文件管理培训

& final report管理评审：准备报告与管 集团总部质量部门 3年（电子档）
理评审报告
Quality Manuals & Procedures
Central quality dept. 3 y (electronic)
集团总部质量部门 3年（电子档）
Internal audits: calendar, planning,
质量部
WI-0653-CN-CRA WI-0654-CN-CRA WI-0655-CN-CRA WI-0656-CN-CRA WI-0657-CN-CRA WI-0658-CN-CRA
Micro-gloss60o光泽仪操作指导 Magne-Mike8600校正操作指导 \Magne-Mike8600
－10** F&A processes 财务\行政作业文件
• è last 2 numbers are numerically consecutive numbers per area, whereby following rules apply 后2位数字按以下的规则在涉及领域内顺序编号:
– － numbers 11--99: are free of use to the country, 数字11到99 在各自国家范围内自行定义使
总部质量部门
（如评价、SQR手册批准等）
Notes of Complaint抱怨函
Central quality dept. 3 y (electronic)
总部质量部门
3年（电子档）
Product specifications chem. raw
Central quality dept. 3 y (electronic)
销售部门
Tooling records设备工具记录
Tooling department see § 2.2.见2.2章节 设备部门
Supplier management records (evaluation,Central quality dept.
3 y3年
approved SQR-Manuals,...)供应商管理
程序文件贯穿整个生产前、生产中、生产后全过程
QP-0201-INT-GEN
Colour development
ERA and Cleaner validation
QP-0202-INT-IS
procedure
Requalification testing in Interior
QP-0204-CN-IS
Process ownership
QP-0001-INT-IS
Escalation management
QP-0102-CN-GEN Customer Satisfaction Monitoring
QP-0200-INT-IS
Projectmanagement (APQP) including relocation of projects
materials 化学原料特性表
总部质量部门
3年（电子档）
Level 3 documents (work instructions, Plant quality dept.工
3 y3年
forms,...)3级文件（作业指导书、表单 等）
厂质量部门
Customer complaint records顾客抱怨函 Plant quality dept.工
Sales organization see § 2.2.见2.2章节
销售部门
Contract review records合同评审记录 Sales organization
3 y3年
销售部门
Project-file (APQP records)
Sales organization see § 2.2.见2.2章节
厚度不合格处理流程 统一、无差异
Nonconforming Zone Work Flow 不合格品区工作流程
质量部 质量部 质量部 质量部 质量部 质量部
7
3级-记录表单是什么
来源：由作业标准派生的各种表单
盘点作业指导书
盘点表 盘点差异记录表
人力资源控制程序
6．1岗位说明书 6．2培训需求调查表 6．3年度培训计划表 6．4培训申请表 6．5 培训效果反馈表
集团总部质量部门 3年（电子档）
Business Plan & applicable records (e.g.
General
3 y3年
OPT)经营计划以及相关适用表单（如 OPT）
management 总经理
Customer satisfaction reports
MDC
3 y3年
Contract / orders合同订单
缩写
c. 4-digit number:
è first 2 numbers are related to the ‘area’, as specified below:
• 前2位数代表涉及所涉及的领域,说明如下:
•
－01** Sales & Marketing processes 销售\市场作业文件
3级-作业标准是什么
作业标准来源与构成：
▪ 来源：由程序文件派生的 ▪ 包括：技术文件、质量检验计划、工艺文件等
编号
名称
编制部门
WI-0651-CN-CRA
X-Rite Working Instruction 爱色丽色差仪作业指导
质量部
WI-0652-CN-CRA
Weight of Skin 表皮重量
MSA - Measurement System
Analysis For Attributive Data计数型
QP-0207b-CN-GEN
MSA分析
QP-0208-CN-IS
Run at Rate试生产控制程序
Guidelines on special characteristics
物流部
质量部… 生产部
仓库管理程序
QF-0351-CN-CRA《原材料收货 入库单》 QF-0355-CN-CRA《仓库温度记 录》 QF-0352-CN-NRIS 《Internal Batch Nr.Spray》 QF-0661-CN-CRA《不合格品评 审单》 QF-0358-CN-CRA 《产成品发货 单》 QF-0373-CN-CRA《样件发货申 请》 WI-0359-CN-CRA《盘点作业指 导书》
文件管理培训
目的及意义
