日整理出会议纪要并发送相关参 会人员，最迟于次日上午发送会议纪要。 2、建立会议决议跟踪表，明确需解决问题，负责 人，完成时间，安排专人对这些问题进行跟进， 直至解决为止。 3、将决议完成情况列入绩效考核中。
怎样提高会议的质量
只有必要时才开会。 召集会议之前及早着手准备是有效会议的关键。 时间是宝贵的，准时开会，才能准时结束。 经常加以归纳,有意识地把握会议的方向。 严格会议控制，提高会议组织能力。别让意外事件让你陷入 困境。 会议记录应阐明最后的结论(明确需完成工作、负责人、完成 时间)。 作为主持人，要劝阻冗长的发言,鼓励沉默的人发言,阐明糊 涂的观点,删除重复的话题。
会议管理培训教材(PPT 73页)
宝侨家品怎么开会？
「议后速决，决后速行」- P&G 事前议程规划清楚 利用信息系统开跨国会议 会议主席开宗明义说明结论与议程 把事情说清楚！ 申请一个项目网络空间，将数据归档 开设「会议」档，决议内容、执行人、执行日清清楚楚 事后纪录明白，会议记录成为行动方案
运筹广告怎么开会？
『问一个好问题，胜过想好的答案』~运筹广告副董叶明桂
持?
议程设计
由重要到不重要：会议开始时即讨论重要议题,以免延误 时间,而影响到后面重要议题
由不尖锐到尖锐：将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和 信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬
透明会议室就是落实公开精神，无形中也提升会议效率
CEO怎么开会？
So-net ˙李岳奇： 关键在最后十分钟 会议法宝：笔记本电脑 会议要诀：会议结束最后十分钟，纪录者将初步纪录大纲 让所有与会者过目，并一结束同步发送给与会者
鸿海精密˙郭台铭： 会议条列：会后贯彻执行 会议法宝：白报纸+海报架 会议要诀：一条一条写下再明确 不过，更不会有模糊的争议空间
和谐：营造和谐的气氛,使成员对团队有安全感、信任感 、认同感,展露个人才能
参与：参与的人用心关注,才能让会议得到健全发展
效率：当一个会议成功的要素具备后,能在预定的时间内 完成开会,这就是效率
学习：在参与开会的同时有更多学习的机会
开会让你…
小组面对面沟通 众多讯息一次交流 融合意见凝聚共识 分派工作，公平合理
开会有什么意义？
但开会也让你…
工作时间被分割 人多口杂，讨论耗时 晚上加班 特殊问题还是个别沟通 没有产能 别人发言比自己开口多 Delay重要工作或客户
开会有什么意义？
一家公司的开会效率与执行 决定了企业的竞争力
会议管理培训课件
显示等级：如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的 顶端，其他与会者座位按资力递降顺序就座。主席坐在长 桌的顶端，资力最浅者坐在离主席最远处。
自由讨论：如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注， 在会议中用一张圆桌。主席可坐在任何一个座位上
（四）主持人如何做好会前准备 设定沟通目标 制定行动计划 如何应对争执 进行SWOT 分析
过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了或者别说了， 或者是说得不够接着说等。
（四）达成决议
（1）权威决策 权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面
作出决定时。 （2）少数服从多数决策 少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主
原则为基础。 （3）共识决策 共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每
（五）会议的成本 （1）会议的时间成本
（2）直接的会议成本
（3）效率损失成本
开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成 公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失， 就是效率损失成本。
6.2 会议效率与规范
（一）会议效率不高 会议效率不高的原因 时间、地点、开会对象的选择、主持人的技能、参会者的
一团队成员均有否决权。 （4）无异议决策 无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。
（五）团队决策法
（1）头脑风暴 （2）德尔菲法 （3）异地思考法 （4）思路转换法
会议中主持人的会议管理技巧
（一）主持人的守则 （1）营造和谐的气氛 （2）按照议程进行 （3）正确总结讨论的内容 （4）引导发言者解释令人困惑的发言 （5）帮助与会者理清不假思索的想法 （6）尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 （7）减少与议题无关的争辩和讨论 （8）保持中立的态度
