XX集团知识管理系统需求分析暨立项报告

XX集团知识管理系统项目建议书目录一、立项原因和依据： (1)（一）知识管理的困境与问题： (1)（二）知识管理已经成为现代企业重要管理手段 (3)二、知识管理系统建设内容 (4)（一）知识管理业务需求： (5)（二）知识管理系统功能需求： (6)（三）知识管理系统技术架构： (12)四、费用说明 (15)五、效益分析 (15)六、项目实施 (16)（一）项目实施策略 (16)（二）项目实施周期 (16)（三）项目实施组织 (17)七、申请单位审查意见 (17)一、立项原因和依据：随着公司经营业务日益增多，人员和岗位不断扩大，下属公司也在快速发展的情况下，我司日常却面临着大量知识资产的流失，没有建立起自己核心的知识库，企业业务知识缺乏积累，大量人员和下属公司创造了相当多的知识资产，散落在各处，难以避免的造成知识资产流失，花费了大量的时间进行重复劳动，大大降低了企业运行效率，增加了运行成本，同时也阻碍了总结、共享企业的核心竞争力。

（一）知识管理的困境与问题：知识管理混乱：我公司大部分项目资料分散在各部门个人电脑中、企业内的公共存储设备中或人企业各应用系统数据库中，没有相关的知识管理制度，没有企业内统一数据查询入口、没有统一的知识共享发布应用平台，不能统一规划、统一管理，导致企业知识资产状况无法了解，项目知识成果无法有效传承与共享，无法深入挖掘知识管理规律，无法及时获取服务设备和运营成果第一手相关资料、无法及时总结项目管理成果，增加各部门知识应用成本。

知识资产流失严重:我司人员规模较大，日常工作60%的工作成果都以知识的形式保存下来，但这些花费了大量人力物力创造的知识资产，因为缺乏有效的管理系统，会因为人员的流动、机器的变动而流失，对我司的无形资产造成了一定的隐患。

知识共享困难，形成信息孤岛：在日常工作过程中，部门与部门之间，岗位与岗位之间，存在着大量知识共享的需求，一般通过邮件、硬盘共享的方式传递，既不方便也不安全，在员工出差的情况下，就更难以调用公司的知识信息。

在企业中各个部门之间由于种种原因造成部门与部门之间相对的孤立，各种信息（如产品信息、各种计划信息等）无法或者无法顺畅地在部门与部门之间流动，形成了信息孤岛，不能使企业知识资源配置最优化。

知识安全难以保障：在企业中形成的知识财富属于企业的资产，是企业花费大量人力、物力，经过工作实践而形成的重要资产，也是我们企业在市场中生存，面对激烈竞争的重要能力来源，因此必须加强知识的安全保护措施，避免知识的外泄，形成知识密级和权限体系。

知识再利用不足：公司的业务经验、资料、方案等知识利用率较低，员工需要找准确的资料和知识时，往往没有统一、准确、及时更新的数据源，仅凭借自己的经验做出决策，或者是从头再来，从零做起，导致重复劳动，不仅效率低下，而且没有充分借鉴前人经验。

知识资产量化不足：对公司知识资产的统计不足，没有真正树立起知识资产也是公司无形资产的重要部分的理念，不能明确的了解各部门的知识存量状况，知识贡献状况等。

知识培训与考核：我公司尚未建立起以知识库为核心的培训考核体系。

基于知识库的培训考核体系，能够依赖于庞大的企业知识资源，对员工进行及时的、广泛的、有效的培训考核。

实现知识、培训、考核一体化。

对新员工、晋升员工的知识培训还停留在一帮一、传帮带的传统模式上，没有充分利用知识平台让员工自主的学习。

岗位知识传承和优化：组织中的岗位一般都是相对固定的，但人员是不断流动的，员工离职后其岗位知识、经验等也就随之流失掉，导致了岗位知识得不到有效的固化、传承，后继者没有可借鉴的信息资源。

