高校财务会计档案管理探析

工作 中存 在着侥 幸心 理 、 走过场 心理 、 所谓心 理的 会计 无 人员 ， 在档案管理 的过程 中马虎 了事 、 得过且过 。这种认识不到 位 ， 当事人的责任心有 着密切关 系。认识不到位将 直接影响 与 着档案管理的效果 ， 直接影 响着高校财务工作的开展 。
２ 制 度 不 完善 、
查阅及前期工作 的追 溯带 来了极 大的不便 。另外 ， 会ｔ 交接记录档案 、 财务软件系统升级改造 的档案 等事项
略， 造成这部分工作档案缺失。
（） ３立卷不规范 。会计凭证装订后没有封粘 ， 者Ｅ 或
在封粘处没 有会计人 员签章 ，会计凭证 装订封 皮项 Ｅ 全； 有些单位的会计凭证 、 会计 账簿 、 会计报表 以及会ｔ
不是财 务档案的主要 内容 ，在管理上不 能给 予应 有的 果 大量 的文书档案散落于各处 ， 时间一长 ， 往往会丢失 （） ３ 重立卷归档 、 日常管理 。对立卷工作 比较重 轻 平时 的管理则比较松懈 。尤其是档案借 阅管理 ， 缺少
住 、 费投 入 欠 缺 等 原 因 ， 成 了财 务 档 案 管 理 “ 重 、 轻 ” 经 造 三 三 ，
根据《 会计法》 档案法》 和《 的有关规定 制定的《 会计 档案 管
理办法》 对加 强会计档案管理和会计基础 工作 ， ， 建立规 范的会 计工作秩序 ， 提高会计工作水平 ， 有着极 其重要的意义。财务会
统—保管 ； 未设立档案机构的 ， 应当在会计机构 内部指ｉ
管 。但是在实际工作中 ， 当年的档案却迟迟不能 归卷建
１ 加 强 领 导 ， 高认 识 、 提
领导重视 是搞好高 校会计 档案管 理工作 的重要 前提 和关
健。高校会计业 务主 管部门 、 校内的分管领导 、 务处长等各级 财 领导应引起 重视 ， 加强 对财 务会计档案管理 工作 的领 导。主管 部门可对 各高校财务档案制度的 建立健全进行指 导 ， 务档 对财 案管理工 作的及 时 、 面 、 全 完整进 行检 查 ， 督促各高校将财 务档
四、 建议 和 对 策
按 照“ ｔ防 ” 的要 求建设 符合条件 的档案 馆（ 、 ）保 证 室 间 ， 财务档案的安全 。有条件 的单位还 可以在档案馆内外安装电子 监控和摄像 ， 以进一步提 高安全度 。同时保 证房屋 、 设备 、 家具 的 日常修缮 、 维护保 养、 更新换代 。 在财务年 度预算 中应足额安排财 务档案管理经费 ，并按照 专项经费管理办 法确保 其专款专 用 ，并将其纳入经常性项 目管 理， 任何组织和个人不得挪用 、 克扣 、 占档案管理 经费， 挤 必须保 证档案管理经 费充 足 ， 保证档案管理工作 的协 调可持续发展 。
证、 账簿 、 报表 、 预决算 资料的管理 ， 而对于文书档案 ， 如上传下 达的文件 、 些基 于账簿的独 立性 工作报告 、 某 平行 部门之 间的 工作协调 文件 ， 以及和外界订 立的合同的管理 则不 系统 、 规 不 范， 甚至 出现丢失的情况 。在具体工作中 ， 财务人员容易简单地 认为 ， 账簿 、 凭证 、 报表是重要的档案 ， 此之 外 ， 除 其他文书档 案
人监 督或监督人 员身份不 称职 ， 无法 履行监督 人的职 责 ， 交接 后的事项办理不完整等 ， 这些都是 档案交接程序 不符合规范 的 表现 。销毁程序不规范主要 存在未按照程 序审批 ， 档案管理部
项 细致严谨 的工作 ， 不得半 点马虎 ， 来 档案 的重要 性是在 以后 工 作需要时 才体现出来的 ， 也就是说 有一定的滞后性 。有的档
门和财 务部门未 共同派人 员监销 ， 不符合 保密要 求 ， 销毁 直接 以废品变 卖形式代替的现象 。
３ “ 防 ” 施 不 力 、七 措
案 的重要性 在整理初 期并没 有显现 出来 ，如果这 时候粗 心马 虎 ， 至置之不理 ， 甚 档案形成 有缺失 ， 内容不完整 ， 以后需要 时