自由讨论：如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注， 在会议中用一张圆桌。主席可坐在任何一个座位上
（四）主持人如何做好会前准备 设定沟通目标 制定行动计划 如何应对争执 进行SWOT 分析
过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了或者别说了， 或者是说得不够接着说等。
（四）达成决议
（1）权威决策 权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面
作出决定时。 （2）少数服从多数决策 少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主
原则为基础。 （3）共识决策 共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每
（五）会议的成本 （1）会议的时间成本
（2）直接的会议成本
（3）效率损失成本
开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成 公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失， 就是效率损失成本。
6.2 会议效率与规范
（一）会议效率不高 会议效率不高的原因 时间、地点、开会对象的选择、主持人的技能、参会者的
一团队成员均有否决权。 （4）无异议决策 无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。
（五）团队决策法
（1）头脑风暴 （2）德尔菲法 （3）异地思考法 （4）思路转换法
会议中主持人的会议管理技巧
（一）主持人的守则 （1）营造和谐的气氛 （2）按照议程进行 （3）正确总结讨论的内容 （4）引导发言者解释令人困惑的发言 （5）帮助与会者理清不假思索的想法 （6）尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 （7）减少与议题无关的争辩和讨论 （8）保持中立的态度
高效会议管理培训课件PPT5)
根据会议规模和需求，选择适合的会议室或活动场所，确保设施齐全、布局合理 。
布置会场
根据会议议程和参会人员需求，合理布置会场，包括座位安排、投影设备、白板 等。
会议通知与资料准备
发送会议通知
提前通知参会人员会议的时间、地点、议程等详细信息，提 醒他们按时参加。
准备会议资料
根据会议议程，为参会人员准备必要的背景资料、报告、数 据等，以便他们更好地参与讨论和决策。
分配讨论时间
为每个议题设定适当的讨 论时间，避免会议时间过 长或议题时间不够。
确定参会人员与时间
确定参会人员
根据会议议题和目的，确定需要 的参会人员，包括相关利益方、 决策者、专家等。
选择合适的时间
选择一个对所有参会人员都合适 的时间，确保他们能够参加会议 ，提高会议效率。
场地选择与布置
选择合适的场地
03
会议中的高效沟通
发言技巧与要点
发言技巧
清晰表达、逻辑连贯、重点突出、言 简意赅。
发言要点
明确会议主题、明确发言目的、准备 充分、注意时间控制。
倾听与反馈技巧
倾听技巧
全神贯注、抓住重点、理解对方意图、避免打断对方。
反馈技巧
及时反馈、肯定对方观点、提出建设性意见、避免负面情绪。
问题解决与决策方式
合作。
实践操作与模拟演练
模拟演练
分组进行会议模拟，体验高效会议管理技巧。
实践操作
在实际工作中运用所学知识，提高会议效果。
反思与总结
通过实践操作，反思自身在会议管理中的不足， 总结经验教训。
总结与反思
总结
回顾本次培训内容，提炼出高效会议管理的核心要点。
反思
思考自己在会议管理中的不足之处，制定改进计划。
布置会场
根据会议议程和参会人员需求，合理布置会场，包括座位安排、投影设备、白板 等。
会议通知与资料准备
发送会议通知
提前通知参会人员会议的时间、地点、议程等详细信息，提 醒他们按时参加。
准备会议资料
根据会议议程，为参会人员准备必要的背景资料、报告、数 据等，以便他们更好地参与讨论和决策。
分配讨论时间
为每个议题设定适当的讨 论时间，避免会议时间过 长或议题时间不够。
确定参会人员与时间
确定参会人员
根据会议议题和目的，确定需要 的参会人员，包括相关利益方、 决策者、专家等。
选择合适的时间
选择一个对所有参会人员都合适 的时间，确保他们能够参加会议 ，提高会议效率。
场地选择与布置
选择合适的场地
03
会议中的高效沟通
发言技巧与要点
发言技巧
清晰表达、逻辑连贯、重点突出、言 简意赅。
发言要点
明确会议主题、明确发言目的、准备 充分、注意时间控制。
倾听与反馈技巧
倾听技巧
全神贯注、抓住重点、理解对方意图、避免打断对方。
反馈技巧
及时反馈、肯定对方观点、提出建设性意见、避免负面情绪。
问题解决与决策方式
合作。
实践操作与模拟演练
模拟演练
分组进行会议模拟，体验高效会议管理技巧。
实践操作
在实际工作中运用所学知识，提高会议效果。
反思与总结
通过实践操作，反思自身在会议管理中的不足， 总结经验教训。