个人知识无法转化为企业知识，员工是公司的财富，他们头脑中有很多很好的经验和知识，应该充分鼓励，进行挖掘。

（二）知识管理已经成为现代企业重要管理手段根据统计，企业数据每年以200%的速度增长，其中80%以上的数据以文件、邮件、图片等非结构化数据存放在企业内计算机系统中的各个角落。

而且这些数据总量远远超过了互联网信息的总量。

有数字表明，企业发布到互联网的信息只占到信息量的1%-2%，而98%以上的信息是存储在企业内部的。

在企业组织中，高层管理人员自我管理意识较强其知识流失率达到50.5%，中层人员的知识流失率达到65.4%，一线人员的知识流失率达到78%，而这其中还没有计算这些知识内容是否能够汇总到企业手中。

这些知识都是企业多年来运营经验、成果，是指导企业运作的重要依据，蕴含了企业的经营、管理智慧。

越来越多的企业管理者意识到，知识是企业的重要无形资产组成部分，是企业经营决策智慧的重要支撑，是提升员工工作效率和企业核心竞争力的重要因素，是企业永续发展必须重视的资源。

事实上，企业的核心竞争力越来越多地来源于有组织地学习知识、运用知识的能力，知识资源已经比其它一切有形的资源战略性得多。

企业竞争是人才的竞争，人才竞争的根本是知识竞争。

然而，很多企业“脑库”——核心知识库实际上是真空，企业多年积累的知识并未得到保护。

企业聘请员工参与企业的建设与管理，很多工作的最终成果都固化在了知识层面，诸如形成了“方案、报告、决议、指导意见、手册”等等，这些知识都是极具参考价值，甚至蕴含了企业核心机密的信息。

由于我们对企业和组织中对知识的认知程度还相对较低，任由知识不断流失。

从无到有建立起的知识内容，由于人员的更迭、部门的变更、业务的发展随意被丢弃。

实际上，流失知识就是在流失财富。

在面临知识管理困境的同时，通过对现代企业管理方法的研究，对市场竞争环境的研究不难发现，在知识经济的今天，企业越来越清醒地认识到知识是企业最宝贵的资产，知识管理则是保持企业竞争优势的重要手段。

我公司为典型的人力知识型技术型企业，知识管理对于企业来说更是具有举足轻重的作用，知识管理系统可以说是提高我公司快速反应加强企业发展后劲的核心工具。

通信业的知识含量愈来愈高。

决定通信业竞争优势的关键因素，将从传统的机构网点数量、业务人员规模等转为对通信知识开发、创新与有效运用的程度，知识管理则是保持企业竞争优势的重要手段。

企业的竞争就是人才的竞争，而人才竞争的核心是知识的竞争，我们已经注意到我司知识管理方面的薄弱，提出了要建立知识管理系统的任务目标，为此我们进行了大量的市场考察和产品调研，据此提出我司知识管理系统建设的思路。

二、知识管理系统建设内容知识管理系统（knowledge management system），即根据知识管理理论、客户实际状况，完成对组织中大量的有价值的方案、策划、成果、经验等知识进行分类存储和管理，积累知识资产避免流失，促进知识的学习、共享、培训、再利用和创新，有效降低组织运营成本，强化其核心竞争力的软件系统。

知识管理系统作为知识管理过程中最主要的生产、应用、分析系统，从工具性的角度它提供了知识的创造、审核、发布、使用、交互、共享、推送、评价、考核、分析、分拣等具体的功能。

(知识管理系统架构参考图)（一）知识管理业务需求：分析目前我司的业务需求，对知识管理系统的具体业务模块建设，我们进行了详细的业务分析，提出构建以下知识管理业务模块。

