行政管理的职位认知

行政办公室作为公司职能机关的中枢

一、行政经理岗位的基本职能

概括的讲,行政行政办公室的主要职能就就是创造良好的服务,即为领导的科学决策与决策的正确执行服务。具体的讲,其基本职能大体有五项,即参谋职能、协调职能、承办职能、管理职能与督办职能。

1、参谋职能

行政经理的参谋职能大多的围绕领导决策进行的。主要表现在:首先在决策形成过程中,在帮助领导全面了解基层情况、确定工作方向与重点、范围及程度上发挥参谋作用;另外在决策实施过程中,在帮助领导及时了解工作进展情况、审时度势、强化控制上发挥参谋作用;其次在决策实施过程结束后,在帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋作用。

2、协调职能

行政行政办公室履行协调职能,主要就是抓好纵向协调、横向协调与内部协调。所谓纵向协调,即指致全力于上下级之间关系流融洽,上令下行,下情上晓,上下紧密配合、步调一致辞的协调工作。所谓横向协调,即指针对安保、财务等其它科室融洽与谐的协调工作。内部协调主要针对办公室内部各种关系的妥善安排与指挥,保证工作效率。

3、承办职能

行政经理的承办职能大致来自三个方面:一就是来自上级部门的,主要就是指上级领导部门交付的事项,如工作调研、信息反馈、工作总结等,需要认真对待,按期完成;二就是来平行部门的决策与交负的事务,行政办要带领工作人员不折不扣地去落实,负有领导、组织、指挥与管理的责任;三就是来自一线职工需办理有关

事项或对单位的意见建议,按程序应先与人事部门或督察部门取得联系,这就需要根据实际情况去处理。总之,行政办负责人对所负责的事项要高度负责,一丝不苟、一办到底,落到实处。

4、管理职能

管理职能主要就是针对行政行政办公室内部而言,集中体现在以下两个方面。一就是文书管理,重点围绕着公文的处理与保管而需要进行的撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等环节就是必不可少的。行政管理对文书工作统一领导,统一组织安排,负责督促、检查,把好质量关,防止滥抄乱送与形式主义。二就是事务管理,行政行政办公室作为公司中事务性管理机构,对这个机构的运作,应该做到事无巨细、合理统筹、认真操办。如会议安排、领导用车、对处接待、办公用具以及为单位职工提供生活服务的有关事项,使行政办公室真正成为公司职能机关的中枢。

5、督办职能

督办职能主要保证各项制度贯彻、工作落实。任何一项工作的有效执行必须要有检查促进机制,行政办公室在某一方面即发挥这一作用。具体督办职责分为(一)制度执行督办,即公司确定相关行政制度的落实;(二)常规事务督办,即各项安排事务的及时跟进与检查,确保工作开展各环节时刻保持畅通;(三)上级临时安排的工作督办,针对公司阶段性、临时性划定的督办项目进行工作检查。

二、行政经理应具备的基本素质

一名合格的行政经理应具备哪些素质,总结分析大致需包括品德素质、心理素质、知识素质三个方面。

1、品德素质

要求做到光明磊落,忠实老实;服从组织,顾全大局;关心她人,助人为乐;公道正派,谦虚谨慎;严以律已,廉洁奉公。

2、心理素质

主要包括稳定的情绪、良好的性格、广泛的兴趣与坚强的意志。要求做到随与而不盲从,自信而不固执,忍让而不献媚,直率而不粗暴,多思而不多疑,谨慎而不圆滑。同时,还要从本职工作出发,不以个人爱好为取舍,培养广泛的兴趣,培养兴趣的多样性,以适应工作需要。此外,在工作中不仅要雷厉风行的作风,还要有善始善终的毅力;不仅在取得成绩的时候保持清醒的头脑,也能为顾全大局而忍辱负重。

3、知识素质

主要包括三方面。一就是深厚的理论功底;二就是专业知识;三就是宽广的基础知识,如历史知识、自然科学知识等辅助知识,力争使自己成为一个知识渊博的人

三、行政经理应拥有的工作理念

1、岗位认知清晰

清晰的岗位认知就是做好行政管理工作的首要条件,站在公司发展全局角度充分认识行政办公室所要开展的各项工作,分析、界定各项工作的重要性,按照重要程度逐步完成。只有做到岗位认知准确,才能保证工作有的放矢。

2、预算计划完整

全面、细致的工作预算与计划就是做好行政管理工作的必要条件,计划妥当、预算完整对工作各环节的支撑尤为明显,否则必然造成工作混乱以及诸多突发问题的产生,耗费工作时间与精力,影响最终结果。

3、工作执行高效

拥有高度的时间观念,保持雷厉风行的工作作风,果断的展开各项既定工作,把控工作开展流程各环节,严格要求过程为结果服务。

4、工作态度严谨

认真、严谨的工作态度能够为行政管理工作带来诸多保障,能够避免很多人为何客观问题;简单的事情重复做,重复的事情做到位;坚持原则,同时加以适当的灵活;面对不同难题与困难局面,都必须从全方位积极寻求解决方法,用最合适、妥善的方法克服困难也就是我们必须保持的心态。

5、工作总结全面

只有总结,才有提高;没有最好,只有更好,不管就是成功了,还就是失败了,总结得失,我们才会进步。

四、行政经理应具有的工作思路

行政管理工作最终把握在三个字:“精细化”。所谓精细化管理,就就是要按照精确、细致、深入的要求,明确职责分工,优化业务流程,完善岗责体系,加强协调配合,避免大而化之的粗放式管理,抓住工作的薄弱环节,区别不同情况,有针对性地采取措施,抓紧、抓细、抓实,不断提高管理效能。

1、更新观念,提高认识

“天下大事,必做于细”。一方面,行政办公室所有人员必须牢固树立“细节决定成败”的意识,把重视细节作为一种素质,一种修养,一种工作态度,增强工作的自觉性、及时性、细致性、有效性,力争每项工作都严谨、细致、准确,要努力实现“六个不让”,即不让领导交办的事在这里延误、不让传递的文件在这里中断、不让办理的文件在这里积压、不让各种差错在这里发生、不让前来办事的同事在这里受到冷落、不让公司形象在这里受损。要努力做到“三个一点”,即常规的