总结与反思
总结
回顾本次培训内容，提炼出高效会议管理的核心要点。
反思
思考自己在会议管理中的不足之处，制定改进计划。
高效会议管理培训ppt完整版x
提前通知并收集参会者意见
01
02
03
提前发出会议通知
告知参会者会议主题、时 间、地点等关键信息，以 便他们做好准备。
征求参会者意见
在会议前收集参会者对议 题的看法和建议，有助于 更好地制定会议内容和方 向。
确认参会者名单
核实参会者身份和联系方 式，以便在需要时与他们 联系。
场地布置、设备检查及资料准备
促进对话和协商
组织对话和协商，让不同意见的团队成员有机会表达和交流，寻 求共识。
寻求第三方案
当团队成员意见分歧较大时，可以寻求第三方案或妥协方案，以 实现团队的整体利益。
时间管理与进度控
05
制策略
制定详细时间表并严格执行
设定明确的时间限制
01
为每个议程项目设定合理的时间限制，确保会议按计划进行。
面对面访谈
对部分关键参与者进行面对面访谈，深入了解他 们的想法和建议，以及对会议的期望和需求。
3
分析反馈数据
对收集到的反馈数据进行整理和分析，识别出存 在的问题和不足之处，以及潜在的改进空间。
制定针对性改进措施并执行
制定改进计划
根据反馈分析结果，制定相应 的改进措施和计划，明确责任
人、时间表和所需资源。
高效会议管理培训ppt 完整版x
汇报人： 2024-01-02
contents
目录
• 会议概述与目标设定 • 高效会议策划与准备 • 有效主持与引导技巧 • 提升团队协作与沟通能力 • 时间管理与进度控制策略 • 评估效果及持续改进计划
会议概述与目标设
01
定
会议定义及重要性
会议是一种集体讨论和决策的方式
01
02
03
高效会议管理培训ppt
鼓励参与和互动
鼓励参会人员积极参与讨论， 提出问题和建议，促进团队间
的互动和合作。
如何进行有效的团队建设活动
01
02
03
04
确定活动目标
明确团队建设活动的目的，是 为了增强团队凝聚力、提高沟 通效率还是解决特定问题。
挑选合适的活动
根据团队特点和需求，挑选适 合的团队建设活动，如户外拓
展、趣味运动会等。
在会议开始前，将议 程发送给所有参与者 ，以便他们提前准备 。
设定目标
明确会议的目标，确保所有参 与者都清楚会议要解决的问题 或达成的成果。
目标应具有可衡量性，以便评 估会议是否达到预期效果。
在会议过程中，始终围绕目标 展开讨论，避免偏离主题。
邀请合适的参与者
根据会议议题和目标，邀请必要 的参与者，避免不必要的人员参
寻求共识
在出现冲突时，寻求各方的共识点 ，平衡不同意见。
调解争议
在必要时，会议主持人需发挥调解 作用，协助解决争议。
提高参与度和互动性
鼓励参与
通过提问、邀请发言等方式，鼓 励参会人员积极参与讨论。
小组讨论
将参会人员分成小组进行讨论， 促进小组成员间的互动。
利用技术手段
利用电子投票、实时反馈等技术 手段，提高互动性和参与度。
目标得以实现。
04
解决会议中的问题
避免跑题
01
02
03
制定明确的议程
在会议开始前，制定详细 的议程并提前发送给参会 人员，确保所有议题都与 会议主题相关。
引导讨论方向
会议主持人需密切关注讨 论内容，一旦出现跑题现 象，应及时引导回到主题 。
设定时间限制
为每个议题设定合理的时 间限制，确保讨论不偏离 主题。
高效会议管理培训ppt完整版x
对未来工作的展望和建议
建议一
定期开展高效会议管理培训，提 高员工的会议组织和管理能力。
建议二
制定明确的会议管理制度，规范 会议流程和参会行为，确保议后的跟踪和反馈，对会 议效果进行评估和改进，不断完
善和提高会议管理水平。
THANKS
感谢您的观看
在会议开始前明确决策者和决策方式，避免在会议中浪费时间讨 论无果的问题。
制定行动计划
针对会议中做出的决策，制定具体的行动计划，明确责任人和完成 时间，提高执行力。
跟踪和反馈
对行动计划进行跟踪和反馈，确保决策得到有效执行，并及时调整 计划以适应变化。
避免常见问题和误区
避免会议偏离主题
在会议过程中，要时刻关注议题 是否偏离主题，及时引导讨论回
案例二
某团队在项目进度汇报会议中，通过有效的 沟通和协调，成功解决了一系列问题，确保 项目顺利进行。分析其沟通和协调的技巧及
方法。
经验教训总结和分享
教训一
避免无效的讨论和跑题。在会议中要时刻关注议题，如有偏离应及时纠正，确保讨论的 高效和针对性。
教训二
合理控制参会人数。过多的参会人员可能导致讨论混乱、效率低下，应尽量精简参会人 员，只邀请必要的与会者。
会议签到
确保所有参会者准时签到，以便 了解参会人员名单和到场情况。
座位安排
根据会议议程和参会人员角色， 合理安排座位，便于讨论和交流 。
开场致辞和介绍
开场致辞
由会议主持人或组织者发表简短致辞 ，明确会议目的、议程和时间安排。
介绍参会人员 逐一介绍参会人员姓名、职务和背景 ，增进相互了解和信任。
会议讨论和交流
明确会议目的和议程
01
确保参会人员了解会议目的和议程，使他们能够更好地参与讨
会议管理培训专业内容ppt课件完整内容)精品模板分享(带动画)
认真记录： 做好会议 记录，以 便后续跟 进
