行政管理的职位认知

行政办公室作为公司职能机关的中枢
一、行政经理岗位的基本职能
概括的讲,行政行政办公室的主要职能就就是创造良好的服务,即为领导的科学决策与决策的正确执行服务。

具体的讲,其基本职能大体有五项,即参谋职能、协调职能、承办职能、管理职能与督办职能。

1、参谋职能
行政经理的参谋职能大多的围绕领导决策进行的。

主要表现在:首先在决策形成过程中,在帮助领导全面了解基层情况、确定工作方向与重点、范围及程度上发挥参谋作用;另外在决策实施过程中,在帮助领导及时了解工作进展情况、审时度势、强化控制上发挥参谋作用;其次在决策实施过程结束后,在帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋作用。

2、协调职能
行政行政办公室履行协调职能,主要就是抓好纵向协调、横向协调与内部协调。

所谓纵向协调,即指致全力于上下级之间关系流融洽,上令下行,下情上晓,上下紧密配合、步调一致辞的协调工作。

所谓横向协调,即指针对安保、财务等其它科室融洽与谐的协调工作。

内部协调主要针对办公室内部各种关系的妥善安排与指挥,保证工作效率。

3、承办职能
行政经理的承办职能大致来自三个方面:一就是来自上级部门的,主要就是指上级领导部门交付的事项,如工作调研、信息反馈、工作总结等,需要认真对待,按期完成;二就是来平行部门的决策与交负的事务,行政办要带领工作人员不折不扣地去落实,负有领导、组织、指挥与管理的责任;三就是来自一线职工需办理有关
事项或对单位的意见建议,按程序应先与人事部门或督察部门取得联系,这就需要根据实际情况去处理。

总之,行政办负责人对所负责的事项要高度负责,一丝不苟、一办到底,落到实处。

4、管理职能
管理职能主要就是针对行政行政办公室内部而言,集中体现在以下两个方面。

一就是文书管理,重点围绕着公文的处理与保管而需要进行的撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等环节就是必不可少的。

行政管理对文书工作统一领导,统一组织安排,负责督促、检查,把好质量关,防止滥抄乱送与形式主义。

二就是事务管理,行政行政办公室作为公司中事务性管理机构,对这个机构的运作,应该做到事无巨细、合理统筹、认真操办。

如会议安排、领导用车、对处接待、办公用具以及为单位职工提供生活服务的有关事项,使行政办公室真正成为公司职能机关的中枢。

5、督办职能
督办职能主要保证各项制度贯彻、工作落实。

任何一项工作的有效执行必须要有检查促进机制,行政办公室在某一方面即发挥这一作用。

具体督办职责分为(一)制度执行督办,即公司确定相关行政制度的落实;(二)常规事务督办,即各项安排事务的及时跟进与检查,确保工作开展各环节时刻保持畅通;(三)上级临时安排的工作督办,针对公司阶段性、临时性划定的督办项目进行工作检查。

二、行政经理应具备的基本素质
一名合格的行政经理应具备哪些素质,总结分析大致需包括品德素质、心理素质、知识素质三个方面。

1、品德素质
要求做到光明磊落,忠实老实;服从组织,顾全大局;关心她人,助人为乐;公道正派,谦虚谨慎;严以律已,廉洁奉公。

2、心理素质
主要包括稳定的情绪、良好的性格、广泛的兴趣与坚强的意志。

要求做到随与而不盲从,自信而不固执,忍让而不献媚,直率而不粗暴,多思而不多疑,谨慎而不圆滑。

同时,还要从本职工作出发,不以个人爱好为取舍,培养广泛的兴趣,培养兴趣的多样性,以适应工作需要。

此外,在工作中不仅要雷厉风行的作风,还要有善始善终的毅力;不仅在取得成绩的时候保持清醒的头脑,也能为顾全大局而忍辱负重。

3、知识素质
主要包括三方面。

一就是深厚的理论功底;二就是专业知识;三就是宽广的基础知识,如历史知识、自然科学知识等辅助知识,力争使自己成为一个知识渊博的人
三、行政经理应拥有的工作理念
1、岗位认知清晰
清晰的岗位认知就是做好行政管理工作的首要条件,站在公司发展全局角度充分认识行政办公室所要开展的各项工作,分析、界定各项工作的重要性,按照重要程度逐步完成。