２ “ 不 ” 象 严 重 、四 现
费投 入 等 的解 决 措 施 ， 对加 强 财 务会 计 档 案 管 理 有 积 极 的 借 鉴
意义。
【 关键 词 】 高校
财务
会 计 档 案 管理
（） １时间不及时 。《 会计档案管理办法》 第六条规定 成 的会计档 案 ， 在会计年度终了后 ， 可暂 由会计机构保 期满之后 ， 应当由会计机构 编制移 交清册 ， 移交本单位
计档案管理 工作作为会计基 础规 范的一 个重要环 节和不可 缺
少的组成部分 ， 其规范化程度决定了会计基础工作的水平 。
一
要延迟到下一个会计年度才能完成 。另外 ， 在移交本
机构时也同样存在时间延误的现象 。为查阅方便 ， 财
往会将财务会计档案保留在本部 门两年甚至三至五年ｌ
、
财 务 会 计 档 案 管理 的 重 要性
单， 没有按照永久 、 定期 两类分别保管 ， 不仅查找 非常 且 销毁 档案 也不及时 ， 造成会计档案积累过多 、 无处存
算系统 、 校园卡系统等 ） 的软件环 境的 电子档 案更是缺 少必要 份 分散 存放 。会计档案移交时双方 没有按册清点 ， 没 说是 “ 交白卷 ” 。
（） ２重会计档案 、 轻文书档案。只重视会计档案的管理 ， 凭
批执 行 ， 造册登记 ， 未了事项 另行立卷 ， 档案管理部 门和 财务部 门共 同派人 员监销 ， 销毁彻底 ， 防止泄密等 。
４ 增 加投 入 ， 高软 硬 件 环 境 、 提
财政部 门 、 高校教 育主管部 门 、 高校 内部审计 部 门把 监督 的重 点一 般都放在 经费的 审批和使 用上 ，对财 务档案 疏于管 理 ，对违背法规的行为大都 采取 以教育为主 的从轻处罚方 式 ， 对档案管理 的违规行为缺少威慑 力和强有效的约束力。
（） Ｉ重纸质档案 、 轻电子档案 。只注重纸质的凭证 、 账簿 、 报
表的归档管理 ，而 对电子档案 的存储缺少必 要介质 的备份建
档； 对财 务系统 ， 包括财 务辅 助系统 （ 含学生收费 系统 、 工资核
的存储立档 ； 对软件系统不断 的升级和改 造过程中的记录可 以
料混乱放置 ； 账簿没按统一标 准填写封 面 ， 活页 会计耕
必要设备设施 。这直接影响财 务会计档案的使 用效果和寿命 ， 给高校带了不可估量的损失 ，大 大降低了财 务管理的水平 ， 影 响了财务工作 的可持续和教育事业的稳步发展 。
三 、 因分 析 成
１ 认 识 不 到位 、
把工作 的每 ～步都做好做 扎实 ， 也应 该增加 些忧 患意识 ， 患 防
３ 执 行 不 得 力 、
严格按 照财务会 计档案管 理的时 间 、 内容 、 程序要 求来推
进 工作的顺利进展 。在整理 立卷程序 中按 照统一分类标准 、 统
一
管理要求 、 一档案形成的 “ 统 三统一 ” 的办法执行 。移交程序
在财 务档案管 理过程 中 ， 由于认识 不到位 ， 制度不 完善直
的意 义 。
二 、 计 档 案 管理 的 现 状 会
１“ 重、 轻” 象突出 、三 三 现
等财务档案 。 着高校财务管理职能不断延伸 ， 随 其业 相应拓展 ， 了基础工作的记凭证 、 除 报账表外 ， 还更多
经济活动的管理和财 务状况的分析 ， 会计 人员在完成女 之后 ， 却忽略 了对相关 资料 的收 集 、 理 、 整 归档 ， 给之
接导致了执行 不得 力。而执行不得力又导致了现 状的发生和 发 展， 其本 身既是后果 ， 又是起 因。
４ 约 束 不 强 效 、
中按 照移 交前 、 移交时 、 移交后 的要求规 范执 行 ， 档案 交接前做
好 充分的准备工作 ， 交时认真点收 ， 移 专人监督 ， 人 员身份 监督 要符合要求 ， 完整办 理交接后 的事 项等。销毁程序按 照程序审
管制度》《 、高校财务档案保密制度 》《 、高校财 务档案移 交 、 销毁 制度》 《 校财务档案 查阅 制度》 ， 、高 等 规范档案 资料 的收集 、 整 理、 归档 、 保存 、 用等各项 工作程 序 ， 财务档 案管理 工作有 利 使