尊重他人： 不发表攻 击性言论， 尊重与会 者
遵守保密 规定：不 泄露会议 内容，保 护信息安 全
积极参与： 提出建设 性意见和 建议，为 会议贡献 力量
会议沟通与协调
有效沟通技巧
添加标题 添加标题 添加标题 添加标题 添加标题 添加标题
明确沟通目标：在沟通之前，明确沟通的目标和期望结果，避免无效沟通。 倾听与理解：在沟通过程中，要认真倾听对方的观点和意见，理解对方的立场和需求。
清晰表达：在表达自己的观点和意见时，要使用简洁明了的语言，避免模糊不清的表达。 反馈与确认：在沟通过程中，要及时给予反馈，确认对方是否理解自己的意思，避免误解和歧 义。 保持礼貌和尊重：在沟通过程中，要保持礼貌和尊重，避免使用攻击性或侮辱性的语言。
记录与总结：在沟通过程中，要及时记录重要的信息和意见，并在沟通结束后进行总结和归纳。
实施计划：制定 具体的实施计划 和时间表
效果评估：对改 进措施进行效果 评估和总结
未来会议规划与目标设定
确定会议目标： 明确会议的目 的和期望结果
制定会议计划： 包括会议时间、 地点、议程、
参会人员等
评估会议效果： 通过反馈、问 卷调查等方式 收集意见，评
估会议效果
改进会议管理： 根据评估结果， 提出改进措施， 提高会议效率
会议评估与改进
会议效果评估方法
评估指标：会议 目标达成度、参 会人员满意度、 会议效率等
评估方法：问卷 调查、访谈、观 察法等
评估结果：对会 议效果进行定量 和定性分析
改进措施：根据 评估结果提出针 对性的改进措施
会议问题分析与改进措施
会议问题分析： 明确会议中存在 的问题和不足
会议管理培训课件(PPT 71张)
主要内容
第十一章 会议管理
第一节 会议的种类 第二节 会议策划 第三节 会议议程和通知 第四节 会前准备 第五节 会议记录和会议纪要 第六节 如何对待会议中的意外情况
第一节 会议的种类
一、按开会的不同方式区分会议的种类 二、企业的会议
一、按开会的不同方式区分会议的种类
一、设计会议议程 二、派发通知
一、设计会议议程
（一）会议议程的内容 （二）安排会议议程的原则 （三）安排会议议程的步骤
（一）会议议程的内容
1.会议名称； 2.会议期望的目标或结果； 3.会议时间、地点及食宿情况； 4.参会人员名单及联络方式； 5.分组情况； 6.会议主持人； 7.会议所要讨论的每一个议题、相应的负责人和时间 安排； 8.有关会外活动安排、返程定票、机场、车站、码头 接送等事宜； 9.任何外来参加者的姓名和角色。
表11-1
按开会的不同方式区分会议的种类 按人数分类 按开会方式分类 按开会目的分类 团体会议 面对面会议 宣布人事安排、讲解政策的会议 座谈会 电话会议 当众表扬或批评别人的会议 一对一会议 视频会议 临时处理突发事件的会议 固定的团队会议 集思广益的会议
按会议的频率分类 固定的部门会议 季末全体会议 处理突发事件的会议
（三）会后整理工作
1.整理会议记录，根据会议记录撰写会 议纪要。 2.领导审批会议记录、会议纪要。 3.下发会议纪要到各参会人，参会人执 行工作。 4.会议记录存档。
【本节任务训练】
小组合作：召开一个会议 议题：讨论“关于办公室安全隐患的防 范方法” 设计：会议的流程
红色蓝色高效会议管理培训PPT课件
3 2 议程1
1. 分享话题和目标 2. 交换信息 3. 产生生意/做决定/确认
行动 4. 总结
结束会议
1. 总结 2. 安排下次会议
跟踪
1. 备忘录 2. 跟踪计划
02 会 议 效 率 不 高 的 原 因 及 解 决 方 案
会议本身要遵守的规则
1.参会者要将工作
安排交给会议主席
2.超过1小时的会议
倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一 起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。
听听别人的故事 听听别人完整的故事 先听听别人完整的故事
倾听的技巧
点头且微笑 眼神的接触 发出倾听的声音 身体向前倾 重复和总结 必要时做记录
要有书面的通知
3.所有参会者都要
有准备发言的心态
4.会议要能准时开
始、准时结束
5.负责人对决议能
否达成负主要责任
6.在会上要维护别
人的尊严
7.要有人提出不同
的意见
8.会后要能拿到书
面的记录
9.参会者要履行反
馈职责
10.要请第三方监
控会议质量
Pa r t- 0 3
开会前的准备工作
03 开 会 前 的 准 备 工 作
03 开 会 前 的 准 备 工 作
准备工作的作用
01
选择最恰当的选择方式
03 清楚的告知参会者应有何种行为表现
02 使参会者能对讨论有清楚的方向可循
04
节省时间与减少冲突
03 开 会 前 的 准 备 工 作
会议准备工作
核对单
□了解会议的目的 □是否一定要开会 □确定会议的形式 □安排会议的议程 □决定会议的时间
高效会议管理技巧培训PPT课件pptx
会议记录的沟通技 巧：与参会人员有 效沟通，确保记录 准确无误
会议总结的目的和内容
目的：回顾会议内容，总结会议成果，明确下一步计划
内容：会议主题、议程、讨论要点、结论与行动计划