只有做到岗位认知准确,才能保证工作有的放矢。

2、预算计划完整
全面、细致的工作预算与计划就是做好行政管理工作的必要条件,计划妥当、预算完整对工作各环节的支撑尤为明显,否则必然造成工作混乱以及诸多突发问题的产生,耗费工作时间与精力,影响最终结果。

3、工作执行高效
拥有高度的时间观念,保持雷厉风行的工作作风,果断的展开各项既定工作,把控工作开展流程各环节,严格要求过程为结果服务。

4、工作态度严谨
认真、严谨的工作态度能够为行政管理工作带来诸多保障,能够避免很多人为何客观问题;简单的事情重复做,重复的事情做到位;坚持原则,同时加以适当的灵活;面对不同难题与困难局面,都必须从全方位积极寻求解决方法,用最合适、妥善的方法克服困难也就是我们必须保持的心态。

5、工作总结全面
只有总结,才有提高;没有最好,只有更好,不管就是成功了,还就是失败了,总结得失,我们才会进步。

四、行政经理应具有的工作思路
行政管理工作最终把握在三个字:“精细化”。

所谓精细化管理,就就是要按照精确、细致、深入的要求,明确职责分工,优化业务流程,完善岗责体系,加强协调配合,避免大而化之的粗放式管理,抓住工作的薄弱环节,区别不同情况,有针对性地采取措施,抓紧、抓细、抓实,不断提高管理效能。

1、更新观念,提高认识
“天下大事,必做于细”。

一方面,行政办公室所有人员必须牢固树立“细节决定成败”的意识,把重视细节作为一种素质,一种修养,一种工作态度,增强工作的自觉性、及时性、细致性、有效性,力争每项工作都严谨、细致、准确,要努力实现“六个不让”,即不让领导交办的事在这里延误、不让传递的文件在这里中断、不让办理的文件在这里积压、不让各种差错在这里发生、不让前来办事的同事在这里受到冷落、不让公司形象在这里受损。

要努力做到“三个一点”,即常规的
事,思路超前一点; 急办的事,步伐加快一点; 敏感的事,考虑周全一点。

另一方面,要戒除三种行为,即遇事怕麻烦,办事凭经验,处事不冷静;无论就是办文、办会还就是办事,都要增强责任意识、创新意识与程序意识,“不因事小而不为,不因事杂而乱为,不因事急而盲为,不因事难而怕为”。

2、明确职责,细化流程
首先,要依职能办事。

行政办公室的主要职责:履行参谋职能,为领导决策服务;履行协调职能,为推动全局服务;履行承办职能,为公司运转服务;履行管理职能,为中心工作服务;履行督办职能,为政令畅通服务。

要将行政办公室的各项职能逐项分解到各环节、各岗位,明确“干什么”、“怎么干”、“干得怎么样”、“干错了怎么办”,确保岗位职责精细化;按规章办事,按程序运作,按规程服务,既不越位,也不缺位,确保职权人人有、任务个个担、责任人人负、事事有人干。

其次,要按流程理事。

要按照程序精简、环节顺畅、责任明确、标准细化的基本要求,优化行政办公室各项工作流程。

行政办公室的核心职能就是辅助决策,要以决策的形成、实施、反馈、评估、完善为导向,抓住决策前的调查研究,决策中的对策建议,决策后的督查评估反馈等主要环节来设计工作流程。

同时,要逐项建立信息调研、公文运转、档案管理、机要保密、安全值班、督促检查、新闻宣传、会议管理、投诉处理、网站管理等各方面工作的具体流程,做到环环相扣、互促互进。