企业文化：构建、展现企业文化规章制度：上级、公司、部门类规章制度技术标准：国家标准；行业标准；企业标准；技术规范；行业指导文件；概预算定额；国家相关政策文件、通知；ISO9000相关文件；并进行版本管理；技术资料：录入、更新、搜索各种通信设备的技术资料（图片、中英文说明、各种参数）；经验总结：公司积累的成功设计经验、设计模板、设计规范；成功案例；获奖论文、获奖项目展示；技术培训：公布培训计划、内容、通知；收集培训需求；电子培训平台；各种培训的视频、图片、文档资料；人员培训记录；电子考试平台；培训考核；培训效果调查、评估；知识竞赛；培训心得收集、展示并组织评比推优；小教员选拔；模拟演示：演示各种通信系统架构，进行各级网元逐层展示（视频、图片、文字）和互动学习；模拟、互动、仿真各种设计环境、设计方案；人才库：人员所受教育、培训、技能、职称、资历、认证/持证情况；设立人才榜、光荣榜；技术论坛：员工自由交流技术问题、心得体会；专题讨论；发布论文、专项研究成果；鼓励科技创新及相应激励措施；有奖征答,发帖积分，评选精华帖或升级到经验总结；评选积极分子；知识地图：通过地图模式，明晰企业知识体系、各部门知识结构、各岗位知识内容，使企业运行更具条理，效率大幅提高，业绩不断增长。

统计评估：统计评估公司知识资产量、使用率、增长率等指标，供领导决策权限体系：构建知识权限体系，对不同角色的员工开放不同级别的知识库，保证企业知识安全（二）知识管理系统功能需求：实现以上业务需求，建立起一套支撑当前业务信息容量和用户数量，并预留企业级知识管理架构，为未来实现企业级知识管理系统打好基础，我们对知识管理系统的技术功能进行了大量产品调研、需求分析，具体功能要求如下：知识分类多维知识分类:知识内容按照一定的规则建立分类是知识管理的基础，支持知识的多维属性，支持建立不同的知识分类体系如业务维度、组织机构维度、时间维度、产品条线维度等，从多个角度和方向都可以找到员工所需的知识。

构建起一个立体的知识分类体系，支持一条知识可以同时归属于多个维度。

知识分类管理:知识分类可以简单、快捷的创建，用户进行自定义维护，无需技术人员参与。

支持添加分类、编辑分类、删除分类，移动分类，分类排序等多种分类操作，能够快速的建立起知识结构体系。

同时，为了充分考虑到知识分类体系维护的有效性，系统可以通过赋权的方式，将分类维护的权限下放，如下放给事业部、分公司等，让更了解业务的管理人员自行维护知识分类，以保证知识分类体系的合理性，避免系统管理人员过大压力。

知识分类导入:为了更为快捷的创建和维护知识分类体系系统支持知识分类初始化的导入模式，用户可以依照知识分类体系，在本地建立知识分类，通过提交系统解析即可创建出相应的知识分类。

知识地图知识人力地图：知识的分布除了可以用树形结构展示之外，知识地图还有多种形式展现形式。

通过知识地图进入相应的分类，起到地图导引的作用。

知识结构地图：知识结构地图，采用脑图的发散扩展形式，点开展示本平台每个知识库的基本知识框架结构，其发散式的展示模式与人类的发散思维一样，也被形象的称之为脑图展现模式。

通过地图核心点，逐步发散延伸出更多的知识分支，这样的层级展示关系能够更为清晰、直观的展示出平台的整体知识结构。

个人知识门户：系统对于知识状态的定义主要包括“已发布、待审核、过期、收藏、已点评、被驳回、回收站、关注过”等，通过这些知识状态的分别，可以很清晰的查阅到一个用户在系统中所使用的知识的全集，便于对知识进行汇聚，形成个人知识门户。

知识专家系统：系统可设定不同的专家角色，将用户设定为专家后，即出现在专家黄页中，可查阅专家的知识内容，进行提问、发送站内短信等，与专家进行沟通，解决知识问题。