会议总结的撰写和汇报技巧
会议记录的整理与归纳
重点内容的提炼与呈现
汇报时的语言技巧与表达方式
汇报时的注意事项与建议
高效会议管理技巧培训总结 与展望
添加标题
主持人的素质要求：主持人需要具备清晰、准确、流畅的口头表达 能力和良好的形象气质，能够以积极、热情的态度面对与会者，营 造出良好的会议氛围。
添加标题
主持人的职责范围：主持人需要负责会议的筹备、组织、协调 和执行，包括确定会议主题、安排会议日程、准备会议材料、 协调与会者之间的关系等。同时，主持人还需要在会议结束后 进行总结和评估，为下一次会议提供参考和改进意见。
● 主持人应具备的问题解决能力： . 遇到问题时，能够迅速分析并找出解决方案 b. 具备与参会者 沟通的能力，及时了解并解决问题 c. 能够协调各方资源，确保问题得到妥善解决
● . 遇到问题时，能够迅速分析并找出解决方案 ● b. 具备与参会者沟通的能力，及时了解并解决问题 ● c. 能够协调各方资源，确保问题得到妥善解决
互动交流：主持人需要与参与者进 行互动交流，以鼓励他们参与讨论 和提问，并确保所有人的意见都被 充分考虑。
主持人的组织能力和协调能力
组织能力：能够合理安排会议日程，确保会议按时开始和结束 协调能力：能够协调各方利益，确保会议达成共识和目标 应对能力：能够灵活应对突发情况，确保会议顺利进行 沟通能力：能够清晰传达会议内容和精神，确保与会者理解并遵守
第七章
培训内容的回顾和总结
高效会议管理技巧的定义和重要性 培训中介绍的主要技巧和方法 学员对培训内容的反馈和评价 未来如何将这些技巧应用到实际工作中
高效会议管理培训PPT高效率会议管理技巧PPT课件(带内容)
can...
汇报人：XXX
时间：202X.XX
给会议记录的几点建议
1、重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循； 2、除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地； 3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任； 4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅，易于了解，同时不失真； 5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度； 6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分； 7、将整理好的会议记录分发给各与会者。
会议的意义
群体沟通的方式
会议的意义
显示一个组织或部门的存在
会议的意义
集思广益的渠道,很多高水准创意, 都是相互碰撞出来的
PART 03
Click enter your content, or by copying your text, choose the paste to this. Clear and concise language, simple specification can...
9.与会者之间交头接耳。 10.与会者不表明真正感受或意见。 11.与会者之间争论。 12.与会者与主席争论。 13.视听器材发生故障。 14.与会者欠缺热心。 15.会议超出预定时间。 16.主席未能总结会议成果。
欠缺会议记录
1
3 不能对会议成败得失进行检讨
不能对决议事项进行追踪 2
会议后 的原因
权威统计
一个大型企业的主管一年有60%的时间在开会（约 30%参加上级部门的会议，30%参加本部门会议）；
每年召开的会议约 个；
每年会议成本达
万元！
01
汇报人：XXX
时间：202X.XX
给会议记录的几点建议
1、重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循； 2、除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地； 3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任； 4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅，易于了解，同时不失真； 5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度； 6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分； 7、将整理好的会议记录分发给各与会者。
会议的意义
群体沟通的方式
会议的意义
显示一个组织或部门的存在
会议的意义
集思广益的渠道,很多高水准创意, 都是相互碰撞出来的
PART 03
Click enter your content, or by copying your text, choose the paste to this. Clear and concise language, simple specification can...
