细化公文处理程序 提高机关办文效率

细化公文处理提高办文效率

——浅谈精细化管理在公文处理中的应用

公文处理是机关工作的一项重要基础性工作，随着时代的变化、社会的发展，各级领导对办公室工作的要求越来越高。作为机关文秘人员，如何适应新变化，如何与时俱进，如何满足领导越来越多样化、越来越细化的要求，是当代文秘们需要深入思考的问题。本文试以科学发展观理论为指导，将企业管理中的“精细化”理念融入公文处理工作的各个环节，精化、细化各项内容，在“精益求精”的追求中，不断推进公文处理的规范化，提高公文处理工作的实效和领导的满意度。

一、一般公文处理的四环节分析

第一环节：公文的签收与分流

公文的签收与分流是公文处理的开始环节，一般由文件收发室

对接收到的上级、平级和下级机关来文，进行签收、登记、附公文处理笺，再经由专人分类分送至各联系秘书。

第二环节：处理收文

处理收文包括：拟办、批办、分发、承办。它的公文流转程序是先由综合科对口秘书，将公文呈送各对口主任或副主任提拟办意见，再送呈分管领导或主要领导阅批，公文通过各级签批后回到各对口秘书手中，再按签批意见分发至各相关单位、部门承办。

第三环节：传阅与催办

公文传阅，分为传阅件和传办件。(送有关领导和有关部门阅知的为阅件、需办理答复的为办件。)传阅件一般按领导的排序由前向后传送，从主要领导开始，依次传下去。传批件一般按领导的排序由后向前传送，从分管领导开始，再传至主要领导。同时给领导送阅文件时，还应注意按文件内容的重要程度安排摆放顺序，急件、要件放在上面、阅知件放在下面，这样便于领导优先处理大事、要事。

第四环节：处置办结公文

处置办结公文是公文处理的最后环节，也是档案工作的开始环节，它包括：清退、销毁、暂存、立卷、归档等。各单位文秘人员应该集中统一保管，已办理完毕的公文材料，要据立卷、归档的原则和方法，将其及时“对号入座”，以便日后查找。

二、精细化管理在公文处理中的运用思考

（一）、规范完善公文处理规定，流程化公文处理程序，提高公文运转速度。

据调查现目前习水县政府办公室在公文处理方面相关规定有《习水县政府工作规则》和《习水县政府办公室职责分工》两个文件，分别对公文审批程序和公文处理相关部门职责做出了具体规定，但对整个公文处理工作流程未做详细说明。根据“精细化管理方法”，将公文处理工作流程化，流程工作精细化有助于规范公文处理行为，提高文秘工作服务质量，加快公文流转速度。比如，公文处理第一环节的流程可细化到公文登记中那些文种需要添加备注和文件关键内容；公文分流中那些文件只送分管领导，那些文件需要分送分管领导和主要领导等。

（二）、巧用Excel文档，做细公文登记

随着现代办公自动化的普及，越来越多的机关公文登记由传统的手工登记转变为Excel表格登记。虽然大大提高了公文登记速度和检索速度，但其内容上完全没有变化，没有充分发挥Excel文档的优势。比如，遇到同一天收到几个会议通知时，可以将同一天收到几个不同时间不同地点的会议通知加注到“备忘”栏，用Excel文档中不同颜色的字体或不同颜色的单元格来区别紧急程度，随时“提醒”工作人员什么时候该上报那个会议的参会名单，什么时间什么地点在那里开会。这实际上就是登记时把每个文件的内容精简细化，变成便于我们随时可提醒、可查阅的东西，避免延误工作。实践证明，这样的方法对提高公处理效率是切实有效的。

（三）、收集背景资料，做精公文分流

文秘人员在收文送文上时，收集整理必要的背景材料也是收文处

理精细化一个应用尝试。比如，收到会议纪要或者领导讲话材料时可附上该会议的相关文件，以备主任或者领导参考；收到正式的会议通知时，可将以前收到的会议预通知附上；收到贯彻落实XX号文件精神的文件时，可把原文件附上等。又如在有些事情，前几年没有批准，现在又报来了，就要清楚以前的办理情况和原因。把这些有关材料复印或摘录下来，供领导决策参考是非常有益的，同时也可保持政策的连续性。

文秘人员平时还应注意积累各种指导性政策性文件，并加以整理归类，以备领导不时之需。比如，领导需要了解本地区、本部门有关旅游开发建设的相关资料，我们就能立即找出历年省、市、县在旅游方面的政策、规划、总结等文件资料呈送领导；领导需要查阅国内外“低碳城市”的有关先进事例，我们可以马上找出各地各政府在这方面的经典案件，成功做法，提供各专家学者关于的“低碳”理论思想呈送领导。这种做法不仅有利于文秘人员加强学习、丰富知识，也可以帮助领导干部科学、合理的做出决定，将“临渴掘井式”、“被动式”的资料查询方便的多、有益的多。

（四）、细心细致，办好签批件

办理承办件，既要作好登记，掌握文件的流向和去处，更重要的是要及时向领导反馈批示的办理情况，若在办理过程中遇到需要领导出面协调和解决的问题时，还应及时地向领导报告。对领导在一般信函上的批示，要定期电话催询，限时办理；对领导在事关重大决策以及在全局性、突发性事件等重要文件上的批示，不仅要及时转送督查

部门，由督查部门进行专项督查，并且还应随时关注督查工作进展情况，时时做到心中有数。特别是对那些领导十分关注的批示件，除了在办理过程中加大催办、督办的力度，严格执行“限时办结制”外，还应在该件办结后将办理结果连同原批件一起呈送给领导，使领导能一目了然，全面掌握办理情况的来龙去脉，从而更科学的决策。如果遇到有需领导本人参加的会议通知，要及时提醒领导，按文件要求参会。总之，对所经手的每一件领导批示，都要做到“件件有去处、事事有结果”。

（五）、灵活机动，及时传阅批文

根据公文的不同内容，领导签批的意见也大有不同。因此，我们要根据实际情况、具体分析做出准确的处理，才正确、快速传达领导的旨意。如上级文件和上级领导对本地、本部门工作的批示，均应先送主要领导阅示。如下级机关的请示、需要办理的事项，应先送有关部门提出意见，报分管领导和其他领导审批后，最后送主要领导审定。传阅中要掌握文件的运转速度和去向，遇有领导外出时，应在传阅单上注明，不要使阅件在半路受阻，并注意待领导回来后适时送阅。

要掌握文件的动向，在传阅文件时要及时登记。因为传阅的文件很多，且不是同步传阅，所以文书人员必须通过登记这一环节掌握文件运转的全过程，明确哪份文件在哪位领导手中要做到心中有数，一旦需要就能立即找出来。

其次，充分利用办公自动化设备呈多位领导同时传阅。对于职务任免、重特大事故报告等需要领导及时阅知的文件，单纯采用轮辐式