《会议管理培训》PPT课件

感觉厌烦；
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导致会议失效的因素－会议中
* 与会者发言离题； *让没有必要参加的人员呆在会场； *犹豫不绝，少数人垄断会议； *资料不充足，却贸然决策； *与会者交头接耳，不表明真正感受或意见； *与会者之间争论； *会议超出预定时间； *会议组织者未能总结会议成果；
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导致会议失效的因素－会议后
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正确认识会议
会议指3个或3个以上的人为发挥 特定功能而进行的一种面对面的 多向沟通。会议是一种管理工具， 是人类社会特有的一种聚众议事 过程。
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对待会议的两种极端态度
1）热衷会议，强调会议的重要性， 认为会议必不可少，并会举出很 多冠冕堂皇的理由来维护自己的 观点； 2）厌恶会议，把会议当着浪费 时间和精力的活动，并能举出很 多理由来支持自己的见解。
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会议倾听的要点
1.要随时掌握问题的焦点，切忌偏离主题。 2.要抗拒邻座者的私下交谈。 3.不要中途离席，中途离席是一种很坏的习
惯，不仅有失礼仪，而且易错失良机；
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会议倾听的常见弊病
1.做白日梦，听而不闻，视而不见，神不守舍； 2.只听取话语中所传达的事实，真正重要的是话语中蕴涵
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会议陈述的技巧
*要与听众保持视线接触； * 灵活运用停顿技巧让听众得以深思和判断； * 尽量使用听众有切身体验、易于体会的实例和轶事； * 适当的改变音量、音调或语气； * 要克制让听众分心的各种举动； * 注意措辞，述说符合听众程度和要求的语言； * 切忌一边陈述，一边翻阅讲稿，最好有投影或幻灯片； * 设法发问让听众参与，避免从头到尾都唱独角戏；
题发表或交换意见；
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会议发言的要点
会议主持人发言的要点： * 唤起听众注意，并为听众创造听取信息的欲望； * 使听众ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ切了解所传达的信息； * 说服听众，并促使听众立即采取某些行动； 会议开始的引言：开始时，会议主持人要把会议的
目标，进行的方式，以及他对与会者的期望简明 厄要的作说明；
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会议的八戒
*每会必须有一个明确的目标，不开无目标的会议；
*每会只应解决一个中心议题，不开有许多议题的会 议；
*会前必须做充分准备，不开无准备的会议；
*只召开非开不可的会，不开可开可不开的会；
*会议参加者必须与会直接有关，不要无关的人参加 会议；
*必须围绕会议议题中心发言，不要做离题的讨论；
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会议的概念
会议是集思广益的重要场合和机会，面对 面的交流，能在人们心中产生影响，能在共同 目标、行动指南等多方面加深了解、明确方向。 各种不同类型的会议是大多数公司决策的中心 环节。
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会议的五项功能
* 提供信息； * 汇集信息； * 解决问题； * 宣传政策； * 培育训练；
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什么样的会议富于成效
* 目标能被实现－开会前审视会议所 设目标有无实现价值；
* 目标能在最短时间内实现－越能在 短时间内实现目标越好；
* 与会者对会议感到满意－提供机会 让他们吐露心声并参与讨论；
人；
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会议议程的拟定
*按照议案的轻重缓急编排处理的 先后顺序；
*每个议案应预估所需的时间并明 白的标示出来；
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会议主持者应注意的事项
*注意会议议题的先后顺序； *避免琐事占据会议的时间，必须抓住
全局性和影响长远的议题； *会议必须准时开始，对迟到者进行考
勤、处理； *对会议实施有力的引导； *处理好议题，应付好与会者；
*表明观点应简洁明了，不允许重复别人已讲过的论 点；
*会而有议，议而有决，不开议而不决的会议；
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会议主持的技巧
*反向讨论法－发扬与会人员逆向思维对特 定对象近一步完善讨论；
*自由交流法－各抒己见，自由发言，适合 学术性会议；
*头脑风暴法－不受任何条框的限制，自由 奔放的思考问题；
*典型引路法－抛砖引玉； *无主持人开会法－按自愿原则对实际性问
的观念或用意； 3.萎靡不振，振作精神是倾听的第一步； 4.拒绝听取某人或某种主题话语，不能因为难以理解或不
感兴趣就不听取别人的意见； 5.情绪激动，必须先冷静下来再听； 6.心不在焉，却摆出凝神聆听的姿态； 7.笔录所听到的任何信息，无足够时间思考；
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会议倾听的常见弊病
8.未能善用“听话别讲话快的优势”，将多余的时间用于 对听到话语的总结，思考讲话者的真正用意；
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会议目标的设定
*会议目标必须书面列明； *会议目标必须切合实际； *会议目标必须具体可以衡量； *会议目标所表明的必须是“应实
现什么”，而非“应做什么”；
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会议人员的选择
*对实现会议目标有潜在贡献的人； *能够因参与会议而得到好处的人； *与会者人数不宜太多，最佳为5～7
* 欠缺会议记录； *不能对决议事项进行跟踪； *不能对会议成败得失进行检讨； *不能及时解散已实现任务的临时性工
作小组； *与会者对会议感到不满；
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会议的重要性
没有会议，任何企业都难以运作， 而无效率的会议，往往大量浪费企 业的成本，无法得到开会所预期的 结果。会议会议，会而不议，议而 不决，决而不行，行而无效；
9.含糊不清； 10.开口不能自休，不把说话机会留给听话者，致使听话者
越听越不耐烦； 11.说话慢慢吞吞，人们多半不愿意听此类人说话； 12.神秘兮兮的说话方式； 13.说话时两眼斜视； 14.说话时犹豫不绝，欠缺自信；
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会议结束要点
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不正当的会议理由
* 为满足无聊的愿望而开会； *为符合惯例或传统习惯而开会； * 为攀比而开会； * 为表功而开会； * 为推却责任而开会； * 为逃避可别接触可能导致难堪
局面而开会；
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导致会议失效的因素－会议前
* 欠缺目标或目标不明确； *欠缺合适的议程； *与会者不当（参会者太多或太少） *开会通知时间不当，开会时间不当； *与会者无准备而来； *与会者迟到，不能即使开始； *会议太多，致使与会者一听说要开会，无不