9.与会者之间交头接耳。 10.与会者不表明真正感受或意见。 11.与会者之间争论。 12.与会者与主席争论。 13.视听器材发生故障。 14.与会者欠缺热心。 15.会议超出预定时间。 16.主席未能总结会议成果。
欠缺会议记录
1
3 不能对会议成败得失进行检讨
不能对决议事项进行追踪 2
会议后 的原因
权威统计
一个大型企业的主管一年有60%的时间在开会（约 30%参加上级部门的会议，30%参加本部门会议）；
每年召开的会议约 个；
每年会议成本达
万元！
01
会议组织与管理培训课件(PPT 81张)
5、 确定会议所需用品和设备 （1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
会议管理培训ppt
总结会议成果和经验教训
对会议的成果进行总结，包括会议达成的目标、解决的问题 和未来的计划等方面。
总结会议中的经验和教训，分析哪些做法有效，哪些需要改 进，为今后的会议提供参考和借鉴。
制定后续行动计划和改进措施
根据会议成果和经验教训，制定具体的后续行动计划，包括需要完成的任务、责 任人和时间节点等。
详细描述
会议的主要目的包括信息的交流、问题的解决和决策的制定。通过会议，组织成员可以 分享各自的观点、经验和信息，促进彼此之间的理解和合作。同时，会议也是解决问题 和制定决策的重要途径，通过集思广益，可以更好地应对各种挑战和机遇。因此，会议
对于提高组织的效率和效能具有重要意义。
会议管理的原则和流程
• 总结词：会议管理应遵循效率、效果、适度、灵活和创新等原则，同时需要遵 循一定的流程，以确保会议的高效和有序。
• 详细描述：为了确保会议的高效和有序，会议管理应遵循一系列原则，包括效率原则、效果原则、适度原则、灵活原则和 创新原则。这些原则要求在会议筹备、组织和管理中注重实效、目标明确、规模适中、应对变化、鼓励创新等。同时，为 了确保会议的顺利进行，需要遵循一定的流程，包括会前准备、会中组织和会后总结等环节。这些流程要求在会前明确目 的、确定议程、通知与会人员等；在会中安排签到、主持讨论、做好记录等；在会后整理会议纪要、反馈结果、评估效果 等。通过遵循这些原则和流程，可以更好地实现会议的目的和意义，提高组织的效率和效能。
记录和跟踪
记录会议内容和决策结果，并跟踪 执行情况，确保会议成果得到落实 。
THANKS
感谢观看
01
会议结束后，向参会人员发放问 卷或进行一对一访谈，了解他们 对会议的看法和建议。
02
鼓励参会人员提出对会议内容、 组织、时间安排等方面的意见和 建议，以便改进后续的会议。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
9.含糊不清； 10.开口不能自休，不把说话机会留给听话者，致使听话者
越听越不耐烦； 11.说话慢慢吞吞，人们多半不愿意听此类人说话； 12.神秘兮兮的说话方式； 13.说话时两眼斜视； 14.说话时犹豫不绝，欠缺自信；
培训ppt
23
会议结束要点
职业化训练教程—会议管理培训
杭州信华精机有限公司
培训ppt
1
欢迎参加会议管理培训
杭州信华精机有限公司
培训ppt
2
会议的概念
会议是集思广益的重要场合和机会，面对 面的交流，能在人们心中产生影响，能在共同 目标、行动指南等多方面加深了解、明确方向。 各种不同类型的会议是大多数公司决策的中心 环节。
培训ppt
培训ppt
12
会议目标的设定
*会议目标必须书面列明； *会议目标必须切合实际； *会议目标必须具体可以衡量； *会议目标所表明的必须是“应实
现什么”，而非“应做什么”；
培训ppt
13
会议人员的选择
*对实现会议目标有潜在贡献的人； *能够因参与会议而得到好处的人； *与会者人数不宜太多，最佳为5～7
培训ppt
5
会议的五项功能
* 提供信息； * 汇集信息； * 解决问题； * 宣传政策； * 培育训练；
培训ppt
6
什么样的会议富于成效
* 目标能被实现－开会前审视会议所 设目标有无实现价值；
* 目标能在最短时间内实现－越能在 短时间内实现目标越好；
* 与会者对会议感到满意－提供机会 让他们吐露心声并参与讨论；
培训ppt
7
不正当的会议理由
* 为满足无聊的愿望而开会； *为符合惯例或传统习惯而开会； * 为攀比而开会； * 为表功而开会； * 为推却责任而开会； * 为逃避可别接触可能导致难堪
局面而开会；
培训ppt
8
导致会议失效的因素－会议前
* 欠缺目标或目标不明确； *欠缺合适的议程； *与会者不当（参会者太多或太少） *开会通知时间不当，开会时间不当； *与会者无准备而来； *与会者迟到，不能即使开始； *会议太多，致使与会者一听说要开会，无不
培训ppt
20
会议倾听的要点
1.要随时掌握问题的焦点，切忌偏离主题。 2.要抗拒邻座者的私下交谈。 3.不要中途离席，中途离席是一种很坏的习