1-文件一致并有效 2-记录及时并正确
有章可依，标准规范 有迹可循，客观证据
适用范围：适用于所有与管理体系有关的文件和记录控制。
2
文件和记录是什么
按级别分：公司的文件可分为以下3类
按控制分：公司的文件可分为以下2类
1级 2级 3级
质量手册 程序文件QP 作业标准WI 表单/记录QR
QP-0209-CN-GEN
特殊特性管理程序
Guidelines for Specification sheets for
QP-0211-CN-GEN
fixtures
Guidelines on reception of raw
materials (chemicals and non-
chemicals) and NoC's (Notes of
Solutions
QP-0205-INT-IS Tooling and Substrate Development QP-0206-CN-GEN FMEA-失效模式和后果分析管理程序
采购
运输 设计/生产 销售 经销商
MSA - Measurement System
QP-0207-CN-GEN
Analysis 测量系统分析
•
－02** Design & Development processes 设计\研发作业文件
•
－03** Logistic processes 物流作业文件
•
－04** Production processes 生产作业文件
•
－05** Industrial & technical management processes 工艺技术管理作业文件
Calibration ACTIONS IN CASE OF COLOUR
MEASUREMENTS NOK 色差不合格处理流程
ACTIONS IN CASE OF GLOSS MEASUREMENTS NOK
光泽不合格处理流程 我们如何做？ ACTIOMNESAISNUCRAESMEEONFTSTHNIOCKKNE标SS尺-标准、
3 y3年
等
厂质量部门
DESCRIPTION
RESPONSIBILITY
TIME
PPAP records (incl. FMEA's, controlplan,
Plant quality dept. see § 2.2.见2.2
MSA...) & master samples PPAP文件记录 工厂质量部门
已过期
1 《文件处理申请单》 2 质量负责人签字 3 各部门部销毁 4 作废文件需保留的 注明“留用”字样。
9
记录的保存期限
DESCRIPTION
RESPONSIBILITY RETENTION TIME
Management Review: preparation report Central quality dept. 3 y (electronic)
N
文件变更部分需要用蓝色斜体做标识
发起人部门经理
N
文件涉及的部门经理需要会签 程序文件需要签批到工厂经理
指通过审批的程序开始实施的时间计划
指文件编写负责人员&上级经理对未做改动 的程序文件的正确性进行复查的间隔时间 （除非特殊说明，所有程序文件的复审周期 为1年）
编号规则
• a. General format of the numbering system: prefix-[4 digit number]-suffix1-suffix2-suffix3 编号系统
我们做了的证据呢？ 客户：看-问-听
8
3级-记录表单是什么
记录使用
分类与检索、贮存管理、更改、作废
更改
1 各部门需增加、 删减或变更记录表格， 需经各部门经理批准
有效期内
1 按月整理成册 2 贴上封面 2.1记录名称 2.2记录时间 2.3保存期限 2.4保管责任人 3 按规定编号标识 4 保存期内收集
章节
wenku.baidu.com
（含FMEA、控制计划、MSA）以及 Quality performance records (e.g. CoA's of Plant quality dept.
3 y3年
incoming raw materials, control charts, test 工厂质量部门
的基本格式:4位数前缀+后缀1+后缀2+后缀3
b. Prefix: fixed code WI- stands for Work Instruction WI是作业指导书英文字母第一个字母的
缩写
fixed code QF-stands for Quality Form
QF是记录表格英文字母第一个字母的
我们要做什么？
镜子-查漏补 缺！
Complaint) to suppliers原材料（化工
及非化工）入库管理程序以及供应商
QP-0300-CN-GEN 投诉（NOC）管理程序
4
发起人
Y 文件管
理员
各部门 经理审
核 Y
文件发布
审批流程 文件编号&版本修订：对于编号系统，， 请参看这个程序的§ 2b 部分；版本修订 的编号由系统自动生成。
•
－06** Quality management processes 质量管理作业文件
•
－07** Purchasing processes 采购作业文件
•
－08** Human Resources processes 人力资源管理作业文件
•
－09** IT processes 网络管理作业文件
•
受控 文件
非受控 文件
WI：指技术文件、质量计划、作业指导书、工艺文件等
• Level1 质量手册 • Level2 程序文件
有受控章 无受控章 有编号 有编号
3
Number QP-0000-INT-GEN
2级-程序文件是什么 Document Title
Management review
QP-0001-CN-CRA
Central quality dept.
3y
reports
集团总部质量部门
Nonconformity reports & PDCA
Central quality dept. 3 y (electronic)
集团总部质量部门 3年（电子档）
International & automotive standards Central quality dept. 3 y (electronic)