第三,靠协调成事。

公司许多工作都归口行政办公室管理,不仅要靠部门全体同仁共同努力,还需要依靠整个公司、整个系统的力量。

因此,行政办公室要正确定位,加强协作,形成协调配合、齐抓共管的工作格局。

主要做好“五个协调”:一就是做好与领导的协调。

及时领会领导意图,把领导安排的工作准确及时地安排、
布置、贯彻下去。

二就是做好与上级部门与领导机关的协调。

对上级机关的发文、通知、安排,及时向领导汇报,在当好“参谋”的前提下,及早拿出思路与方案。

三就是做好与其它科室之间的协调。

在工作中,由于各科室之间的工作侧重点与工作要求不同,不可避免的会产生一些不同的意见,行政办公室要主动做好协调工作,本着求同存异、顾全大局的原则,及时协调解决。

四就是做好与系统外部门之间的协调。

五就是做好与全体职员关系的协调,既让领导放心,又让同事满意。

3、完善制度,强化考核
要对办文、办事、办会、督办等行政办公室规章制度进行修订、补充与完善,形成规范化的制度体系,坚持用制度来约束行为,规范工作运转,使行政办公室工作切实做到有章可循、周密严谨。

重点就是要建立与完善以下三项制度: 首先,建立工作日志制度。

通过建立工作日志,提高行政办公室人员统筹安排工作的能力与科学利用时间的水平,减少疏漏,杜绝重大失误。

一就是日常事务日志。

对相关职能部门间业务联系的工作,会议接待、参观学习等日常事项,建立专项日志,工作完成后,存档备案,以备查询。

二就是建立个人工作日志。

每个行政办公室人员都建立自己的个人工作日志,便于经常性地了解与及时推进各自职责范围内的工作。

三就是建立临时工作日志。

对领导交办或其她科室请求协助的临时性工作建立台帐,留存记录,防止安排的工作多了,顾此失彼。

其次,建立AB岗制度。

AB岗工作制度就是指行政办公室在合理设置工作岗位、完善工作职责的基础上,在相近岗位之间,实行顶岗或互为备岗的制度。

即两个相近岗位互为AB岗,当A岗因故不在岗时,B岗自动顶岗,及时办理根据工作性质可以即时办理的一般性事务与紧急事务。

实行AB岗工作制一方面能够通过A、B工作人员互为备岗,保证各项工作流程顺畅、无缝链接,防止行政办公室职能发
挥出现“缺位”,另一方面,在A、B岗工作人员都在岗的情况下,A、B岗能够相互把关、审核,最大限度地减少工作中差错或低级失误。

第三,完善绩效考核制度。

严格实行“三定”(定员、定岗、定责)与目标管理。

将行政办公室内部划分为文秘综合、文档机要、考核督办三个考核小类,按各自所担负的职责细化为日常性、阶段性与临时性任务目标,明确完成时限、工作程序与具体要求,实行分工负责、量化考核,行政经理每个月初写前一个月工作总情况结与下月工作计划,按时向领导汇报月度工作任务完成情况,年终汇总,按考核情况进行评先评优。

在考核过程中,要合理确定考核标准,对能够量化的工作尽可能地设计量化指标,对主观因素较强、不容易量化的工作,应当设计必要的定性评价指标。

总之,行政办公室的工作瞧似千头万绪、纷乱繁杂,实际上如果把握住工作重点,理清工作思绪,明确工作方向,完全可以化繁为简,显著提高工作效率,产生良好的工作效果,为整个公司的良性运转输送动力。

同时结合“简单的事情重复做,重复的事情做到位！”的工作态度,一定可以将整个行政办公室形成有效合力,解决各种难题。

上善若水怀真素,居高声远路中人。

以上为本人对行政办公室工作的一些思考,存在不足及不当之处请给予更正与传授,本人将持谦虚包容的心态坦然受之。

行政经理应聘人:刘宏
二○一二年九月。