惯，不仅有失礼仪，而且易错失良机；
培训ppt
21
会议倾听的常见弊病
1.做白日梦，听而不闻，视而不见，神不守舍； 2.只听取话语中所传达的事实，真正重要的是话语中蕴涵
培训ppt
19
会议陈述的技巧
*要与听众保持视线接触； * 灵活运用停顿技巧让听众得以深思和判断； * 尽量使用听众有切身体验、易于体会的实例和轶事； * 适当的改变音量、音调或语气； * 要克制让听众分心的各种举动； * 注意措辞，述说符合听众程度和要求的语言； * 切忌一边陈述，一边翻阅讲稿，最好有投影或幻灯片； * 设法发问让听众参与，避免从头到尾都唱独角戏；
培训ppt
16
会议的八戒
*每会必须有一个明确的目标，不开无目标的会议；
*每会只应解决一个中心议题，不开有许多议题的会 议；
*会前必须做充分准备，不开无准备的会议；
*只召开非开不可的会，不开可开可不开的会；
*会议参加者必须与会直接有关，不要无关的人参加 会议；
*必须围绕会议议题中心发言，不要做离题的讨论；
感觉厌烦；
培训ppt
9
导致会议失效的因素－会议中
* 与会者发言离题； *让没有必要参加的人员呆在会场； *犹豫不绝，少数人垄断会议； *资料不充足，却贸然决策； *与会者交头接耳，不表明真正感受或意见； *与会者之间争论； *会议超出预定时间； *会议组织者未能总结会议成果；
培训ppt
10
导致会议失效的因素－会议后
*表明观点应简洁明了，不允许重复别人已讲过的论 点；
*会而有议，议而有决，不开议而不决的会议；
培训ppt
17
会议主持的技巧
*反向讨论法－发扬与会人员逆向思维对特 定对象近一步完善讨论；
*自由交流法－各抒己见，自由发言，适合 学术性会议；
*头脑风暴法－不受任何条框的限制，自由 奔放的思考问题；
*典型引路法－抛砖引玉； *无主持人开会法－按自愿原则对实际性问
3
正确认识会议
会议指3个或3个以上的人为发挥 特定功能而进行的一种面对面的 多向沟通。会议是一种管理工具， 是人类社会特有的一种聚众议事 过程。
培训ppt
4
对待会议的两种极端态度
1）热衷会议，强调会议的重要性， 认为会议必不可少，并会举出很 多冠冕堂皇的理由来维护自己的 观点； 2）厌恶会议，把会议当着浪费 时间和精力的活动，并能举出很 多理由来支持自己的见解。
人；
培训ppt
14
会议议程的拟定
*按照议案的轻重缓急编排处理的 先后顺序；
*每个议案应预估所需的时间并明 白的标示出来；
培训ppt
15
会议主持者应注意的事项
*注意会议议题的先后顺序； *避免琐事占据会议的时间，必须抓住
全局性和影响长远的议题； *会议必须准时开始，对迟到者进行考
勤、处理； *对会议实施有力的引导； *处理好议题，应付好与会者；
* 欠缺会议记录； *不能对决议事项进行跟踪； *不能对会议成败得失进行检讨； *不能及时解散已实现任务的临时性工
作小组； *与会者对会议感到不满；
培训ppt
11
会议的重要性
没有会议，任何企业都难以运作， 而无效率的会议，往往大量浪费企 业的成本，无法得到开会所预期的 结果。会议会议，会而不议，议而 不决，决而不行，行而无效；
的观念或用意； 3.萎靡不振，振作精神是倾听的第一步； 4.拒绝听取某人或某种主题话语，不能因为难以理解或不
感兴趣就不听取别人的意见； 5.情绪激动，必须先冷静下来再听； 6.心不在焉，却摆出凝神聆听的姿态； 7.笔录所听到的任何信息，无足够时间思考；
培训ppt
22
会议倾听的常见弊病
8.未能善用“听话别讲话快的优势”，将多余的时间用于 对听到话语的总结，思考讲话者的真正用意；
题发表或交换意见；
培训ppt
18
会议发言的要点
会议主持人发言的要点： * 唤起听众注意，并为听众创造听取信息的欲望； * 使听众确切了解所传达的信息； * 说服听众，并促目标，进行的方式，以及他对与会者的期望简明 厄要的作说明；
越听越不耐烦； 11.说话慢慢吞吞，人们多半不愿意听此类人说话； 12.神秘兮兮的说话方式； 13.说话时两眼斜视； 14.说话时犹豫不绝，欠缺自信；
培训ppt
23
会议结束要点
职业化训练教程—会议管理培训
杭州信华精机有限公司
培训ppt
1
欢迎参加会议管理培训
杭州信华精机有限公司
培训ppt
2
会议的概念
会议是集思广益的重要场合和机会，面对 面的交流，能在人们心中产生影响，能在共同 目标、行动指南等多方面加深了解、明确方向。 各种不同类型的会议是大多数公司决策的中心 环节。
培训ppt
培训ppt
12
会议目标的设定
*会议目标必须书面列明； *会议目标必须切合实际； *会议目标必须具体可以衡量； *会议目标所表明的必须是“应实
现什么”，而非“应做什么”；
培训ppt
13
会议人员的选择
*对实现会议目标有潜在贡献的人； *能够因参与会议而得到好处的人； *与会者人数不宜太多，最佳为5～7
培训ppt
5
会议的五项功能