章可循。
３ 严 格 执 行 管 理 程 序 、
除 《 会计 法》《 、会计档案管理 办法》《 、会计基 础工作规范》 外， 高校 自身缺少具 体的财 务档案管 理细 则 ， 使得 高校财 务 这
档案工作在本行业 上缺 少针对性 。同样 ， 同高校内部也存 在 不 着千 差万别 ， 尤其在涉及校园一卡 通 、 国库集 中支付 、 预算 外资 金收 支管理 、 预算决算分析 、 纳税 申报 、 文书 合同等财 务档案管 理时缺少统—规 范的措施 ， 无据可依 ， 无章可循 。
却找 不到 ， 事后补 救又来 不及 ， 很可能 就造成 不可弥 补的 重大 损失 。所 以财务人 员在档案工作 上一定要细致 耐心 ， 该做到 应
事无 巨细 ， 养成 良好的档案 工作习惯 ， 应该严格按 照规 章制度 ，
缺少 防火 、 防潮 、 防盗 、 虫 、 尘 、 防 防 防光 、 防霉 等“ 七防 ” 的
． ４ ， Ｄ 《 代经济）ｏ １ 当 ２ ｌ 年４月（ 上）
一
影响了档案整体工作 的质量和效果。 （） ４程序不合规 。财务会计档案管理程序不合规 ，
在整理立卷程序不合理 、 移交保管程序和销毁程序不 等。整 理立卷程序中没有按 照统一分类标 准、 统一管理 档案形成的“ 三统一” 的办法执行 。移交程序不规范兰 在档案交接前没有充分的准 备工作 ，移交点收不规范 ，
容主要是与财 务计划 、 经营 、 收支 、 管理有关 的经济事务 ， 单 是
位经济活动的主要历史载体 。而高校财 务档案 就是高校建设 、 教学 、 科研过程 中经济事务的主要载体。 高校财务会计档案是历 史经验的总结 、 是各种审计财 务检 查工作的基础 、 是保 持工作连续性 的载 体 、 是各种 经济事务 发 生的证据 。所 以说加强对 高校财务会计档案管理有着极其重要
蛩 高教 研究
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【 要 】在 高校 财务 管 理 和基 础 工作 规 范 化 的 建设 中 ， 摘 高校
财务 会 计 档案 管理 是 一 个极 其 重要 的 环 节 。在 现 有 的 体 制 和惯 例执 行下 ， 由于 高校 财务 会 计 档 案 管理 制 度 不 完善 、 理 不 到 管
“ 四不 ” 不 合 理现 象 的发 生 。本 文 针 对 这 些 问题 进 行 了分析 研 等 究 ， 出 了财 务 会 计 档 案 管 理 的 制度 化 、 格 程 序 执 行 、 高经 提 严 提
制度 、 缺少必要的逐级 审Βιβλιοθήκη Baidu报告 制度 ， 对查阅 者的身份
内容 、 查阅的时间没有限制 ， 存在随意性 ， 大大降低了 资料的保密性 ， 甚至直接造成财务机密的泄露 。
于未然 。
２ 完善 档 案 管 理 制 度 、
建立健全高校财 务档案管理的规 章制度 。同时 ， 将校 园一 卡通 、 国库集 中支 付 、 预算外 资金收支 管理 、 预算 决算分析 、 纳 税 申报 、 文书合同等方面 的财 务档案管理纳 入学校档案工作 的 总体。要使高校财务档案规 范化 ， 必须制 定高校财务档案工作 管理 目标 ， 明确责任 ， 并建立健全 一套档 案管理 制度 ， 高 校 如《 财务档案 工作人 员职责 》 《 、 立卷归档 制度》 《 、 高校财 务档案保
档案 的重要性 不言而喻 ， 国家专 门为档案 管理立法 ， 以 足
说明档案工作在社会生活 中举足轻重的地位 。财务会计档案作 为档案的重要组成部分又有其特殊的重要性 ， 其记载反映 的内
（） ２ 内容不完整 。高校会计档案 ， 在类别上主要是｝ 述的 电子档案 、 文书档案 ， 在具体业务上主要是指校园 国库集 中支付 、 预算外 资金收支管理 、 预算决算分析 、