浅谈如何做好电力企业的档案管理工作

浅谈如何做好电力企业的档案管理工作

发表时间：2018-05-15T11:09:27.933Z 来源：《基层建设》2018年第1期作者：梁丽华1 王军杰2 [导读] 摘要：随着信息化建设的飞速发展，电力企业不能再固步自封，而是要紧跟时代的步伐，努力寻求发展。 1国网山西省电力公司建设管理中心山西省太原市 030001； 2晋能环保工程有限公司山西省太原市 030001 摘要：随着信息化建设的飞速发展，电力企业不能再固步自封，而是要紧跟时代的步伐，努力寻求发展。电力企业在人们的日常生活中扮演者不可或缺的角色，承担着对国家和人民的责任，必须努力改善自身缺陷，在竞争中掌握有利的主动权，这样就要求电力企业认识到档案信息的重要性。档案信息在电力企业的整个成长过程中发挥着举足轻重的作用，根据以往的档案信息分析可以让电力企业立足于时

代的前端，对电力企业各方面发展都起着很大的基础作用。本文就如何做好电力企业的档案管理工作进行分析关键词：电力企业；档案管理；措施

电力企业档案管理指电力企业各部门在企业生产、销售、管理等一切运营活动中直接以文字、图片、声像、实物等各种形式的呈现企业发展背景、文化、政治、经济、技术等个方面内容的原始记录。电力企业档案是企业的重要资产之一，为电力企业的决策制定、生产经营活动的开展、技术创新、工艺改革、企业管理都具有重要的参考价值。

1 电力企业的档案管理工作的意义

档案管理运用现代化管理方式，注重对不同阶段档案之间的关联实行管理，充分体现了档案管理制度、方法、内容等方面的递进衔接关系，实施档案管理能明确人员的职责，提高整体的管理效率。一方面，实施电力系统档案管理，能提高人员的工作积极性和主动性，优化人力、物力资源整合配置，对档案实行细致的管理，明确阶段工作重点，减少不必要的劳动[1]；另一方面，实施电力系统档案管理后，按照阶段工作特点，制定详细的规范，明确本阶段的具体任务，促使每位员工在各尽其职的基础上，不会出现工作职能的交叉和重叠，防止权责不明、越职管理的事件发生。

2 我国电力系统档案管理工作存在的问题 2.1 缺乏领导层次的重视

电力系统的档案管理工作，严重缺乏高层领导的重视，他们认为档案管理工作可有可无，相反的却极其重视市场产品质量、占有率、售后服务等内容，这样就使得下层员工对档案管理工作缺乏积极性。正是由于这个原因，很多电力系统单位对档案管理的资金投入少条件差、管理手段落后，档案设施不完整；没有建立完善的材料收集制，造成档案数量不全内容缺失，对电力系统无法提供高效能高质量的服务，何况是档案管理的目标、规章制度建立。

2.2 专业的档案管理体系不完善

对于电力企业而言，建立系统完善、管理制度健全的档案管理工作才能够提升自身的竞争力。但是，就目前的状况来看，大部分的电力企业档案管理工作中都存在着大量的问题，管理制度不健全，缺乏档案管理方面的人才，没有使用电子方式采集信息，没有完善的档案管理室，并且，有的企业压根就没有进行档案管理工作。根据调查发现，有的企业对档案管理极其不重视，档案管理工作人员不仅身兼多职，而且还在企业内根据需要听从调动。企业的这种行为违反了《中华人民共和国档案法》，同时也给自身的发展设置了阻碍，导致了企业档案信息缺失、泄露。

2.3 档案信息的收集不全面和保存不完整

就目前的电力企业档案管理工作现状来看，其最普遍的问题就是无法及时、全面、有效的收集信息。在电力企业的档案管理工作中，从信息采集，到信息入库，再到信息的保存，都是由相应的人员负责。但是，根据调查发现，电力企业的档案管理人员并没有对自己的工作予以重视，对信息的采集工作不及时、不主动。并且，当下还有一些电力企业没有完全采用电子方式进行信息收集，这些企业有的还在采用原始的纸质采集方式，有的将两者相结合。使用纸质方式记录档案信息会引发一系列问题，比如，如果有人来企业调取信息，就可能会发生在纸质档案上涂改的现象。电力企业对档案管理的疏忽也就导致了档案信息不全，并且信息保存不完整。

3 做好电力企业的档案管理工作的措施 3.1 加强单位管理层的重视

对电力系统档案的管理，首先要提高领导的重视程度，政府制定相关规定政策，在宏观上加强对档案管理的要求；企业内部建立监督机制，对档案管理进行严格监管，提倡建立完整的档案管理系统；管理层坚持档案管理和市场占有率并举的原则，促进对档案的管理。

3.2 强化电力档案管理

第一，要建立完善的电力基建档案管理体制和机构，将基建档案管理纳入到电力基建管理体制，纳入到对相关责任人的考核中，作为整个建设工程的一个重要环节加以设计和管理。还要建立完备的档案管理组织机构网络，总公司、分公司以及具体的施工单位都应该配备专兼职人员负责档案的手机与管理，形成协调配合的组织网络。

第二，要完善电力基建档案管理制度。尤其是建设单位与施工单位要就档案管理形成具有约束力的协议，施工单位要将相应的文档资料如实提供给建设单位，并按照统一的管理规范加以分类管理。这可以通过在建设合同中以专门条款的形式加以规范。在监理环节，也要对档案管理工作进行规范，明确监理机构对档案管理的权利和义务，以对工程质量相同的重视程度开展基建档案管理的监督。

第三，档案管理人员应该全程参与到相关文档的管理过程中。只有从项目的设计、施工到最后的竣工验收整个环节全面把握工程建设，才能对工程有全面、系统的把握，才能更加科学地甄别区分不同文档资料的重要性，才能做好归档管理工作。

3.3 规范电子文档归档，提高档案信息的实效性

数字化技术的应用和普及，推动了档案工作的数字化建设，为档案信息管理注入了新的活力，对历史数据更能从文、图、影、像等多方面更形象地展现出来，所以对电子文档的前期收集工作就显得相当重要。在工程建设过程中，施工单位对纸质档案要按照规定统一载体、统一格式，在归档的同时，也需将电子文档归档，才能提高档案信息的实效性和检索的便捷性，实现在企业各部门之间实现资源共享，对档案编研工作也起到整合作用。一份真实、完整的工程档案是一个电力建设工程全过程的反映，而工程档案的收集工作是一项基础性的工作，必须从一点一滴做起，以求真务实的工作作风，加强电力企业建设工程档案管理工作，有效利用好档案资源。

3.4 推进电力企业档案管理信息化建设