* 提供信息； * 汇集信息； * 解决问题； * 宣传政策； * 培育训练；
培训ppt
6
什么样的会议富于成效
* 目标能被实现－开会前审视会议所 设目标有无实现价值；
* 目标能在最短时间内实现－越能在 短时间内实现目标越好；
* 与会者对会议感到满意－提供机会 让他们吐露心声并参与讨论；
培训ppt
7
不正当的会议理由
* 为满足无聊的愿望而开会； *为符合惯例或传统习惯而开会； * 为攀比而开会； * 为表功而开会； * 为推却责任而开会； * 为逃避可别接触可能导致难堪
局面而开会；
培训ppt
8
导致会议失效的因素－会议前
* 欠缺目标或目标不明确； *欠缺合适的议程； *与会者不当（参会者太多或太少） *开会通知时间不当，开会时间不当； *与会者无准备而来； *与会者迟到，不能即使开始； *会议太多，致使与会者一听说要开会，无不
培训ppt
20
会议倾听的要点
1.要随时掌握问题的焦点，切忌偏离主题。 2.要抗拒邻座者的私下交谈。 3.不要中途离席，中途离席是一种很坏的习
惯，不仅有失礼仪，而且易错失良机；
培训ppt
21
会议倾听的常见弊病
1.做白日梦，听而不闻，视而不见，神不守舍； 2.只听取话语中所传达的事实，真正重要的是话语中蕴涵
培训ppt
19
会议陈述的技巧
*要与听众保持视线接触； * 灵活运用停顿技巧让听众得以深思和判断； * 尽量使用听众有切身体验、易于体会的实例和轶事； * 适当的改变音量、音调或语气； * 要克制让听众分心的各种举动； * 注意措辞，述说符合听众程度和要求的语言； * 切忌一边陈述，一边翻阅讲稿，最好有投影或幻灯片； * 设法发问让听众参与，避免从头到尾都唱独角戏；
培训ppt
16
会议的八戒
*每会必须有一个明确的目标，不开无目标的会议；
*每会只应解决一个中心议题，不开有许多议题的会 议；
*会前必须做充分准备，不开无准备的会议；
*只召开非开不可的会，不开可开可不开的会；
*会议参加者必须与会直接有关，不要无关的人参加 会议；
*必须围绕会议议题中心发言，不要做离题的讨论；
感觉厌烦；
培训ppt
9
导致会议失效的因素－会议中
* 与会者发言离题； *让没有必要参加的人员呆在会场； *犹豫不绝，少数人垄断会议； *资料不充足，却贸然决策； *与会者交头接耳，不表明真正感受或意见； *与会者之间争论； *会议超出预定时间； *会议组织者未能总结会议成果；
培训ppt
10
导致会议失效的因素－会议后
*表明观点应简洁明了，不允许重复别人已讲过的论 点；
*会而有议，议而有决，不开议而不决的会议；
培训ppt
17
会议主持的技巧
*反向讨论法－发扬与会人员逆向思维对特 定对象近一步完善讨论；
*自由交流法－各抒己见，自由发言，适合 学术性会议；
*头脑风暴法－不受任何条框的限制，自由 奔放的思考问题；
*典型引路法－抛砖引玉； *无主持人开会法－按自愿原则对实际性问
3
正确认识会议
会议指3个或3个以上的人为发挥 特定功能而进行的一种面对面的 多向沟通。会议是一种管理工具， 是人类社会特有的一种聚众议事 过程。
培训ppt
4
对待会议的两种极端态度
1）热衷会议，强调会议的重要性， 认为会议必不可少，并会举出很 多冠冕堂皇的理由来维护自己的 观点； 2）厌恶会议，把会议当着浪费 时间和精力的活动，并能举出很 多理由来支持自己的见解。
人；
培训ppt
14
会议议程的拟定
*按照议案的轻重缓急编排处理的 先后顺序；
*每个议案应预估所需的时间并明 白的标示出来；
培训ppt
15
会议主持者应注意的事项
*注意会议议题的先后顺序； *避免琐事占据会议的时间，必须抓住
全局性和影响长远的议题； *会议必须准时开始，对迟到者进行考
勤、处理； *对会议实施有力的引导； *处理好议题，应付好与会者；
* 欠缺会议记录； *不能对决议事项进行跟踪； *不能对会议成败得失进行检讨； *不能及时解散已实现任务的临时性工
作小组； *与会者对会议感到不满；
培训ppt
11
会议的重要性
没有会议，任何企业都难以运作， 而无效率的会议，往往大量浪费企 业的成本，无法得到开会所预期的 结果。会议会议，会而不议，议而 不决，决而不行，行而无效；
的观念或用意； 3.萎靡不振，振作精神是倾听的第一步； 4.拒绝听取某人或某种主题话语，不能因为难以理解或不
感兴趣就不听取别人的意见； 5.情绪激动，必须先冷静下来再听； 6.心不在焉，却摆出凝神聆听的姿态； 7.笔录所听到的任何信息，无足够时间思考；
培训ppt
22
会议倾听的常见弊病
8.未能善用“听话别讲话快的优势”，将多余的时间用于 对听到话语的总结，思考讲话者的真正用意；
题发表或交换意见；
培训ppt
18
会议发言的要点
会议主持人发言的要点： * 唤起听众注意，并为听众创造听取信息的欲望； * 使听众确切了解所传达的信息； * 说服听众，并促目标，进行的方式，以及他对与会者的期望简明 厄要的作说明；